宋燕

(山東省婦幼保健院，山東 濟(jì)南 250005)

醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院管理、醫(yī)院形象和可持續(xù)發(fā)展有著參考意義。一方面，檔案記錄了醫(yī)院的建立和發(fā)展歷史過程，也見證和反映了在不同的歷史環(huán)境和社會(huì)角度、歷史背景下醫(yī)院的重大歷史事件和工作參與情況，是醫(yī)院發(fā)展歷史的客觀記錄。另一方面，醫(yī)院的檔案工作還是醫(yī)院現(xiàn)階段工作的一個(gè)狀態(tài)表現(xiàn)，涉及到人民群眾的健康信息和院內(nèi)醫(yī)務(wù)工作的基本信息情況，是醫(yī)院現(xiàn)階段運(yùn)行的重要評(píng)價(jià)參考資料。對(duì)此，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，開展精細(xì)化管理，可以提升醫(yī)院檔案管理工作效率和水平，客觀實(shí)際記錄當(dāng)前社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生管理現(xiàn)狀，對(duì)我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。

1 醫(yī)院檔案管理的定義和作用

1.1 醫(yī)院檔案管理的定義

醫(yī)院檔案管理工作即對(duì)醫(yī)院既往工作、日常工作及未來工作形成的檔案材料的管理工作。檔案記錄的內(nèi)容與醫(yī)院的基本活動(dòng)緊密結(jié)合，包括臨床病癥診斷、醫(yī)務(wù)人員的基本信息、臨床的醫(yī)療研究等，多以病歷檔案、行政檔案和科研檔案的形式予以體現(xiàn)。

1.2 醫(yī)院檔案管理的作用

從醫(yī)院科研發(fā)展的角度來看，檔案管理工作可以為醫(yī)務(wù)人員提供科學(xué)研究依據(jù)和臨床研究參考；從臨床疾病診斷治療的角度來看，檔案管理工作可以為醫(yī)務(wù)人員及時(shí)提供既往的病例信息，有助于辯證分析患者臨床的病癥表現(xiàn)和病癥級(jí)別，并借助化驗(yàn)、臨床檢驗(yàn)的資料信息為患者提供科學(xué)的臨床診斷服務(wù)。

值得注意的是檔案管理工作也是醫(yī)院管理工作的重要組成部分之一，檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史和信息，體現(xiàn)醫(yī)院的綜合發(fā)展現(xiàn)狀，通過加強(qiáng)檔案管理可以提升臨床醫(yī)院的科研工作效果、加強(qiáng)臨床醫(yī)療工作創(chuàng)新管理，全面且有效地提升醫(yī)院的社會(huì)效益。

1.3 精細(xì)化管理對(duì)醫(yī)院檔案管理的意義

精細(xì)化管理最早運(yùn)用于企業(yè)管理，是生產(chǎn)者站在客戶的角度分析現(xiàn)有的工作情況，進(jìn)而制定出科學(xué)的生產(chǎn)制度，加強(qiáng)生產(chǎn)作業(yè)效率和質(zhì)量，讓自身的生產(chǎn)行為、管理行為合理化，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。作為一種現(xiàn)代化的管理理念和手段，精細(xì)化的管理特點(diǎn)在于將工作簡(jiǎn)單化、流程化以及定量、定性分析，確保工作的各個(gè)流程和環(huán)節(jié)都得到細(xì)化分解，最終提升各個(gè)環(huán)節(jié)工作的效果。

在現(xiàn)代化和信息化管理的大背景下，醫(yī)院也能夠利用精細(xì)化管理方式來提升自身的管理效能。例如通過加強(qiáng)檔案分類管理，將臨床的診治、科研、院內(nèi)人事事宜進(jìn)行分類管理，可以保證現(xiàn)有的檔案管理工作實(shí)效，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)分類，使工作更加簡(jiǎn)單化和細(xì)節(jié)化。此外，合理利用現(xiàn)代信息化技術(shù)將檔案進(jìn)行扁平化、集成化管理，可以有效減少工作量，強(qiáng)化數(shù)據(jù)支撐作用，最終全面有效地提升檔案管理工作質(zhì)量。

2 醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理工作存在的問題

整體來看，我國(guó)的醫(yī)院檔案管理工作仍存在一些問題，在實(shí)際工作開展中存在檔案管理制度不健全、信息化程度較低、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)薄弱以及檔案管理模式單一等[1]，現(xiàn)將其分析如下。

2.1 檔案管理制度不健全

目前，我國(guó)的檔案管理工作制度還停留在粗放式的管理階段，較超前的現(xiàn)代化管理理念和方法有較大差距。醫(yī)院的工作較為守舊，工作開展也面臨著較多困難，在實(shí)際的檔案管理工作開展中，管理人員多結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)和日常的工作來開展相關(guān)工作，因醫(yī)院的部門較多，且各科室的分工不同，檔案管理工作存在一定程度的隨意性，實(shí)際開展中也容易盲目復(fù)制其他相關(guān)單位的工作方法，整體的工作開展效果不佳；一些醫(yī)院也沒有從制度層面將檔案管理工作納入到當(dāng)前的目標(biāo)績(jī)效考核范疇內(nèi)部，導(dǎo)致很多檔案管理工作開展時(shí)候存在管理不嚴(yán)，監(jiān)督效果不佳等問題，以上問題都降低了檔案管理工作的科學(xué)性和針對(duì)性，對(duì)檔案管理工作效率造成影響；檔案管理涉及內(nèi)容繁雜，由于院內(nèi)沒有制定出科學(xué)的分類管理方法和責(zé)權(quán)制度，可能導(dǎo)致越權(quán)審核、信息被惡意篡改等問題，對(duì)醫(yī)院公開、公正的形象造成負(fù)面影響，有礙于發(fā)揮檔案的管理價(jià)值。

2.2 檔案管理人才匱乏

檔案管理一直都是醫(yī)院的基礎(chǔ)內(nèi)控管理工作，對(duì)比醫(yī)療衛(wèi)生健康為核心的生產(chǎn)模式，檔案管理沒有引起足夠的重視和關(guān)注，很多醫(yī)院缺乏內(nèi)部檔案管理人才。從檔案管理崗位工作人員的配備來看，大多醫(yī)院的檔案管理人員是其他部門的轉(zhuǎn)崗員工或者是其他員工兼任，而新入職的專職人事管理人員可能對(duì)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)相關(guān)工作內(nèi)容理解不深入，這些都導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作舉步維艱。

從檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展來看，醫(yī)院在檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面的工作開展較少，檔案人員也不能及時(shí)學(xué)習(xí)新知識(shí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致現(xiàn)有的知識(shí)儲(chǔ)備無法滿足檔案管理工作需要。

2.3 檔案管理模式單一

作為醫(yī)院常見的基礎(chǔ)性管理工作之一，檔案管理工作目的在于提升醫(yī)院的管理水平和效能，有效促進(jìn)醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作較為死板，基本是被動(dòng)的歸檔方式，僅限于有檔案材料的簡(jiǎn)單收集和歸檔。因?yàn)槿狈茖W(xué)有效的信息管理體系，檔案人員和科室的工作人員在信息編撰、信息移交和信息審核時(shí)沒有加強(qiáng)交流，缺乏風(fēng)險(xiǎn)控制，導(dǎo)致信息歸檔時(shí)候容易出現(xiàn)信息遺漏、收集不全、信息分散等問題；雖然很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)也開始采用信息化的管理方式，但是大體還是以人工操作為主，整體依舊存在不重視管理、沒有落以實(shí)權(quán)的問題，檔案管理工作缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。在此基礎(chǔ)上，檔案開發(fā)的程度有限，整體的服務(wù)模式較為單一，很多工作人員僅僅將信息化工具作為人工檢索、調(diào)閱、信息復(fù)制的途徑，并沒有深入挖掘信息數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院的科研、醫(yī)療服務(wù)改革的深度價(jià)值。以上問題都可能導(dǎo)致檔案管理效果不佳，對(duì)醫(yī)院的檔案信息查閱和利用造成負(fù)面影響，不利于醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管方式存在很多局限性，限制了檔案的利用，還可能會(huì)導(dǎo)致檔案丟失、損壞、惡意篡改等。以核心的病歷檔案為例，很多都見證了醫(yī)療的研究創(chuàng)新和突破，更是后期醫(yī)療工作的重要參考資料，因?yàn)楸４婺晗揲L(zhǎng)且紙質(zhì)資料容易損壞，這些寶貴的信息容易損壞。對(duì)此，建議采用傳統(tǒng)與信息化管理相結(jié)合的方式，對(duì)一些特殊紙質(zhì)檔案開展電子化管理。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展、信息技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，我國(guó)的電子病歷工作開展也邁向了新征程。從紙質(zhì)病例的特點(diǎn)來看，紙質(zhì)檔案管理方式存在病例模式老舊且效率低，書寫不規(guī)范也容易導(dǎo)致信息同步慢，信息更新不及時(shí)，也會(huì)降低患者的就醫(yī)體驗(yàn)，增加醫(yī)患糾紛。另一方面，醫(yī)院的檔案種類較多，例如包括醫(yī)院的病歷檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。這些檔案錄入和管理工作需要各個(gè)部門自行負(fù)責(zé)，從利用的角度看各類信息急需融合，而紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)效率低且需耗費(fèi)大量人力，因而會(huì)造成信息孤島問題的出現(xiàn)，對(duì)醫(yī)院的實(shí)體檔案安全性和規(guī)范性造成極大影響。盡管國(guó)家現(xiàn)在大力提倡信息化管理方式，推廣電子檔案，但是目前檔案管理工作還存在較多的局限性，很多醫(yī)院管理思想守舊、管理方式落后，信息管理的效果不佳。

3 將精細(xì)化管理理念深入醫(yī)院檔案工作的措施建議

精細(xì)化管理工作對(duì)醫(yī)院的各個(gè)業(yè)務(wù)開展有重要的價(jià)值和意義[2]，為了確保醫(yī)院的管理效果，提升檔案管理的時(shí)效性，可將精細(xì)化管理工作推廣到檔案管理工作中[3]，相關(guān)工作建議如下。

3.1 建立完善的檔案管控制度

在良好的檔案管控制度下，醫(yī)院的各項(xiàng)工作有所依據(jù)，可確保醫(yī)院的管理工作規(guī)范、有秩序，落實(shí)精細(xì)化管理目標(biāo)。為了保證檔案管理工作的針對(duì)性和時(shí)效性，醫(yī)院應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)化、目標(biāo)化和流程化的工作目標(biāo)，堅(jiān)持將精細(xì)化的管理理念落到實(shí)處[4]。

首先，建議醫(yī)院結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求和各科室的工作實(shí)際建立具有針對(duì)性和可操作性的管理制度。制度要體現(xiàn)可操作性、時(shí)效性，體現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、人性化的原則；要體現(xiàn)信息化、細(xì)節(jié)化的特點(diǎn)，各個(gè)制度要落實(shí)到位，要體現(xiàn)在醫(yī)院工作細(xì)節(jié)中。

其次，要保證檔案管理工作有針對(duì)性、目標(biāo)性，細(xì)化檔案工作的具體目標(biāo)，在目標(biāo)的指引下確保檔案管理工作規(guī)范化和制度化，最終全面提升檔案利用的效率。同時(shí)要制定統(tǒng)一細(xì)化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案工作的各個(gè)制度和內(nèi)容體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性；確保制度要落實(shí)到科室、責(zé)任人，所有的工作人員都需要按照制度開展工作，并做好監(jiān)督和績(jī)效管理[5]。

最后，細(xì)化工作流程，精細(xì)化檔案管理開展時(shí)候，管理人員要體現(xiàn)信息收集、整理、審核、利用、歸檔的流程特點(diǎn)，同時(shí)要保證各流程銜接得當(dāng)；在固有的流程基礎(chǔ)上也要不斷更新，動(dòng)態(tài)改進(jìn)工作流程，確保檔案管理工作得到可持續(xù)發(fā)展[6]。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化管理

信息化管理的目的在于提升檔案管理的質(zhì)量和效率，從而促進(jìn)醫(yī)院管理工作得到創(chuàng)新。信息化技術(shù)能夠提升檔案管理工作效率，降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)醫(yī)院的檔案管控工作提供重要的支撐。因此，建議醫(yī)院建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，電子化保存既往的紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)數(shù)字檔案建設(shè)；其次要做好數(shù)字化檔案分類管理，確定數(shù)據(jù)庫(kù)類目，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)數(shù)字化儲(chǔ)存和調(diào)用。再者要建立信息化檔案的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，讓醫(yī)院的檔案管理工作和各個(gè)科室實(shí)際業(yè)務(wù)聯(lián)系起來，不斷提升醫(yī)院檔案管理工作的系統(tǒng)性。最后要建立統(tǒng)一且規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，可以設(shè)置不同類型的檔案管理環(huán)境，加強(qiáng)檔案信息的自動(dòng)化收集，進(jìn)而明確歸檔范圍，明確信息歸檔效果[7]。

3.3 加強(qiáng)人才建設(shè)、創(chuàng)新管理模式

醫(yī)院工作人員要改變傳統(tǒng)的管理觀念，積極參加各類專業(yè)培訓(xùn)，在加強(qiáng)檔案管理工作效果的同時(shí)，盡快培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。第一，醫(yī)院要轉(zhuǎn)變管理觀念，加強(qiáng)醫(yī)務(wù)部門、科教部門等信息聯(lián)動(dòng)，在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)模式下確保文檔設(shè)置規(guī)范且聯(lián)動(dòng)，各個(gè)科室都能夠在權(quán)限范圍內(nèi)利用信息數(shù)據(jù)[8]。第二，醫(yī)院要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，可以開展職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)信息技術(shù)培訓(xùn)、醫(yī)務(wù)事件和理論教學(xué)等，不斷加強(qiáng)內(nèi)部管理，確保檔案管理人才教育工作落到實(shí)處。第三，做好數(shù)據(jù)的深度挖掘和開發(fā)，對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)資源不斷整合，結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展需求挖掘出較多的數(shù)據(jù)信息，最終為醫(yī)院的發(fā)展提供技術(shù)支持。

綜上所述，精細(xì)化檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的影響深遠(yuǎn)，醫(yī)院需認(rèn)清發(fā)展現(xiàn)狀，完善制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案精細(xì)化管理管理和信息化轉(zhuǎn)型，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而為醫(yī)院全面可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。