□中鐵工程設(shè)計咨詢集團(tuán)有限公司 張梅

從形式上看，檔案是一種“記錄”；對企業(yè)發(fā)展而言，檔案作為保存事實與記憶的歷史記錄，更是一筆寶貴的企業(yè)文化財富。如何以檔案為載體厚植企業(yè)文化，是創(chuàng)新管理的新視野。

一、檔案成為企業(yè)文化財富的內(nèi)在邏輯

首先，從社會發(fā)展視角看，檔案連接了歷史與未來。國際檔案理事會以“雙面神”為會徽形象，兩個朝向相反的面孔喻示著檔案是一個兼顧過去與未來的角色，它將過去的記憶妥善保存，并將之傳承于未來。

中國“鐵路之父”詹天佑有每天堅持寫日記的習(xí)慣，從他于1905 年至1907 年之間的日記中可以看出當(dāng)時的政治環(huán)境、京張鐵路工程的前期準(zhǔn)備、修建過程中遇到的困難、勘測數(shù)據(jù)、每天的工程進(jìn)度、員工管理等一系列問題，為了解當(dāng)時的歷史、再現(xiàn)京張鐵路的修建場景提供了豐富、翔實而可靠的資料。此外，在工程中，詹天佑也注意收集積累檔案材料，他幾乎將所有的日記、文稿、賬冊、來信、來文以及工程的草圖、底圖、藍(lán)圖等全部保存下來。

其次，從企業(yè)視角看，檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史記錄。企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式文件的集合，是企業(yè)各種智能活動的歷史記錄，更是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。檔案真實地記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，反映了企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中取得的成績和積累的經(jīng)驗，是企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的重要憑證，也是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

企業(yè)面對的新情況越來越多。企業(yè)投資項目增多、業(yè)務(wù)領(lǐng)域擴大，都涉及到檔案管理的跟進(jìn)。利用好企業(yè)檔案，一方面能為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況、適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，企業(yè)檔案本身存貯著科學(xué)文化知識，是對員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)和科學(xué)技術(shù)再教育的特殊“教科書”，具有知識再生和科技創(chuàng)新的支撐作用。

二、影響檔案資源發(fā)揮價值的問題與對策

然而，目前企業(yè)內(nèi)部管理中對檔案管理仍然存在不少問題。例如，業(yè)務(wù)部門不重視歸檔工作，認(rèn)為檔案放在手邊，使用起來更為方便，導(dǎo)致大量檔案散布在業(yè)務(wù)部門；檔案體系化建設(shè)缺失，亟需多方協(xié)調(diào)配套；檔案工作各說各話，導(dǎo)致檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)；信息化建設(shè)尚處在起步階段，網(wǎng)上查詢、借閱不完備，兼收兼容不完善；傳統(tǒng)載體數(shù)字化程度低，影響信息共享；信息工具的智能性、高效性沒有體現(xiàn)；檔案資源開發(fā)利用水平低；檔案隊伍素質(zhì)能力有待提高。如此種種，導(dǎo)致當(dāng)前企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的整體水平不高，建立健全檔案管理體系、加強檔案資源建設(shè)迫在眉睫。

一是急需建立健全檔案管理體系

檔案管理具備全員性和全過程性特征。檔案管理的全員性，即指企業(yè)中凡與文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關(guān)的崗位任職人員，都具有合規(guī)合法地形成和處置文件材料的職責(zé)。檔案管理的全過程性，即指在企業(yè)各項工作的過程中，特別是在文件材料處理的關(guān)鍵節(jié)點上，都應(yīng)當(dāng)有明確的管理內(nèi)容和管理要求。因此，明確檔案管理人員職責(zé)、完善檔案管理體系，貫徹檔案管理的全員參與和全過程控制, 是提升檔案管理工作水平的關(guān)鍵。

二是需要從資源建設(shè)高度強化企業(yè)檔案管理

檔案管理效果是通過依法歸檔和利用來發(fā)揮作用和效果的，要建立企業(yè)文件材料積累、清理管理制度。文件材料積累是指企業(yè)各工作崗位任職人員針對自身形成和處理的各類文件材料所開展的規(guī)范化留存，此項工作既是各崗位的日常工作內(nèi)容，也是保證文件材料高質(zhì)量歸檔的基礎(chǔ)。企業(yè)文件材料清理是指對企業(yè)在各項工作中、各個部門（崗位） 中產(chǎn)生和處理的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據(jù)，以及它載體或數(shù)字格式的記錄等） 進(jìn)行有計劃的排查，并根據(jù)文件材料的有關(guān)特征將其系統(tǒng)化。有效的文件材料清理將使企業(yè)各類信息數(shù)據(jù)類有所依，運行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確，為企業(yè)文件材料的歸檔管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

三是創(chuàng)新檔案管理模式，充分展現(xiàn)其文化資源優(yōu)勢

首先，要求企業(yè)檔案管理專業(yè)人員樹立主動研究、精準(zhǔn)服務(wù)的工作意識。檔案管理專業(yè)性較強，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對企業(yè)有較深的研究。檔案人員應(yīng)當(dāng)熟悉館藏，了解企業(yè)發(fā)展的歷史，熟悉企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和工作流程。檔案人員絕不僅僅是“收發(fā)員”，而是應(yīng)當(dāng)在資料中總結(jié)問題、研究歷史，找到對企業(yè)發(fā)展有用的資料。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，做到快速檢索和借閱是檔案人員首要的基本功，也是快捷服務(wù)的必需。除了熟練掌握檢索工具，檔案人員在工作中也應(yīng)當(dāng)主動創(chuàng)造更便捷的檢索方式。

其次，要從企業(yè)戰(zhàn)略層面提升全員檔案的資源意識。將檔案管理作為企業(yè)戰(zhàn)略管理的重要組成部分，提高管理者和職工的資源意識，這也是創(chuàng)新檔案管理的關(guān)鍵舉措。以制度化路徑監(jiān)督各部門做好文件積累，為歸檔工作奠定基礎(chǔ)；指導(dǎo)開展文件立卷整理工作，確保歸檔文件的質(zhì)量；更應(yīng)組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作能力。同時，要將檔案管理中的監(jiān)督指導(dǎo)職能落到實處，企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)當(dāng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件是否完整、系統(tǒng)。

再次，對檔案信息資源進(jìn)行挖潛與拓展。開發(fā)檔案信息資源，最基本也最常用的措施是對檔案實體的第一次開發(fā)，亦稱第一次整理，即將檔案原件根據(jù)一定的原則和要求，進(jìn)行收集、分類、立卷、排列、編目、鑒定、編制檢索工具以及統(tǒng)計等。其目的是方便讀者利用，保護(hù)原件，盡可能地延長檔案原件的壽命。檔案部門目前主要的服務(wù)方式是“你查我調(diào)，你走我收”，屬于“被動式”地提供給讀者利用。而對檔案的二次開發(fā)是對檔案信息資源的二次整理，要求檔案管理專業(yè)人員按照企業(yè)利用檔案信息的客觀規(guī)律，將價值較高的檔案信息從檔案實體中抽出來，經(jīng)過科學(xué)的再加工，生產(chǎn)出檔案文獻(xiàn)信息產(chǎn)品。

第四，推動數(shù)字化檔案資源管理的落地。信息化管理環(huán)境和管理手段對企業(yè)檔案管理提出了新的要求。隨著信息技術(shù)和電子政務(wù)的發(fā)展，電子文件將是未來檔案信息資源的主要來源，所以在檔案信息資源開發(fā)過程中，檔案管理部門直接開發(fā)電子化的檔案信息資源以及將傳統(tǒng)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理以方便保管及開發(fā)利用，是現(xiàn)代檔案資源開發(fā)的兩種基礎(chǔ)行為。要逐步將數(shù)字化的檔案信息資源分等級接入網(wǎng)絡(luò)，讓用戶實現(xiàn)分等級網(wǎng)絡(luò)利用，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息資源宣傳，開展檔案信息網(wǎng)絡(luò)化編研，接受用戶的檔案信息咨詢，從而實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。這樣做，不僅可以提高檔案信息資源的共享程度，方便用戶利用檔案信息資源，提高利用效率，還順應(yīng)了企業(yè)管理網(wǎng)絡(luò)化的趨勢，為之后的檔案工作發(fā)展拓展空間，跟上時代的步伐。

沒有檔案就沒有繼承，而不繼承就不可能創(chuàng)新。檔案記載著企業(yè)發(fā)展的歷程，保證它的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效，充分挖掘它的價值，滿足企業(yè)各層面工作的需求，為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和重點工作提供全方位、多元素、主動優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是企業(yè)檔案管理工作的核心使命和永恒主題。唯有從戰(zhàn)略高度謀劃企業(yè)檔案管理工作，方能真正體現(xiàn)其在推動創(chuàng)新、提升管理效率、孕育企業(yè)文化方面的獨特價值。