段東東

（阜新市中心醫(yī)院，遼寧 阜新 123000）

引言

隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)和對(duì)外開(kāi)放發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)日漸普及。醫(yī)院信息化管理是醫(yī)院功能體系中的重要組成部分，既要處理患者病歷，又要處理其他信息。檔案信息化技術(shù)發(fā)展，極大地方便了醫(yī)學(xué)界交流，便于患者辦理相關(guān)手續(xù)。由于醫(yī)院檔案管理工作飽受社會(huì)各界普遍關(guān)注，管理部門則應(yīng)更加重視檔案創(chuàng)新檔案管理工作，并將其逐步推向更加安全、有效的管理模式。檔案管理是醫(yī)院諸多工作中十分關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，檔案管理在醫(yī)院日常工作中占有舉足輕重的地位，若想使檔案管理制度更好地適應(yīng)醫(yī)院工作特點(diǎn)，則需不斷完善檔案管理技術(shù)，以達(dá)到現(xiàn)代化管理目的，提升檔案工作效率和質(zhì)量。

一、信息時(shí)代計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值分析

1．應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)改善工作效率和質(zhì)量

在信息化社會(huì)，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，群眾生活和工作都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)。同時(shí)，隨著醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式也越來(lái)越不適應(yīng)新時(shí)代要求，復(fù)雜管理模式使得醫(yī)院管理水平和工作效率大大下降。然而，在引入計(jì)算機(jī)技術(shù)后，快速拷貝、閱讀等電子文檔特性顯而易見(jiàn)，此種特性無(wú)法被傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所比擬，可以便捷管理。因此，醫(yī)院在管理檔案時(shí)需發(fā)揮信息時(shí)代優(yōu)勢(shì)，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)而提高信息檔案管理工作效率，保障檔案管理工作質(zhì)量。

2．應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可合理應(yīng)用人力資源

醫(yī)院檔案中存在海量檔案，包括病歷檔案、人事檔案及科研成果檔案等，這些均屬于醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案管理方法相比，計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人力資源的消耗將會(huì)大大降低，而計(jì)算機(jī)技術(shù)自動(dòng)化系統(tǒng)能使新檔案資料得到及時(shí)更新。例如，在人事檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以全面地記錄職員在不同階段的表現(xiàn)、能力和品德信息，從而為員工晉升提供數(shù)據(jù)參考。“索引功能”是計(jì)算機(jī)技術(shù)最大優(yōu)點(diǎn)，通過(guò)這一功能可讓領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)自身需求，掌握員工資料和能力，為其配置提供合理參考，從而實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值最大化，切實(shí)保障人力資源價(jià)值得以發(fā)揮，促進(jìn)人力資源價(jià)值和醫(yī)院發(fā)展價(jià)值雙提高。

二、信息時(shí)代計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用必要性

一方面，考慮到醫(yī)院檔案工作效率不高的現(xiàn)狀，急需提高醫(yī)院信息化管理水平。近幾年，醫(yī)院檔案管理工作雖已取得一些成績(jī)，但整體上還未達(dá)到現(xiàn)代化水平，計(jì)算機(jī)技術(shù)普及率不高，部分醫(yī)院還處在發(fā)展初級(jí)階段。究其原因，主要是由于醫(yī)院人員管理觀念、設(shè)備及技術(shù)相對(duì)落后，基本上還停留在以經(jīng)驗(yàn)為主、人工操作的狀態(tài)，檔案管理與使用程度不高。若想徹底地解決這一問(wèn)題，則必須不斷地更新觀念，改革管理方式，采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與儀器，使之?dāng)[脫人工勞作，提高工作效率，確保檔案應(yīng)用率達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，從根本上改善檔案管理與應(yīng)用質(zhì)量。

另一方面，隨著醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理技術(shù)水平亟待提高。在深化醫(yī)療體制改革時(shí)，醫(yī)院也在改革春風(fēng)下迅速發(fā)展[1]。一是實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，有利于提高人才隊(duì)伍素質(zhì)。目前，醫(yī)學(xué)事業(yè)需要發(fā)掘、培養(yǎng)和培養(yǎng)大量的建設(shè)人員，而人事工作是“人”的工作，只有對(duì)人事資料進(jìn)行詳盡、全面地了解，才能合理利用和發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，保證醫(yī)院事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。二是實(shí)行計(jì)算機(jī)檔案管理，可提高行政效能建設(shè)的速度，保障各項(xiàng)工作效率。眾所周知，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，可以極大地提高其工作效率，更好地開(kāi)發(fā)和使用檔案資料，并能延長(zhǎng)其使用年限。三是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，使檔案管理人員擺脫繁重手工作業(yè)方式，集中全部精力去學(xué)習(xí)和研究新科技及新的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，從而使檔案科學(xué)管理水平得到進(jìn)一步提升，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作順利發(fā)展。

三、信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理面臨的問(wèn)題

1．醫(yī)院不注重運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)

盡管醫(yī)院檔案管理工作已十分普遍，但大多醫(yī)院并未意識(shí)到檔案技術(shù)創(chuàng)新潛在價(jià)值，僅將其視為維持醫(yī)院正常運(yùn)作的基礎(chǔ)工作。此種落后觀念，導(dǎo)致檔案管理人員未經(jīng)過(guò)科學(xué)、系統(tǒng)的專業(yè)訓(xùn)練，僅僅把檔案的管理當(dāng)作一項(xiàng)簡(jiǎn)單的資料收集整理，為醫(yī)院的發(fā)展帶來(lái)了諸多隱患。同時(shí)，還有一些檔案工作人員把醫(yī)院檔案管理工作視為一般資料整理工作，此種工作認(rèn)識(shí)和態(tài)度十分不科學(xué)，不但不能提升醫(yī)院工作質(zhì)量，反而會(huì)降低醫(yī)院工作效率。采用此種模式管理醫(yī)院檔案，雖能取得一些成效，但卻無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果，會(huì)出現(xiàn)諸多不必要的問(wèn)題。同時(shí)，在實(shí)際工作中，缺乏科學(xué)、合理的檔案管理方法，往往根據(jù)醫(yī)院自身實(shí)際情況建立檔案系統(tǒng)，即便建立了科學(xué)的檔案系統(tǒng)，也會(huì)因管理人員不專業(yè)而導(dǎo)致無(wú)法高效地處理檔案內(nèi)容，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量大打折扣。

2．檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升

目前，醫(yī)院檔案管理人員，大多從其他部門抽調(diào)而來(lái)，缺乏檔案室工作經(jīng)驗(yàn)，習(xí)慣用紙質(zhì)檔案管理方法。在工作中，接觸到計(jì)算機(jī)技術(shù)，則很難迅速地改變管理方法，再加上其未經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)管理方面的專業(yè)訓(xùn)練，便會(huì)對(duì)其檔案管理工作造成極大的負(fù)面影響。在計(jì)算機(jī)輔助下，醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量會(huì)有所提高，但如若檔案管理人員未順利掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法，則難以在檔案管理工作方面發(fā)揮應(yīng)有作用。

3．檔案管理工作中信息技術(shù)運(yùn)用不到位

現(xiàn)階段，在實(shí)施醫(yī)院檔案管理改革工作時(shí)，逐步建立信息化管理體系，以提升競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)品質(zhì)。但是，由于信息化管理存在周期長(zhǎng)、投入大及更新快等特點(diǎn)，許多醫(yī)院還未完全覆蓋信息系統(tǒng)。因此，在醫(yī)院檔案管理中，傳統(tǒng)手工檔案管理模式仍是醫(yī)院主要模式，而醫(yī)院檔案資料工作系統(tǒng)龐大，將為工作人員工作過(guò)程帶來(lái)諸多阻礙，使得檔案管理工作難以有效、高質(zhì)量地進(jìn)行。

四、信息時(shí)代計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)化策略

1．更新檔案管理現(xiàn)代管理觀念

在醫(yī)院檔案管理工作中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)固然方便，但計(jì)算機(jī)應(yīng)用過(guò)程中少不了工作人員的操作和支持，所以若想提高計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用效率，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員現(xiàn)代化管理意識(shí)的培養(yǎng)。此外，醫(yī)院應(yīng)有意識(shí)地把經(jīng)驗(yàn)豐富的計(jì)算機(jī)檔案管理人員引進(jìn)到醫(yī)院，防止應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案出問(wèn)題后無(wú)人解決，防止出現(xiàn)更大的差錯(cuò)，避免影響醫(yī)院正常運(yùn)作。最后，通過(guò)建立檔案管理人員之間的溝通交流平臺(tái)，確保檔案工作人員在處理檔案工作中遇到疑問(wèn)時(shí)，能與其他工作人員進(jìn)行溝通，及時(shí)解決問(wèn)題，提高檔案工作效率[2]。

2．建立醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

醫(yī)院在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案時(shí)，先要將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，這樣則可讓電子檔案管理工作便捷性提升，一旦所有檔案都被記錄下來(lái)，便可快速地將所有資料都整理好，按照統(tǒng)一格式進(jìn)行保存。電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)使用者終端由電子資料庫(kù)所構(gòu)成，能方便使用者查詢相關(guān)檔案資料。同時(shí)，完善通信系統(tǒng)。通信系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向來(lái)都是檔案管理工作的重要組成部分，若想提高檔案管理效率，則必須使用通信系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)。另外，重視應(yīng)用檢索系統(tǒng)。在醫(yī)院檔案管理中，正確使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提是建立高效的查詢服務(wù)體系，只有建立完整的查詢服務(wù)體系，用戶才能通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢到所需要的檔案資料。

3．設(shè)立網(wǎng)上檔案網(wǎng)站

在醫(yī)院檔案管理中，若想達(dá)到加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)管理效果的目的，必須要合理地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案庫(kù)，但前提要嚴(yán)格遵循計(jì)算機(jī)特性和具體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以保證建立檔案系統(tǒng)的效率。用戶可以在網(wǎng)絡(luò)上登錄網(wǎng)站，不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制。同時(shí)，建立信息共享網(wǎng)站，采用正確方法，從根本上保證電子檔案安全，并使檔案信息使用更加規(guī)范，使用者在查詢文件時(shí)，也能為使用者提供方便。

4．加強(qiáng)提升檔案人才專業(yè)技能

在不斷變化的計(jì)算機(jī)環(huán)境下，加強(qiáng)檔案創(chuàng)新和管理十分必要。首先，醫(yī)院在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須保證檔案工作的規(guī)范性與統(tǒng)一性，并建立完整而科學(xué)的檔案管理制度，以保證檔案各環(huán)節(jié)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，要具有高度創(chuàng)造性思維和職業(yè)實(shí)踐能力，在工作中不斷創(chuàng)新，使計(jì)算機(jī)技術(shù)的效能得到最大限度地發(fā)揮。此外，要求檔案管理人員不斷充實(shí)自身，熟悉新技術(shù)，提高自身素質(zhì)。最后，在醫(yī)院招聘檔案工作人員過(guò)程中，要挑選專業(yè)人士，以保證其工作穩(wěn)定性，善于發(fā)揮計(jì)算機(jī)使用優(yōu)勢(shì)，充分利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作的作業(yè)，形成全新管理理念，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)操作技能的訓(xùn)練，以及對(duì)工作人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提升其檔案工作適應(yīng)力。

5．強(qiáng)化軟硬件設(shè)備建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，必須加大資金投入，配備符合檔案管理現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理目標(biāo)[3]。計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代管理不可或缺的一種工具，利用計(jì)算機(jī)保存全院各種業(yè)務(wù)、行政文件，便于使用者及時(shí)查閱、查閱，可節(jié)省大量的人力、物力及財(cái)力，提高工作效率。同時(shí)，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，能有效地壓縮文件存儲(chǔ)空間，便于存儲(chǔ)和維護(hù)檔案。計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)數(shù)量大，且范圍十分廣泛。計(jì)算機(jī)可打印文件分類、主題等目錄，有一套完整的、安全的及可靠的查詢系統(tǒng)。因此，要根據(jù)實(shí)際情況，積極創(chuàng)造各種條件，利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，使之成為整體，強(qiáng)化檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。

6．利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案信息管理系統(tǒng)

若使醫(yī)院檔案管理工作達(dá)到更高水平，更好地發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，則必須通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)改進(jìn)檔案管理工作。在實(shí)施過(guò)程中，要建立和研究計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，根據(jù)醫(yī)院自身檔案管理需求，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的管理軟件和硬件系統(tǒng)，并利用信息化系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行電子管理，從而使檔案管理服務(wù)的質(zhì)量有所提高。此外，要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，建立信息共享的網(wǎng)絡(luò)，從而使檔案資料的使用更加有效。在實(shí)施檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件、硬件設(shè)施的維護(hù)，確保軟件和軟件的安全性和穩(wěn)定性，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)勢(shì)[4]。

7．加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投資

為了更好地發(fā)揮檔案作用，擴(kuò)大檔案應(yīng)用范圍，必須加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案管理服務(wù)水平，把打印機(jī)、刻錄機(jī)等設(shè)備與檔案管理信息系統(tǒng)相連，使檔案信息的服務(wù)功能得到最大程度的發(fā)揮。同時(shí)，在強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投資過(guò)程中，需要有關(guān)主管部門對(duì)其進(jìn)行管理，展開(kāi)合理的分類、歸檔，保證檔案完整性，為檔案的使用提供基本服務(wù)，防止資料遺失等問(wèn)題，從而完善電子病歷檔案，為醫(yī)院病案研究提供有力信息資源，切實(shí)提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平。

8．強(qiáng)化醫(yī)院干部檔案管理

若想加強(qiáng)對(duì)干部檔案的管理及應(yīng)用，則需充分發(fā)揮醫(yī)院人力資源作用。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案中的重要組成部分，直接關(guān)系到醫(yī)院的整體管理和人才配置。員工檔案是一份記錄員工工作過(guò)程、質(zhì)量和科研成果的文件，屬于對(duì)各個(gè)級(jí)別的工作人員進(jìn)行分配的重要依據(jù)。若想使人事檔案信息化管理得以進(jìn)一步實(shí)施，必須運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的管理，并運(yùn)用先進(jìn)的管理體系來(lái)完善管理體系，利用計(jì)算機(jī)對(duì)人員信息進(jìn)行綜合管理，確保在培訓(xùn)、晉升、錄用等各方面都能做到公平、公正，優(yōu)化專業(yè)人員配置，為醫(yī)院和諧發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5]。

9．注重提升醫(yī)院檔案安全性

在醫(yī)院檔案管理中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)時(shí)，必須重視及時(shí)搜集和更新檔案資料。換言之，在醫(yī)院檔案管理工作中，既要確保對(duì)其進(jìn)行有效控制，又要積極地對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)優(yōu)化。同時(shí)，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，對(duì)每一份檔案進(jìn)行科學(xué)訪問(wèn)和使用，以達(dá)到資源共享的目標(biāo)，加強(qiáng)維護(hù)性，并保障效率，真正提高檔案管理的安全性。為了切實(shí)提高醫(yī)院檔案安全性和保密性，需注意下面幾點(diǎn)：其一，在檔案管理體系中，要結(jié)合實(shí)際情況，從全局出發(fā)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，全面提高檔案管理的品質(zhì)。其二，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效監(jiān)管，并做好信息審核工作。其三，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行安全隱患排查，防止發(fā)生無(wú)謂的事故。所以，將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理中，必須遵循科學(xué)發(fā)展觀的基本理念，通過(guò)與外界數(shù)據(jù)進(jìn)行交互，在多層安全防護(hù)之下，保證醫(yī)院檔案安全工作。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用日益普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，將進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代發(fā)展。只有在檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)高效管理檔案，才能最大限度地共享檔案資源，提高檔案工作實(shí)效。所以，醫(yī)院應(yīng)注重提高計(jì)算機(jī)檔案管理重視度，注重檔案管理人才培養(yǎng)，制訂和完善的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理制度，使醫(yī)院經(jīng)營(yíng)效率得到提高，從而達(dá)到經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化目標(biāo)。