平度市自然資源局蓼蘭自然資源所 蒲榮集

一、檔案管理中遇到的問題

（一）對(duì)檔案管理工作不重視

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理，是企業(yè)的基礎(chǔ)和基層部門，企業(yè)對(duì)此部門的管理往往存在重視程度不足的問題，缺少嚴(yán)格的管理制度，管理態(tài)度散漫，這是檔案管理工作中遇到的最為主要的問題。領(lǐng)導(dǎo)的重視度不足，對(duì)于檔案管理部門的工作就不會(huì)投入足夠的人力物力來發(fā)展該部門，這會(huì)再次導(dǎo)致檔案管理部門的制度不完善。對(duì)于檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員沒有起到帶頭作用，同時(shí)對(duì)于有關(guān)法律法規(guī)也不重視，導(dǎo)致許多人員都對(duì)相關(guān)法律法規(guī)一知半解，但是檔案管理部門所涉及的有關(guān)法律法規(guī)都是需要嚴(yán)肅認(rèn)真執(zhí)行且不可逾越的，其影響到一個(gè)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。因此，檔案管理過程中對(duì)于檔案管理工作的不重視是重要問題，有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)要積極作為，加強(qiáng)重視。不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，包括了對(duì)數(shù)據(jù)信息的整理、歸納、處理和檢索等一系列工作，要高效率完成這項(xiàng)工作，必須采用一些高科技手段，如利用高科技技術(shù)輔助工作。要提高檔案管理工作人員的工作效率，加快企業(yè)的發(fā)展速度，必須首先充分了解檔案工作，然后積極利用信息化處理數(shù)據(jù)信息。由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作的限制，工作人員認(rèn)為文書檔案管理工作沒有什么技術(shù)性可言，僅僅是簡(jiǎn)單重復(fù)整理歸納資料工作，對(duì)檔案工作的貢獻(xiàn)較少，價(jià)值體現(xiàn)不足。這種傳統(tǒng)觀念嚴(yán)重影響著文書檔案管理工作的發(fā)展，制約了檔案管理工作的改革步伐。

（二）人員管理制度不完善

大部分檔案管理人員穩(wěn)定性不足，因是不屬于該企業(yè)的檔案人員，因此人員流動(dòng)性較大，關(guān)于檔案管理過程中的信息傳遞相比本職人員在企業(yè)部門要廣泛得多，這就會(huì)加大基層人員信息泄露的可能性，對(duì)于檔案的保管工作也帶來了負(fù)面影響。由于檔案管理人員的不穩(wěn)定性，新任職的管理人員就需要重新整理基層人員的信息，并且會(huì)以自己的方式進(jìn)行管理，這就使得信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)增大。

（三）管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)

（1）檔案管理制度不完善增加風(fēng)險(xiǎn)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作仍然存在許多問題，部門之間檔案業(yè)務(wù)銜接不好，檔案的管理制度不夠完善，管理人員不夠重視并且缺乏相關(guān)的管理知識(shí)，在檔案的管理和交接上流程不規(guī)范，存在安全隱患。與此同時(shí)，在檔案管理方面缺乏監(jiān)管程序，后期成立監(jiān)管部門后也沒有詳細(xì)的規(guī)定，對(duì)安全管理人員缺乏約束，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)漏洞逐漸變大。（2）歸檔完整度低增加風(fēng)險(xiǎn)。檔案收集歸檔在建檔登記之前，如果不能完整地歸檔，會(huì)導(dǎo)致信息不全，對(duì)后續(xù)工作造成麻煩，存在很多安全隱患，這是因?yàn)槿狈τ嘘P(guān)收集資料的定向規(guī)定，收集人員不能全面收集歸檔。除此之外，歸檔范圍大，登記檔案的歸檔完整度自然較低，降低工作效率，造成資源浪費(fèi)。（3）歸檔不及時(shí)增加風(fēng)險(xiǎn)。不動(dòng)產(chǎn)登記大多涉及房產(chǎn)管理，由此衍生出非常多的業(yè)務(wù)，目前不動(dòng)產(chǎn)登記人數(shù)越來越多，檔案也越來越多，有限的工作人員無法高效及時(shí)地規(guī)整檔案，各地普遍出現(xiàn)檔案積壓的現(xiàn)象。而檔案保管成本低，保管條件差，檔案辦理大多是紙質(zhì)憑證，長(zhǎng)期積壓容易導(dǎo)致檔案信息損毀，甚至檔案丟失也不易發(fā)現(xiàn)，這可能導(dǎo)致證件信息不全，影響很多業(yè)務(wù)的辦理，嚴(yán)重的會(huì)造成私人信息泄露，造成麻煩。（4）業(yè)務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換和存量數(shù)據(jù)整合影響檔案信息。在2016年設(shè)立了統(tǒng)一的官方平臺(tái)，讓大家辦理不動(dòng)產(chǎn)信息登記業(yè)務(wù)，各地區(qū)開始改變業(yè)務(wù)系統(tǒng)，將原有的數(shù)據(jù)整合轉(zhuǎn)移到官方平臺(tái)，但是由于之前的信息儲(chǔ)存大多是紙質(zhì)版信息，電子信息較少，在整合過程中難免發(fā)現(xiàn)信息丟失、損毀的情況，而電子信息在轉(zhuǎn)換系統(tǒng)時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)字段缺失等問題，安全風(fēng)險(xiǎn)大大增加，但是這都是改革過程中不可避免的。（5）管理人才缺失增加風(fēng)險(xiǎn)。目前看來，檔案管理人員老齡化較為嚴(yán)重，他們對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)并不了解，跟不上政策的變化，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，沒辦法引進(jìn)并應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理制度和技術(shù)。而大部分年輕人都在基層，在日常操辦業(yè)務(wù)的過程中都按照管理員傳統(tǒng)的模式進(jìn)行整合登記，管理層專業(yè)人才的缺失增加了檔案登記管理的風(fēng)險(xiǎn)。

二、房屋征收中不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的應(yīng)用

（一）房屋征收決定作出后應(yīng)當(dāng)辦理不動(dòng)產(chǎn)轉(zhuǎn)移登記

征收決定作出后，開始進(jìn)行房屋補(bǔ)償然后拆除，該過程持續(xù)的時(shí)間視項(xiàng)目大小、難易程度，短則一年長(zhǎng)則幾年。目前，大多數(shù)登記機(jī)構(gòu)的做法是：只要征收決定作出并送達(dá)登記部門，就把暫停辦理的期限取消，改為長(zhǎng)期有效，相應(yīng)房屋不再辦理各種登記手續(xù)。這種做法其實(shí)是欠妥的，根據(jù)《民法典》第229條，征收決定生效時(shí)發(fā)生物權(quán)變更或轉(zhuǎn)讓效力。房屋征收決定自作出并公告后生效，但由于此時(shí)房屋依然未拆除，所以房屋應(yīng)辦理轉(zhuǎn)移登記到政府名下，而不是停辦了之。停辦不能改變權(quán)利主體，只有辦理了相應(yīng)的轉(zhuǎn)移登記，才是依法發(fā)生了物權(quán)變更。另外，由于房屋征收時(shí)土地隨之征收，被征收人的不動(dòng)產(chǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)移到征收人名下，盡管屬于政府名下的土地使用權(quán)一般無需登記發(fā)證，因?yàn)橥恋厥褂脵?quán)與土地所有權(quán)主體歸于同一個(gè)，土地所有權(quán)依據(jù)《民法典》可以不登記。在房地登記分離時(shí)代，土地征收則辦理注銷登記，房屋征收則辦理轉(zhuǎn)移登記或停辦一切登記，直到房屋拆除再辦理注銷登記。

（二）房屋拆除后應(yīng)及時(shí)辦理不動(dòng)產(chǎn)注銷登記

房屋及其土地隨征收而轉(zhuǎn)移到征收人名下，征收人對(duì)于征收范圍內(nèi)房屋是否已經(jīng)全部拆除是最為清楚的，因此對(duì)于注銷登記，最理想的申請(qǐng)方式是根據(jù)拆除進(jìn)度及時(shí)申請(qǐng)注銷登記，這樣地塊的權(quán)屬情況現(xiàn)勢(shì)性就比較強(qiáng)，但對(duì)于征收人來說做到這樣的可能性不大，目前無法及時(shí)做到將征收范圍內(nèi)房屋全部拆除一并申請(qǐng)注銷登記。雖然舊房已經(jīng)拆除，新房已經(jīng)建成，但仍未申請(qǐng)舊有房屋的注銷登記，導(dǎo)致登記簿上仍記載有被征收人的房屋，影響其持有房屋信息的準(zhǔn)確性。要解決此類信息不準(zhǔn)確的問題，則當(dāng)征收人不申請(qǐng)注銷登記時(shí)，登記機(jī)構(gòu)可以依法依職權(quán)注銷，但登記機(jī)構(gòu)難以很好地掌握征收地塊的拆遷情況，需要其他相關(guān)部門及時(shí)反饋地塊動(dòng)態(tài)。由于征收范圍內(nèi)地塊拆除房屋到后期進(jìn)入土地一級(jí)市場(chǎng)對(duì)外出讓還有一個(gè)儲(chǔ)備階段，往往進(jìn)入儲(chǔ)備土地范圍，需要修復(fù)等前期開發(fā)，以備后期供應(yīng)。根據(jù)《土地儲(chǔ)備管理辦法》，對(duì)于產(chǎn)權(quán)清晰、申請(qǐng)材料齊全的儲(chǔ)備土地，可以辦理土地登記。因此，取得土地的儲(chǔ)備機(jī)構(gòu)在申請(qǐng)土地使用權(quán)登記的同時(shí)可以申請(qǐng)注銷房屋所有權(quán)。

三、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理優(yōu)化

（一）打通部門“信息孤島”實(shí)現(xiàn)檔案信息互通互認(rèn)

為解決不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息共享存在的問題，真正實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息共享，互通互認(rèn)，目前需要在不動(dòng)產(chǎn)登記“一窗受理、集成服務(wù)”辦事模式下，重新對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)中涉及各部門的交易備案、契稅完稅、不動(dòng)產(chǎn)登記的業(yè)務(wù)進(jìn)行融合梳理，辦理事項(xiàng)業(yè)務(wù)流程再造，辦理窗口科學(xué)整合，采取“一審一核”制，按照“前臺(tái)收件、后臺(tái)錄入（初審）、核定、登簿繕證”的流程辦理業(yè)務(wù)。通過加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)建設(shè)，打通部門信息共享壁壘，實(shí)行交易備案、契稅完稅、不動(dòng)產(chǎn)登記在一個(gè)平臺(tái)上統(tǒng)一收件，實(shí)現(xiàn)信息即時(shí)共享、推送和下載。同時(shí)，結(jié)合福建省出臺(tái)的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，要求部門利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上生成的審批結(jié)果予以轉(zhuǎn)換成電子證照，上傳到平臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)分發(fā)到涉及業(yè)務(wù)的部門，部門收到信息后自行下載，無需申請(qǐng)人到窗口再次遞交。所有的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息材料部門之間要協(xié)同互認(rèn)，群眾、企業(yè)提交的一套材料由不動(dòng)產(chǎn)登記中心保存，若其他部門確需紙質(zhì)文件存檔的，由部門工作人員自行到一體化平臺(tái)上下載打印，系統(tǒng)將自動(dòng)生成帶防偽標(biāo)志的電子檔案，杜絕仍保留傳統(tǒng)觀念中“重藏輕用”的弊病，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息共享的“數(shù)據(jù)化、信息化、科學(xué)化”，不但給管理部門的工作人員減輕工作量，也給辦事群眾、企業(yè)帶來便捷。

（二）利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)推行電子檔案信息查詢應(yīng)用

過去群眾、企業(yè)到政府部門辦理事項(xiàng)時(shí)，按照政府部門告知的申報(bào)材料原件或復(fù)印件備齊后進(jìn)入受理審查環(huán)節(jié)，有的證件未帶齊或證件丟失，需到主管部門補(bǔ)辦相關(guān)證件。尤其是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息，比如群眾到公安窗口辦理落戶時(shí)就必須提供房產(chǎn)證、結(jié)婚證等證件，給辦理群眾帶來極大不便。為使群眾、企業(yè)辦事更便捷、更有效率、服務(wù)更優(yōu)質(zhì)，由政府部門牽頭建成“政務(wù)信息一體化平臺(tái)”，與政府審批系統(tǒng)對(duì)接，將政府部門日常辦理的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證生成電子證照，傳送到政府信息一體化平臺(tái)中的“可信”電子文件管理平臺(tái)，通過建立電子文件歸檔的管理制度，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記部門辦件結(jié)果形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理。這些電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交，尤其是通過全流程網(wǎng)上辦理的審批服務(wù)事項(xiàng)辦理結(jié)果，按照檔案管理規(guī)定及時(shí)以電子形式，通過政務(wù)一體化平臺(tái)中的電子檔案管理系統(tǒng)移交并推廣使用，這對(duì)建設(shè)全程電子化系統(tǒng)，在權(quán)限內(nèi)實(shí)現(xiàn)線上信息查詢和信息共享具有重要意義。待省級(jí)部門審批服務(wù)系統(tǒng)向縣市政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)開放端口、權(quán)限和共享數(shù)據(jù)時(shí)，就可直接與省網(wǎng)上辦事大廳、省一體化協(xié)同辦公平臺(tái)對(duì)接，打通數(shù)據(jù)查詢互認(rèn)通道。

（三）提高數(shù)字化在不動(dòng)產(chǎn)檔案編號(hào)方面的應(yīng)用水平

要加強(qiáng)對(duì)檔案所在方位信息的研究，結(jié)合檔案的位置狀態(tài)特征，制定檔案的詳細(xì)排列方案，以便可以在明確檔案最終狀態(tài)信息的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案方位的精準(zhǔn)查找，為檔案號(hào)的規(guī)范編制及合理應(yīng)用提供有利條件。要加強(qiáng)對(duì)老照片檔案特殊性的關(guān)注，減少拆卸次數(shù)，憑借數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的目錄進(jìn)行規(guī)范化信息收集，確保檔案的卷號(hào)及流水號(hào)實(shí)現(xiàn)有效銜接，為不動(dòng)產(chǎn)檔案速度的提升創(chuàng)造有利條件，避免檔案出現(xiàn)遺失問題。

（四）提高數(shù)字化技術(shù)在錯(cuò)誤圖像糾正方面的應(yīng)用水平

在制定數(shù)字化技術(shù)的具體應(yīng)用策略過程中，需要對(duì)錯(cuò)誤圖像對(duì)檔案使用質(zhì)量的不利影響加以總結(jié)，以便可以在制訂圖像掃描技術(shù)應(yīng)用方案的過程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)錯(cuò)誤圖像糾正措施的合理設(shè)計(jì)，確保圖像的分辨率控制在合理區(qū)間，以便可以在掃描完成之后，有效提升錯(cuò)誤圖像的處理質(zhì)量。要加強(qiáng)對(duì)圖像數(shù)量特征的研究，并將圖像連貫性作為主要關(guān)注的問題，使錯(cuò)誤圖像的識(shí)別方法可以具備足夠的規(guī)范性。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用需要對(duì)紙質(zhì)檔案錯(cuò)誤圖像的糾正經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案的應(yīng)用需要，制定影像資料清晰度的控制策略，使檔案的文字資料能夠具備更好的完整性。要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案可讀性的研究，尤其要對(duì)影響數(shù)字化檔案清晰度的各方面因素進(jìn)行分析，使不動(dòng)產(chǎn)檔案的文字與圖像都可以得到精準(zhǔn)認(rèn)定，進(jìn)而滿足錯(cuò)誤信息的糾正需求。

在社會(huì)快速發(fā)展的時(shí)代，一切都在進(jìn)步，而不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)措施，改進(jìn)傳統(tǒng)老舊的工作方法，創(chuàng)新管理方式，對(duì)檔案管理不重視、檔案管理部門制度不完善、檔案管理部門設(shè)施配置低等問題，及時(shí)提出解決方法，借助加強(qiáng)管理制度、制定科學(xué)合理保存措施等多種方法，來提高檔案管理部門的被重視程度，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。