趙璐璐 蘇旭 李越

【摘 要】 電子發(fā)票是電子會計檔案發(fā)展的重要里程碑，而電子發(fā)票的單套制歸檔更是會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分。目前電子發(fā)票的報銷、入賬、歸檔有著容易篡改、重復(fù)報賬和重復(fù)打印紙質(zhì)文件等諸多問題，令財務(wù)人員苦不堪言。文章為了解決電子發(fā)票在企業(yè)實務(wù)流轉(zhuǎn)過程中遭遇的種種困境及紙電混合管理的問題，基于電子發(fā)票單套報銷、入賬、歸檔在企業(yè)中成功應(yīng)用案例的經(jīng)驗總結(jié)，提供一種可靠易用的電子發(fā)票無紙化報銷、入賬、歸檔操作流程，創(chuàng)新紙質(zhì)檔案與電子檔案的聯(lián)動管理模式，總結(jié)電子會計檔案當(dāng)下建設(shè)的重難點，確保電子發(fā)票能夠合理合規(guī)地實現(xiàn)單套制歸檔，切實做好企業(yè)實務(wù)流轉(zhuǎn)鏈條中電子發(fā)票智能傳送帶的作用。

【關(guān)鍵詞】 電子發(fā)票； 電子檔案； 單套制； 數(shù)字化轉(zhuǎn)型

【中圖分類號】 F233? 【文獻標(biāo)識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2023）05-0078-06

“十四五”期間，建設(shè)數(shù)字中國已成為社會各界的共識，數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的觸角已進入各行各業(yè)，電子文件數(shù)量呈指數(shù)級增長。面對海量的電子數(shù)據(jù)，其安全性和可利用性問題備受關(guān)注。其中各類電子文件、電子票據(jù)、電子檔案是數(shù)字中國戰(zhàn)略中最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是保障全社會數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。發(fā)票作為社會經(jīng)濟流轉(zhuǎn)中最重要最基礎(chǔ)的交易憑證，其電子化改革進程成為關(guān)注熱點。

2012—2022年，國家在財稅票據(jù)電子化改革、檔案電子化升級方面相繼出臺了一系列政策。2012年起，我國出臺政策推動電子發(fā)票及電子會計檔案的普及。2015年首先推行增值稅電子普票，逐步開始在財政和海關(guān)票據(jù)中進行試點，《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局第79號令）明確了企業(yè)可以把符合條件的內(nèi)外部產(chǎn)生的電子會計憑證僅以電子形式歸檔。2018年區(qū)塊鏈電子發(fā)票出現(xiàn)，區(qū)塊鏈技術(shù)融入發(fā)票電子化中。2019年又對客運服務(wù)憑據(jù)進行電子化改革。2020年連續(xù)出臺《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》、修訂《中華人民共和國檔案法》等法規(guī)政策，明確電子會計憑證的合理合法性，明確符合條件的電子會計憑證可以僅以電子形式保存，不再打印紙質(zhì)文件，同時電子原文件必須保存。同年，國家稅務(wù)總局正式發(fā)布《關(guān)于在新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項的公告》，這意味著所有基礎(chǔ)憑證電子化改革的大幕正式拉開。2021年《關(guān)于進一步擴大增值稅電子發(fā)票電子報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》提出，通過試點工作，形成示范效應(yīng)，進一步完善了數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展所需的制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，歸檔存儲格式符合要求，歸檔過程中電子發(fā)票真實性、完整性、可用性、安全性得以保障。試點企業(yè)要及時總結(jié)試點工作，形成可推廣、可復(fù)制的經(jīng)驗和做法。

諸多專家學(xué)者在此前提下展開了研究。孫文[1]總結(jié)了電子檔案研究的四大特征與兩大熱點。楊茜茜等[2]通過對不同電子檔案單套制歸檔的案例進行了研究，從理論上給出了單套制不同模式。賈麗麗[3]對單套制歸檔的各個問題給出了解決手段。杜小平[4]針對電子檔案的建設(shè)給出了一些解決手段。韓峰[5]從大數(shù)據(jù)的角度進行了單套制的建檔分析。陳艷[6]針對數(shù)據(jù)治理體系框架構(gòu)建展開了研究，但是對于電子檔案單套制建設(shè)沒有一個明確的解決方案。

總體而言，當(dāng)前電子檔案單套制歸檔研究領(lǐng)域?qū)τ趯嵸|(zhì)的企業(yè)實際應(yīng)用案例缺乏深入研究，當(dāng)前電子發(fā)票在企業(yè)中的流轉(zhuǎn)銜接問題還存在空白。

基于此，本文旨在基于電子發(fā)票單套報銷、入賬、歸檔在企業(yè)中成功應(yīng)用的經(jīng)驗，提供了一種可靠易用的操作流程，并提出了相應(yīng)的建設(shè)重點，確?？朔?dāng)下電子發(fā)票單套制歸檔的諸多難題。

一、發(fā)票檔案紙電混合管理現(xiàn)狀

對于企業(yè)而言，隨著各類電子檔案試點工作的推進及電子專票全面鋪開，需更加嚴(yán)肅地看待企業(yè)各類票據(jù)、憑證、檔案的電子化管理。這是因為在電子發(fā)票普及的過程中，紙電混合管理的現(xiàn)狀矛盾突出，電子票據(jù)重復(fù)打印、假發(fā)票驗證煩瑣、電子發(fā)票重復(fù)報銷等問題，給財務(wù)人員帶來了諸多困難。

一是電子發(fā)票眾多，篡改難度低，財務(wù)人員難辨真假。增值稅專用發(fā)票（含電子專票）、增值稅普通發(fā)票（含電子普通發(fā)票、卷式發(fā)票、通行費發(fā)票）、定額發(fā)票等種類繁多，電子票據(jù)的格式類型眾多（如PDF、OFD、區(qū)塊鏈等）。此外，各種“技巧”層出不窮，電子發(fā)票信息篡改比起紙質(zhì)發(fā)票來說更加容易且不易被發(fā)現(xiàn)。與此同時，電子發(fā)票金額、抬頭篡改輕而易舉，而發(fā)票的編碼沒有變化，就算校驗，也很難發(fā)現(xiàn)問題。財務(wù)人員通過仔細檢查雖可以降低上述問題出現(xiàn)的可能性，但是對于企業(yè)來說，常常有數(shù)以百計千計的報銷單在等待審批，大量的人力浪費在這樣低效的真?zhèn)尾轵炆稀?/p>

二是電子發(fā)票復(fù)制成本極低，重復(fù)報賬，財務(wù)人員難以察覺。國家稅務(wù)總局明確規(guī)定電子發(fā)票具有與紙質(zhì)發(fā)票同等的法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等。所以無論是紙質(zhì)發(fā)票還是電子發(fā)票，在報銷時同樣適用。但是目前電子發(fā)票在監(jiān)管上存在漏洞。比如電子發(fā)票不限制打印次數(shù)，并且不需要額外加蓋專用章，故而存在拿著重復(fù)打印的發(fā)票用于報銷的可能性，進而導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險及公司的財務(wù)損失。

三是紙電混合管理，電子發(fā)票重復(fù)打印，財務(wù)人員苦不堪言。電子發(fā)票推行普及過程中，紙電雙軌并行勢必在很長一段時間內(nèi)存續(xù)。然而，電子發(fā)票的重復(fù)打印卻背離了國家推行電子票據(jù)降本增效的初衷。電子發(fā)票推行的首要目標(biāo)是全線上無紙化管理，但企業(yè)實務(wù)管理中，傳統(tǒng)檔案管理觀念深入人心，較為復(fù)雜的全流程電子化架構(gòu)讓大家望而卻步，只能按傳統(tǒng)紙票時代的要求流轉(zhuǎn)。企業(yè)對電子發(fā)票與紙票管理兩條線同時抓，不但沒有降低財務(wù)人員負(fù)擔(dān)，反倒多出了電子發(fā)票打印、上傳票據(jù)影像的額外負(fù)擔(dān)。此外，線上線下票據(jù)如何同步管理、如何裝訂、如何檢索也給檔案管理帶來了新挑戰(zhàn)。

因此，如何解決上述問題是業(yè)內(nèi)刻不容緩的課題。下一節(jié)將針對以上電子發(fā)票應(yīng)用過程中的痛點，提供一種單套制電子發(fā)票簡易報銷入賬歸檔流程。

二、電子發(fā)票報銷入賬歸檔流程

近年，國家檔案局大力推進檔案電子化進程，在全國各行業(yè)及企事業(yè)單位相繼進行了檔案電子化試點，如建設(shè)數(shù)字檔案館、開展電子文件及電子檔案管理、執(zhí)行電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔等。據(jù)統(tǒng)計，截至2020年底，共60多家單位通過了國家檔案局的驗收。2021年，國家四部委共同推進，在全國范圍內(nèi)選取500余家單位作為電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點，涵蓋了各類企業(yè)及政府部門。

本次研究從參與電子發(fā)票試點的企業(yè)中選取H金融企業(yè)作為研究案例，該公司自國家針對電子發(fā)票政策下發(fā)以來，大力進行電子發(fā)票改革，以期實現(xiàn)降本增效、強化征管。疫情期間也以“非接觸”的特點極大降低了病毒傳播的風(fēng)險。然而，在電子發(fā)票普及的過程中也暴露出相較于傳統(tǒng)發(fā)票的諸多痛點。如上章所述的假發(fā)票報銷、發(fā)票重復(fù)讓財務(wù)人員防不勝防，每張發(fā)票查驗起來費時又費力，電子發(fā)票非但沒給財務(wù)減輕工作負(fù)擔(dān)，反而帶來了新的挑戰(zhàn)。

與此同時，隨著H金融企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展壯大，檔案管理工作的不斷細化深入，在檔案管理方面耗費的各類成本逐年遞增。經(jīng)統(tǒng)計，H金融企業(yè)目前包含人力、耗材、保管等年平均成本超千萬元。

針對以上痛點，提供一種電子發(fā)票入賬歸檔流程，如圖1所示，電子會計檔案的管理由會計人員、檔案人員分工共同負(fù)責(zé)，涉及包括前端業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、電子會計檔案管理系統(tǒng)等，管理過程包括電子會計資料的形成、收集、整理、移交歸檔和電子會計檔案的接收、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等。會計人員及檔案管理人員對于電子會計檔案的管理職責(zé)在辦理完檔案移交后進行轉(zhuǎn)移。電子發(fā)票單套制歸檔項目在原有財務(wù)共享系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加影像OCR識別、發(fā)票查重查驗以及歸檔四性檢測（即真實性、完整性、可用性、安全性檢測）、電子檔案管理系統(tǒng)，對電子發(fā)票的歸集、報銷、入賬、歸檔四個環(huán)節(jié)實現(xiàn)全生命周期無紙化管理。

（一）電子發(fā)票歸集

財政部《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）明確了單位可僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔的要求。為滿足上述要求，企業(yè)通過多種方式獲取電子發(fā)票進行歸集，力求接收的電子發(fā)票來源合法、真實。

在發(fā)票歸集環(huán)節(jié)，利用電子票夾進行多終端采集，對于電子發(fā)票，系統(tǒng)對上傳的票據(jù)自動識別，采集電子發(fā)票的票面信息；對于傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，可利用圖像識別技術(shù)進行票面的影像信息識別，獲取發(fā)票信息。所有進入電子票夾的發(fā)票信息與發(fā)票庫中已有的發(fā)票信息進行比對，防止發(fā)票重復(fù)報銷；同時可以讀取校驗發(fā)票電子簽章信息，確定是否為電子發(fā)票原件，防止電子發(fā)票篡改；根據(jù)識別到的票面信息調(diào)用稅務(wù)局發(fā)票底賬庫接口，進行發(fā)票真?zhèn)尾轵灐?/p>

除了OCR識別、電子數(shù)字簽名外，公司還基于后續(xù)報銷、入賬、歸檔的需求，在云票夾針對不同發(fā)票類型設(shè)定了結(jié)構(gòu)化、分層式的采集校驗邏輯。比如，對于電子發(fā)票僅可以采集PDF、OFD等文件格式，任何以拍照或掃描等形式采集的電子發(fā)票都將因不滿足原始性而出現(xiàn)校驗提示。另外，考慮到實際操作過程中存在發(fā)票墨水印字不清、紅章覆蓋驗證碼等特殊場景導(dǎo)致OCR識別出現(xiàn)錯漏，增設(shè)了手工補錄。從發(fā)票歸集源頭完成發(fā)票的查重、查驗、篡改提醒工作。

（二）電子發(fā)票報銷

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)線上填寫報賬單及流程審批，在滿足管理需求的基礎(chǔ)上，按照電子文件管理規(guī)范將基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性會計核算要素進行提取，形成可供后端會計核算系統(tǒng)讀取、識別的描述經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生實質(zhì)的元數(shù)據(jù)，如報賬摘要信息、發(fā)票號碼、金額等。

報銷流程中針對增值稅電子發(fā)票，提供了“智能領(lǐng)用”的專屬功能模塊，支持從電子票夾引入的方式，對未占用發(fā)票進行領(lǐng)用上傳，發(fā)起報銷流程。若引入的發(fā)票已被其他報銷流程占用，將自動跳出“該發(fā)票已被某業(yè)務(wù)流程關(guān)聯(lián)”的提示，有效防控重復(fù)報銷的情況發(fā)生。

員工可通過電子票夾拉取已歸集好的電子發(fā)票進行報賬，也可以直接上傳電子發(fā)票，系統(tǒng)將識別查驗電子發(fā)票信息，建立報賬單與發(fā)票的關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動對查驗不通過、重復(fù)發(fā)票進行提示。員工補充報銷單其他信息后提交審核即可。業(yè)務(wù)審批人、財務(wù)稽核人員可在系統(tǒng)中查閱到電子發(fā)票文件。

財務(wù)稽核人員根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯規(guī)則及管理辦法對員工報銷單進行稽核，由過去的人工查驗、建立臺賬的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注電子發(fā)票的電子簽章真實性、查驗通過標(biāo)識，極大地提高稽核效率。保證效率的同時，也設(shè)置了“雙重稽核”的操作規(guī)程以保證可靠性，即負(fù)責(zé)報銷流程審核的財務(wù)人員，將對流程票據(jù)模塊中上傳的發(fā)票進行二次人工復(fù)核，確保發(fā)票所載票面內(nèi)容與報銷內(nèi)容一致。人機協(xié)同審核護航電子發(fā)票的流轉(zhuǎn)，確保公司消費真實透明。

（三）電子發(fā)票入賬

會計核算系統(tǒng)依據(jù)《企業(yè)會計準(zhǔn)則——應(yīng)用指南》（財會〔2006〕18號）的要求進行會計科目的設(shè)置，并能夠通過自動讀取業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)，按照企業(yè)會計準(zhǔn)則、公司會計制度和核算辦法等要求進行基礎(chǔ)會計核算。

搭建智能核算平臺，自動讀取業(yè)務(wù)系統(tǒng)元數(shù)據(jù)，在稽核業(yè)務(wù)完成后根據(jù)報銷單自動生成記賬憑證，全過程有效校驗電子發(fā)票的真實可靠，防止電子發(fā)票篡改。生成的會計憑證與報銷單、電子發(fā)票建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，支持從會計憑證聯(lián)查報銷單、聯(lián)查電子發(fā)票影像。此外設(shè)定了必要的經(jīng)辦、審核、審批等功能。經(jīng)辦財務(wù)人員可通過記賬憑證聯(lián)查后附原始單據(jù)，對自動制單的憑證與發(fā)票所載信息進行二次人工復(fù)核校驗。最終，會計核算系統(tǒng)會輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、賬簿、報表等會計資料。

（四）電子發(fā)票歸檔

財務(wù)人員完成期末結(jié)轉(zhuǎn)之后，系統(tǒng)可按憑證類型、賬期等自動生成記賬憑證（OFD或PDF格式），并將該記賬憑證關(guān)聯(lián)的報賬單文件、電子發(fā)票與電子記賬憑證一起歸檔至電子會計檔案系統(tǒng)。同時，會計核算平臺將財務(wù)元數(shù)據(jù)封裝成XML元數(shù)據(jù)與報賬業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)、電子發(fā)票元數(shù)據(jù)，一并歸檔至電子會計檔案系統(tǒng)，歸檔過程中對元數(shù)據(jù)及發(fā)票等檔案進行四性檢測，檢測通過后電子檔案模塊返回給財務(wù)核算模塊，會計檔案為已歸檔狀態(tài)。

公司的電子會計檔案管理由會計人員、檔案人員分工共同負(fù)責(zé)，包括前端業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、電子會計檔案管理系統(tǒng)等，管理過程包括電子會計資料的形成、收集、整理、移交歸檔和電子會計檔案的接收、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等。會計人員及檔案管理人員對于電子會計檔案的管理職責(zé)在辦理完檔案移交后進行轉(zhuǎn)移。具體業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程如圖2所示。

電子會計檔案系統(tǒng)根據(jù)公司電子會計檔案管理的實際業(yè)務(wù)需求，從電子會計資料的收集、整理、歸檔移交及電子會計檔案保管、利用、處置等方面對電子會計檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計如圖3所示。

1.電子會計資料收集

公司依照《會計檔案管理辦法》及《企業(yè)信息化工作規(guī)范》確定電子會計資料歸檔范圍，其分類見表1。屬于歸檔范圍的電子會計資料及其元數(shù)據(jù)在整理前由會計核算系統(tǒng)傳輸至電子會計檔案管理系統(tǒng)，傳輸前需滿足電子文件歸檔格式，包括PDF、OFD、RTF、DOC、JPG、TIF、PNG等。傳輸過程根據(jù)《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）的要求，通過webservice歸檔接口在線自動收集，確保安全可控。

電子會計資料歸檔收集時對電子會計資料的來源系統(tǒng)進行了梳理，收集進入電子會計檔案管理系統(tǒng)的電子會計資料按照DA/T70有關(guān)要求進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，形成四性檢測報告。通過檢測的電子會計資料保存期限分為定期及永久，定期保管期限分為10年及30年。其中，電子會計檔案的期限管理由電子會計檔案管理系統(tǒng)通過“檔案基礎(chǔ)”模塊下的“保管期限”功能進行系統(tǒng)的設(shè)置，公司內(nèi)各單位還可依據(jù)自身電子會計檔案管理的現(xiàn)狀，在滿足國家會計檔案管理的最低保管期限的基礎(chǔ)上，增設(shè)更為細化的期限保管要求。

根據(jù)《會計檔案管理辦法》《企業(yè)信息化工作規(guī)范》《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》等要求，本次試點對象增值稅電子發(fā)票，來源合法、真實；載有滿足要求的電子簽名；且由計算機電子設(shè)備形成及傳輸；使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取，輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)格式的記賬憑證；故可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。對于不滿足要求的外部會計憑證，如增值稅紙質(zhì)普票、紙質(zhì)專票、定額發(fā)票、卷式發(fā)票等票據(jù)，仍需進行實物管理，并建立實物與影像的關(guān)聯(lián)檢索關(guān)系。

2.電子會計資料的整理

根據(jù)《會計檔案管理辦法》，H金融企業(yè)的會計主管機構(gòu)負(fù)責(zé)將公司在經(jīng)濟活動中形成的、辦理完畢的、滿足作為電子會計檔案保存的文件資料（以下簡稱“歸檔文件”），以件為單位進行組件、分類、排列、編號等整理工作。歸檔文件整理過程中全面貫徹“強化收集、簡化整理、深化利用”的檔案管理方針。

總之，上述電子發(fā)票的歸檔流程旨在解決電子發(fā)票在企業(yè)流轉(zhuǎn)過程中存在的各項問題，提高電子發(fā)票報銷效率，降低財務(wù)管理成本，保障電子票據(jù)合規(guī)合法電子化歸檔，增強電子發(fā)票智能傳送帶的作用，促進企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。下面將介紹電子發(fā)票歸檔的建設(shè)重點——電子會計檔案，打通數(shù)字鏈條最后一公里。

三、電子會計檔案建設(shè)重點

《檔案法》中明確指出，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。各類電子票據(jù)的歸檔不僅僅是業(yè)務(wù)留痕，更具有法律意義，那么對于企業(yè)接收的所有電子票據(jù)票證、稅務(wù)發(fā)票、非稅憑證、企業(yè)內(nèi)部憑證如何合規(guī)合法進行電子歸檔，保障電子檔案的真實性、完整性、安全性、可用性，更具重要意義。

（一）合規(guī)的全生命周期檔案管理

根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，電子會計檔案應(yīng)實行全生命周期的線上線下一體化管理（采集、立卷、歸檔、接收、入庫、保管、變更、銷毀、移交和轉(zhuǎn)儲），覆蓋制單、收件、歸檔存儲、檔案應(yīng)用全環(huán)節(jié)，高效快速實現(xiàn)會計憑證、賬簿、報表及各類電子票據(jù)的自動歸檔。

（二）明確劃分電子檔案紙電類別

電子會計檔案的建設(shè)首先應(yīng)明確歸檔的檔案范圍，根據(jù)《會計檔案管理辦法》的內(nèi)容，會計檔案包含會計憑證（包括原始憑證與記賬憑證）、會計賬簿、會計報表。在現(xiàn)行的紙電混合管理模式下，單套制電子檔案管理模式的實現(xiàn)必須將紙質(zhì)檔案影像件、原生性電子檔案件、紙電混合檔案件分類標(biāo)記（原生性電子檔案指通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的會計檔案，特別強調(diào)了電子會計檔案的原生性），將有條件的原生性電子檔案全線上管理，無需打印紙質(zhì)檔案件，如圖4。

（三）“四性檢測”保障安全

為保障電子檔案的真實性、完整性、安全性、可用性，依據(jù)2018年國家檔案局發(fā)布的《文書類電子檔案檢測一般要求》，在電子檔案的歸檔環(huán)節(jié)、長期保管環(huán)節(jié)、移交環(huán)節(jié)進行必要的“四性檢測”，生成檢測日志，確保檔案安全、完整，以符合法規(guī)的各項標(biāo)準(zhǔn)。

電子檔案的主要功能是指利用信息技術(shù)手段實現(xiàn)對電子檔案真實性、完整性、可用性和安全性的“四性”保障，其在電子檔案全生命周期管理過程中具有舉足輕重的作用。電子會計檔案管理系統(tǒng)設(shè)置了四性檢測功能，涉及檢測項目總計45項，包括真實性（16項）、完整性（11項）、可用性（9項）、安全性（9項），覆蓋電子文件歸檔環(huán)節(jié)、電子檔案移交與接收環(huán)節(jié)和電子檔案長期保存環(huán)節(jié)。由業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子會計文件將進入預(yù)處理區(qū)進行四性檢測，通過四性檢測的電子會計文件將首先被推送至簽章系統(tǒng)進行電子簽章，簽章后進入電子會計檔案管理系統(tǒng)進行后續(xù)歸檔管理，對于不通過四性檢測不通過的電子會計文件將被退還至預(yù)處理區(qū)。為方便檔案管理人員查看檢測內(nèi)容及結(jié)果，提供四性檢測報告展示及導(dǎo)出等功能。

（四）檔案高效檢索深化利用

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)主要受益于數(shù)字化的高效檢索。目前，現(xiàn)有技術(shù)下已支持對檔案文件的全文快速檢索，極大提高信息線上共享能力。對于電子會計檔案而言，可提供前端報賬單據(jù)、電子發(fā)票、紙質(zhì)附件影像與電子憑證檔案的雙向追溯聯(lián)查，監(jiān)控業(yè)務(wù)全線上流轉(zhuǎn)，全面保障業(yè)務(wù)的真實、有效、可追溯，極大拓展檔案賦能業(yè)務(wù)管理的能力。

針對本次試點內(nèi)容，結(jié)合檔案、稅務(wù)等外部監(jiān)督檢查機構(gòu)的關(guān)注點，在電子會計檔案管理系統(tǒng)中增設(shè)“增值稅利用專區(qū)”功能，可以實現(xiàn)針對增值稅發(fā)票的專項利用。會計檔案管理人員可以依據(jù)增值稅發(fā)票票面所載信息，對發(fā)票進行多維檢索，并聯(lián)查相關(guān)記賬憑證及其他原始單據(jù)電子檔案。此功能打通了增值稅發(fā)票從報銷、入賬到歸檔的各個環(huán)節(jié)，并在元數(shù)據(jù)利用方面進行了創(chuàng)新性嘗試。

電子發(fā)票單套歸檔的嘗試在滿足本次增值稅發(fā)票的電子化管理的基礎(chǔ)上，將涉及增值稅報銷、入賬、歸檔過程中產(chǎn)生的費用流程審批要件、電子銀行回單、記賬憑證進行一攬子組合及歸檔，提升電子會計檔案管理系統(tǒng)的歸檔范圍完整性、可用性。

四、結(jié)語

本文基于電子發(fā)票單套歸檔在企業(yè)中成功應(yīng)用的經(jīng)驗，提供了一種可靠易用的操作流程。同時闡明隨著管理需求的提升，電子檔案的建設(shè)日益重要，既要保障各類電子文件全流程電子化，又要滿足檔案文件歸檔的真實、完整、安全、可用，合規(guī)合法進行管理與利用，為后續(xù)電子文件在企業(yè)單套流轉(zhuǎn)提供思路，盡量克服當(dāng)下電子發(fā)票單套制歸檔的諸多難題。然而，當(dāng)前各類紙質(zhì)票據(jù)一時之間難以被電子票據(jù)完全取代，在當(dāng)前紙質(zhì)文件與電子文件混合管理方面仍有諸多困境需要進行研究。

伴隨數(shù)字中國的建設(shè)、現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展、管理理念的變革，票據(jù)、檔案電子化成為現(xiàn)實。企業(yè)在保障合法合規(guī)的大前提下，應(yīng)該積極擁抱新變化，釋放政策紅利，將轉(zhuǎn)型變革深入毛細血管。回顧近年電子發(fā)票與電子檔案發(fā)展歷程，我們更深刻地感受到一個適應(yīng)國家發(fā)展戰(zhàn)略的、開放的信息系統(tǒng)建設(shè)需要多方協(xié)同配合，共同整合優(yōu)秀科技資源，大膽假設(shè)，小心求證，不斷在實踐中優(yōu)化打磨，形成具有蓬勃生命力的新型管理模式，助力國家數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展。

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