樊志輝 國(guó)網(wǎng)山東省電力公司平原縣供電公司
隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及檔案管理的不斷發(fā)展,促使企業(yè)不斷更新,企業(yè)要發(fā)展壯大,需要改進(jìn)商業(yè)模式及生產(chǎn)方式,就需要通過(guò)數(shù)字技術(shù)對(duì)產(chǎn)品及服務(wù)進(jìn)行升級(jí),由此可見(jiàn),企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型迫在眉睫,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。
數(shù)字化技術(shù)背景下,企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新的特征體現(xiàn)在創(chuàng)新環(huán)境、創(chuàng)新條件、創(chuàng)新方式3個(gè)方面。從創(chuàng)新環(huán)境來(lái)看,數(shù)字化技術(shù)將技術(shù)創(chuàng)新與產(chǎn)業(yè)變革相融合,顛覆傳統(tǒng)檔案管理工作模式,實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案信息資源管理鏈的重構(gòu),如對(duì)多種數(shù)字技術(shù)的集合、綜合,實(shí)現(xiàn)檔案協(xié)同管理。從創(chuàng)新條件來(lái)看,數(shù)字化技術(shù)是現(xiàn)代信息手段,如大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù),為企業(yè)檔案管理提供了優(yōu)越的技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景。檔案管理人員要具備相應(yīng)的數(shù)字技術(shù)管理能力,提升檔案管理工作效率。從創(chuàng)新方式來(lái)看,數(shù)字技術(shù)推動(dòng)創(chuàng)新路徑多元化發(fā)展,依托信息技術(shù)手段,企業(yè)在檔案管理方式上更加強(qiáng)調(diào)多路徑協(xié)同推進(jìn)、多要素共同支撐,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作管理縱深發(fā)展,而各類數(shù)字化技術(shù)成為檔案管理模式創(chuàng)新的源動(dòng)力。隨著規(guī)模擴(kuò)大,企業(yè)所產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量激增,傳統(tǒng)檔案管理模式面臨挑戰(zhàn)。據(jù)統(tǒng)計(jì),企業(yè)每年涉及生產(chǎn)業(yè)務(wù)的檔案數(shù)據(jù)達(dá)到一定上限,檔案數(shù)據(jù)體量大,數(shù)據(jù)類型多樣復(fù)雜,導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的鑒定、歸檔工作量大,管理難度高[1]。為此,變革企業(yè)檔案管理模式需要挖掘檔案創(chuàng)新管理的要素。一是技術(shù)要素。數(shù)字化技術(shù)是推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新的重要因素,利用電子化文檔處理軟件可以大大提升檔案信息的管理效率。同樣,區(qū)塊鏈技術(shù)能夠?yàn)殡娮游募峁┱鎸?shí)、可信的證明;物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以將檔案管理與庫(kù)房安全管理等業(yè)務(wù)銜接起來(lái);人工智能技術(shù),如科大訊飛通過(guò)人工智能實(shí)現(xiàn)音、視頻檔案信息自動(dòng)化整理與利用。二是理念要素。從管理理念上看,數(shù)字化技術(shù)推動(dòng)了傳統(tǒng)檔案管理空間的變革,即由平面管理走向立體管理,由封閉管理走向多元化管理。三是管理要素。在企業(yè)檔案創(chuàng)新管理中,人是管理的主體,需要從觀念、思維、方法、能力等方面與數(shù)字化管理手段相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理部門(mén)要抓住數(shù)字化時(shí)代契機(jī),促進(jìn)檔案資料集約化、高效化管理。四是組織機(jī)構(gòu)。從宏觀上看,企業(yè)檔案管理主要由檔案部門(mén)來(lái)完成,在數(shù)字化技術(shù)背景下,創(chuàng)新檔案管理模式必然需要優(yōu)化檔案管理活動(dòng)流程。
數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)不兼容,導(dǎo)致辦公系統(tǒng)生成文件格式要轉(zhuǎn)格處置;電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)存在帶來(lái)了更多浪費(fèi)。一些企業(yè)無(wú)法有效應(yīng)用數(shù)字化檔案,為趕上時(shí)代潮流,在修建數(shù)字化檔案后對(duì)檔案加以歸納總結(jié),不但浪費(fèi)了時(shí)間和人力資源,還不利于數(shù)字化檔案的建設(shè);數(shù)字化檔案意識(shí)不強(qiáng),很多便捷資源不能合理采用。部分企業(yè)組織對(duì)數(shù)字化檔案意識(shí)薄弱,并未認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案的便捷,常常由于缺少紙質(zhì)檔案而放棄了利用資源。
在建設(shè)信息化檔案時(shí),缺少整體性,更多使用從局部到整體的方式,因此讓管理檔案部門(mén)不能有效實(shí)現(xiàn)交流的統(tǒng)一,企業(yè)各部門(mén)無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效交流,還會(huì)限制企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)不兼容,導(dǎo)致辦公系統(tǒng)生成文件格式要轉(zhuǎn)格處置;電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)存在帶來(lái)了更多浪費(fèi)。一些企業(yè)無(wú)法有效應(yīng)用數(shù)字化檔案,為趕上時(shí)代潮流,在修建數(shù)字化檔案后對(duì)檔案加以歸納總結(jié),不但浪費(fèi)了時(shí)間和人力資源,還不利于數(shù)字化檔案的建設(shè);數(shù)字化檔案意識(shí)不強(qiáng),很多便捷資源不能合理采用。部分企業(yè)組織對(duì)數(shù)字化檔案意識(shí)薄弱,并未認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案的便捷,常常由于缺少紙質(zhì)檔案而放棄了利用資源。
目前檔案管理工作中很多管理人員多為行政人員代替,他們并沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)和教育,所以難以保證檔案管理水平。即便管理隊(duì)伍中有部分專業(yè)檔案管理人員,他們也存在老齡化、缺乏創(chuàng)新的問(wèn)題,比如對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息化技術(shù)等沒(méi)有相應(yīng)的掌握,所以檔案管理在創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型發(fā)展方面也面臨著諸多阻礙。
企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)之所以緩慢,有一個(gè)根本性的原因,即關(guān)鍵技術(shù)落后。首先,檔案數(shù)字化軟件不規(guī)范,而且眾多軟件之間存在相互排斥的問(wèn)題,很多軟件無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)讀出關(guān)鍵信息。其次,企業(yè)數(shù)字化檔案的保存是亟須解決的問(wèn)題,通常情況下,電腦空間儲(chǔ)存有一定限度,需要載體完成檔案信息的儲(chǔ)存。一般企業(yè)檔案管理者會(huì)采取硬盤(pán)這一載體進(jìn)行檔案信息的保存,但這些檔案信息的載體存在空間、壽命的局限性,無(wú)法大規(guī)模保存檔案信息,影響了企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)。在信息技術(shù)快速發(fā)展、不斷更新的今天,很多儲(chǔ)存介質(zhì)因技術(shù)落后無(wú)法及時(shí)讀取,阻礙了檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。
首先,開(kāi)展業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔研究。數(shù)據(jù)歸檔并不等同于數(shù)據(jù)備份,需要對(duì)數(shù)據(jù)歸檔案的價(jià)值及現(xiàn)狀進(jìn)行系統(tǒng)分析,將各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)內(nèi)容、技術(shù)鑒定及保存方式。結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)形成特征,將業(yè)務(wù)系統(tǒng)分為綜合管理系統(tǒng)、運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)和連續(xù)監(jiān)控系統(tǒng)等四類,根據(jù)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔及保存制定相應(yīng)方案。其次,推進(jìn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔。一方面配合業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行電子化操作,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)字化,保證歸檔數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性;另一方面依據(jù)數(shù)據(jù)分類歸檔指導(dǎo)思想,科學(xué)有效地開(kāi)展數(shù)據(jù)歸檔工作。當(dāng)前,電子文件系統(tǒng)(OA)及合同管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的集成已經(jīng)完成,部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行電子化歸檔,工程管理系統(tǒng)及生產(chǎn)技術(shù)管理系統(tǒng)也取得了階段性的成果。另外,推進(jìn)存量檔案數(shù)字化。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中,形成大量的紙質(zhì)檔案并沒(méi)有得到最大化的開(kāi)發(fā)利用。企業(yè)調(diào)整了數(shù)字化戰(zhàn)略,改變?cè)瓉?lái)的掃描方式,結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際需求,對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容數(shù)字化,從而達(dá)到激活檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值[2]。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型期,檔案管理信息化、數(shù)字化、電子化發(fā)展是必然的趨勢(shì),企業(yè)應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),認(rèn)識(shí)到數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要性和必要性,進(jìn)而采取有效的措施來(lái)強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作,以此來(lái)推動(dòng)企業(yè)檔案管理持續(xù)發(fā)展。在強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中,首先,應(yīng)該樹(shù)立先進(jìn)的管理理念。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員、檔案管理人員,都應(yīng)該積極走出傳統(tǒng)檔案管理的困境,加強(qiáng)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化,積極利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的各種現(xiàn)代技術(shù)推動(dòng)檔案管理改革。就企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員而言,應(yīng)該提高對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視,從技術(shù)、資金等各方面推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。就檔案管理人員而言,則應(yīng)該積極配合檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的開(kāi)展。其次,為了推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè),則需要加強(qiáng)軟硬件設(shè)施、資金等方面的投入。檔案管理數(shù)字化建設(shè)核心在于對(duì)各項(xiàng)技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用,若沒(méi)有各項(xiàng)技術(shù)、設(shè)備的輔助,檔案管理則難以完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型。對(duì)此,企業(yè)就需要基于檔案管理數(shù)字化建設(shè)需求,配備相應(yīng)的檔案管理場(chǎng)所、信息化管理設(shè)備、電子檔案管理設(shè)施,以及引進(jìn)或開(kāi)發(fā)與檔案管理相匹配的在線管理平臺(tái)、管理信息技術(shù)等。針對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè),企業(yè)可以設(shè)立專門(mén)的資金庫(kù),以實(shí)現(xiàn)從源頭推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。
進(jìn)入檔案信息化管理時(shí)代之后,檔案信息的發(fā)布數(shù)量也隨之不斷增加,傳統(tǒng)的各種檔案工作模式依然無(wú)法得以創(chuàng)新進(jìn)而繼續(xù)滿足廣大檔案者的需求,有關(guān)檔案部門(mén)必須首先深刻認(rèn)清這一發(fā)展形勢(shì),將其與紙質(zhì)型檔案模式結(jié)合進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新,應(yīng)用現(xiàn)代信息化管理技術(shù),進(jìn)行各種檔案信息數(shù)字化管理建設(shè),為各種檔案相關(guān)工作人員賦予各種自動(dòng)化管理特點(diǎn),通過(guò)使用現(xiàn)代化管理設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)各種檔案信息的高效率化管理。因此,開(kāi)展針對(duì)檔案數(shù)字化的管理工作,需要及時(shí)組織檔案相關(guān)管理人員進(jìn)行聯(lián)合培訓(xùn),一方面檔案工作者要時(shí)時(shí)刻刻加強(qiáng)對(duì)這一管理工作的重視,另一方面是要在培訓(xùn)過(guò)程中熟練掌握計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的運(yùn)用,不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)和管理能力,突破傳統(tǒng)管理觀念的局限,通過(guò)檔案數(shù)字化管理為我國(guó)檔案發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。
可利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),將檔案信息智能化管理與防盜報(bào)警系統(tǒng)聯(lián)結(jié),為檔案數(shù)據(jù)安全提供技術(shù)保障。具體來(lái)講,在整理檔案時(shí),檔案人員可將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的編目信息利用讀寫(xiě)器寫(xiě)入RFID標(biāo)簽,標(biāo)簽與檔案形成一一對(duì)應(yīng)關(guān)系,實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體資料與檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)有效關(guān)聯(lián)。在檔案被借閱后,通過(guò)檢索標(biāo)簽信息,實(shí)時(shí)跟蹤檔案,快速鎖定相應(yīng)的檔案實(shí)體資料,完成對(duì)檔案信息的跟蹤、監(jiān)控[3]。同樣,物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以與防盜報(bào)警系統(tǒng)連接起來(lái),構(gòu)建一體化的檔案信息防盜報(bào)警系統(tǒng)。例如,無(wú)線電波防盜探測(cè)門(mén)禁系統(tǒng)將電子防盜功能和閱讀設(shè)備進(jìn)行整合,一旦存在未經(jīng)授權(quán)的檔案資料被帶離檔案庫(kù),就會(huì)立即觸發(fā)防盜報(bào)警系統(tǒng)。這一系統(tǒng)已經(jīng)在一些大型企業(yè)集團(tuán)檔案數(shù)據(jù)管理實(shí)踐中得以應(yīng)用,如國(guó)網(wǎng)江蘇電力公司構(gòu)建的智能檔案庫(kù)房管理系統(tǒng),就是將檔案智能庫(kù)房與物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等平臺(tái)整合,引入智能檔案密集架、RFID電子標(biāo)簽歸類管理系統(tǒng)、RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)、安全防盜門(mén)禁報(bào)警系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案智能定位、智能上架,大大提高了數(shù)字檔案管理效能,也推進(jìn)了檔案庫(kù)房業(yè)務(wù)管理模式的創(chuàng)新。
從實(shí)際效果看,增量檔案電子化相比存量檔案數(shù)字化技術(shù)更好。對(duì)于檔案業(yè)務(wù)部門(mén),企業(yè)其他部門(mén)通常對(duì)電子歸檔不夠看重,企業(yè)的科研探究一線便是檔案資源數(shù)字化建設(shè)的前沿。檔案部門(mén)應(yīng)該掌控好這一前沿,處理好有關(guān)部門(mén)和工作人員信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。而數(shù)字化建設(shè),應(yīng)該促成企業(yè)基層部門(mén)信息化的普及。突破增量檔案電子化的發(fā)展限制,抓住基層信息化工作。增量檔案電子化技術(shù)性高,而存量檔案數(shù)字化工作量大,二者難度都高。在存量和增量間,后者是重點(diǎn),前者是基礎(chǔ),因而應(yīng)該重點(diǎn)處理增量電子化標(biāo)準(zhǔn)的制定與執(zhí)行。加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的升級(jí)和維護(hù),確保檔案數(shù)字化建設(shè)督導(dǎo)和考察的常規(guī)化。因?yàn)闄n案數(shù)字化工作已走上了正軌,檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)必須轉(zhuǎn)移到基層企業(yè)和部門(mén)的數(shù)字檔案建設(shè)方面。讓企業(yè)積極開(kāi)展科研、生產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的增量電子化和存量數(shù)字化。把電子文件的規(guī)范管理加入部門(mén)年度績(jī)效考評(píng)內(nèi),從而提升檔案數(shù)字化管理水準(zhǔn),完成數(shù)字化企業(yè)的目的。
當(dāng)前的人工智能技術(shù)也不斷應(yīng)用到檔案管理工作,結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)需求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行治理,通過(guò)電子檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類,為各種突發(fā)事件及重要決策提供可靠的數(shù)字檔案服務(wù)。積極運(yùn)用新技術(shù),創(chuàng)新檔案的開(kāi)發(fā)利用模式,實(shí)現(xiàn)組織史、年鑒、大事記等一般性和專項(xiàng)性編研成果的在線管理和數(shù)字化。例如,檔案管理系統(tǒng)的組織歷史編纂模塊,不僅可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)的組織歷史的數(shù)據(jù)共享、協(xié)同編纂、一鍵存檔、在線利用等功能,同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案資源與編輯利用的互動(dòng),從而達(dá)到“從檔案到檔案”的效果,極大提高了編輯效率和傳播效果。企業(yè)在線完成了年鑒的撰寫(xiě)、編輯、傳輸、排版、修改、審閱等工作,以電子年鑒取代紙質(zhì)年鑒,降低了開(kāi)發(fā)成本。
要進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收工作,進(jìn)行檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制的逐步完善對(duì)其健全至關(guān)重要。首先需要提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視度,做到在推進(jìn)項(xiàng)目工程立項(xiàng)驗(yàn)收階段,需要為推進(jìn)項(xiàng)目配備專職檔案管理工作人員,將項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收工作與推進(jìn)項(xiàng)目的成本控制管理、質(zhì)量控制管理、進(jìn)度控制管理、安全隱患管理工作放在同等重要地位。其次,依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目具體情況,合理安排制定與完善落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度,依據(jù)建設(shè)實(shí)際需求對(duì)各項(xiàng)崗位職責(zé)進(jìn)行修訂,結(jié)合對(duì)項(xiàng)目相應(yīng)檔案管理制度措施的調(diào)整制定,做到對(duì)各級(jí)企業(yè)項(xiàng)目檔案管理職責(zé)的層層落實(shí)與調(diào)整完善,實(shí)現(xiàn)在檔案管理期間,檔案管理的有關(guān)部門(mén)能夠?qū)⒏黜?xiàng)檔案管理制度層層落實(shí)。與此同時(shí),要求項(xiàng)目檔案管理工作人員充分明確自身崗位職責(zé),做到項(xiàng)目檔案管理工作過(guò)程中崗位職責(zé)分明。最后,嚴(yán)控項(xiàng)目工程檔案管理驗(yàn)收,要求檔案管理人員對(duì)驗(yàn)收歸檔的項(xiàng)目檔案文件進(jìn)行細(xì)致審查,做到歸檔文件完整、有序,進(jìn)一步著力提升項(xiàng)目檔案管理的工作規(guī)范化、系統(tǒng)性以及管理標(biāo)準(zhǔn)化。此外,還應(yīng)不斷提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng),加強(qiáng)培訓(xùn)工作,積極引入信息化的管理系統(tǒng),從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制不僅能夠不斷完善社保工作者在任務(wù)上的完成率和質(zhì)量,除此之外,還需要管理服務(wù)部門(mén)制定統(tǒng)一的檔案制度管理體系,發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作現(xiàn)象須及時(shí)地進(jìn)行治理,避免類似違規(guī)問(wèn)題再次發(fā)生,使檔案真正能夠發(fā)揮作用,并解決實(shí)際中的問(wèn)題。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極深入基層企業(yè)開(kāi)展管理工作,善于主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并及時(shí)解決類似問(wèn)題,這樣才能夠有效促進(jìn)上級(jí)基層社保檔案管理部門(mén)工作人員逐漸向規(guī)范的工作流程方向發(fā)展。
綜上所述,社會(huì)快速發(fā)展下針對(duì)企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展,企業(yè)應(yīng)該提高重視,應(yīng)該基于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求和要求,結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀,做好企業(yè)檔案管理創(chuàng)新,加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用與安全管理,從多方面提升企業(yè)檔案管理水平,推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。