魏林妍
(石家莊四藥有限公司,河北 石家莊 052165)
內部控制是企業(yè)經營管理中不可或缺的一部分,對保障企業(yè)財務信息的有效性和真實性,提高內部資產安全性,保證各項經營活動的合理性與合法性有著重要性意義。在當前企業(yè)財務信息化管理發(fā)展環(huán)境下,企業(yè)現有的管理模式比較落后,已經無法滿足現代化社會發(fā)展要求,需要對管理模式進行改革創(chuàng)新,同時也給企業(yè)內部控制管理提出新的要求。在企業(yè)經營發(fā)展過程中需要結合時代發(fā)展要求,加強對財務管理信息化模式的調查與分析,對企業(yè)現有內部控制管理模式進行調整,實現企業(yè)各項經營活動的統(tǒng)籌規(guī)劃與控制,從而提高企業(yè)經營管理水平,為企業(yè)創(chuàng)造理想的效益。
從企業(yè)經營發(fā)展角度來說,為了制定可行性發(fā)展計劃,保證各項數據的完整性是非常必要的,更是信息化建設中重點關注的內容。但是在現實中,隨著時代快速發(fā)展,信息數量增多,給信息完整性和安全性提出了嚴格要求,本文所說的數據完整性也就是指數據全面真實,具備較強的可獲得性和可追溯性。財務信息系統(tǒng)是內部控制中不可或缺的一部分,更是企業(yè)實施內部控制管理的基礎。在企業(yè)運營發(fā)展中,需要加強信息化系統(tǒng)建設,做好各項信息采集工作,其中包含供應商選擇、材料采購流轉工藝、流程注冊與變更、生產記錄、質量體系運行、設備運行保養(yǎng)等[1]。由此可以得知,企業(yè)信息系統(tǒng)從啟動開始就接受行業(yè)與內部控制系統(tǒng)的追蹤與監(jiān)管,不管哪個環(huán)節(jié),都要把數據融入到內部控制系統(tǒng)中,安排相關負責人對數據進行統(tǒng)一管理,科學劃分管理職責,確定系統(tǒng)審批權限,保證內部控制的有效性。
企業(yè)在社會發(fā)展中承擔著一定的社會職責,具體展現在兩個方面。首先,企業(yè)在保證產品使用效果的情況下,還要確保產品質量,提高價格的合理性。在這種情況下,企業(yè)需要秉持質量優(yōu)先的原則,加強成本控制,并與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展相結合,為社會廣大群眾提供價格合理、質量過關的產品。其次,因為企業(yè)經營生產過程中將會產生大量生產廢棄物,如果沒有采取有效措施進行治理,必然會給周圍生態(tài)環(huán)境帶來一定影響。所以在企業(yè)運營生產過程中,需要承擔好相應的社會職責,加強風險控制管理,充分結合內部控制和風險,制定詳細的管理計劃。在風險管理過程中,需要以風險防范為重點采取一系列預防措施,如果是重大風險應及時規(guī)避。當前,大部分企業(yè)管理者不具備較強的風險防范意識,部分企業(yè)甚至認為只要按部就班生產經營,就能實現企業(yè)健康發(fā)展,缺少正確的風險管理與識別理念,給各個風險出現提供了條件。因此企業(yè)需要做好風險防范與控制工作,嚴格按照企業(yè)內部控制管理要求,加強內部控制體系建設,并把財務信息化建設融入到內部控制活動中,充分發(fā)揮內部控制性能,找出企業(yè)內部控制管理中比較薄弱的環(huán)節(jié),及時治理,促進企業(yè)內部控制工作順利進行,獲得理想的管理效果。
針對企業(yè)財務管理工作人員來說,把業(yè)務知識與財務知識充分結合對企業(yè)管理發(fā)展有著重要意義。在企業(yè)經營發(fā)展中,為了保證生產質量,需要在開展生產工作之前做好質量方法學調查工作,加強生產工藝驗證,保證生產過程的規(guī)范性,減少不必要生產問題出現。從產品生產周期角度來說,涉及的成本控制內容比較多,企業(yè)財務管理工作人員需要結合行業(yè)特點進行成本動因調查與分析,采取有效的成本控制方式,幫助企業(yè)管控生產成本,提高企業(yè)生產效益。當前我國大部分企業(yè)在開展財務管理工作時,財務人員在知識結構上存在一定差異,綜合水平各不相同,要求對財務管理人員進行專業(yè)培訓,把掌握的專業(yè)知識合理地運用到企業(yè)經營生產活動中[2]。與此同時,財務人員還要將內部控制管理理念滲透到企業(yè)經營生產各個環(huán)節(jié)中,科學調配,加強內部控制監(jiān)管,提高企業(yè)內部控制水平。
內部控制環(huán)境是保證內部控制管理工作順利進行的基礎,在此過程中存在的問題在于企業(yè)內部組織結構設計不合理,內部經營管理方式不科學,職責劃分不清晰,特別是對于部分企業(yè)內部信息系統(tǒng)建設來說,沒有對系統(tǒng)建設過程進行全面監(jiān)管,內部控制管理體系不完善,無法給后續(xù)內控工作順利開展提供支持。
在信息化背景下,雖然大部分企業(yè)領導已經意識到信息技術對自身運營管理的影響,并且在開展內部控制活動時,把信息技術應用其中,但是企業(yè)沒有根據信息化管理要求成立獨立的內部控制部門,或者安排專業(yè)人員負責內部控制工作,而是要求財務部門落實此工作,企業(yè)內部控制組織架構不規(guī)范,無法給后續(xù)內部控制工作開展提供支持,無法做到信息技術與內部控制的深入結合,影響內部控制管理效果。在組織結構上,大部分企業(yè)沒有結合財務信息化管理要求與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標相結合,在部門工作職責分配上缺少明確性,職責劃分不清晰,導致各個部門職責執(zhí)行受到限制,無法發(fā)揮組織結構合力。例如部分企業(yè)財務部門與信息部門都配備了對應的信息化系統(tǒng),并且安排本部門操作與維修人員進行系統(tǒng)管理。在實際工作中,因為受到交叉性因素影響,可能會出現對系統(tǒng)運行維護權責分配不具體的狀況,甚至因為職責分析不清晰而無法追究相關責任人,導致各種問題出現[3]。
在財務信息化系統(tǒng)作用下,企業(yè)內部控制管理重點不斷調整。內部控制管理重點由之前的財務會計制度執(zhí)行,尤其是從賬實、賬賬及賬證管理等方面進行調整,做好財務信息系統(tǒng)數據傳輸工作,科學劃分管理操作流程權限,在這種情況下,給企業(yè)內部控制風險出現提供了有利條件。但是在現實中,大部分企業(yè)沒有根據風險管理要求制定詳細的風險評估計劃,風險預警機制不完善,無法促進企業(yè)內部控制風險防范與管理工作順利開展。
在建設財務信息系統(tǒng)過程中,各個模塊之間可以實現集中管理,讓系統(tǒng)網絡化運行,有效提高內部信息交流水平,讓財務信息可以在企業(yè)各個部門中有效傳遞。但是企業(yè)在外部信息交流過程中信息交流不順暢,例如在與供應鏈上信息交流時,通常是由企業(yè)采購部門進行處理,但是其在與供應商交流過程中不具備財務信息化管理理念,財務人員也沒有及時對其追蹤與管理,導致財務信息系統(tǒng)在采購環(huán)節(jié)中監(jiān)管不嚴。與此同時,企業(yè)和供應商之間后續(xù)業(yè)務,如往來賬款結算,交流不順暢,供應商對應收賬款還款進度缺少充分了解,在財務人員支付貨款過程中,需要與供應商及時交流,如果信息溝通不暢,必然會影響業(yè)務發(fā)展。
對于內部監(jiān)督管理來說,尤其是內部審計管理,在企業(yè)運營管理中發(fā)揮著重要的意義,可以找出內部控制執(zhí)行過程中存在的問題,幫助企業(yè)調整內部控制體系,有效提高內部控制管理水平。但是在財務信息化管理環(huán)境下,內部審計監(jiān)管重點和審計管理方式受到影響,落后的工作模式將無法滿足現代企業(yè)管理要求,需要企業(yè)管理者對內部審計及時作出調整。當前部分企業(yè)在此方面將會面臨各種問題,沒有及時改進,影響內部審計時效性,不利于企業(yè)內部控制管理水平的提高[4]。
為了提高企業(yè)內部控制管理水平,需要嚴格按照財務信息化管理要求,對企業(yè)內部控制環(huán)境進行優(yōu)化處理,尤其是在財務組織結構體系上進行調整。在企業(yè)運營管理中,需要細化各個部門工作職責,合理劃分管理責任,重點區(qū)分財務部門與信息部門的職能。對于財務部門來說,除了要落實好日常財務管理工作以外,還要嚴格按照財務信息化管理要求,加強財務報表審核與信息核對及時錄入,并對財務信息系統(tǒng)權限進行合理分配。對于信息部門工作,重點在于加強財務信息系統(tǒng)運行管理,保證財務管理信息系統(tǒng)運行的安全性。企業(yè)還要在內部營造良好的內部控制管理環(huán)境,加強內部宣傳教育,讓每個員工都能意識到內部控制管理的必要性,主動參與到內部控制活動中,有效提高企業(yè)內部控制管理水平。
在企業(yè)經營管理中,不管是財務核算還是成本控制,或者是資金管理,都需要嚴格按照內部控制管理要求進行嚴格把關,必要的情況下做好預測評估與分析工作。為了提高企業(yè)內部控制管理水平,科學調整財務內控架構,主要負責監(jiān)督企業(yè)經營管理,加強對財務信息化系統(tǒng)運行追蹤與調查,收集相關信息,便于企業(yè)領導了解企業(yè)經營管理狀況,調整經營決策,通過財務分析驗證財務報表的完整性和有效性。對于財務部門需要結合職責要求設定對應崗位,制定崗位責任機制,嚴格實現崗位分離不兼容。在實際中,企業(yè)可以結合時代發(fā)展,嚴格按照信息化管理要求,調整內部控制組織結構,通過引進專業(yè)的內部控制人員,成立內部控制工作小組,主要負責對企業(yè)日常經營活動進行追蹤和檢查,一旦發(fā)現問題,與相關部門協商交流,提出調整意見,督促相關部門及時整改,從根源上減少問題的出現。在企業(yè)信息化管理系統(tǒng)改造升級過程中,企業(yè)財務部門需要結合業(yè)務規(guī)模和系統(tǒng)復雜性分配對應的財務信息化管理人才,并根據財務信息化系統(tǒng)實際需求與財務部門領導審批意見科學劃分管理權限,保證財務信息化系統(tǒng)獨立運行[5]。
為了實現企業(yè)健康發(fā)展,需要樹立正確的管理意識,強化成本風險控制。對于企業(yè)管理人員,在企業(yè)初步發(fā)展過程中,需要明確成本控制價值,并把成本控制思想融入到企業(yè)文化建設中,讓所有員工都能意識到成本管理的必要性,樹立正確的成本控制意識,主動參與到成本控制活動中。企業(yè)還要加強對所有員工風險防范意志培養(yǎng),幫助企業(yè)防范風險。例如部分企業(yè)銷售部門為了提高業(yè)績,完成銷售目標,沒有做好采購方信譽調查工作,直接通過賒銷的方式進行銷售,導致企業(yè)應收賬款數量增加,無法快速回收,并且銷售部門在完成銷售工作以后普遍認為完成本職工作,將銷售中的應收賬款收取安排給財務部門負責,這種錯誤思想必然會讓企業(yè)遭受嚴重的經濟損失,造成資金鏈斷裂,影響企業(yè)發(fā)展。所以企業(yè)需要利用信息化手段提醒并約束應收賬齡長的客戶,并安排專人負責應收賬款催收,做好企業(yè)內部控制管理工作,強化成本風險控制與管理,從根源上減少不必要風險問題的出現。
在財務信息化環(huán)境下,內部控制風險管理內容發(fā)生了一定改變,在風險評估管理過程中,需要科學設定風險管理目標,除了要加強企業(yè)財務風險控制管理之外,還要了解財務信息化管理背景下信息系統(tǒng)自身存在的安全問題,做好風險防控工作,提高風險防控深度與廣度。與此同時,企業(yè)還要加強風險評估體系建設,在財務管理信息化系統(tǒng)作用下建立風險預警機制,完善風險數據庫,對企業(yè)產品生產、采購、資金、存貨、固定資產等活動進行風險評估,做好相關信息采集工作,及時找出企業(yè)運營管理中存在的風險問題,采取有效措施進行規(guī)避。
在財務管理信息化引導下,實現企業(yè)財務與業(yè)務的同步發(fā)展,保證企業(yè)經營管理目標順利完成。為了更好與外界交流,企業(yè)需要加強外部開放系統(tǒng)建設,適當擴充信息化交流渠道,提高信息及時性和有效性,強化企業(yè)內控管理。一方面,做好企業(yè)內部信息安全管理工作。在社會步入信息化時代背景下,企業(yè)為了實現穩(wěn)定發(fā)展,需要保證各項數據的安全。在實施內部控制管理活動時,需要把信息系統(tǒng)管理融入到管理范疇內,企業(yè)除了要加強內部信息化管理系統(tǒng)建設之外,需要將各個部門職責合理劃分,讓每個人的權限清晰地展現出來,防止出現越權現象。并且,企業(yè)應該對某些重要信息采用加密的處理方式,保證企業(yè)內部信息系統(tǒng)運行的安全性,尤其是財務信息安全,防止重要信息泄露,讓企業(yè)遭受嚴重的經濟損失。企業(yè)還要優(yōu)化產品數據質量控制標準,確定管理范疇,保證各項數據都滿足我國相關要求,符合內部控制管理標準。另一方面,做好外部監(jiān)督工作,加強信息系統(tǒng)管理。為了促進企業(yè)部門之間的信息交流,要求財務部門及時和其他部門建立良好的合作關系,加強部門之間信息流通。在內部控制管理系統(tǒng)中,把信息系統(tǒng)作為工作重點,企業(yè)需要及時收集信息系統(tǒng)中各項數據,根據企業(yè)財務管理要求和業(yè)務活動建立數據質量評定標準,對各項數據進行動態(tài)追蹤和監(jiān)管,保證各項數據能夠經過企業(yè)全面檢查,提高數據的有效性和準確性。企業(yè)還要規(guī)范財務管理信息系統(tǒng)操作,并在實際管理過程中將內部控制體系落實到位,通過加強重點環(huán)節(jié)追蹤管理,防止出現不滿足要求的狀況,同時加強信息系統(tǒng)密碼、口令控制,完善企業(yè)財務信息化系統(tǒng)[6]。
在內部監(jiān)督管理過程中,企業(yè)需要結合內部控制管理要求加強自我評估體系建設,也就是完善外部審計和內部審計管理體系,其中需要把內部審計當做內部監(jiān)督管理的重點,在企業(yè)內部成立獨立的內部審計管理部門。企業(yè)在開展內部審計工作過程中,需要結合企業(yè)業(yè)務發(fā)展要求和戰(zhàn)略目標擴充內部審計的管理范疇,在做好財務信息基本調查工作的同時,還應該結合信息化手段將審計拓展到相關業(yè)務范疇中,如采購、銷售、倉儲等監(jiān)管,實現業(yè)財融合。除此之外,加強對企業(yè)各類原始財務數據、財務信息系統(tǒng)的內部審計調查,保證企業(yè)各項財務會計信息的合法性和合理性,對于找到的企業(yè)業(yè)務活動和財務會計活動中出現的各種問題,需要提出可行性審計整改意見,防止問題進一步擴大,提高企業(yè)內部控制水平。在加強企業(yè)內部審計管理過程中,企業(yè)還要制定詳細的監(jiān)管計劃,完善內部審計體系,給企業(yè)內部監(jiān)督管理工作順利進行提供依據。
總而言之,在財務管理信息化背景下給企業(yè)運營管理提出新的要求,為了提高企業(yè)運營管理水平,增強企業(yè)發(fā)展?jié)摿?,需要結合企業(yè)經營發(fā)展狀況,及時調整內部控制管理模式,根據信息時代發(fā)展要求,不斷調整企業(yè)內部控制結構,加強風險防范管理,完善內部控制管理體系,從根源上減少不必要風險問題出現,提高企業(yè)內部控制水平,實現企業(yè)健康發(fā)展。