白鈺杰 楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院
信息時(shí)代下,依托全新技術(shù)手段,財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)從人工記賬到財(cái)會(huì)電算化的轉(zhuǎn)變,推動(dòng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作信息化的發(fā)展。在全新的環(huán)境中,業(yè)務(wù)管理模式也發(fā)生相應(yīng)的變化,信息化程度的不斷加強(qiáng),推動(dòng)業(yè)務(wù)活動(dòng)高質(zhì)量的實(shí)施。但是,由于在組織內(nèi)容各部門(mén)只注重自身發(fā)展,忽視各部門(mén)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的相互融通,造成信息孤島現(xiàn)象頻發(fā),影響組織內(nèi)部信息化程度的提升。面對(duì)這種問(wèn)題,在信息化深度發(fā)展的進(jìn)程中,還需要加強(qiáng)各部門(mén)的溝通,以業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合,強(qiáng)化內(nèi)部管理成效,為財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定良好的根基。
高校作為我國(guó)行政單位,承擔(dān)著培養(yǎng)高素質(zhì)人才的教育職責(zé),并肩負(fù)著服務(wù)社會(huì)和產(chǎn)業(yè)的重要使命。高校作為有著特殊服務(wù)性質(zhì)的單位,與其他職能部門(mén)相比較,有著業(yè)務(wù)類(lèi)型復(fù)雜、資金來(lái)源單一、交易活動(dòng)特殊等特點(diǎn),而各部門(mén)分工明確,使院院校內(nèi)財(cái)務(wù)信息被割裂,出現(xiàn)信息傳遞速度過(guò)慢,各部門(mén)信息傳遞不及時(shí)等問(wèn)題。而全新的會(huì)計(jì)制度,要求財(cái)務(wù)部門(mén)制定定位轉(zhuǎn)型,在基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)管理之上發(fā)揮管理職能,樹(shù)立全新的工作目標(biāo)。這就造成傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式難以滿(mǎn)足新的要求,難以實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)工作轉(zhuǎn)型發(fā)展。針對(duì)這一現(xiàn)狀,立足新的目標(biāo),強(qiáng)化業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)融合程度,可提升財(cái)務(wù)核算精準(zhǔn)度,并促進(jìn)高校內(nèi)部控制建設(shè)。一方面,高校建立財(cái)務(wù)共享平臺(tái),是落實(shí)《新會(huì)計(jì)制度》的前提和基礎(chǔ)。而將財(cái)務(wù)工作融入業(yè)務(wù)流程中,改變資產(chǎn)折舊計(jì)提、成本費(fèi)用攤銷(xiāo)等核算方法,可使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更為精準(zhǔn),財(cái)務(wù)核算質(zhì)量提升,為高校的運(yùn)行發(fā)展提供重要參考。另一方面,業(yè)財(cái)融合可促進(jìn)高校內(nèi)部控制建設(shè),實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部治理能力的顯著提升。高校作為特殊性質(zhì)的行政單位,內(nèi)部信息不公開(kāi),各職能部門(mén)相對(duì)獨(dú)立,使院校內(nèi)部很多權(quán)力集中,出現(xiàn)內(nèi)部管理職能難以發(fā)揮的現(xiàn)象,不利于內(nèi)部管控。而借助新的技術(shù)手段,構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù),將各類(lèi)業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確傳遞到財(cái)務(wù)部門(mén),防止內(nèi)部出現(xiàn)信息不精準(zhǔn)、徇私舞弊等情況,不斷提升高校各類(lèi)資源合理分配,高校從全局視角落實(shí)內(nèi)部管控,促進(jìn)院校治理能力和治理水平的顯著提升。
信息化時(shí)代背景下,高校財(cái)務(wù)工作信息化程度有所提升,但是仍然處在全新會(huì)計(jì)制度實(shí)施的初期階段,高校內(nèi)部尚未建立完善的內(nèi)部運(yùn)行系統(tǒng),沒(méi)有實(shí)現(xiàn)各部門(mén)信息的相互融合溝通,造成業(yè)財(cái)融合過(guò)程中仍存在諸多的問(wèn)題阻礙。而究其原因,一是高校業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作目標(biāo)不一致,業(yè)務(wù)活動(dòng)主要包含教學(xué)、科研、行政等,以強(qiáng)化辦學(xué)水平,提升科研能力為主。而財(cái)務(wù)部門(mén)主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析,結(jié)合各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行成本控制、成本核算等。業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作各司其職,工作內(nèi)容和目標(biāo)不一致,在推進(jìn)業(yè)財(cái)融合過(guò)程中存在較大的困難。二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相互分離,高校教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng),分離于財(cái)務(wù)系統(tǒng)之外,使很多業(yè)務(wù)活動(dòng)難以被財(cái)務(wù)中心快速識(shí)別,并提取相關(guān)的業(yè)務(wù)信息,造成業(yè)財(cái)難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的相互結(jié)合。在教務(wù)系統(tǒng)中,由于教學(xué)是高校的基礎(chǔ)業(yè)務(wù),教務(wù)系統(tǒng)側(cè)重于服務(wù)教育工作,系統(tǒng)中設(shè)置的功能更多的是方便師生選課、成績(jī)查詢(xún)、資料下載等,沒(méi)有與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接的窗口,教務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)信息,需要經(jīng)過(guò)下載和傳輸,才能進(jìn)入到財(cái)務(wù)部門(mén)中,使業(yè)財(cái)溝通融合的效能不高,業(yè)財(cái)融合流于形式。而科研系統(tǒng)也存在與財(cái)務(wù)工作融合對(duì)接上的不足,雖然高校加強(qiáng)科研系統(tǒng)建設(shè),但是財(cái)務(wù)人員在錄入科研項(xiàng)目和信息時(shí),仍需要手動(dòng)完成立項(xiàng),無(wú)法實(shí)現(xiàn)各類(lèi)信息的同步傳輸,造成財(cái)務(wù)工作量增加,很多科研活動(dòng)產(chǎn)生的信息難以快速進(jìn)入財(cái)務(wù)部門(mén),造成財(cái)務(wù)處理不及時(shí)。在采購(gòu)系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)成本預(yù)算數(shù)據(jù)不能被采購(gòu)部門(mén)快速提取,采購(gòu)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的成本信息、支出,不能與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配,造成很多成本核算不精準(zhǔn),財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)督部不到位。
高校業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)繁雜,管理體系龐大,要求高校從戰(zhàn)略的角度完成頂層設(shè)計(jì),落實(shí)完善的管理制度,將各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)活動(dòng)串聯(lián),保障高校各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。還需要將業(yè)務(wù)流程切入到財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中,解決好關(guān)鍵階段的信息和數(shù)據(jù)傳輸問(wèn)題。但現(xiàn)實(shí)情況是,高校管理系統(tǒng)的建立,忽視業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作融合和溝通等問(wèn)題,針對(duì)全新的要求,高校只開(kāi)通點(diǎn)對(duì)點(diǎn)交流的平臺(tái),對(duì)于數(shù)據(jù)同步、信息傳輸、業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)共同處理等方面,沒(méi)有打通相應(yīng)的融合渠道。這就造成業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱(chēng),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以真實(shí)地反映業(yè)務(wù)開(kāi)展情況,財(cái)務(wù)工作也無(wú)法指導(dǎo)業(yè)務(wù)活動(dòng),只有在業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生之后,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)才能逐步傳輸給財(cái)務(wù)部門(mén),或是在財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)報(bào)表制定的環(huán)節(jié),兩個(gè)部門(mén)才展開(kāi)溝通和合作,造成業(yè)財(cái)難以真正融合,不但降低高校財(cái)務(wù)處理效率,也難以形成財(cái)務(wù)外部監(jiān)督,影響高校各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)施質(zhì)量,不利于高校在新時(shí)期下穩(wěn)步發(fā)展。
為進(jìn)一步確保高校財(cái)務(wù)管理真正實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合發(fā)展,必須緊密結(jié)合不同事項(xiàng)、不同部門(mén)、不同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),在業(yè)財(cái)融合構(gòu)建初期,鼓勵(lì)財(cái)務(wù)部門(mén)主動(dòng)介入業(yè)務(wù)部門(mén),嚴(yán)格審核業(yè)務(wù)部門(mén)各項(xiàng)項(xiàng)目活動(dòng),梳理業(yè)務(wù)尋找關(guān)鍵切入點(diǎn)與潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。提出針對(duì)性指導(dǎo)建議,能夠優(yōu)化財(cái)務(wù)預(yù)期效果,幫助業(yè)務(wù)部門(mén)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。緊密結(jié)合各類(lèi)業(yè)務(wù)自身運(yùn)作的規(guī)律與發(fā)展規(guī)則,充分考慮業(yè)務(wù)流程,從論證、預(yù)算、管理決策、執(zhí)行、風(fēng)險(xiǎn)防控到財(cái)務(wù)效益與績(jī)效考評(píng)等各個(gè)工作環(huán)節(jié),貫穿于業(yè)務(wù)全方位、全生命周期,實(shí)時(shí)全程跟蹤管理。比如,在業(yè)務(wù)前期論證階段,財(cái)務(wù)部門(mén)便需要指派專(zhuān)人融入業(yè)務(wù)之中,通過(guò)財(cái)務(wù)預(yù)算和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè),細(xì)化評(píng)估業(yè)務(wù)可行性和潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),以最大化幫助業(yè)務(wù)部門(mén)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),把控經(jīng)費(fèi)支出,促進(jìn)業(yè)務(wù)項(xiàng)目順利進(jìn)行。
在信息化環(huán)境下推進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理業(yè)財(cái)融合發(fā)展,應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代創(chuàng)新發(fā)展機(jī)遇,積極引進(jìn)當(dāng)下最為先進(jìn)、科學(xué)的信息技術(shù)手段與設(shè)備設(shè)施,緊密結(jié)合業(yè)財(cái)融合工作內(nèi)容和特點(diǎn),搭建完善、科學(xué)且便捷的業(yè)財(cái)融合管理平臺(tái),為高校開(kāi)展各項(xiàng)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合工作提供技術(shù)支持和保障,能夠切實(shí)實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)共享互通。
一是聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)研發(fā)人員,緊密結(jié)合具體工作內(nèi)容、要求和發(fā)展目標(biāo),優(yōu)化升級(jí)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),統(tǒng)一編碼規(guī)則,將學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)等與財(cái)務(wù)部門(mén)核算系統(tǒng)相對(duì)接,便于實(shí)現(xiàn)多方資源共享。便于財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一管理,能夠有效打破信息孤島,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。二是將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與校內(nèi)其他部門(mén)系統(tǒng)對(duì)接,如教職工等人員的工資管理系統(tǒng)與人事管理部門(mén)管理系統(tǒng)對(duì)接,將財(cái)務(wù)部門(mén)核算管理系統(tǒng)與資產(chǎn)管理部門(mén)系統(tǒng)對(duì)接等等,保證部門(mén)之間數(shù)據(jù)統(tǒng)一,提高數(shù)據(jù)交換效率,為各項(xiàng)決策部署與組織活動(dòng)提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)參考。三是借助智能機(jī)器,引進(jìn)現(xiàn)代化智能軟件與硬件設(shè)施,配備專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)人員,組建人機(jī)一體化智能管理系統(tǒng),組織開(kāi)展各種業(yè)財(cái)融合活動(dòng)。比如,在人機(jī)一體化混合智能系統(tǒng)中開(kāi)展自動(dòng)對(duì)賬、自動(dòng)錄入和應(yīng)答等自動(dòng)化辦公;利用RPA技術(shù)與人工智能技術(shù),對(duì)財(cái)務(wù)票據(jù)整理、分類(lèi)等工作模式進(jìn)行大量的深度學(xué)習(xí),僅可通過(guò)智能系統(tǒng)便可完成填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)、票據(jù)切割、發(fā)票信息自主識(shí)別、業(yè)務(wù)內(nèi)容判斷、自動(dòng)生成報(bào)銷(xiāo)單等一系列工作流程。能夠簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程,提高工作效率,減輕工作壓力。四是利用信息技術(shù)完善業(yè)財(cái)融合管理平臺(tái)中的智能稽查功能,當(dāng)完成業(yè)務(wù)活動(dòng)后,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人可通過(guò)PC端或手機(jī)端在線審批,審批通過(guò)后,業(yè)務(wù)經(jīng)辦員便可及時(shí)獲取審批信息,并按照規(guī)定將發(fā)票投入財(cái)務(wù)指定智能收單機(jī)中。當(dāng)機(jī)器接收到智能收到信息后,便會(huì)自動(dòng)與投入單據(jù)信息進(jìn)行對(duì)比,確保上傳單據(jù)信息與投入單據(jù)信息相一致。核對(duì)無(wú)誤才可通過(guò)智能核算系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證,與投入的發(fā)票綁定形成數(shù)字檔案,為后續(xù)財(cái)務(wù)管理工作開(kāi)展提供真實(shí)、完善的信息參考。
建立完善且覆蓋全面的財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度體系,對(duì)于推動(dòng)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)深度融合,將各項(xiàng)政策方針落到實(shí)處,保障執(zhí)行效果具有重要作用。因此,為促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理工作高質(zhì)量、高效化開(kāi)展,需緊密結(jié)合高校財(cái)務(wù)管理實(shí)際工作內(nèi)容、發(fā)展目標(biāo)與工作特點(diǎn),搭建符合實(shí)際、科學(xué)、覆蓋全面的業(yè)財(cái)融合規(guī)章制度體系,將各項(xiàng)制度、規(guī)則落到業(yè)財(cái)融合實(shí)際工作當(dāng)中,完善內(nèi)部控制,提升內(nèi)部控制實(shí)施效果。
一是基于高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)發(fā)展趨勢(shì),將內(nèi)控信息化建設(shè)作為增強(qiáng)內(nèi)控效果的重要抓手,加快推進(jìn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、基建、采購(gòu)、科研等業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,建立規(guī)則內(nèi)嵌的制度體系。在制度引領(lǐng)下,確保各工作人員能夠科學(xué)運(yùn)用信息化平臺(tái)開(kāi)展相應(yīng)工作。二是通過(guò)業(yè)財(cái)融合平臺(tái),將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)工作制度、工作規(guī)范及準(zhǔn)則等信息融入融合平臺(tái)當(dāng)中,包括差旅審批程序、差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等,從源頭規(guī)范和管控業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi);利用采購(gòu)服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)開(kāi)展采購(gòu)審批、資產(chǎn)入庫(kù)以及招標(biāo)內(nèi)置等各項(xiàng)工作程序,利用系統(tǒng)功能對(duì)采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程給予控制,保證各項(xiàng)采購(gòu)環(huán)節(jié)的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性;利用系統(tǒng)調(diào)查沒(méi)有資質(zhì)或信用不良的供貨方,排除采購(gòu)環(huán)節(jié)存在的不必要風(fēng)險(xiǎn)。三是建立責(zé)任分配制與責(zé)任追究制,明確劃分財(cái)務(wù)管理人員具體責(zé)任,明確各部門(mén)、各工作人員自身職責(zé),因個(gè)人失誤影響業(yè)財(cái)融合實(shí)施效果者,應(yīng)給予嚴(yán)格的處分和責(zé)任追究。并將處罰結(jié)果予以公示,以起到警醒、示范和約束作用,提高財(cái)務(wù)人員對(duì)此方面的重視,確保業(yè)財(cái)融合快速、高效、高質(zhì)量推進(jìn)。四是注重過(guò)程管理,將制度、規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)分解成一系列流程,根據(jù)具體情況對(duì)流程加以控制。需要求財(cái)務(wù)部門(mén)定期組織職能部門(mén)、科研人員對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)展開(kāi)分析、研究,及時(shí)梳理、發(fā)現(xiàn)其中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),并建立一套完整的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制,指派專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)實(shí)施監(jiān)督和管控。根據(jù)發(fā)展情況,選擇性在業(yè)財(cái)融合平臺(tái)中實(shí)施內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)防范措施,對(duì)高校內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)給予實(shí)時(shí)監(jiān)控,以便于更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)督職能,促進(jìn)高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)順利開(kāi)展。
為在信息化背景下創(chuàng)新開(kāi)展高效財(cái)務(wù)管理工作,助推業(yè)財(cái)深度融合,需逐步探索全面預(yù)算績(jī)效管理機(jī)制,將以往只重視預(yù)算收支平衡問(wèn)題的管理模式,轉(zhuǎn)化為重視預(yù)算支出效果和效率。并以此為理念和指導(dǎo),結(jié)合實(shí)際搭建一套貫穿預(yù)算編制、實(shí)施、監(jiān)督等全過(guò)程的全面預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)體系,綜合體現(xiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)落實(shí)業(yè)財(cái)融合措施的成效和不足,為促進(jìn)財(cái)務(wù)管理模式改革、優(yōu)化提供新的思考方向。而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),必須明確要求高校業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等雙方主體共同參與,其中,才能真正發(fā)揮業(yè)財(cái)融合優(yōu)勢(shì)。首先,在制定業(yè)財(cái)融合績(jī)效評(píng)價(jià)體系時(shí),需主動(dòng)征求業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn),了解雙方在融合過(guò)程中遇到的實(shí)質(zhì)性難題,以便于績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)的設(shè)置符合雙方工作實(shí)際。其次,參考領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn),采取定性與定量相結(jié)合的評(píng)獎(jiǎng)方法,在確定具體指標(biāo)時(shí),既要設(shè)置定性指標(biāo),也要設(shè)置定量指標(biāo),充分發(fā)揮業(yè)財(cái)融合優(yōu)勢(shì),圍繞高校發(fā)展戰(zhàn)略制定一個(gè)科學(xué)的績(jī)效目標(biāo),以保證績(jī)效評(píng)價(jià)體系設(shè)置真實(shí)有效。最后,結(jié)合人員發(fā)展實(shí)際和需求,積極搭建針對(duì)性、有效性、人性化的獎(jiǎng)懲機(jī)制,將工作績(jī)效、評(píng)價(jià)結(jié)果、培訓(xùn)成果與年終獎(jiǎng)勵(lì)、評(píng)職評(píng)優(yōu)等激勵(lì)機(jī)制掛鉤,以更好地激發(fā)人員履行職責(zé)、提升自己、完善自己的主動(dòng)性和積極性,充分激發(fā)業(yè)財(cái)融合創(chuàng)新活力。
總而言之,現(xiàn)階段,在全新會(huì)計(jì)制度改革下,高校雖然提升財(cái)務(wù)信息化程度,但是忽視了業(yè)財(cái)融合的重要意義。使各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)獨(dú)立于財(cái)務(wù)系統(tǒng)之外,在不同工作內(nèi)容、工作目標(biāo)、工作制度下,二者各自獨(dú)立,難以實(shí)現(xiàn)相互融通。對(duì)此,高校需要主動(dòng)調(diào)控業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程的匹配度,并借助新的技術(shù)手段,搭建業(yè)財(cái)融合管理平臺(tái),促進(jìn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的快速共享。并完善相應(yīng)的管理制度內(nèi)容,強(qiáng)化高校內(nèi)部控制能力,以全新的管理人才隊(duì)伍,支撐業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作高質(zhì)量落實(shí),并在運(yùn)行和發(fā)展中,實(shí)現(xiàn)相互融通、相互促進(jìn)、共同創(chuàng)新發(fā)展。