文/航空工業(yè)計算所 閆潤中 劉蓉

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的發(fā)布給我國檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展帶來新的契機。在頂層規(guī)劃明確方向的大背景下，企業(yè)檔案如何通過流程再造提升管控效能，尤其是在知識經(jīng)濟時代如何更好地為企業(yè)發(fā)展提供檔案資源知識化服務(wù)，增強企業(yè)核心競爭力，是本文將要探討的核心。

一、數(shù)字檔案平臺引入知識管理的可行性分析

本質(zhì)上講，知識管理就是依靠一套管理系統(tǒng)，讓需要管理的組織與個體規(guī)律化、規(guī)則化、系統(tǒng)化，減少對人力的依賴。通過最大化解放人力，同時不斷對獲取的信息進(jìn)行知識化加工、分享、更新、反饋，實現(xiàn)系統(tǒng)與人腦的信息交互并形成反哺循環(huán)。

目前，數(shù)字檔案平臺的普遍使用是檔案信息化管理的基礎(chǔ)標(biāo)志，作為企業(yè)重要信息資源的收集和匯總平臺，是企業(yè)知識歸納和凝練的載體。在新的發(fā)展要求下，企業(yè)數(shù)字檔案館需要借助新的信息化技術(shù)、新的管理模式，不斷拓展數(shù)字檔案館平臺的整合范圍、加強企業(yè)知識的分析和整理、深化企業(yè)知識的共享和利用，實現(xiàn)數(shù)字檔案館向智慧檔案館、知識共享平臺的轉(zhuǎn)化。

（一）知識管理理念與數(shù)字檔案館發(fā)展理念相匹配。知識管理作為一種現(xiàn)代化的管理方式，主要是通過采用人力資源管理的方式對知識進(jìn)行管理。當(dāng)前知識管理的核心理念與數(shù)字檔案館的服務(wù)宗旨高度契合，數(shù)字檔案館的建設(shè)初衷在于提高檔案管理的科學(xué)性與有序性，促進(jìn)檔案管理模式的升級。引入知識管理對于數(shù)字檔案館的發(fā)展是有效的補充和加強，能夠進(jìn)一步增強檔案信息的知識化存儲與利用，實現(xiàn)檔案管理的邏輯化和系統(tǒng)化。用戶的核心訴求能被系統(tǒng)有效識別和加工并予以反饋，通過提供多元化、可再生的信息服務(wù)產(chǎn)品，最大化滿足用戶的需求，最大限度發(fā)揮館藏檔案信息資源的價值。

（二）知識管理對象與數(shù)字檔案館信息資源范疇相一致。知識管理的重點在于加強對企業(yè)核心設(shè)計研發(fā)檔案、成果與專利檔案、黨建宣傳檔案等各類別企業(yè)核心信息資源的收集和管理再加工，這與數(shù)字檔案館未來的發(fā)展方向高度吻合。通過加強對電子文件的管控，構(gòu)建大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，形成一體多元的綜合性信息資源管理平臺，最終更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

（三）知識管理方法與數(shù)字檔案館建設(shè)手段相契合。通過主動開發(fā)檔案信息的知識資源，靠攏企業(yè)核心利益需求，深度挖掘與加工大數(shù)據(jù)信息，是未來企業(yè)檔案工作水平提升的關(guān)鍵。主動建立數(shù)字檔案館與各主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的鏈接，實現(xiàn)資源整合，提升資源利用效率，可以避免“信息孤島”現(xiàn)象。隨著檔案信息知識管理體系的搭建與完善，能夠全面實現(xiàn)館藏檔案資源數(shù)字化、系統(tǒng)管理自動化、信息服務(wù)多元化，提升數(shù)字檔案館的戰(zhàn)略定位。

二、基于知識管理的企業(yè)檔案管理流程再造初探

隨著大量新技術(shù)的普及和企業(yè)發(fā)展新形勢需要，近幾年筆者所在企業(yè)做了大量的信息化流程改造和業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成工作。

（一）AOS流程管理體系搭建。以“提升產(chǎn)能、提質(zhì)增效”為目標(biāo)，以數(shù)據(jù)為核心驅(qū)動要素，企業(yè)統(tǒng)一推動專業(yè)流程組織劃分的重構(gòu)與優(yōu)化。通過以流程為“血管”，以數(shù)據(jù)為“血液”，按照統(tǒng)一設(shè)定的運行規(guī)則進(jìn)行循環(huán)，升級企業(yè)運行機制。

我們按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)梳理了三級檔案業(yè)務(wù)流程體系，涵蓋了所有檔案業(yè)務(wù)。通過梳理，對所有檔案業(yè)務(wù)流程描述、流程觸發(fā)條件、流程閉環(huán)條件、流程依托資源進(jìn)行了明確定義，將檔案業(yè)務(wù)流程納入企業(yè)整體運行軌道中。

（二）數(shù)字檔案館與各主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成。目前，企業(yè)已投入應(yīng)用的多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、實物檔案數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、知識管理模塊、外來文件管理模塊、數(shù)字展室等門類豐富的檔案數(shù)據(jù)庫，與OA（辦公自動化系統(tǒng)）、BPM（業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)）、PDM（數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）、MES（生產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)）搭建了系統(tǒng)接口，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的自動采集和整合。其中保密管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、工藝管理系統(tǒng)的集成也正在論證階段，最終期望達(dá)成數(shù)字檔案館與企業(yè)常用業(yè)務(wù)系統(tǒng)全面融合，實現(xiàn)數(shù)字檔案館的大數(shù)據(jù)化，真正作為面向企業(yè)提供全能信息服務(wù)的集合體。

（三）部分業(yè)務(wù)流程全過程自動化。通過多次對數(shù)字檔案館平臺的升級改進(jìn)，目前已經(jīng)做到外來文件分發(fā)與控制管理全過程數(shù)字化，實現(xiàn)了動態(tài)分發(fā)、信息跟蹤、反饋控制等效用。對文件設(shè)計更改流程做了改進(jìn)，檔案人員通過審批設(shè)計者提交的更改流程后，信息將自動傳輸?shù)綌?shù)字檔案館，系統(tǒng)自動執(zhí)行新舊版替換和自動分發(fā)操作，實現(xiàn)全流程自動化、可監(jiān)控。通過開發(fā)技改檔案模塊實現(xiàn)了項目檔案管控的全程顯性化，實時顯示項目歸檔比例和歸檔數(shù)據(jù)，便于檔案員對項目檔案歸檔進(jìn)度的把控，項目檔案收集齊全后可在短期內(nèi)達(dá)到驗收條件。

（四）強化檔案執(zhí)法監(jiān)督功能。為了加強企業(yè)檔案工作意識，實現(xiàn)各部門與檔案業(yè)務(wù)流程深度融合，開發(fā)了檔案業(yè)務(wù)考核統(tǒng)計模塊，可實現(xiàn)對館藏檔案從歸檔、分發(fā)、換版、利用、歸還全過程的統(tǒng)計。定期發(fā)布檔案工作考核通報，通過數(shù)據(jù)化分析，找出流程運行過程中存在的問題，從而對癥下藥疏通阻塞點，達(dá)到提升檔案工作治理水平的目的。

（五）開展跨部門檔案知識管理庫建設(shè)。為檔案部門與科研部門建立知識管理庫共建試點，允許科研人員在數(shù)字檔案館的知識管理庫中按部門、按專業(yè)添加信息，包括工作總結(jié)、理論創(chuàng)新、知識匯總、探索分享等，旨在實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部知識體系的搭建和知識共享，實現(xiàn)資源利用最大化。

（六）檔案人員開展SWOT分析挖掘潛能。結(jié)合新形勢下檔案工作對檔案人員的新要求，企業(yè)組織開展了對檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的SWOT分析。通過評估明晰了每個人的優(yōu)缺點，加以利用，實現(xiàn)了檔案人力資源配置的重構(gòu)，提升了檔案工作效能和人員滿意度。

三、面向“十四五”企業(yè)檔案管理流程的提升思考

（一）從“數(shù)字檔案館”向“智慧檔案館”進(jìn)化。1.智慧檔案館的體系結(jié)構(gòu)。應(yīng)至少由三部分構(gòu)成：智慧檔案、智慧物聯(lián)、智慧通信。智慧檔案館應(yīng)當(dāng)是建立在系統(tǒng)融合和資源共享基礎(chǔ)上，以用戶為中心的自優(yōu)化系統(tǒng)。能夠動態(tài)監(jiān)測用戶需求，對用戶需求變化作出敏銳反應(yīng)，從資源構(gòu)成、服務(wù)方式等方面作出調(diào)整以適應(yīng)用戶需要。智慧檔案館應(yīng)由實體檔案館、虛擬檔案館和運行機制構(gòu)成，實體檔案館由硬件設(shè)施、服務(wù)設(shè)備、館藏檔案等構(gòu)成，是與用戶進(jìn)行交互的物理載體；虛擬檔案館是用戶與設(shè)備交互而形成的空間，能實時識別人和物并采集信息，通過構(gòu)建服務(wù)云平臺，提供各類檔案大數(shù)據(jù)，以多元化、分層次的推送方式，實現(xiàn)與用戶的交流互動；運行機制作為實現(xiàn)智慧檔案館構(gòu)想的保障，建立全面有效的流程控制標(biāo)準(zhǔn)、庫房控制、系統(tǒng)操作審計規(guī)范，充分保證系統(tǒng)運行的安全與穩(wěn)定。2.智慧檔案館的服務(wù)類型。智慧檔案館輸出的服務(wù)類型應(yīng)當(dāng)包含數(shù)據(jù)獲取集成、檔案資源整合、檔案利用服務(wù)、檔案安全防護(hù)、智慧感知與決策、多維權(quán)限控制、元數(shù)據(jù)庫設(shè)計、檔案業(yè)務(wù)全流程控制與考核、智能插件感知等。智慧檔案館在滿足用戶線性需求的基礎(chǔ)上，應(yīng)更加關(guān)注用戶需求的盲區(qū)、以點帶面的潛在需求，能夠提供高品質(zhì)的檔案信息產(chǎn)品乃至多元化知識服務(wù)，以高效、便捷、可更新、多層次的服務(wù)滿足用戶的碎片化需求。在建立智慧檔案館與用戶充分交互機制的基礎(chǔ)上，完成檔案服務(wù)的知識化管理和信息抓取的知識化應(yīng)用，從而反作用于用戶需求的解決和新需求的挖掘。3.數(shù)字檔案館未來的建設(shè)方向。是在檔案管理規(guī)范和制度的指導(dǎo)和保障下，在基礎(chǔ)設(shè)施升級的基礎(chǔ)上，建立一個覆蓋檔案部門及企業(yè)各部門間互聯(lián)互通，滿足各個部門檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、復(fù)制分發(fā)、鑒定銷毀、統(tǒng)計、編研為一體的開放性可擴展的一站式檔案管理平臺；實現(xiàn)數(shù)據(jù)再加工、知識挖掘、智能操作、信息分析、智能推送等功能的資源服務(wù)平臺；實現(xiàn)信息資源管理、數(shù)字檔案管理、檔案知識管理、檔案知識服務(wù)的有機結(jié)合，形成“收、管、用”高度智能化的一站式檔案管理平臺，為企業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理提供更全面的服務(wù)。

（二）基于大數(shù)據(jù)的智慧服務(wù)。以知識管理為切入點，改良數(shù)字檔案館平臺的模塊構(gòu)成，多以實用性的模塊化設(shè)計吸引用戶，把用戶最常用最重視的模塊放在顯著位置，簡化其操作流程。例如通過文字描述、視頻展示、多維互動等形式展示某類別檔案的館藏構(gòu)成，有效提升用戶的使用興趣。檔案知識的輸出除了通過檢索查詢，還可進(jìn)行主動推送。通過對于用戶歷史檢索的信息類型和關(guān)鍵字智能檢索，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)下的快速匹配，還可以根據(jù)當(dāng)前需要處理的信息，利用OCR等全文信息抓取技術(shù)從多維角度挖掘，在加工整合基礎(chǔ)上形成檔案知識服務(wù)包反饋給用戶，節(jié)省用戶的使用成本，提升使用效能。

（三）強化檔案的文化屬性。近年來，企業(yè)在開展檔案宣傳周、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和數(shù)字展室建設(shè)中積累了一定的檔案文創(chuàng)產(chǎn)品設(shè)計經(jīng)驗。多用于大屏幕展示的檔案工作宣傳視頻、檔案宣傳主題筆記本、微信公眾號文章推送等。目前主要應(yīng)該關(guān)注知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的完善，提煉企業(yè)文化并灌注到檔案產(chǎn)品中。提取企業(yè)員工對檔案工作的關(guān)注點并制作形式簡約、主題明確的產(chǎn)品，清晰展示企業(yè)的文化屬性和愿景，同時配合企業(yè)微信等平臺進(jìn)行宣傳。通過實體形態(tài)檔案文創(chuàng)產(chǎn)品與虛擬形態(tài)交互體驗服務(wù)的有機融合，為未來檔案的文化屬性挖掘開拓了廣闊的空間。

（四）檔案人員知識管理與信息服務(wù)能力提升。檔案人員是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心推動力，只有建立一支開拓創(chuàng)新、業(yè)務(wù)過硬、主動學(xué)習(xí)的檔案管理團隊，才能充分適應(yīng)新形勢下基于知識管理的檔案管理與信息服務(wù)新模式，滿足企業(yè)與用戶對檔案管理工作提出的更高要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)關(guān)注“互聯(lián)網(wǎng)+”時代新技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用情況，適時地引入檔案工作中。這既是檔案人強化自身價值的途徑，更是檔案部門穩(wěn)固加強在企業(yè)內(nèi)戰(zhàn)略定位的必然要求。

四、結(jié)語

在數(shù)字檔案館升級基礎(chǔ)上，如何開展基于檔案信息內(nèi)容開發(fā)和挖掘的檔案知識服務(wù)，通過檔案知識的傳遞和使用，有效提升檔案工作對企業(yè)效益的正面影響將是檔案人關(guān)注的重點課題。

借助企業(yè)信息化流程改造的契機，檔案部門必須牢牢把握轉(zhuǎn)型升級的機遇，將數(shù)字檔案平臺與企業(yè)各類信息系統(tǒng)緊密融合，破除信息流動的阻塞，充分建立檔案實體與檔案信息互聯(lián)互通，能夠最高效滿足用戶的需求，提升館藏檔案和數(shù)據(jù)的流動性。按照企業(yè)科研生產(chǎn)和運營管理需求，全方位、多元化地建設(shè)檔案知識專題數(shù)據(jù)庫，讓檔案成為企業(yè)發(fā)展的有力推手。