彭 白 馬 敬

中國化學工程第十一建設有限公司 河南開封 475002

近幾年，中國化學工程第十一建設有限公司承接的EPC 總承包項目和PC 總承包項目逐年增多，取得了良好的經(jīng)濟效益，為實現(xiàn)公司跨越式、高質量發(fā)展打開了新的方向。通過近年來工藝設備采購管理工作的不斷實踐，發(fā)現(xiàn)目前普遍存在著采購專業(yè)人才儲備不足的情況，同時內(nèi)部制度流程對工藝設備采購工作的適用性、指導性、服務與監(jiān)督管理也有不同程度的不匹配現(xiàn)象。為此，筆者根據(jù)近年參與的工藝設備采購管理工作的經(jīng)驗和教訓，著力探討現(xiàn)代石油化工EPC 項目工藝設備采購工作的管理流程、管理重點和難點。

1 工藝設備采購管理重點

1.1 采購管理組織的建立和職責

1.1.1 采購團隊

由于工藝設備采購工作的重要性和特殊性，項目部需要組建獨立、專職的工藝設備采購團隊來執(zhí)行此項工作。該團隊應配備工藝設備采購經(jīng)理、商務主管和技術主管，根據(jù)采購任務的輕重，每名主管還需配備數(shù)名專業(yè)工程師。

1.1.2 采購經(jīng)理

工藝設備采購經(jīng)理應具有良好的采購管理能力和一定的項目管理經(jīng)驗，了解采購管理的相關法律法規(guī)，熟悉公司管理制度和流程，全面主持設備采購工作，負責協(xié)調聯(lián)系業(yè)主與總承包商之間的工作對接，以及團隊內(nèi)部的協(xié)作、采購工作與項目管理之間的協(xié)作，保障采購工作合規(guī)、合法且符合項目進度要求。

1.1.3 技術主管

技術主管應選用具有豐富工作經(jīng)驗的設備工程師，該崗位尤為重要，主要負責與設計單位溝通，吃透設計單位采購詢價文件的意圖和核心；充分與業(yè)主設備主管及使用單位的負責人交流對接，掌握業(yè)主對工藝設備的需求重點和功能訴求；并能夠與潛在供應商進行良好的交流與協(xié)作，將設計與業(yè)主的要求和意圖充分且合理地實現(xiàn)，將各方達成一致的技術條件形成細致、完善、縝密的供貨技術協(xié)議。同時，技術主管還需對設備的監(jiān)造、交貨驗收、設備竣工資料審查、設備調試運行及驗收負管理責任。

1.1.4 商務主管

商務主管應熟悉公司規(guī)章流程，對行業(yè)通行商務合作慣例和做法有清楚的認識，頭腦靈活、善于溝通，能夠與招標代理機構溝通協(xié)作，與潛在供應商進行商務談判、合同及協(xié)議簽訂、保函與款項的收取與支付，以及設備采購進度款的申請等工作。

工藝設備的安裝、調試工作由施工團隊或設備供應商完成；設備、備件配件、技術資料的倉儲保管和發(fā)放工作可由項目物資材料采購管理團隊統(tǒng)一執(zhí)行。但工藝設備專職采購組織必須將上述工作納入監(jiān)管，建立臺賬、信息共享、定期檢查。

1.2 采購方式和原則的確立

1.2.1 采購方式的選擇

根據(jù)集團和公司的要求，公司承接的工程項目的設備采購必須進行招標。招標方式一般有兩種，即公開招標和邀請招標。其中公開招標方式適用于大宗材料和定型批量生產(chǎn)的中小型設備。邀請招標則一般適用于采購非批量生產(chǎn)的大型復雜機組設備、特殊用途的材料及非標準部件。工藝設備的招標因其設備類型、性能參數(shù)的獨特性，以及業(yè)主對設備品牌和檔次的傾向性，一般采取邀請招標的方式。

1.2.2 采購原則的確定

EPC 總承包項目工藝設備采購合同一般分為成本敏感型合同和成本非敏感型合同。

成本敏感型合同是指業(yè)主以項目工藝設備概算作為依據(jù)，以一定金額的總價將工藝設備采購工作全部交由總承包單位實施，總承包單位在滿足工藝設計和生產(chǎn)運行的前提下自主采購、自負盈虧。在這種模式下，總承包單位必須加強對采購成本的把控，不能盲目地滿足業(yè)主對工藝設備的所有要求，同時還需要對設備的工藝性能、裝置的生產(chǎn)運行有相當程度的了解和掌握，才能盡可能地壓低成本、產(chǎn)生效益，同時要滿足設備長周期運行的安全操作和性能考核的基本要求。該承包模式對于總承包單位來說是效益與風險共存，具有一定的挑戰(zhàn)性。

成本非敏感型合同是指總承包單位對業(yè)主提供全程的工藝設備采購管理服務，在工藝設備采購總價的基礎上提取一定比率服務費的合作模式。在該模式下，工藝設備的采購價格由業(yè)主根據(jù)項目概算和資金情況及使用要求等方面因素綜合考慮，自行控制?？偝邪淘跇I(yè)主主導的框架下，最大化滿足業(yè)主對工藝設備的各項指標和要求。該承包模式基本不存在盈虧的風險，但利潤相對較低，同時仍存在一定與供應商之間的合同糾紛風險，總體可控，適用于設備采購經(jīng)驗較為欠缺的管理團隊。

1.3 招標前的策劃與準備工作

1.3.1 采購依據(jù)文件的審查

設備采購的依據(jù)文件一般為設計院出具的設備采購詢價書、性能參數(shù)表、規(guī)格書等，采購前技術主管應組織各方專業(yè)人員尤其是使用單位的專業(yè)人員對其進行初步審查，對選型、性能、能耗、安全性、環(huán)保等方面進行充分的探討，確定初步的技術路線，發(fā)現(xiàn)問題及時與設計單位反饋溝通，將顯性問題消除在招標之前。

1.3.2 招標前的技術交流

在工藝設備的招標過程中，難度最大也是最關鍵的是標前考察論證工作。技術主管應負責組織對高價值設備、重點核心設備、大型成套設備、技術路線爭議較大的設備進行標前供應商技術交流工作，可以選取多家行業(yè)內(nèi)主流供應商與業(yè)主一同進行探討，也可前往意向廠家實地考察進行交流。招標方應盡可能詳實地向廠家提供設備運行的工藝參數(shù)、物料特點和狀態(tài)，以及業(yè)主期望實現(xiàn)的操作方式和自動化控制水平等信息。廠家可以根據(jù)上述信息并結合自身技術能力，提供一套初步的技術路線和配置方案供招標方技術團隊參考。

標前交流工作可以有效地解決設計詢價文件的爭議或遺漏問題、補全設備參數(shù)要素、確定工藝技術路線、明確操作要求，為下一步的設備招標提供一個統(tǒng)一的技術平臺、清晰的談判方向，為供應商公平競標、評標團隊合理評標設立一個同等條件的框架。

1.3.3 招標技術協(xié)議的編制

經(jīng)過充分的探討和交流，各方對技術方案和路線達成統(tǒng)一意見之后，技術主管可以進行招標版的設備采購技術協(xié)議的編制工作，經(jīng)業(yè)主和設計單位審查合格后作為招標文件的技術附件。

招標技術協(xié)議應對標的設備的主要性能參數(shù)與配置、核心模塊工藝技術要求、操作方式與自動化水平、執(zhí)行標準、運行壽命、通訊協(xié)議、配件部件的品牌檔次、備品備件、技術服務、質量保證等方面作出明確的原則性要求。需要注意的是，品牌要求不能具有明確的指向性，可以選取多家同檔次品牌供廠家選擇。

1.3.4 潛在供應商的選擇

對于潛在供應商的選擇，項目部需要綜合考慮各家設備廠商的品牌、實力、信譽、業(yè)績、用戶口碑、訴訟糾紛等多方面的因素。采購時應秉承公平、公正的原則，給予所有符合條件的設備廠家同等的平臺、同等的機會。

應對潛在供應商的資質進行資格預審，考察其代理的品牌、產(chǎn)品來源，避免多家企業(yè)代理同一產(chǎn)品的情況。還要考察同類設備各家企業(yè)間是否存在關聯(lián)，避免出現(xiàn)圍標、串標現(xiàn)象。

在確定供貨商數(shù)量時，應盡量尋求多家供應商，避免產(chǎn)品來源單一，價格虛高。同時還要盡量平衡供貨商承擔的工作量，過多有可能造成生產(chǎn)能力不足供貨困難，工期難以保證；過少則有可能形不成批量生產(chǎn)，將不能獲取供貨商批量供貨的優(yōu)惠政策，難以壓低產(chǎn)品的價格和采購成本。

根據(jù)產(chǎn)品工藝需求，可將供貨商分為高、低不同的等級，每個等級中選擇不少于3 家供貨商，但也不宜過多。對于關鍵核心設備不承諾最低價中標，對采購成本嚴加控制，但也絕不能盲目壓低價格，必須保證產(chǎn)品的質量，確保設備能夠安全、穩(wěn)定、長周期運行。

1.4 招標方案的編制

招標前期準備工作完成后，可進行招標方案的編制工作。招標方案應明確標段劃分、招標方式、評標辦法、招標進度計劃安排、潛在供應商初選和采購合同范本等內(nèi)容。招標方案編制完成后，經(jīng)公司內(nèi)部和業(yè)主方審核批準后方可予以執(zhí)行。采購工作應嚴格按照審批后招標方案進行，不得私自改變。

1.5 招標與談判

招標評標工作應按照編制完成的招標方案與招標文件，由項目部或招標代理機構完成。

對于不采用最低價中標法評標的核心關鍵設備和大型成套設備的招標文件可以設定入圍名次范圍。評標時可以對各入圍廠家技術路線、配置水平進行標后澄清和談判，允許投標人對投標文件中沒有明確表述的部分進行當面陳述和解釋，并給投標人一定的答疑時間作出書面澄清。這樣可從多個廠家的投標報價、付款方式、交貨時間、售后服務、產(chǎn)品性能和主要配置等方面進行綜臺評定，擇優(yōu)選取。

對于高價值、核心關鍵設備、大型成套設備的入圍廠家有必要的話可以開展標后實地考察工作，參加人員主要有技術專家、商務人員和監(jiān)督人員等。重點考察入圍企業(yè)的加工生產(chǎn)能力、訂單負荷情況、質量管理體系運行、企業(yè)資金情況等因素，以確認該企業(yè)能夠完全履行合同條款，按期交付合格質量的產(chǎn)品。考察應按照入圍名次依次進行，如果第一家不能勝任，則繼續(xù)考察下一家，直到選出合格中標企業(yè)為止。

若某標段招標時投標人不足3 家，則可在項目部或招標代理機構組織下進行競爭性談判，分別對兩家企業(yè)進行技術澄清和商務談判，由廠家現(xiàn)場出具報價，交由評審組評定，廠家可以有兩次報價機會。競爭性談判優(yōu)先選擇在本地進行，可以提高采購透明度，并可以安排多位專家在場參與談判。談判時必須保證有招標方2 名及以上人員在場，談判主要內(nèi)容要有書面記錄，談判人應嚴守商業(yè)秘密，不能單獨與投標人洽談業(yè)務。

當投標人僅有1 家時，本標段做流標處理，需要重新遴選供應商，再次招標。一般不建議采取單一來源的方式確定中標人，因合規(guī)風險較大。

2 采購管理中易出現(xiàn)的問題

（1）前期潛在供應商調研和考察不夠細致，未能將行業(yè)主流廠家、優(yōu)質產(chǎn)品納入招標。

（2）設計詢價文件審查不嚴，重要工藝參數(shù)缺失，技術交流不充分，造成采購的設備性能不達標，還要進行后期改造，從而帶來經(jīng)濟損失。

（3）供應商資格審查工作不嚴，部分二級代理商進入招標范圍，造成價格虛高；供應商以多重身份參與競標，試圖圍標、串標。

（4）合同約定的生效條款由于某些原因遲遲不能達成，廠家以合同未生效為由，拒不安排排產(chǎn)，致使供貨延遲，影響工期。

（5）違約責任罰則約定缺失或不清晰，供應商鉆合同漏洞延遲交貨，貨不對板、備品備件短斤少兩等。

（6）設計分工分解不明確，未進行有效溝通，造成廠家與設計院重復設計或者設計漏項。

（7）招標過程不能做到公開、公平、公正，制度紀律約束不嚴，出現(xiàn)私下接洽、通風報信、收受禮品回扣等現(xiàn)象。

（8）成套設備由廠家負責現(xiàn)場安裝施工情況下，出現(xiàn)以包代管、管理不到位甚至缺失，造成產(chǎn)品施工質量出現(xiàn)較大問題，竣工調試驗收出現(xiàn)爭議，簽字確認手續(xù)不全。

上述一系列問題的產(chǎn)生，可能是由于管理人員認知不足、經(jīng)驗欠缺造成的，也可能是由于缺乏責任心、使命感造成的，還有可能是由于制度不完善給人以可乘之機。為杜絕上述問題的發(fā)生，公司一方面應加強對管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)和責任意識、紀律意識的教育，打造一批具有高級專業(yè)水平的采購管理與執(zhí)行隊伍；另一方面，還要加強制度建設和監(jiān)督機制的完善，堵住采購管理的漏洞。

3 結論

EPC 總承包項目的工藝設備采購工作是整個EPC項目管理的工作重點和重要支撐，將工藝設備采購管理工作做好，整個EPC 項目也就成功了一半，將為后續(xù)設計、施工打下堅實的基礎。