林晨

摘要：醫(yī)院作為社會治理體系的重要組成部分，其人事檔案管理工作具有非常重要的意義。隨著醫(yī)療服務質(zhì)量的提高和醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作也面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。為了更好地保障醫(yī)務人員的合法權益，加強醫(yī)院的管理效能，必須對人事檔案管理工作進行創(chuàng)新和完善。本文旨在通過對醫(yī)院人事檔案管理工作的研究，分析人事檔案的建立、整理與歸檔工作的現(xiàn)實意義，闡述現(xiàn)階段的常見問題，并提出合理化建議，加強人事檔案的管理和使用，提高醫(yī)院管理的效率和精度。

關鍵詞：人事檔案；管理；醫(yī)院

DOI：10.12433/zgkjtz.20232359

課題項目名稱：中醫(yī)醫(yī)院信息化人才檔案管理的創(chuàng)新模式研究

課題項目編號：TCM2023010

人事檔案的建立、整理與歸檔工作是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，具有極其重要的意義。它幫助醫(yī)院有效管理醫(yī)務人員的信息，維護醫(yī)務人員的合法權益，提高管理效率和管理水平。因此，有必要從理論層面對醫(yī)院人事檔案管理工作進行研究。

一、醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作的現(xiàn)實意義

（一）助益人事管理工作，發(fā)揮人事檔案的憑證價值

首先，有利于完善人事管理制度。做好醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作，可以完善人事管理制度，確保人事管理工作規(guī)范、有序的進行。其次，有利于提高人事管理的科學化水平。良好的醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作，可以實現(xiàn)對人員信息的統(tǒng)一管理和全面掌握，為人事管理工作提供科學的數(shù)據(jù)支撐和分析依據(jù)，提高人事管理的科學化水平。再次，有利于加強醫(yī)院對員工的管理和服務。人事檔案是記錄員工基本情況和工作經(jīng)歷的重要依據(jù)，因此，人事檔案可以更加全面、準確地展現(xiàn)員工的工作經(jīng)歷和個人情況，有利于加強對員工的管理和服務。最后，有利于保障人事管理工作的合法性和規(guī)范性。人事檔案工作的開展可以保證人事管理工作的合法性和規(guī)范性，提供法律保障和證據(jù)支持。

（二）有利于醫(yī)院構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理體系，實現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型目標

一方面，做好人事檔案的建立、整理與歸檔工作，有助于提高人事管理水平，有助于管理層更好地了解員工的工作經(jīng)歷、能力和素質(zhì)，為人才選拔、聘用和培養(yǎng)提供有力的支撐；另一方面，人事檔案工作可以提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著信息化技術的發(fā)展，醫(yī)院管理也逐漸向信息化方向轉(zhuǎn)變。通過數(shù)字化的方式，可以減少紙質(zhì)檔案的存儲空間和保管成本，提高人事檔案的安全性和可靠性。

二、醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作中的常見問題

（一）人事檔案管理體系不完善

由于醫(yī)院人事檔案管理制度不完善，仍存在以下問題：一是檔案存儲混亂。檔案管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理流程和標準，檔案存儲位置、存儲方式、管理人員等方面較混亂，導致檔案難以被查找、匯總和利用；二是檔案信息不完整。人事檔案信息不規(guī)范、不完整、不準確，存在信息遺漏、信息重復、信息錯誤等問題，給管理和決策帶來一定的隱患；三是檔案歸檔不規(guī)范。檔案歸檔不規(guī)范，存在檔案錯放、檔案丟失、檔案混淆等問題，導致檔案無法按時歸檔、難以歸檔，影響了醫(yī)院管理工作的正常開展。

（二）信息技術應用滯后

人事檔案管理直接關系著醫(yī)院的運營效率和管理水平。然而，在信息技術應用方面滯后的情況下，仍存在以下問題：一是檔案管理效率低下。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式通常是手工操作和紙質(zhì)管理，需要耗費大量的人力、物力，管理效率低下，容易出現(xiàn)遺漏和錯誤；二是信息共享困難。在信息技術應用滯后的情況下，不同部門之間信息共享困難，信息不對稱，造成決策上的不確定性；三是數(shù)據(jù)管理困難。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式難以進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，難以獲得有價值的數(shù)據(jù)支持，制約了醫(yī)院管理水平的提升。

（三）忽視人才隊伍建設

醫(yī)院在忽視人才隊伍建設的情況下，人事檔案管理存在以下問題：一是檔案管理質(zhì)量差。缺乏專業(yè)人才的參與和管理，容易出現(xiàn)檔案不規(guī)范、錯漏等問題，進而對醫(yī)院的管理和決策產(chǎn)生不利影響。二是管理流程繁瑣。人才隊伍建設不足，人事檔案管理流程繁瑣、復雜，需要耗費大量的時間和人力、物力，影響了醫(yī)院的管理效率。三是人員素質(zhì)不高。缺乏專業(yè)人才的參與和管理，人員難以勝任崗位職責，給醫(yī)院的管理和服務水平帶來負面影響。

三、做好醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作的基本路徑

（一）構(gòu)建科學規(guī)范的醫(yī)院人事檔案管理體系，明確目標全面安排部署

做好人事檔案的歸檔工作，對于提高醫(yī)院的檔案管理水平具有重要的現(xiàn)實意義。

為此，一要明確工作責任人和工作流程。醫(yī)院應設立專門的人事檔案管理部門，明確人事檔案工作的責任人和工作流程，制定工作規(guī)章制度，包括人事檔案建立、整理、歸檔、查詢、借閱等環(huán)節(jié)的具體操作規(guī)程和管理辦法，確保每一個工作環(huán)節(jié)都得到有效的監(jiān)督和管理。

二要建立完善的檔案管理制度。包括檔案管理制度、檔案存儲制度、檔案檢索制度、檔案借閱制度等，明確各項制度的操作程序和要求，做到制度規(guī)范、操作便捷、信息透明，確保人事檔案管理的科學化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。以立卷歸檔環(huán)節(jié)為例，涉及醫(yī)院的各個部門、各個崗位，對醫(yī)院的運營管理具有重要的意義。因此，醫(yī)院應確保人事檔案應歸盡歸、應立盡立，保證檔案的完整性和準確性。

首先，員工入職時提供資料。每一位新員工入職時，醫(yī)院都應要求其填寫詳細的個人信息表，包括姓名、性別、年齡、身份證號、聯(lián)系方式、教育背景、工作經(jīng)歷等，同時提供身份證明文件和學歷證書或相關證明材料，并確保提供信息的真實性和準確性。其次，收集員工的個人資料。醫(yī)院應建立一套完善的員工檔案管理系統(tǒng)，包括電子檔案和實物檔案。收集員工的各種證明文件和證書，如身份證、戶口簿、畢業(yè)證書、職業(yè)資格證書等。同時，收集員工的工作合同、社保證明、醫(yī)保證明、工資條、考勤記錄等資料，以確保檔案的完整性。最后，定期更新員工檔案。醫(yī)院應定期更新員工檔案，以確保檔案的準確性和完整性。利用定期考核、職業(yè)培訓等機會，要求員工提供最新的個人信息和證明文件，并對員工檔案定期審核，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案中的錯誤和漏洞。

（二）深化信息化技術應用，提升人事檔案管理效能

現(xiàn)代信息技術在醫(yī)院人事檔案管理中的應用，可以提高檔案管理的效率和準確性，降低檔案管理成本，有效保障人事檔案的安全性和保密性。

一要電子化管理。將紙質(zhì)檔案電子化，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和快速檢索。同時，將信息通過網(wǎng)絡傳輸共享，便于管理和查詢。醫(yī)院要進一步通過高性能掃描儀、微縮相機等數(shù)字化設施，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，為后期人事檔案數(shù)據(jù)庫建設奠定良好的信息化基礎。

二要加快檔案系統(tǒng)自動化建設。通過引入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的在線管理。首先，做好系統(tǒng)規(guī)劃和設計工作。在系統(tǒng)設計前，醫(yī)院應對現(xiàn)有的人事檔案管理情況全面調(diào)研和分析，確定所需的系統(tǒng)功能和特點，并考慮未來發(fā)展的需求，確保系統(tǒng)規(guī)劃和設計的可持續(xù)性和擴展性。其次，做好系統(tǒng)建設和實施工作。醫(yī)院應通過與專業(yè)的信息技術公司合作，進行系統(tǒng)建設和實施。應根據(jù)醫(yī)院的具體情況，選擇合適的硬件設備和軟件工具，并進行完善的測試和調(diào)試，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。再次，做好系統(tǒng)的運行和維護工作。醫(yī)院應聘請專業(yè)的人員對系統(tǒng)進行日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全性。同時，要不斷對系統(tǒng)升級和改進，以適應不斷變化的管理需求。最后，做好培訓和推廣工作。建立一個良好的人事檔案管理系統(tǒng)不僅需要科學的設計和技術支持，還需要全員的參與和推廣。因此，應對人員進行培訓和指導，使其熟練掌握系統(tǒng)的操作和應用。

三要引入檔案信息安全技術。一方面，采用密碼保護、數(shù)字簽名、加密傳輸?shù)燃夹g，確保檔案信息的安全性和完整性，并對檔案的訪問權限進行管理；另一方面，在網(wǎng)絡架構(gòu)設計中，建立防火墻、入侵檢測、安全審計等安全防護措施，防止黑客攻擊和病毒感染。對所有訪問醫(yī)院信息系統(tǒng)的用戶實施身份認證，并加密傳輸和存儲數(shù)據(jù)，確保人事檔案信息的機密性和完整性。

四要探索新型信息技術的應用，助推人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型。首先，探索手持終端技術。利用移動設備，將檔案查詢、借閱、審核等工作帶到實際工作場景中，提高工作效率。其次，探索智能識別技術。利用人工智能技術，對檔案信息進行智能識別和分類，提高檔案管理的自動化水平。醫(yī)院可利用人工智能技術對檔案進行分類、歸檔和檢索，實現(xiàn)檔案信息的自動化處理。利用人工智能技術對檔案信息進行提取和分析，利用人工智能技術實現(xiàn)檔案的全生命周期管理，例如：檔案的創(chuàng)建、歸檔、借閱、審批、銷毀等環(huán)節(jié)，都可以通過人工智能技術實現(xiàn)自動化處理。最后，探索數(shù)據(jù)挖掘技術。通過大數(shù)據(jù)分析，挖掘有價值的信息，為醫(yī)院的人事管理提供參考。例如：醫(yī)院利用大數(shù)據(jù)技術對員工的檔案信息進行數(shù)據(jù)挖掘，從出生日期、籍貫、學歷等信息中挖掘出年齡分布、學歷結(jié)構(gòu)、地域分布等信息，利用大數(shù)據(jù)技術對檔案信息進行分析，例如：通過分析出勤記錄、績效評價等信息評估員工的工作表現(xiàn)和績效。

（三）鍛造復合型人事檔案管理隊伍，實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化

人事檔案規(guī)范化建設，不僅需要醫(yī)院制定規(guī)范化的管理制度和流程，還需要通過人才隊伍培訓提升人事檔案管理人員的專業(yè)能力和管理水平。

一要打造系統(tǒng)化的人才培訓體系。首先，注重檔案管理專業(yè)知識培訓。包括檔案管理的理論知識、操作技能、實踐經(jīng)驗等方面的培訓，提升人事檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)。其次，注重檔案信息安全培訓，提升人事檔案管理人員對檔案信息安全的認知和管理水平。最后，注重檔案信息共享培訓，提升人員對檔案信息共享的認知和能力。二要深化與檔案館、圖書館等單位的交流合作，拓寬人才的視野，進而打造復合型的人事檔案管理人才隊伍。一方面，管理人員應參加檔案館、圖書館等單位舉辦的專業(yè)培訓，學習檔案管理的知識、技能和經(jīng)驗，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和管理水平；另一方面，檔案館、圖書館等單位可以邀請管理人員參與相關的工作和項目，讓他們深入了解工作流程和管理模式。

四、結(jié)束語

人事管理是醫(yī)院管理中至關重要的一環(huán)。人事檔案是對工作人員基本情況和工作經(jīng)歷的全面、真實、準確的記錄，是人事管理的依據(jù)和證明。具體而言，一要構(gòu)建科學規(guī)范的人事檔案管理體系，明確目標，全面部署；二要深化信息化技術應用，提升人事檔案管理效能；三要鍛造復合型人事檔案管理人才隊伍，實現(xiàn)對人事檔案管理的全面規(guī)范化。

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