趙 嫻

(黑龍江省能源環(huán)境研究院，哈爾濱 150090)

為提高辦公室后勤工作效率，應充分發(fā)揮先進的計算機技術、信息化數據處理技術的應用優(yōu)勢，結合辦公室后勤發(fā)展需求與特點，有效利用大數據技術，進一步提高信息效率與透明度，完善辦公室后勤工作體系[1]，實現遠程移動辦公，大力推進“互聯網+辦公室后勤”深度融合，理順優(yōu)化辦公室職責體系和后勤業(yè)務流程，推進“數字后勤”“智慧后勤”建設[2]。

1 辦公室后勤信息化的必要性

辦公室信息化建設主要是利用現代信息網絡技術和其他相關技術，改造和完善辦公業(yè)務程序，這是提升工作效率、助力后勤深化改革的必由之路。后勤改革經歷了模擬公司化運作、完善管理機制、開拓外部市場、探索引入社會專業(yè)公司為辦公室服務等歷程，業(yè)務范圍及服務要求有了極大改變[3]。為了不斷適應辦公室后勤改革與發(fā)展需要，必須建立以自主服務為主、自主服務與購買服務相結合的后勤服務保障模式，提升后勤保障能力，做好后勤信息化建設的配套建設[4]。

辦公室后勤工作的信息化發(fā)展可以簡化復雜工作程序，避免浪費時間和精力，大大提升了工作效率，推動后勤部門與其他部門之間的聯系[5]。后勤部門可以依據數據對各項工作進行挖掘與分析，發(fā)現工作中可能存在的問題和不足，再根據實際需要進行合理的資源分配，提高資源利用率。推動后勤工作的信息化發(fā)展與信息化建設，可實現信息化管理，有效提升后勤工作的服務能力。

2 辦公室后勤工作特點與存在的問題

2.1 辦公室后勤工作特點

辦公室作為機關的直接辦事機構，承擔著連接上下、溝通內外、協調四方的作用，要傳達貫徹上級的指示部署，反映基層情況，服務和保證一線科研人員工作需求，具有“繁、高、多”等特點。繁是工作繁雜。除了業(yè)務、政務外的工作，幾乎所有管理服務的事項都在后勤保障部門。高是工作質量要求高。后勤服務既要吃苦耐勞，又要服務周到，交辦的工作既要領會意圖，又要迅速完成任務，接待工作既要勤儉節(jié)約，又要熱情大方，要求較高。多是被動性多。存在許多臨時性、突發(fā)性、應急性的事情[6]。

后勤服務過程中，要理順領導與部門、部門與部門、上下級、人與人之間的工作關系，既要按照一定的工作原則辦事，但又不能機械地照抄照搬，應通過工作能動性，把原則性和靈活性巧妙結合起來，有主有從，有大有小，有急有緩，哪些事先辦，哪些事后辦，應考慮周全并做出合理安排，這樣才能避免忙亂，有條不紊地開展工作，做到規(guī)范有序。

2.2 辦公室后勤工作存在的問題

部分工作人員缺乏先進的工作理念，受傳統(tǒng)工作理念影響，缺乏網絡平臺相關工作經驗，影響了工作的順利開展[7]。沒有做到明確分工，不夠盡職盡責，缺乏專業(yè)的信息化管理人才，無法熟練掌握信息技術、操作相關軟件。工作理念相對落后，信息化水平較低，相關技術和軟件并沒有得到有效應用，導致信息共享程度較低，不能及時與其他部門進行工作整合。

3 辦公室后勤工作效率提升策略

3.1 應用新型信息化工具

目前，信息化辦公技術及工具種類繁多，具有多元化的應用功能，提升辦公室后勤工作效率過程中必須充分了解辦公室后勤實際需求，選擇新型且應用合適的信息化工具，將其用于信息交流、業(yè)務處理、數據分享等工作，更好地利用數據，降低辦公數據管理難度，為提升辦公效率提供更強的技術支撐。例如，“釘釘”或“企業(yè)微信”等企業(yè)級移動通信產品具有電話會議功能、企業(yè)群等功能，辦公管理與溝通中，通過即時通信工具可實現辦公協同。選擇新型辦公工具時，應重視數據管理技術，這是提升辦公效率的關鍵，可有效防止數據丟失、無效閱讀、用錯版本等問題的發(fā)生。此外，要求辦公管理人員熟練掌握基本的辦公操作流程，充分應用新型辦公軟件包含的高級功能，合理利用多種自動化辦公工具，進一步促使其提升辦公效率。

3.2 建立健全的信息化工作機制

為了加快推進辦公室后勤工作信息化建設進程，促進信息化工作的順利開展，應設置專門的信息化建設管理科和人員具體負責該項工作，成立后勤信息化建設工作小組。具體業(yè)務模塊和功能由各部門負責人與信息化管理科確定初步方案，經分管處領導審批同意后提交后勤信息化建設工作小組審定。制定相關規(guī)則制度，落實信息化責任人，確保后勤信息化運行良好。依據管理流程開展各項工作，推進辦公管理的科學化、信息化，在優(yōu)化辦公管理流程的過程中加強信息化技術應用力度，明確辦公管理需求，為順利開展信息化辦公管理提供支撐。

3.3 完善信息化基礎設施

積極建立后勤業(yè)務數據運行系統(tǒng)、手機各項業(yè)務數據及遠程辦公系統(tǒng)，實現信息處理的計算機化、檢索的自動化、后勤服務的快捷化，加強辦公自動化、信息管理電子化系統(tǒng)及后勤服務大廳、各種APP的引入和推廣，實現快捷方便的辦公室信息發(fā)布和查詢，做到后勤各部門日常業(yè)務的便捷化、高效化、規(guī)范化。建立后勤網絡系統(tǒng)，推行電子政務，充分利用網絡信息數量多、范圍廣、傳播快等特點，避免信息滯留時間過久或丟失，提高上傳下達的工作效率和信息服務水平。不斷完善遠程辦公操作流程，利用云技術將辦公管理內容遷移至云端，降低對傳統(tǒng)辦公硬件系統(tǒng)的依賴，實現辦公管理的超時空管理，提高遠程辦公效率，在此基礎上提升整體辦公效率。

3.4 加強后勤信息化隊伍建設

計算機是辦公室辦公自動化的主要硬件，其使用水平也影響著辦公室信息化的推進。為確保后勤服務信息化平臺的順暢使用，要熟練掌握計算機處理文字、數據等技能，將其與信息化、后勤服務大廳、網頁、微信公眾號等緊密結合起來，與時俱進，建設一支高素質水平、業(yè)務精湛、積極開拓創(chuàng)新的信息化隊伍，更好地以現代化方式提升后勤服務效率，提升辦公室信息收集、分類、傳遞、處理速度效率水平。

4 結語

為了能夠發(fā)揮信息化技術在辦公管理中的作用，充分運用云計算、大數據、互聯網、物聯網等信息化技術，根據辦公管理現狀與信息化特點，將信息化元素融入辦公管理中，降低后勤管理成本，優(yōu)化辦公室后勤管理流程，實現更加精細化、科學化、高效率的辦公室后勤管理，提升辦公信息化建設水平，營造高質量、寬松的辦公環(huán)境。