張小芳

摘要：醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)，是現(xiàn)代信息技術(shù)與醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案管理的有機結(jié)合，充分發(fā)揮業(yè)績檔案信息系統(tǒng)功能，有助于提高人力資源管理效率，促進精細化管理。本文分析了傳統(tǒng)業(yè)績檔案管理的弊端，并從業(yè)績檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)容與作用入手，分析了如何設(shè)置積分項目與分值，如何利用業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)助力專業(yè)技術(shù)人員考核評價，論述了利用信息系統(tǒng)開展考核評價工作的注意事項。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；業(yè)績；檔案；技術(shù)人員；考核

DOI：10.12433/zgkjtz.20232955

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員考核評價主要涉及五個維度，即德、能、勤、績、廉。傳統(tǒng)的考核評價方式通常是由專業(yè)技術(shù)人員自己填寫考核表，各考核小組根據(jù)其日常表現(xiàn)和掌握的業(yè)績材料，簡單地評價出“優(yōu)秀”“稱職”“基本稱職”“不稱職”人員。而隨著醫(yī)院人員規(guī)模的不斷擴增，各類專業(yè)技術(shù)人員涉及的業(yè)績材料不斷增加，龐大的人員總量清單和龐雜的業(yè)績材料將堆放在考核人員面前。如果專業(yè)技術(shù)人員考核工作依然按照傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計、粗放評分方式開展，那這種考核評價難免流于主觀與形式主義，難以客觀、公正、全面地對專業(yè)技術(shù)人員進行評價，也不能通過日?？己诉M行動態(tài)管理，并發(fā)揮年度考核評價應(yīng)有的激勵作用。

基于上述情況，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)開發(fā)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)，并通過該信息系統(tǒng)強化專業(yè)技術(shù)人員考核評價工作勢在必行。

一、傳統(tǒng)業(yè)績檔案存在的問題與業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的必要性

業(yè)績檔案是指醫(yī)院具備專業(yè)技術(shù)職稱的工作人員，在醫(yī)療、護理、行政管理等活動過程中形成的，反映個人業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、職業(yè)道德、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)實績等方面情況的信息資料。它以文件、圖表、圖像、實物等多種載體形式存在，是人力資源管理的重要組成部分，為醫(yī)院進行專業(yè)技術(shù)人員考核評價、晉職晉級、崗位調(diào)動、評優(yōu)評先等提供客觀真實的參考和依據(jù)。

（一）傳統(tǒng)業(yè)績檔案管理中存在的問題

1.未實行統(tǒng)一收集，無專人管理

由于業(yè)績檔案的載體形式多樣，形成時間不一，往往分散存放在專業(yè)技術(shù)人員個人手中或多個職能部門，如個人學(xué)歷、學(xué)位證書、職稱證書和聘書、榮譽證書等多存于個人手中。而專業(yè)技術(shù)人員考核表、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核表、獲得獎勵或榮譽的文件等通常存放在職能科室，而且由多個職能科室分別管理，如：醫(yī)務(wù)科負責(zé)醫(yī)生的部分業(yè)績檔案，護理部負責(zé)護士的部分業(yè)績檔案，人事科、科教科又管理理著全院醫(yī)生、護士和行政管理人員的部分業(yè)績材料。

2.日常管理松散，缺乏統(tǒng)一規(guī)范

傳統(tǒng)業(yè)績檔案以手工收集、分類、裝袋或裝盒，日常管理以人工為主。由于多部門、多頭管理，通常沒有統(tǒng)一的流程和規(guī)范，管理質(zhì)量好壞完全依賴各科室相關(guān)人員的職業(yè)精神，難免出現(xiàn)檔案材料丟失、損壞、難以查找等情況。

3.統(tǒng)計匯總困難，人員信息不全面

由于材料分散存放，且收集不齊全，當(dāng)需要反映一位專業(yè)技術(shù)人員的整體情況時，就需要多部門提供材料，難免存在材料缺漏的情況，導(dǎo)致人員信息不完整、不全面。

（二）業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的必要性

隨著公立醫(yī)院改革的不斷深入，國家對公立醫(yī)院的考核越來越要求現(xiàn)代化、精細化。醫(yī)院管理的出發(fā)點和落腳點都離不開對人的精細化管理。而專業(yè)技術(shù)人員作為醫(yī)院各項工作活動的主體，必然成為精細化管理的核心對象。想要實現(xiàn)對專業(yè)技術(shù)人員的精細化管理，既需要管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，樹立科學(xué)的管理理念，也要借助現(xiàn)代信息化管理工具，讓精細化管理從理想變?yōu)楝F(xiàn)實。當(dāng)前，現(xiàn)代信息化技術(shù)早已滲透各行各業(yè)，信息化建設(shè)往往從醫(yī)療服務(wù)流程開始，逐漸被推廣到醫(yī)院管理的方方面面。業(yè)績檔案作為專業(yè)技術(shù)人員管理的第一手必備信息資料，其管理也應(yīng)順勢而為，從傳統(tǒng)低效的手工管理向現(xiàn)代信息化管理邁進，因此，專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)勢而生。

二、業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)的功能及與專業(yè)技術(shù)人員考核的關(guān)聯(lián)性

（一）業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)的內(nèi)容

1.基礎(chǔ)材料

業(yè)績檔案基礎(chǔ)材料主要包括：專業(yè)技術(shù)人員的履歷表，各級學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件，繼續(xù)教育學(xué)分證，進修、培訓(xùn)成績單和結(jié)業(yè)證的復(fù)印件，各種專業(yè)技能考試、考核合格證、資格證，行政職務(wù)任免文件等，用于反映專業(yè)技術(shù)人員個人資歷和業(yè)務(wù)技能水平。

2.任職資格評聘材料

任職資格評聘材料主要包括：歷次任職資格申報表，評審表，任職資格證書以及聘任證書等，用于反映專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升和資格聘任狀況。

3.科技成果材料

科技成果材料主要包括：發(fā)表的學(xué)術(shù)論文，主持或參與的科研項目完成證書、獲獎證書，發(fā)明專利證書，技術(shù)工作報告等，用于反映專業(yè)技術(shù)人員在科研技術(shù)領(lǐng)域的工作業(yè)績和榮譽。

4.勤廉評價材料

考核評價材料主要包括：年度個人述職，年度專業(yè)技術(shù)人員考核表，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核表，專項工作述職，管理部門評定意見，個人榮譽證書，獎懲文件等，用于反映專業(yè)技術(shù)人員在德能勤績方面的自我評價和組織評價的情況。

5.其他材料

其他材料包括但不限于：參加各種學(xué)術(shù)團體、社會團體以及從事其他社會活動和社會兼職的證明材料、活動印證材料，聘書及榮譽證；反映醫(yī)德醫(yī)風(fēng)情況的材料等，用于反映專業(yè)技術(shù)人員在醫(yī)院本職工作之外從事的各類社會活動情況。

（二）業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)的材料種類及數(shù)據(jù)來源

1.業(yè)績檔案信息系統(tǒng)中的材料種類

根據(jù)檔案材料性質(zhì)的不同，信息系統(tǒng)中收集的材料種類有：單純數(shù)據(jù)信息，如個人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會活動等；圖片信息，如個人照片、各種證書的影印件、獎牌電子照片等。

2.業(yè)績檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)來源

一是由個人填寫數(shù)據(jù)或上傳圖片印證材料。業(yè)績檔案信息系統(tǒng)在初始信息錄入時，根據(jù)權(quán)限范圍，由個人先錄入相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，管理部門審核其真實性和有效性。二是由職能管理部門錄入日常動態(tài)管理數(shù)據(jù)。如：參加社會活動的工作量，拒收紅包、接收錦旗感謝信牌匾數(shù)量，受到投訴數(shù)量，參加健康科普及新聞傳播活動的工作量等。

（三）業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)的功能開發(fā)

1.業(yè)績檔案信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)組成

業(yè)績檔案信息系統(tǒng)的組成可根據(jù)各醫(yī)院的實際管理需求確定。以筆者所在醫(yī)院為例，目前開發(fā)建設(shè)的業(yè)績檔案信息系統(tǒng)包括九個版塊：基本信息、科研工作、教學(xué)工作、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、社會支援、技術(shù)考評、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、榮譽獎懲、科普與新聞傳播。其中，社會支援包括健康扶貧、基層幫扶、院外志愿服務(wù)等；技術(shù)考評包括醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員三基考試、技能比武、醫(yī)療質(zhì)量與安全、年度考核等；醫(yī)德醫(yī)風(fēng)包括拒收紅包、患者口碑（錦旗、牌匾、感謝信、投訴）、年度醫(yī)德考評結(jié)果等；科普與新聞傳播板塊記錄專業(yè)技術(shù)人員年度內(nèi)參與傳播工作的情況，是為鼓勵專業(yè)技術(shù)人員利用專業(yè)所長，積極開展科普宣傳和醫(yī)院形象宣傳工作而設(shè)置的。

2.業(yè)績檔案信息系統(tǒng)的基本功能

醫(yī)院開發(fā)建設(shè)的業(yè)績檔案信息系統(tǒng)具備單項或多項檢索查詢、統(tǒng)計、匯總、排序等功能，可通過設(shè)置序列號、專業(yè)技術(shù)人員姓名、項目名稱、關(guān)鍵詞等，滿足多種需求的查詢檢索。

3.業(yè)績檔案信息系統(tǒng)的積分排名功能

充分發(fā)揮信息系統(tǒng)大數(shù)據(jù)在醫(yī)院管理中的作用，創(chuàng)新性地開發(fā)業(yè)績積分統(tǒng)計、排名功能，即針對醫(yī)院重點管理項目，按權(quán)重比例設(shè)定一定分值，根據(jù)管理需求，既可以按照專項工作進行分類分項積分排名，也可以按照時間周期進行日常積分動態(tài)排名和年度積分總排名。

（四）業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)與專業(yè)技術(shù)人員考核評價工作的相關(guān)性

1.業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)契合考核評價體系的工作目標

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)收集的資料信息與數(shù)據(jù)，涵蓋了專業(yè)技術(shù)人員主要的學(xué)習(xí)經(jīng)歷與工作經(jīng)歷，內(nèi)容包括醫(yī)、教、研、社會活動等多方面，較全面地反映了一定時期內(nèi)德、能、勤、績、廉的情況。系統(tǒng)設(shè)置的九大管理版塊類別和層次清晰明了，便于根據(jù)實際需要分類分項查詢、統(tǒng)計及積分排名，每一位專業(yè)技術(shù)人員的總體情況也可以多維度、立體化地呈現(xiàn)在管理者面前。而專業(yè)技術(shù)人員考核評價的目標是，既要反映每個管理對象的個體情況，以便將考核評價結(jié)果應(yīng)用于個體的績效工資、晉職、晉級等，又要對管理對象的總體情況進行結(jié)構(gòu)性分析，找出管理的成效版塊與不足版塊，以便調(diào)整下一階段的管理方向和重點。由此可見，業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建契合了考核評價體系的工作目標。

2.業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)為考核評價提供全面依據(jù)和管理工具

由于業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)收集的資料信息全面而真實，且信息系統(tǒng)具有便捷的查詢檢索及統(tǒng)計功能，管理者在日常管理時，以信息系統(tǒng)為管理工具，將其中的資料數(shù)據(jù)作為日常管理及考核評價工作的客觀依據(jù)。如此，既減少了多頭收集資料信息之苦，也避免了由于信息數(shù)據(jù)收集不全帶來的考核評價不夠客觀和公正之弊。有了信息系統(tǒng)作為平臺支撐，將大幅提高管理者的工作效率，提升考核評價工作的客觀公正性，真正實現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員管理的精細化。

三、利用業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)強化專業(yè)技術(shù)人員考核評價的方法

（一）合理設(shè)置積分項目

積分項目反映了醫(yī)院的管理重點與激勵導(dǎo)向，其設(shè)置應(yīng)遵循公平公正、科學(xué)合理、普遍適用的原則。積分項目以動態(tài)指標為主，反映一定時期內(nèi)專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)績變化情況，既有的學(xué)歷、資歷等情況不作為積分項目。業(yè)績積分項目應(yīng)正向指標與負向指標相結(jié)合，以做到賞罰、獎懲分明。正向指標包括：發(fā)表論文數(shù)量與級別，獲得獎勵、榮譽，承擔(dān)學(xué)術(shù)團體兼職數(shù)量與級別，主持、承辦學(xué)術(shù)活動的數(shù)量與級別，社會支援次數(shù)等。負向指標包括：差錯事故數(shù)量與級別，懲處數(shù)量與級別，受投訴、舉報數(shù)量與級別等。

（二）科學(xué)設(shè)定積分分值

積分直接影響著專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)績排名和考核評價，既涉及個人職業(yè)榮辱，也與個人利益息息相關(guān)，所以，分值的設(shè)定意義非同一般。如果以1000分為總分，可將積分項目分為五大版塊：任職資格評聘、科研活動與成果、獎懲榮譽與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、社會支援、健康傳播與促進。設(shè)定分值權(quán)重分別為30%、30%、20%、10%、10%。在總權(quán)重下，再分配各積分項目的具體分值。

（三）關(guān)聯(lián)多個相關(guān)系統(tǒng)

在專業(yè)技術(shù)人員考核評價體系中，管理對象日常的工作表現(xiàn)是考核評價重要的參考依據(jù)，是評價體系中不可或缺的重要部分。比如：醫(yī)務(wù)人員合理檢查、合理用藥情況、DRGs指標完成情況、病案質(zhì)量等都是重要的業(yè)績指標。另外，管理對象的日常出勤情況也是考核評價的重要指標之一。所以，有必要將業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院HIS系統(tǒng)、考勤管理等系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)，以便考核評價時收集到更全面、完整的信息數(shù)據(jù)，同時進一步擴大管理范疇。

（四）日?？己伺c年度考核相結(jié)合

在業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)的支持下，積分排名可非常靈活機動的實現(xiàn)。從時間維度考量，既可有日常動態(tài)排名，也可有階段性排名；從項目分類維度考量，既可有單項排名，也可有多項綜合排名。日常排名主要用于員工的日常動態(tài)監(jiān)管考核與激勵，讓其在日常工作中有目標、有動力。年度總排名則作為對職工開展年度綜合考核評價的重要依據(jù)。業(yè)績積分一方面為醫(yī)院考核提供參考和依據(jù)，另一方面在專業(yè)技術(shù)人員中形成比學(xué)趕超的氛圍，激勵專業(yè)技術(shù)人員做事創(chuàng)業(yè)的工作熱情。

四、利用業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)助力考核評價工作的注意事項

（一）統(tǒng)一思想認識

專業(yè)技術(shù)人員考核評價是醫(yī)院人力資源管理的重要工作之一，但以往由于日常信息資料不齊全或統(tǒng)計不便利，考核更多打的是印象分，評價結(jié)果偏主觀。而在專業(yè)技術(shù)人員信息系統(tǒng)的強力支持下，信息數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計、排名都可一鍵完成，考核評價工作將有客觀、全面的數(shù)據(jù)作為支撐。所以，醫(yī)院上至領(lǐng)導(dǎo)、下至基層員工，有必要形成共識，將專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)，尤其是積分排名作為考核評價的重要依據(jù)。

（二）建立相關(guān)制度

為確保業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)在專業(yè)技術(shù)人員考核評價中發(fā)揮應(yīng)有的作用，需要建立一系列配套制度與流程，既明確相關(guān)部門與人員的職責(zé)，又統(tǒng)一規(guī)范相應(yīng)的工作流程。如：建立并完善專業(yè)技術(shù)人員考核評價制度、信息數(shù)據(jù)收集制度與流程、信息數(shù)據(jù)更新與維護制度與流程、信息系統(tǒng)安全管理制度等。

（三）確保數(shù)據(jù)準確

由于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源于不同部門、不同人員以及不同的子系統(tǒng)，存在數(shù)據(jù)源頭多樣、格式不統(tǒng)一、信息誤差等多種情況，有必要由系統(tǒng)建設(shè)的牽頭部門制定相關(guān)規(guī)定，以統(tǒng)一數(shù)據(jù)的收集范圍、規(guī)范格式、時間期限、上傳圖片的格式與規(guī)格大小等。同時，明確由數(shù)據(jù)提供方的主管部門負責(zé)對數(shù)據(jù)進行審核并確認。

（四）動態(tài)調(diào)整項目

積分項目作為醫(yī)院管理導(dǎo)向指標，可根據(jù)階段性工作需要進行相應(yīng)的適度調(diào)整。當(dāng)然，積分項目及分值指標調(diào)整前，需經(jīng)職工代表大會或院長辦公會討論通過，并向全院職工公示告知，以保證積分排名的公開、公平、公正，切實發(fā)揮積分排名在醫(yī)院管理中的導(dǎo)向作用。

五、結(jié)語

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)，是現(xiàn)代信息技術(shù)與專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案管理的有機結(jié)合，根據(jù)醫(yī)院管理需求，尤其是根據(jù)人力資源管理需要不斷完善。專業(yè)技術(shù)人員考核評價也可結(jié)合醫(yī)院管理重點和階段性工作需求，調(diào)整考核評價的側(cè)重點。只有將業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)與考核評價工作緊密結(jié)合，才能更充分地發(fā)揮業(yè)績檔案管理信息系統(tǒng)的功能，進一步強化專業(yè)技術(shù)人員考核評價工作，從而更好地提高醫(yī)院綜合管理水平，有力、有效地促進醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展。

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