張客月

本文主要研究了地質(zhì)勘查事業(yè)單位內(nèi)部控制實(shí)施過程中存在的問題，分別從單位和業(yè)務(wù)層面進(jìn)行分析，涉及的問題有內(nèi)部控制工作制度、議事決策制度體系、組織架構(gòu)設(shè)置、信息軟件系統(tǒng)、預(yù)算、采購、合同等，后文也相繼提出了對應(yīng)的改進(jìn)建議。希望本文的研究能夠?yàn)楦嗟刭|(zhì)勘查類單位實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)提供有價(jià)值的參考建議。

地質(zhì)勘查事業(yè)單位內(nèi)部控制問題研究

單位層面 第一，內(nèi)部控制工作制度不完善，無法有序開展內(nèi)部控制相關(guān)工作、風(fēng)險(xiǎn)評估工作、內(nèi)控監(jiān)督檢查工作等。第二，組織架構(gòu)設(shè)置不合理，現(xiàn)有勘查單位內(nèi)部的組織架構(gòu)、部門職責(zé)相對較粗放，更側(cè)重于主采礦業(yè)務(wù)，忽略了其他業(yè)務(wù)職責(zé)履行。第三，信息軟件系統(tǒng)存在漏洞。地質(zhì)勘查事業(yè)單位內(nèi)部涉及的數(shù)據(jù)信息都要及時(shí)匯總上報(bào)至上級財(cái)政部門，而且會(huì)精確到各部門。但是實(shí)際上各單位內(nèi)部不同職能部門之間并沒有設(shè)置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)口徑，以至于后續(xù)上級財(cái)政部門進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總時(shí)會(huì)出現(xiàn)口徑不同，無法統(tǒng)一核對匯總的情形，繼而進(jìn)行手動(dòng)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)口徑，這樣既降低了工作效率，也增加了人工操作誤差。

業(yè)務(wù)層面 一是預(yù)算業(yè)務(wù)。預(yù)算環(huán)節(jié)的缺陷主要是編制方案和執(zhí)行環(huán)節(jié)，前者可能是因?yàn)閱挝粌?nèi)部預(yù)算編制工作并沒有實(shí)現(xiàn)全體人員參與，僅僅是部分崗位人員參與了編制，使得預(yù)算方案缺乏實(shí)操性，而且編制審核不嚴(yán)謹(jǐn)，容易出現(xiàn)刻意增加預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)。后者執(zhí)行力度弱可能是因?yàn)槿狈τ行У谋O(jiān)督追蹤追責(zé)機(jī)制，使得個(gè)別項(xiàng)目超支嚴(yán)重，領(lǐng)導(dǎo)人員卻不以為然，最終造成了項(xiàng)目的收支實(shí)際遠(yuǎn)遠(yuǎn)偏離預(yù)期。二是資產(chǎn)業(yè)務(wù)。地質(zhì)勘查單位內(nèi)部資源涉密等級較高，而且日常工作使用的地形圖、信息系統(tǒng)、打印機(jī)等都屬于保密資產(chǎn)，為此要嚴(yán)格執(zhí)行國家資產(chǎn)保密制度體系。但是部分單位在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)開展中可能會(huì)忽略現(xiàn)有資產(chǎn)的保密工作，也沒有設(shè)置可行的資產(chǎn)保密制度和違規(guī)違法追責(zé)制度，避免個(gè)別情況下會(huì)出現(xiàn)泄密事故。三是采購業(yè)務(wù)。部分事業(yè)單位內(nèi)部人員有限，并沒有設(shè)置單獨(dú)的資產(chǎn)管理人員和采購管理人員，而且單純地由資產(chǎn)管理人員同時(shí)肩負(fù)采購工作，這樣操作的風(fēng)險(xiǎn)性較大。而且因?yàn)閭€(gè)人時(shí)間精力有限，在進(jìn)行采購前也沒有對采購計(jì)劃進(jìn)行可行性論證，在選擇供應(yīng)商方面也會(huì)存在著盲目性、局限性，最終可能會(huì)造成單位內(nèi)部嚴(yán)重的資源、資金浪費(fèi)。四是收支業(yè)務(wù)。單位內(nèi)部收支業(yè)務(wù)內(nèi)控缺陷會(huì)直接影響其最終效益的獲得，如常規(guī)存在的經(jīng)營收入、支出流程不完善、應(yīng)收賬款清收力度弱、簽字授權(quán)不嚴(yán)謹(jǐn)。支出簽字審批決定權(quán)在個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)人，容易出現(xiàn)決策盲目、錯(cuò)誤等情況。而且個(gè)別簽字決定人可能對具體的項(xiàng)目收支金額并沒有足夠太多了解，也會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤決策。五是合同管理。單位內(nèi)部可能并沒有專業(yè)的合同方面人才，以至于合同草案編制、簽訂、履約等方面都存在著缺陷。具體體現(xiàn)在單位沒有專門的合同管理部門、合同草案文本不夠規(guī)范、合同簽訂前的事項(xiàng)調(diào)研不充分、合同簽署人員法律意識淡薄、合同檔案缺乏備份保存等。六是項(xiàng)目管理。地質(zhì)勘查單位內(nèi)部項(xiàng)目管控缺陷表現(xiàn)在：首先，單位核心業(yè)務(wù)部門是地質(zhì)部門，也是技術(shù)集中部門，但是多數(shù)單位內(nèi)部只會(huì)安排一個(gè)負(fù)責(zé)人，全權(quán)管控項(xiàng)目、技術(shù)、部門人員，而負(fù)責(zé)人更多的是有著地質(zhì)專業(yè)知識背景的人員，對管理和項(xiàng)目安排方面并沒有足夠經(jīng)驗(yàn)。其次，地質(zhì)工作類別較多，一個(gè)項(xiàng)目涉及的組別、技術(shù)手段眾多，但是不同人員個(gè)人技能、職業(yè)道德都有很大差異，最終地質(zhì)工作質(zhì)量、效率也無法得到保障。最后，現(xiàn)有薪酬制度設(shè)置不合理，地質(zhì)工作薪酬一般都是由底薪和績效兩部分構(gòu)成，底薪是固定的，但是績效是依據(jù)野外、戶外工作天數(shù)決定，所以會(huì)出現(xiàn)故意拖延進(jìn)度增加收入的情況。

地質(zhì)勘查事業(yè)單位優(yōu)化內(nèi)部控制措施

單位層面 第一，健全內(nèi)部控制工作制度。一方面，建立完善可行的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評估制度。單位內(nèi)部管理人員可以依據(jù)現(xiàn)有業(yè)務(wù)類型進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等級評估，并對關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防控制措施進(jìn)行匯總。還要設(shè)置監(jiān)督管理、信息反饋制度，要求各業(yè)務(wù)活動(dòng)項(xiàng)目實(shí)際實(shí)施過程中，上下級間能夠通暢地溝通交流，也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、流程漏洞等，并改善。另一方面，可完善內(nèi)部控制監(jiān)督檢查機(jī)制。要求專崗人員每天進(jìn)行日常內(nèi)控工作檢查，對內(nèi)部控制制度實(shí)施效果進(jìn)行分析，評價(jià)其內(nèi)控執(zhí)行效率，并反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層，及時(shí)進(jìn)行制度體系的整改優(yōu)化。監(jiān)督審計(jì)部門人員還要不定期地對各部門內(nèi)部控制實(shí)施結(jié)果進(jìn)行抽查，追蹤整改事項(xiàng)，如果在規(guī)定時(shí)間內(nèi)相關(guān)人員并沒有完成整改，則要上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)層對其進(jìn)行相應(yīng)追責(zé)，最終所有監(jiān)管內(nèi)容都要匯總在監(jiān)管制度體系報(bào)告中。

第二，優(yōu)化組織架構(gòu)和崗位職責(zé)劃分。地質(zhì)勘查單位要在新時(shí)代背景下發(fā)展，必然要改變業(yè)務(wù)活動(dòng)管理思路，從過去經(jīng)驗(yàn)式管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫润w系式管理。為此單位要依據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)設(shè)置可行的組織架構(gòu)和組織崗位職責(zé)。具體組織架構(gòu)設(shè)置遵循的原則：框架的確定要依據(jù)單位現(xiàn)有戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、各職能部門職責(zé)確定要依據(jù)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)運(yùn)營流程、各部門崗位的確定可依據(jù)核心業(yè)務(wù)活動(dòng)。綜合考量后單位設(shè)置了審計(jì)科、保密科、探礦科、發(fā)展規(guī)劃科，每個(gè)科室都要有其詳細(xì)的工作職責(zé)。

第三，推進(jìn)信息化系統(tǒng)建設(shè)。地質(zhì)勘查單位設(shè)置信息化系統(tǒng)可參照市場上優(yōu)秀企事業(yè)單位設(shè)計(jì)模型，常規(guī)情況下設(shè)置的信息化系統(tǒng)必然包含幾大功能板塊：財(cái)務(wù)管理負(fù)責(zé)日常賬務(wù)記錄、查詢、報(bào)表編制等工作；人力資源管理負(fù)責(zé)人員調(diào)配、工資發(fā)放、崗位管理、培訓(xùn)設(shè)計(jì)等工作；固定資產(chǎn)管理負(fù)責(zé)資產(chǎn)出入庫、使用、維護(hù)、處置、租賃等工作。

業(yè)務(wù)層面 第一，強(qiáng)化預(yù)算業(yè)務(wù)管控。其一單位可設(shè)置獨(dú)立存在的預(yù)算管理委員會(huì)，全面負(fù)責(zé)內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)預(yù)算工作；其二要詳細(xì)劃分各職能部門在預(yù)算管理中擔(dān)任的職責(zé)；其三健全預(yù)算管理監(jiān)督管控機(jī)制；其四制定預(yù)算執(zhí)行制度體系；其五進(jìn)行預(yù)算編制業(yè)務(wù)活動(dòng)流程再造。

第二，增強(qiáng)資產(chǎn)業(yè)務(wù)管控。地質(zhì)勘查事業(yè)單位內(nèi)部資產(chǎn)都屬于國有資產(chǎn)，為了保障國有資產(chǎn)安全性、完整性，需要把每個(gè)資產(chǎn)落實(shí)到具體責(zé)任人，尤其是涉及保密資產(chǎn)、大型貴重資產(chǎn)、危險(xiǎn)性資產(chǎn)，要安排專業(yè)的有能力的人管控、使用、維護(hù)保養(yǎng)。對于資產(chǎn)的管控還要定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保資產(chǎn)賬實(shí)合一，可借鑒當(dāng)前廣泛被應(yīng)用的資產(chǎn)條形碼，各資產(chǎn)使用狀態(tài)、使用人、維護(hù)人等發(fā)生變動(dòng)就要及時(shí)在系統(tǒng)中更新相關(guān)信息。

第三，加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)管控。單位進(jìn)行采購內(nèi)部控制要格外關(guān)注其中幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)——申請、審批、簽訂合同、采購、驗(yàn)貨、支付貨款。采購內(nèi)部控制制度設(shè)置要遵循不相容崗位相分離原則、遵循逐級授權(quán)審批原則、遵循嚴(yán)格的流程控制原則。控制環(huán)節(jié)主要是對采購申請?zhí)岢?、審批、物資選購、物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)的控制。另外采購環(huán)節(jié)還要求相關(guān)人員有專業(yè)性知識，能夠準(zhǔn)確選擇最優(yōu)供應(yīng)商，也能夠準(zhǔn)確分辨與供應(yīng)商關(guān)聯(lián)的各種預(yù)付賬款、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款，并最大限度地為單位爭取利益，盡可能減少單位短期付款壓力。為了減少單位采購環(huán)節(jié)損失，可以增加多重審批核驗(yàn)流程，要求采購全過程都能夠被監(jiān)管，確保采購環(huán)節(jié)合法合規(guī)。

第四，強(qiáng)化收支業(yè)務(wù)管控。經(jīng)營收入流程：單位內(nèi)部發(fā)展規(guī)劃人員需要同合作方簽訂合同→財(cái)務(wù)人員收到合同約定預(yù)付款→地質(zhì)人員開展野外工作，履行合同內(nèi)容→發(fā)展規(guī)劃人員要確認(rèn)項(xiàng)目決算金額→財(cái)務(wù)人員依據(jù)決算金額出具發(fā)票→實(shí)際收到工程款或掛賬→財(cái)務(wù)人員確認(rèn)收入并申報(bào)繳稅。對外支付流程：日常事項(xiàng)或?qū)ｍ?xiàng)項(xiàng)目報(bào)銷申請?zhí)岢觥?jīng)辦人取得相應(yīng)票據(jù)→匯總票據(jù)，審核其真實(shí)性并簽字→部門負(fù)責(zé)人審核簽字→財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)→會(huì)計(jì)核驗(yàn)票據(jù)真實(shí)性、合法性、合理性→票據(jù)制單→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核簽字→出納付款→付現(xiàn)或轉(zhuǎn)賬。

第五，強(qiáng)化合同管理。地質(zhì)勘查單位還要設(shè)置完善可行的合同管控制度，包含合同草案編制、審批、商談、簽訂、履約、追蹤、監(jiān)管、處理糾紛、補(bǔ)充內(nèi)容、存檔等多個(gè)環(huán)節(jié)。單位有能力的情況下可設(shè)置單獨(dú)的檔案管理科室，內(nèi)設(shè)合同管理崗位，如果人員有限則可把合同管理工作劃歸為發(fā)展規(guī)劃科職責(zé)。

簡述部分合同管理制度體系內(nèi)容：合同調(diào)查制度，雙方簽署合同前對相關(guān)合約信息進(jìn)行調(diào)研，對合作方經(jīng)濟(jì)實(shí)力、行業(yè)口碑、履約能力、違約記錄等有全面了解；合同內(nèi)容審核復(fù)查制度，要求相關(guān)人員、專業(yè)人員對合同起草內(nèi)容條款進(jìn)行復(fù)核，確保本單位權(quán)益不會(huì)被隨意侵害；聯(lián)席合同談判機(jī)制，要求合同談判小組人員有財(cái)務(wù)、技術(shù)、業(yè)務(wù)、審計(jì)、法律等多個(gè)專業(yè)，不可由一人決定合同簽訂與否，必要時(shí)可外聘優(yōu)秀專家協(xié)助談判；合同履約機(jī)制，簽訂合同后并不意味著結(jié)束，還需要安排專業(yè)人員對合同條款的執(zhí)行情況進(jìn)行追蹤分析，確保對方嚴(yán)格依據(jù)合同內(nèi)容執(zhí)行相關(guān)工作，如果在追蹤監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)缺陷，必然要采取有效應(yīng)對措施，減少單位損失。

第六，增強(qiáng)項(xiàng)目管控?？辈閱挝坏墓芾聿荒苣爻梢?guī)，局限于傳統(tǒng)管理框架中，需要不斷創(chuàng)新、不斷改進(jìn)，而項(xiàng)目任務(wù)書的設(shè)計(jì)就是一種新穎的管理方式。項(xiàng)目任務(wù)書的設(shè)計(jì)能夠很好地量化各項(xiàng)目實(shí)際工作量，便于進(jìn)行成本管控、項(xiàng)目質(zhì)控、進(jìn)度調(diào)配，如表1所示項(xiàng)目任務(wù)書格式及內(nèi)容。

上文中針對地質(zhì)勘查事業(yè)單位內(nèi)部控制缺陷進(jìn)行了描述，筆者經(jīng)過一段時(shí)間的調(diào)研、查閱資料，提出了科學(xué)可行的有效優(yōu)化路徑，分別從單位層面和業(yè)務(wù)層面兩個(gè)角度著手，力求幫助各地質(zhì)勘查類事業(yè)單位提高內(nèi)部控制管理水平，實(shí)現(xiàn)更好的內(nèi)部業(yè)務(wù)運(yùn)營目標(biāo)。