濱州市濱城區(qū)衛(wèi)生健康局 鄭英姿

濱城區(qū)衛(wèi)生健康局屬于濱州市城區(qū)人民政府工作部門，具有事業(yè)單位的屬性。為了使該事業(yè)單位的文書檔案管理工作效率能夠得到有效提升，有必要以網(wǎng)絡(luò)時代為依托，加強文書檔案管理信息化建設(shè)。但是，從現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作存在一些較為明顯的問題，比如：對信息化建設(shè)缺乏足夠的重視、業(yè)務(wù)支持力度不足、檔案管理隊伍素質(zhì)水平有待提升等[1]。為解決這些問題，提高事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作的質(zhì)量水平，本文圍繞“網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位文書檔案管理信息化”展開了分析探討。

一、網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)的意義分析

網(wǎng)絡(luò)時代背景下，受到“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響，各行各業(yè)在發(fā)展過程中均離不開網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)的支撐與賦能，事業(yè)單位文書檔案管理工作也不例外。作為一項系統(tǒng)化的工作，在網(wǎng)絡(luò)時代下，事業(yè)單位文書檔案管理開展信息化建設(shè)的意義顯著，具體體現(xiàn)在以下方面：

（一）改進傳統(tǒng)文書檔案管理工作的不足

傳統(tǒng)模式下，在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，采取的是紙質(zhì)管理模式，這種管理方式隨著文書檔案資料日益增多，管理存儲所占空間越來越大，會大大增加檔案管理工作人員的工作量與壓力[2-3]。同時，紙質(zhì)檔案管理過程易受到檔案受潮、缺損、火災(zāi)等影響，使得檔案資料的安全性難以得到有效保障。而在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，事業(yè)單位文書檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式過渡到電子化、智能化、信息化管理模式，并加強信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，可使檔案管理人員的工作量減少、工作壓力減輕。將文書檔案資料以電子化的形式存儲在系統(tǒng)當(dāng)中，可節(jié)約存儲空間。此外，還能夠避免受到受潮、缺損、火災(zāi)等影響，使文書檔案信息資源的安全性得到有效保證。

（二）提升檔案管理工作效率及共享利用價值

在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理開展信息化建設(shè)，通過文書檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠使文書檔案從收集到整理分析、存儲管理等全過程的工作效率得到有效提升[4]。與此同時，在檢索相關(guān)文書檔案信息內(nèi)容過程中，只需要在檔案信息系統(tǒng)的計算機交互界面輸入關(guān)鍵詞，便能夠快速檢索到所需的檔案信息資源，以此使得檔案信息資源的檢索效率提高。此外，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，可以和內(nèi)外部企業(yè)、單位形成溝通協(xié)作，在設(shè)置安全密鑰、訪問權(quán)限等級的基礎(chǔ)上，可使文書檔案信息資源共享利用的價值及安全性得到協(xié)同提升。

（三）促進事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展

在事業(yè)單位內(nèi)部，管理工作內(nèi)容繁多，文書檔案只是其中的一項。但是，文書檔案管理工作的開展至關(guān)重要。通過文書檔案信息資料，可對事業(yè)單位前期相關(guān)工作進行追溯，還能夠?qū)κ聵I(yè)單位后續(xù)工作進行預(yù)測分析，為制定合理、科學(xué)的決策方案提供有效保障依據(jù)[5]。而上述提到傳統(tǒng)文書檔案管理模式存在較多不足，在對事業(yè)單位文書檔案管理工作實施信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，則可改進諸多不足，既提高文書檔案管理工作的效率，又能保證文書檔案管理工作的安全性，進一步為事業(yè)單位其他相關(guān)檔案管理工作提供有效借鑒，通過事業(yè)單位整體檔案管理工作信息化建設(shè)的開展，能使事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

二、事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀問題分析

如前所述，事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作無論是在微觀層面，還是在宏觀層面，意義均非常顯著。但是，從現(xiàn)狀來看，在事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)工作開展期間仍存在一些有待解決的問題。具體而言，主要問題如下：

（一）對信息化建設(shè)缺乏足夠的重視

事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作不能一蹴而就，需從各個環(huán)節(jié)、單位內(nèi)部各部門人員進行協(xié)調(diào)合作，形成合力，才能夠使建設(shè)目標(biāo)有效實現(xiàn)。但是，從現(xiàn)狀來看，相關(guān)事業(yè)單位對文書檔案管理信息化建設(shè)工作還不夠重視[6]。一方面，未能體現(xiàn)出文書檔案管理價值，在領(lǐng)導(dǎo)層面對文書檔案的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識，使文書檔案管理顯得比較混亂，在部分文書檔案資料未能及時歸檔的情況下，會導(dǎo)致單位內(nèi)部的文書檔案資料出現(xiàn)不夠健全的情況，進而使文書檔案資料的利用率降低，利用價值難以得到有效提升。另一方面，事業(yè)單位建設(shè)資金有限，當(dāng)事業(yè)單位在文書檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)投入的建設(shè)資金不足的情況下，便難以及時引進信息化建設(shè)所需軟硬件設(shè)施設(shè)備及技術(shù)，進而使事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作如同虛設(shè)，缺乏實效性。此外，在對文書檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠重視的情況下，在文書檔案管理信息化建設(shè)方面的制度也會顯得不夠完善，從而使此項建設(shè)工作無章可循、無據(jù)可循，難以將文書檔案信息資源在事業(yè)單位中的實質(zhì)性價值作用發(fā)揮出來。

（二）業(yè)務(wù)支持力度不足

從事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量水平提升角度考慮，需確保文書檔案信息來源的廣泛性，而這一目標(biāo)的實現(xiàn)，離不開單位內(nèi)部各部門、各科室的支持，即需各部門、各科室提供信息資料支持[7-8]。然而，現(xiàn)狀下在事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作開展期間，主要把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料向電子檔案資料轉(zhuǎn)化，在此情況下檔案管理的延續(xù)性、創(chuàng)新性便會被忽視，使得檔案管理內(nèi)容長時間未能更新。而對于相關(guān)業(yè)務(wù)部門來說，對檔案管理部門提供檔案資料信息的積極性、主動性也不夠高。對于文書檔案管理工作人員來說，主動搜集檔案信息資料的積極性也不高，未能對檔案信息資料的檔案、保存加以重視，在對各部門、各科室的相關(guān)文書材料缺乏足夠了解的情況下，檔案管理工作的開展便顯得較為盲目，進一步使得文書檔案信息化管理和實際業(yè)務(wù)之間存在嚴(yán)重脫節(jié)的情況，以致部分優(yōu)質(zhì)文書檔案被損壞、丟失?？傊?，在業(yè)務(wù)支持力度不足的情況下，難以保證事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作的質(zhì)量，不利于事業(yè)單位整體建設(shè)工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案管理安全性有待提升

事業(yè)單位文書檔案信息中，部分信息具有機密屬性，而對于機密要件檔案信息資源，在管理工作環(huán)節(jié)則需保證其安全性。但是，從現(xiàn)狀來看，相關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作的安全性尚且有待提升。一方面，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)較為滯后，在該系統(tǒng)不夠完善的情況下，則難以保證存儲、管理、利用檔案信息資源的需求，進而影響檔案信息資源的安全性[9]。另一方面，受到上述提到建設(shè)資金不足的影響，在未能引進安全管理設(shè)施設(shè)備及技術(shù)的基礎(chǔ)上，比如在防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)、系統(tǒng)殺毒軟件等缺少的情況下，檔案管理信息化系統(tǒng)易受到病毒感染、黑客入侵，使得事業(yè)單位文書檔案信息資源易被竊取、泄露等，從而使文書檔案信息資源的安全性飽受質(zhì)疑。此外，在安全監(jiān)管工作落實不到位的情況下，若疏于管理，也會影響檔案管理的安全性，不利于事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量及安全性的協(xié)同提升。

（四）檔案管理隊伍素質(zhì)水平有待提升

在事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作開展期間，少不了檔案管理隊伍的支持。因此，提升檔案管理隊伍成員素質(zhì)水平至關(guān)重要。但是，從現(xiàn)狀來看，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理隊伍素質(zhì)水平尚且有待提升[10]。究其原因，一方面，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理隊伍成員數(shù)量不足，專業(yè)水平有限，大部分管理人員雖然具備傳統(tǒng)檔案管理工作經(jīng)驗，但是缺乏檔案信息化管理經(jīng)驗，在此情況下再加上自身難以與時俱進、積極主動學(xué)習(xí)信息化檔案管理知識、方法技巧等，則會在實際檔案管理工作中感到力不從心，難以將自身作用充分有效地發(fā)揮出來。另一方面，單位未能針對檔案管理人員開展定期培訓(xùn)教育，尤其是在檔案信息化技術(shù)、信息化管理方法方面的培訓(xùn)指導(dǎo)缺少，這樣檔案管理人員的知識體系、專業(yè)技能便難以得到與時俱進的更新，進而難以完全勝任事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)管理工作，最終影響文書檔案信息化建設(shè)管理工作的效率及質(zhì)量。

三、網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)的具體措施分析

為解決事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀問題，提高信息化建設(shè)工作效率及質(zhì)量，則需落實有效的解決措施。具體而言，主要解決措施包括：

（一）充分重視文書檔案管理信息化建設(shè)，完善信息化建設(shè)制度

提高對文書檔案管理信息化建設(shè)工作的重視，是在網(wǎng)絡(luò)時代背景下事業(yè)單位做好此項工作的首要前提。一方面，相關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需以身作則，充分重視文書檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，對檔案管理工作人員、業(yè)務(wù)部門工作人員起到引導(dǎo)作用，革新管理理念，用現(xiàn)代化、信息化理念思維，加深對文書檔案管理信息化建設(shè)工作的認(rèn)識。使傳統(tǒng)文書紙質(zhì)檔案管理單一化的模式，逐步朝向紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理模式，并以文書檔案管理信息化建設(shè)為主、紙質(zhì)檔案管理為輔，充分體現(xiàn)文書檔案信息化資源在事業(yè)單位中的作用。另一方面，需在文書檔案管理信息化建設(shè)工作開展期間，投入充足的建設(shè)資金，引進信息化建設(shè)所需軟硬件設(shè)施設(shè)備及技術(shù)等，比如計算機電腦設(shè)備、掃描儀、打印機、存儲柜等等，以及大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、信息存儲技術(shù)等，使文書檔案管理信息化建設(shè)的物資設(shè)施設(shè)備及技術(shù)需求得到充分有效的滿足[11]。此外，還需完善信息化建設(shè)制度，通過文書檔案精細(xì)化管理制度的構(gòu)建，嚴(yán)格規(guī)范落實，使文書檔案從收集到整理分析、存儲管理、后期利用全過程的質(zhì)量及安全性得到有效保證。通過崗位責(zé)任制的制定及實施，明確檔案管理人員崗位工作職責(zé)，將責(zé)任落實到個人，規(guī)范、約束檔案管理工作人員的工作行為，使文書檔案管理信息化建設(shè)工作井然有序、安全開展。

（二）構(gòu)建完善的信息化管理平臺，加強文書檔案管理與實際業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性

基于網(wǎng)絡(luò)時代背景下，為了提高事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量水平，需構(gòu)建完善的信息化管理平臺，將平臺共享、共建的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，然后對檔案管理信息進行匯總處理，使分散的文書檔案資料能夠在信息化管理平臺中得到有效整合，進一步使文書檔案實現(xiàn)加工、存儲、保密、查詢一體化工作運行模式。與此同時，在構(gòu)建完善的信息化管理平臺的基礎(chǔ)上，需將該平臺的信息共享優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來，在檔案信息共享機制的支持下，提供相應(yīng)的文書檔案資源共享服務(wù)，使文書檔案資源的利用率得到有效提升，將文書檔案的價值得到最大化發(fā)揮，使檔案管理工作有序開展。比如，檔案管理工作人員在文書檔案管理工作開展期間，通過云存儲技術(shù)的應(yīng)用，在云存儲終端進行共享文書檔案模塊的設(shè)置，使文書檔案實現(xiàn)檔案資源共享。

（三）引進軟硬件安全設(shè)施設(shè)備及技術(shù)，保證檔案管理的安全性

為了做好事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作，并保證此項工作的安全性，需要軟硬件安全設(shè)施設(shè)備及技術(shù)的充分支持，因此需重視對軟硬件安全設(shè)施設(shè)備及技術(shù)的積極引進，在構(gòu)建文書檔案信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，引進防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)、殺毒軟件，將這些安全技術(shù)合理科學(xué)地應(yīng)用到文書檔案信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，使系統(tǒng)的安全性得到有效保證，避免文書檔案信息資源受到病毒感染、盜竊等影響。例如：部分文書檔案信息資料具有公開的屬性，而部分文書檔案信息則具有保密的屬性，因此可利用防火墻技術(shù)對這些保密文書檔案信息資料起到安全保護的作用，同時聯(lián)合應(yīng)用應(yīng)用安全密鑰技術(shù)，對保密文書檔案設(shè)置相應(yīng)的查看應(yīng)用權(quán)限，還可以聯(lián)合生物識別技術(shù)，使具備權(quán)限的人員根據(jù)自身的權(quán)限等級，對保密檔案信息資料進行查看、瀏覽、閱讀、下載、利用等。當(dāng)然在安全密鑰技術(shù)的加持下，針對保密文件進行加密處理，對具體的加密期限、時間進行設(shè)定，可以使文書檔案信息的安全性得到有效增強。此外，為了全面提升文書檔案的安全性，對于檔案管理工作人員來說，還需對文書電子檔案進行及時備份處理，即將文書檔案信息存儲至移動硬盤、光盤等載體當(dāng)中，然后通過相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份，使服務(wù)器存儲、本級備份實現(xiàn)安全雙保險。當(dāng)然，還可以對實物、介質(zhì)進行存儲及備份，使文書檔案信息資源的提取共享、保密保護更加方便及高效。

（四）加強培訓(xùn)，提升檔案管理隊伍綜合素質(zhì)水平

在事業(yè)單位文書檔案信息化管理建設(shè)工作開展期間，檔案管理隊伍發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。因此，需采取有效措施，提升檔案管理隊伍綜合素質(zhì)水平。一方面，相關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需發(fā)揮自身崗位職能作用，做好檔案管理隊伍成員的引領(lǐng)、指導(dǎo)工作，使檔案管理人員能夠積極主動學(xué)習(xí)文書檔案信息化管理相關(guān)知識、技巧，樹立與時俱進的思想理念，通過自主學(xué)習(xí)，不斷提升自身管理業(yè)務(wù)能力水平，保證能夠完全勝任文書檔案信息化管理崗位工作。另一方面，事業(yè)單位方面需重視檔案管理專業(yè)人才的引進，加強與當(dāng)?shù)馗咝Ｖg的合作，從高校引進專業(yè)素養(yǎng)水平高的檔案專業(yè)人才，使單位檔案信息化建設(shè)工作能夠獲得高校專業(yè)人才的充分支持。在招聘檔案管理人才過程中，可采取擇優(yōu)招聘方法，并對招聘進來的檔案管理人才加強崗前培訓(xùn)[12]。此外，對于在職檔案管理人員，需定期開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，側(cè)重對檔案管理人員信息技術(shù)、信息化管理方法技巧等方面的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高檔案管理隊伍綜合素質(zhì)水平。當(dāng)然，考慮到培訓(xùn)工作的有效性，需制定完善的培訓(xùn)考核制度，對考核達標(biāo)的人員，方可持證上崗；而對于考核未達標(biāo)的人員，則需繼續(xù)考核，直至考核達標(biāo)為止。在此基礎(chǔ)上，全面提升檔案管理隊伍綜合素質(zhì)水平，為事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量的提升提供充分有效的人才保障支持。

綜上所述，基于網(wǎng)絡(luò)時代背景下，事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，有助于改進傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，提高文書檔案管理工作效率，并使事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。與此同時，鑒于目前事業(yè)單位在文書檔案管理信息化建設(shè)工作期間仍存在一些問題，因此需提高重視，完善信息化建設(shè)制度；并且，還需對完善的信息化管理平臺進行構(gòu)建，使文書檔案管理與實際業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性得到有效強化。通過對軟硬件安全設(shè)施設(shè)備及技術(shù)的應(yīng)用，保證檔案管理的安全性。此外，通過招聘、培訓(xùn)等方式，提升檔案管理隊伍綜合素質(zhì)水平?？傊?，相信通過做好以上方面工作，事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量水平將能夠得到全面提升，進一步為事業(yè)單位整體檔案管理工作的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。