甯 滔

(四川省德陽市城建檔案館，四川 德陽 618000)

1 城建檔案管理現(xiàn)狀及難點分析

1.1 城建檔案管理現(xiàn)狀

(1) 城建檔案宣傳力度不夠，社會企業(yè)重視程度不高。1980年頒布的《科學技術檔案工作條例》第一次明確地提出建立城市基本建設檔案館的問題，在這之后歷經(jīng)40多年的發(fā)展，人們對城建檔案的重要性有了一定的認識，但還遠遠不夠。不少建設單位尤其是工廠、學校、醫(yī)院等單位對自己的基建檔案重視度不夠，甚至連長期從事房地產(chǎn)開發(fā)的企業(yè)對建設工程檔案資料的管理工作都沒有給予足夠的重視。

(2) 城建檔案的相關法律法規(guī)不完善。目前，城建檔案工作發(fā)展優(yōu)先于城建檔案的立法工作，城建檔案法律規(guī)定和建設領域以及文書檔案方面的相關法律規(guī)定有矛盾，法規(guī)體系尚未形成，缺乏上位法的支撐，可操作性的地方性規(guī)章制度不健全，存在著無章可循、有法難依的情況。

(3) 城建檔案管理水平有待提高，跟不上時代發(fā)展的需求。大部分建設單位不重視檔案，沒有專門的檔案管理部門、辦公場所、管理人員和管理制度，檔案工作人員流動性大，造成部分檔案資料缺失、毀損。部分中小城鎮(zhèn)城建檔案館經(jīng)費欠缺、人員少、管理模式落后，紙質(zhì)檔案和電子檔案不同步，甚至尚未啟用電子檔案，難以順應高速發(fā)展的信息化進程。

(4) 城建檔案歸檔資料缺乏統(tǒng)一的標準格式。檔案工作人員對資料的嚴肅性、證據(jù)性認識不夠，雖有檔案歸檔規(guī)范但不按照規(guī)范要求做，資料的成套性、準確性、完整性得不到保障，沒有統(tǒng)一的標準格式，存在資料內(nèi)容填寫不全或錯誤、簽章不全或滯后，以復印件代替原件等情況。

(5) 城建檔案利用率低，服務方式單一。目前，城建檔案使用和作用僅限于查閱，服務方式較為單一，沒有對館藏檔案資料進行深入的挖掘利用，編研成果少或沒有。

(6) 檔案工作人員少、業(yè)務水平有待提高。由于城建檔案的社會地位不高，對其重要性認識不夠，檔案工作人員偏少，事業(yè)單位增編困難，專業(yè)技術人員少或缺乏，知識結(jié)構(gòu)不均衡，不利于檔案的管理和城建檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

1.2 存在的問題和難點

(1) 收集模式過于單一。紙質(zhì)檔案收集比較多，案卷質(zhì)量差、不規(guī)范。

(2) 檔案信息化建設進度滯后。由于城建檔案館基礎設施落后、經(jīng)費緊張、人員技術力量薄弱，技術組織缺乏有力支撐、管理技術缺乏規(guī)范性、標準規(guī)范不統(tǒng)一，導致城建檔案信息化進程相對緩慢。

(3) 硬件設備投入不夠。城建檔案信息化要求信息資源共享與信息快速轉(zhuǎn)換，而目前的硬件配置、網(wǎng)絡組建相對滯后不能適應信息化快速發(fā)展的要求。

(4) 軟件開發(fā)和系統(tǒng)開發(fā)的節(jié)奏緩慢。城建檔案管理系統(tǒng)的使用進一步提高了檔案管理水平，但需要對整個管理系統(tǒng)進行統(tǒng)籌優(yōu)化，而目前城建檔案管理系統(tǒng)開發(fā)都缺乏相應的應對辦法。

(5) 現(xiàn)有管理理念需進行改變。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著明顯差異，使用舊的管理方法，不能順應當前城市建設的高速發(fā)展，也違背了高質(zhì)量發(fā)展的要求，這就急需檔案管理人員轉(zhuǎn)變思路，進一步學習新的管理方法和知識，而這方面正是目前城建檔案管理的相對薄弱環(huán)節(jié)。

2 對策及設想

2.1 加大宣傳力度，拓展宣傳方式

(1) 結(jié)合“國際檔案日”和檔案機構(gòu)成立周年紀念日開展各種主題鮮明、內(nèi)容豐富、形式多樣的宣傳活動，加大城建檔案的宣傳力度，提高人民群眾對城建檔案的社會認知度。

(2) 采取主動上門服務，不定期地舉辦培訓、座談、研討會議、圖片展覽、演講、競賽，以及充分利用畫冊、廣播媒體和互聯(lián)網(wǎng)等方式對檔案法制、檔案知識、檔案館藏和檔案工作等進行廣泛宣傳。

(3) 通過打造獨有的城建檔案文化，樹立品牌效應，采用市場營銷策略，對城建檔案資源利用進行宣傳，使城建檔案能夠“有為才有位”，進而提升城建檔案的社會地位，使得公眾認識到其重要性而推動城建檔案資源的收集和利用工作的開展。

2.2 建立健全機構(gòu)，保障人員經(jīng)費

領導和政府層面對城建檔案工作的重視程度直接影響到城建檔案工作發(fā)展的經(jīng)費保障、機構(gòu)設置和人員配備。要進一步提升城建檔案主管領導對城建檔案工作的重視程度，促進城建檔案的機構(gòu)設立、人員配備及發(fā)展經(jīng)費的落實，以便推動城建檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。多途徑地引進人才，提升人才隊伍建設，為城建檔案管理系統(tǒng)的更新和升級做準備。

2.3 建立健全城建檔案法制體系，推動依法治檔

(1) 清理現(xiàn)行法律法規(guī)，建立和完善城建檔案法制體系，做到有法可依。根據(jù)新形勢編制適應新環(huán)境的法律法規(guī)、部門規(guī)章和地方性規(guī)章，建立健全各項管理制度用以指導城建檔案管理工作。將城建檔案內(nèi)容納入城市建設的相關的法規(guī)中，實現(xiàn)城建檔案工作與城市建設管理同步發(fā)展。

(2) 積極協(xié)調(diào)，取得執(zhí)法主體資格，加強城建檔案執(zhí)法監(jiān)督工作。例如每年集中開展專項檢查指導和參加城市建設其他部門的聯(lián)合檢查活動，真正實現(xiàn)用法律手段來管理城建檔案工作。

2.4 加大城建檔案基礎檔案的收集，進一步豐富館藏

(1) 調(diào)整檔案管理機制，細化城建檔案管理辦法，把城建檔案管理納入基本建設體系，從而促進城建檔案的收集。在報建的審批環(huán)節(jié)，建設單位需與城建檔案館簽訂《建設工程檔案報送責任書》，并通過合同制約明確建設工程相關單位的歸檔職責，城建檔案館根據(jù)工程情況對其城建檔案進行事前、事中、事后的監(jiān)督指導服務。

(2) 積極協(xié)調(diào)建設行業(yè)其他行政主管部門，對工程檔案進館情況進行考核，以促進城建檔案的收集。例如，對于重點工程項目，可以協(xié)調(diào)財政部門在支付工程尾款時，查驗城建檔案資料認定情況作為工程尾款支付的前置條件。

(3) 建設工程檔案驗收承諾制。對社會投資的中小型工程，建設單位在工程建設項目審批管理信用信息平臺有良好信用記錄的，由申請單位做出書面承諾，城建檔案管理機構(gòu)在竣工驗收階段直接給予驗收通過的意見，線上線下檔案可以一次性按照承諾時間辦理接收進館。承諾時間從工程項目竣工時起算最長為3個月，并將承諾履行情況記錄與工程建設項目審批信用平臺數(shù)據(jù)共享。

(4) 改進館藏檔案結(jié)構(gòu)，擴充館藏檔案門類，推廣檔案資源收集方法的多樣化。加大對歷史城建檔案、民生工程檔案、城市基礎設施檔案、地下管線檔案的收集力度。

(5) 加強事中事后管理。城建檔案管理機構(gòu)利用工程建設審批管理平臺，實時開展跟蹤指導服務。對承諾制的項目，在規(guī)定時間內(nèi)對承諾單位履行承諾的情況進行檢查，未履行承諾的，撤銷其建設工程檔案驗收意見并追究承諾人相應責任。

2.5 加速建立數(shù)字化檔案館，推進城建檔案信息化建設

(1) 加大設施設備投入。按照信息化建設的需要，配置相應的辦公設施設備，建立檔案資源運行和使用平臺，減少檔案的歸檔周期，提高城建檔案的準確性、時效性和使用率。

(2) 積極進行管理軟件系統(tǒng)優(yōu)化和升級。進一步優(yōu)化和升級現(xiàn)有的城建檔案管理系統(tǒng)以滿足現(xiàn)有檔案資源的信息化工作需求，逐步建立全市的城建檔案一體化管理平臺，實現(xiàn)在線移交和查閱檔案。

(3) 激活市場潛力，增加服務力量。進一步貫徹落實《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的文件精神，規(guī)范并支持檔案中介機構(gòu)、專業(yè)機構(gòu)參與檔案事務，彌補城建檔案管理機構(gòu)人員不足的缺陷，充分發(fā)揮市場活力，提升城建檔案服務質(zhì)量。通過購買服務的方式，開展檔案數(shù)字化以及聲像檔案工作。

2.6 提升城建檔案工作人員業(yè)務技能，打造人才隊伍

(1) 加強城建檔案干部職工的學習教育和培訓。定期組織學習、開展業(yè)務培訓，鼓勵自學等方式，來提升城建檔案干部職工的綜合業(yè)務水平。

(2) 合理配置專業(yè)人才。按照城建檔案發(fā)展需要，城建檔案工作人員需要具備檔案、建筑、計算機等多方面的技能。需要通過多種手段引進各種專業(yè)技術人才和管理人才，如高薪外聘、臨時借調(diào)，向社會公開招聘等。同時借鑒企業(yè)管理的一些先進經(jīng)驗，采用相關措施防止人才的流失，比如提供具有競爭力的薪酬，人職匹配，領導與職工交流，鼓勵和激勵先進，創(chuàng)建檔案文化和品牌，將單位的發(fā)展和職工的發(fā)展聯(lián)系起來，增加集體榮譽感和歸屬感等。

(3) 采用“走出去、請進來”的方法，積極與先進城建檔案館進行交流學習，借鑒先進經(jīng)驗，不斷完善和進步。

(4) 加強工程檔案資料員的業(yè)務培訓。每年定期組織開發(fā)企業(yè)、建筑企業(yè)、監(jiān)理企業(yè)工程檔案資料員參加建設工程檔案從業(yè)人員業(yè)務交流培訓。確保城建檔案從業(yè)人員全面學習和掌握建設工程檔案資料收集、整理、立卷、歸檔新要求和相關注意事項，提高進館的建設工程檔案的質(zhì)量，推進城建檔案工作。

3 結(jié)束語

總之，在新形勢下城建檔案管理工作要可持續(xù)地高質(zhì)量發(fā)展，就必須改變觀念，主動創(chuàng)新，以法制建設為依托，以人才建設為重點，以服務社會為宗旨，建立適應新形勢下的城建檔案管理體制，為城市建設和經(jīng)濟發(fā)展提供服務。