張立美 于長海

人事檔案工作的內(nèi)容包含個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作履歷、自傳材料、考察考核鑒定材料、培訓(xùn)材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、任免調(diào)動材料、獎(jiǎng)懲材料、工資材料等多方面的內(nèi)容。檔案工作基本指導(dǎo)思想和主要目的是以本單位的發(fā)展規(guī)劃[1]和工作需要為中心，為單位人力資源管理[2]等各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)支撐和服務(wù)，不斷推動提高醫(yī)院管理工作成效。隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和信息化技術(shù)手段更新，人事檔案面臨的工作環(huán)境、工作對象和工作內(nèi)涵發(fā)生深刻變化，迫切要求檔案管理部門和工作人員及時(shí)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，更新工作理念思路和方式方法，全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，對檔案原始資源進(jìn)行全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級，不斷提升檔案工作管理水平、服務(wù)能力和醫(yī)院管理工作質(zhì)量，助力公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)高質(zhì)量發(fā)展。

1 人力資源管理及檔案資源信息化建設(shè)背景

1.1 公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展政策要求推動運(yùn)營管理信息化建設(shè)

公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)是我國醫(yī)療服務(wù)體系的基礎(chǔ)和主體，承載著落實(shí)基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，保障公益性、公平性、可及性，保障廣大人民群眾生命安全和身體健康的重要作用。我國高度重視公立醫(yī)院的高質(zhì)量建設(shè)，2021年國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》[3]強(qiáng)調(diào)，公立醫(yī)院要不斷強(qiáng)化體制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、手段創(chuàng)新，更加注重信息、人才、技術(shù)要素，建設(shè)智慧管理、智慧服務(wù)和智慧醫(yī)療三駕馬車驅(qū)動的智慧型醫(yī)院。根據(jù)文件精神，公立醫(yī)院要通過信息化手段，不斷提高管理服務(wù)效率，持續(xù)推動醫(yī)院人力資源等運(yùn)營管理的規(guī)范化、信息化、科學(xué)化和精細(xì)化水平，逐步實(shí)現(xiàn)從規(guī)模擴(kuò)張、粗放管理向提質(zhì)增效、精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，更好地滿足人民日益增長的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)需求，為實(shí)現(xiàn)“健康中國戰(zhàn)略”提供有力支撐。

1.2 檔案事業(yè)新時(shí)期發(fā)展政策要求信息化資源服務(wù)實(shí)踐工作

2021年中辦、國辦在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[4]中指出：在新發(fā)展階段，全國檔案事業(yè)要面向新發(fā)展階段，樹立新發(fā)展理念，建設(shè)新發(fā)展格局，全面推進(jìn)檔案資源體系、檔案收集體系、檔案利用體系等建設(shè)，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，更加探索知識管理和人工智能等技術(shù)在檔案信息深層加工的應(yīng)用，更加推進(jìn)落實(shí)檔案資源的挖掘和利用服務(wù)能力，著力推動檔案工作便捷管理、優(yōu)化使用[5]。信息化是檔案工作適應(yīng)新發(fā)展形式，走向現(xiàn)代化管理的必由之路。作為檔案工作業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)和專業(yè)技術(shù)人員，必須在實(shí)踐中不斷探索信息化工作路徑、工作手段、工作體系和管理工具，深化打造智慧檔案、智慧流程和智慧服務(wù)體系。

1.3 公立醫(yī)院工作實(shí)際要求優(yōu)化信息化手段服務(wù)人力資源管理工作

近年來，國家醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，事業(yè)單位分類改革以及現(xiàn)代醫(yī)院管理體制改革等相關(guān)工作，都對公立醫(yī)院人事檔案和人力資源管理提出了更高要求。作為公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)逐步提高了信息化建設(shè)與專業(yè)工作融合重視程度，不斷加強(qiáng)信息化平臺建設(shè)，推動提高服務(wù)能力和運(yùn)行效率。包含人事檔案在內(nèi)的人力資源管理信息化的全新醫(yī)院管理模式成為必然發(fā)展趨勢[6]。在現(xiàn)實(shí)中還存著硬件不足、制度缺陷、觀念障礙、技術(shù)瓶頸和人才短板等問題，作為人事及檔案部門必須高度重視，不斷提高“善學(xué)”“善謀”“善作”“善成”的本領(lǐng)，努力實(shí)現(xiàn)專業(yè)的人干專業(yè)的事。

2 人事檔案資源信息化建設(shè)的工作舉措

根據(jù)三級醫(yī)院建設(shè)要求和單位工作實(shí)際，濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院自2017年起，逐步探索以數(shù)字化檔案資源驅(qū)動并服務(wù)人力資源精細(xì)化管理工作為導(dǎo)向的信息化建設(shè)，不斷搭建、完善和優(yōu)化人力資源檔案管理系統(tǒng)。在具體工作中，將檔案信息系統(tǒng)細(xì)化分為基礎(chǔ)信息模塊、職稱評聘模塊、公開招聘模塊、黨建系統(tǒng)信息模塊、人事檔案多媒體模塊等，具體模塊內(nèi)容如下。

2.1 基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在基礎(chǔ)模塊搭建期間，同步采集并復(fù)驗(yàn)了醫(yī)院工作人員出生年月、學(xué)歷學(xué)位[7]、職稱評聘、工作經(jīng)歷、崗位變動、繼續(xù)教育等基礎(chǔ)信息，運(yùn)用計(jì)算機(jī)硬件、文字識別技術(shù)（optical character recognition，OCR）、數(shù)碼掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)碼存儲技術(shù)等，把各種載體的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲。

2.2 基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)報(bào)表庫建設(shè)

根據(jù)上級主管部門和醫(yī)院工作需求，報(bào)表管理預(yù)置了公立醫(yī)院綜合改革監(jiān)測表、三級醫(yī)院評審數(shù)據(jù)表、公立醫(yī)院績效考核數(shù)據(jù)表、省直事業(yè)單位機(jī)構(gòu)編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表、黨員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)報(bào)表以及各類人才統(tǒng)計(jì)報(bào)表等常用統(tǒng)計(jì)報(bào)表，通過定期數(shù)據(jù)維護(hù)、完善，報(bào)表數(shù)據(jù)可以自動進(jìn)行報(bào)表統(tǒng)計(jì)、校驗(yàn)、分析等，使統(tǒng)計(jì)工作更加便捷、及時(shí)、準(zhǔn)確。同時(shí)，根據(jù)上級更新的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，適時(shí)調(diào)整統(tǒng)計(jì)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用及服務(wù)功能

通過信息系統(tǒng)對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)自動抓取、讀取、分析、判定，可以實(shí)現(xiàn)自動實(shí)時(shí)提供工作預(yù)警和服務(wù)功能。在實(shí)際工作中實(shí)現(xiàn)了勞動合同期滿、合同續(xù)簽、薪資調(diào)整、退休人員、黨員“政治生日”等一系列預(yù)警提醒功能。

2.4 檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通

通過醫(yī)院基礎(chǔ)人事檔案數(shù)據(jù)整合，按照權(quán)限為醫(yī)院黨委組織部、醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部、質(zhì)量管理辦公室、科技處、醫(yī)學(xué)教育中心、保衛(wèi)處、信息管理中心等科室安裝HRP檔案數(shù)據(jù)信息化服務(wù)端口，單獨(dú)設(shè)立賬號，開通檔案信息維護(hù)管理權(quán)限，便于各科室檔案信息數(shù)據(jù)維護(hù)、查詢和利用。

2.5 歷史檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

所有檔案數(shù)據(jù)信息更新必須定期進(jìn)行系統(tǒng)備份存檔，重要節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)及時(shí)存檔，確保能夠進(jìn)行歷史記錄保存和還原功能，同時(shí)系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)自動記錄檔案數(shù)據(jù)變更時(shí)間、操作人員、變更原因、變動多媒體數(shù)據(jù)等，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)變動有誤，可實(shí)現(xiàn)按照節(jié)點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)還原，便于隨時(shí)查詢、追溯和循證檔案數(shù)據(jù)，不斷服務(wù)實(shí)際工作。

3 信息化檔案資源在醫(yī)院人力資源精細(xì)化管理中作用

3.1 規(guī)范人力資源檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享

基本檔案數(shù)據(jù)信息包含了單位組織架構(gòu)、基本人事信息、科學(xué)研究信息、個(gè)人社會認(rèn)可度、繼續(xù)教育情況等檔案數(shù)據(jù)，是醫(yī)院人力資源及相關(guān)工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。人事檔案資源具有動態(tài)變化的特點(diǎn)，隨著工作實(shí)踐和個(gè)人社會活動而發(fā)展變化，數(shù)量不斷增加，內(nèi)容日益豐富，這就要求醫(yī)院努力做到“完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”，實(shí)時(shí)提供檔案資源數(shù)據(jù)。通過設(shè)置不同的權(quán)限等級，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化形式互聯(lián)互通，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、科室負(fù)責(zé)人及職工本人利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理，可實(shí)時(shí)查詢、修改、完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，可直觀了解權(quán)限范圍內(nèi)單一或群體人力資源完整的職業(yè)發(fā)展、學(xué)科建設(shè)和人力資源狀況等檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源共享服務(wù)。

3.2 節(jié)約人力資源成本，提高醫(yī)院運(yùn)行效率

傳統(tǒng)人力資源管理主要是通過人工手動錄入的方式記錄人事信息、表報(bào)錄入、職工考勤、工資績效、崗位變動等，不僅費(fèi)時(shí)耗力、紕漏難免、查詢困難、利用不便。利用信息化檔案系統(tǒng)，各部門科室可自行快速查閱權(quán)限范圍內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)信息，無需聯(lián)絡(luò)申請程序，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)超時(shí)空流動；利用設(shè)置的查詢條件，可在短時(shí)間準(zhǔn)確形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表；利用設(shè)置的多媒體子集清晰存儲培訓(xùn)記錄、學(xué)習(xí)和工作履歷等資料，可便捷快速查詢利用。通過上述舉措，大大減少了工作人員繁雜重復(fù)的日常工作，節(jié)省了人工時(shí)間成本、人力資源數(shù)量和人員財(cái)務(wù)成本，提高了醫(yī)院運(yùn)行效率。

3.3 優(yōu)化管理模式，服務(wù)實(shí)際工作

檔案資源信息化建設(shè)通過對紙質(zhì)檔案資源收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等管理過程的信息化處理和應(yīng)用，檔案資源信息化處理后可提供詳細(xì)、真實(shí)、準(zhǔn)確、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為單位發(fā)展和決策提供服務(wù)，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)化、創(chuàng)新和飛躍。按照人力資源和檔案業(yè)務(wù)工作流程，可實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部專網(wǎng)檔案的網(wǎng)上瀏覽、網(wǎng)上借閱和便捷使用功能。利用單位人力資源信息系統(tǒng)、移動辦公系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、公開招聘系統(tǒng)、職稱評聘系統(tǒng)、請銷假在線工作系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)由檔案數(shù)據(jù)管理向檔案信息資源研究與資源利用轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了“無界別檔案”，數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程交互聯(lián)通，檔案室從檔案保管中心變?yōu)樘峁┓?wù)利用的資源控制中心，不斷推動優(yōu)化工作流程，提高工作效率，提升服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

3.4 健全評價(jià)機(jī)制，推動高質(zhì)量發(fā)展

不同科室、不同專業(yè)、不同人員工作性質(zhì)、工作體制、工作內(nèi)容存在很大區(qū)別，傳統(tǒng)模式單純以“優(yōu)秀、良好、合格、不合格”為指標(biāo)的主觀評價(jià)模式，完全不能反映真實(shí)工作內(nèi)容、體現(xiàn)工作價(jià)值。隨著現(xiàn)代公立醫(yī)院發(fā)展，要求各單位建立包含醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、業(yè)務(wù)水平、科研能力、實(shí)踐教學(xué)、工作數(shù)量、工作質(zhì)量以及學(xué)歷學(xué)位、職稱評聘、工作崗位等個(gè)人履歷在內(nèi)的360度評價(jià)維度，充分體現(xiàn)不同崗位差異，推動向關(guān)鍵性、專業(yè)性、高風(fēng)險(xiǎn)和高強(qiáng)度崗位傾斜，充分體現(xiàn)“知識、技術(shù)、勞務(wù)、管理”等要素價(jià)值，調(diào)動廣大職工工作積極性，不斷提高工作效率，加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，促進(jìn)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

3.5 順應(yīng)國家戰(zhàn)略導(dǎo)向，推動信息化建設(shè)

在我國檔案事業(yè)新的發(fā)展周期，提出了檔案信息化建設(shè)融入數(shù)字中國建設(shè)、信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用、信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合的工作要求。作為檔案具體工作部門和檔案人，要緊跟國家和主管部門政策導(dǎo)向，明確上級主管部門“強(qiáng)調(diào)什么、要求什么、推動什么”，醫(yī)院應(yīng)及時(shí)“緊跟什么、推動什么、落實(shí)什么”，把檔案工作與實(shí)際工作深度融合，通過檔案工作技術(shù)信息化、管理現(xiàn)代化、資源豐富化，切實(shí)做好檔案工作信息化建設(shè)。

4 人事檔案信息化建設(shè)過程中面臨的問題

4.1 單位對檔案信息化建設(shè)工作的重視程度有待提高

一是思想認(rèn)識不夠。沒有充分認(rèn)識到檔案工作的重要意義和作用價(jià)值[8]，很多單位將檔案工作定位于一項(xiàng)管理的“輔助工作”“邊角工作”和“非核心工作”，認(rèn)為檔案只是一堆長期存放的歷史記錄資料，對于醫(yī)院管理工作沒有直接的推動作用。二是經(jīng)費(fèi)投入不夠。很多單位尤其是公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)本身有限，需要將經(jīng)費(fèi)預(yù)算“蛋糕”切分為黨的建設(shè)、辦公經(jīng)費(fèi)、工資績效、人才引進(jìn)、設(shè)備資產(chǎn)、基礎(chǔ)建設(shè)等諸多子項(xiàng)目，經(jīng)費(fèi)投入面臨人多粥少、競爭激烈的情況，對于重視程度不夠的檔案工作，信息化建設(shè)所需的大額經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足。

4.2 單位對檔案信息化建設(shè)工作的軟硬件建設(shè)配備不足

在這里，醫(yī)院將“軟件配備”定位于專業(yè)人員配備。目前國內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，檔案管理和從業(yè)人員大部分是半路轉(zhuǎn)崗，相當(dāng)一部分人員是臨床一線臨近退休人員或者專業(yè)雜亂、學(xué)歷層次較低的其他崗位無法安置人員，“趕鴨子上架”從事檔案工作，檔案崗位人員對檔案宏觀理論掌握不夠，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識不深不精，面臨“先天知識瘸腿”“后天學(xué)習(xí)能力不足”的雙重問題。二是硬件建設(shè)不足。限于經(jīng)費(fèi)預(yù)算，先天的信息化設(shè)施設(shè)備配置不足，必要的計(jì)算機(jī)、大型掃描分析軟件、圖像分析軟件等配置不足[9]，缺乏信息化建設(shè)的硬件基礎(chǔ)；硬件設(shè)施升級改造不及時(shí)，誤認(rèn)為信息化建設(shè)是一勞永逸、一蹴而就，很多單位將這項(xiàng)工作定義為“一錘子買賣”和“一次性工作”，雖有信息化建設(shè)之名，卻無信息化建設(shè)之實(shí)。事實(shí)上信息化工作是長期工作，需要跟隨政策要求、工作需求不定期進(jìn)行拓展升級。

4.3 檔案信息化管理制度體系和安全體系需要進(jìn)一步完善

檔案信息化建設(shè)后，基本能夠達(dá)到檔案數(shù)據(jù)存檔、分析、利用自動操作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。在享受便捷性的同時(shí)，醫(yī)院也清醒地認(rèn)識到傳統(tǒng)人工管理檔案和信息化數(shù)據(jù)檔案還是存在顯而易見的差異，需要完善管理制度和安全保障體系。一方面醫(yī)院應(yīng)適應(yīng)信息化建設(shè)的客觀實(shí)際，在大力推進(jìn)“增量檔案信息化”的基礎(chǔ)上，做好諸如電子郵件檔案歸檔、電子公文檔案歸檔、電子檔案證據(jù)保全、電子檔案管理規(guī)范等管理制度體系建設(shè)，使電子檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循，努力做到各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收。另一方面，檔案信息化安全防護(hù)是醫(yī)院必須面對的一個(gè)問題。人力資源檔案本身數(shù)量非常龐大，醫(yī)院必須配備能夠存儲大量檔案數(shù)據(jù)的硬件設(shè)備，在工作中會存在硬件受到外部環(huán)境影響發(fā)生故障的風(fēng)險(xiǎn)，從而導(dǎo)致出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失的隱患。同時(shí)由于互聯(lián)互通的客觀需要和互聯(lián)網(wǎng)的開放性特點(diǎn)，醫(yī)院可能會遇到系統(tǒng)崩潰[10]、防毒殺毒、外來人員入侵等威脅檔案安全的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)問題?；谏鲜銮闆r，要求醫(yī)院必須提前考慮抵御風(fēng)險(xiǎn)的管理制度、應(yīng)急預(yù)案和工作機(jī)制。第三方面，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，信息化管理更容易出現(xiàn)管理人員主觀惡意更改、銷毀、隱匿檔案的問題，在這個(gè)過程中更難以查詢痕跡和追蹤檢查，針對可能出現(xiàn)的虛假檔案信息和檔案失真現(xiàn)象，醫(yī)院必須提前做好安全管理防范機(jī)制。

5 做好檔案資源信息化并服務(wù)實(shí)際工作的思考與建議

5.1 必須樹立“大檔案數(shù)據(jù)”理念，集中、統(tǒng)一保管檔案資源

隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代深入建設(shè)，檔案工作互聯(lián)互通需求逐步強(qiáng)化，要求醫(yī)院必須跳出傳統(tǒng)人力資源檔案數(shù)據(jù)管理的理念和條條框框，樹立“大人力資源檔案數(shù)據(jù)”理念。在現(xiàn)實(shí)工作中，必須建立聯(lián)系聯(lián)絡(luò)機(jī)制，按照資源完整、統(tǒng)一管理和便捷使用的原則，必須嚴(yán)格審核歸檔材料，根據(jù)工作需要及時(shí)收集齊備檔案資源，同時(shí)相關(guān)檔案必須由人事部門統(tǒng)一集中進(jìn)行鑒別、立卷、管理等工作，避免非專業(yè)人員人為對檔案資源的不當(dāng)管理，或因保管不當(dāng)出現(xiàn)的自然因素對檔案資源的損壞，同時(shí)集中統(tǒng)一保管有利于后期統(tǒng)一鑒別、完整歸檔、規(guī)范處理、優(yōu)化利用。

5.2 必須強(qiáng)化檔案專業(yè)人員素質(zhì)提升，不斷適應(yīng)信息化工作需要

在現(xiàn)實(shí)工作中，人事檔案資源信息化建設(shè)要求除了需要熟悉和掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收管用的工作要求之外，還要求檔案資源數(shù)字化、圖像處理信息化以及和專用軟件操作使用等知識技能，這都對檔案部門和檔案專業(yè)技術(shù)人員提出了全新的挑戰(zhàn)[11]，必須強(qiáng)化檔案科班出身專業(yè)人員配備[12]，引導(dǎo)現(xiàn)有人員不斷繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，跟上信息發(fā)展步伐，做到檔案信息“完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用”，不斷滿足工作崗位需求。

5.3 必須主動開展檔案編研服務(wù)，不斷拓展檔案資源服務(wù)利用范圍

檔案編研工作是檔案服務(wù)利用工作的重要組成部分，其成果具有存史、資政、惠民的功能，是廣泛、系統(tǒng)、完整地向社會、醫(yī)院、部門提供利用服務(wù)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。作為檔案人員，要認(rèn)真研究單位檔案資源需求，積極主動研判檔案室藏檔案資源的內(nèi)容、價(jià)值，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、拓展檢索工具等，積極開發(fā)檔案信息資源，形成信息化檔案，為醫(yī)院的臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。

5.4 必須完善制度體系和硬件設(shè)施建設(shè)，不斷滿足信息化工作要求

人事檔案真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)、人員詳細(xì)信息，部分內(nèi)容涉及機(jī)構(gòu)機(jī)密或個(gè)人隱私，具有涉密性的特點(diǎn)。人事檔案的管理必須在維護(hù)人事檔案秘密和安全的前提下，積極穩(wěn)妥地為職能部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。作為檔案工作主管部門和具體執(zhí)行部門，要健全制度體系和硬件設(shè)施，防止泄密和失密。一方面要切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化工作監(jiān)督、管理和指導(dǎo)，推進(jìn)構(gòu)建制度完備、安全可靠、簡便實(shí)用信息化管理制度[13]；另一方面要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備配備，完善設(shè)置防火墻、檔案數(shù)據(jù)備份、加密、網(wǎng)絡(luò)隔離等防護(hù)措施。通過軟硬件建設(shè)，不斷推動檔案資源信息化建設(shè)走深走實(shí)、邁上新發(fā)展臺階[14]，在做好保密的基礎(chǔ)上，切實(shí)滿足實(shí)際工作需求。

5.5 必須建立健全追蹤評價(jià)機(jī)制，不斷推進(jìn)工作取得實(shí)效

作為機(jī)構(gòu)黨委和主管部門要切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制，結(jié)合中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點(diǎn)和職能部門工作任務(wù)，分解目標(biāo)任務(wù)、細(xì)化年度安排、落實(shí)評價(jià)獎(jiǎng)懲。主管部門要加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，不斷完善工作追蹤評價(jià)機(jī)制，定期對規(guī)劃實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)測分析、中期評估和信息通報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)研究對策，及時(shí)落實(shí)措施，確保目標(biāo)任務(wù)順利實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，醫(yī)院必須堅(jiān)持管理使用相結(jié)合的理念，優(yōu)化人事檔案信息化建設(shè)措施，配備專業(yè)人員和軟硬件設(shè)施，健全人事檔案管理制度，不斷提升管理水平和服務(wù)質(zhì)量，助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。