袁琴 李永鋒
摘?要:在數(shù)字經(jīng)濟(jì)的背景下,財(cái)務(wù)信息化成效顯著,財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。近年來(lái),我國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)得到了廣泛的推廣與應(yīng)用。而隨著“大智移云物區(qū)”時(shí)代的到來(lái),大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)的快速發(fā)展為財(cái)務(wù)管理的智能轉(zhuǎn)型提供助力。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠?qū)⒇?cái)務(wù)共享服務(wù)中心中大量規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有規(guī)則邏輯的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化,大幅提升工作效率,減少錯(cuò)誤率,但也存在一些問(wèn)題與挑戰(zhàn)?;赗PA財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用現(xiàn)狀,對(duì)其存在的挑戰(zhàn)進(jìn)行思考,并提出相關(guān)策略,以期對(duì)相關(guān)研究提供借鑒與參考。
關(guān)鍵詞:RPA;財(cái)務(wù)機(jī)器人;財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心;財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型
中圖分類號(hào):F23?????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A??????doi:10.19311/j.cnki.16723198.2023.01.043
0?引言
新興技術(shù)的不斷涌現(xiàn)與人工智能的快速發(fā)展,為財(cái)務(wù)管理變革賦能,推動(dòng)其逐步從信息化向智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、機(jī)器學(xué)習(xí)以及機(jī)器人技術(shù)等是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的重要手段,將其結(jié)合在一起發(fā)揮的協(xié)同作用是不可預(yù)測(cè)的。當(dāng)前,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已成為大型企業(yè)集團(tuán)普遍采用的領(lǐng)先、成熟的財(cái)務(wù)管理模式,其在降本增效、強(qiáng)化管控、防范風(fēng)險(xiǎn)以及推進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型等方面的管理效益和優(yōu)勢(shì)得到了無(wú)數(shù)企業(yè)實(shí)踐的檢驗(yàn)(ACCA、中興新云,2022)。然而,在實(shí)際的運(yùn)作過(guò)程中,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心存在大量重復(fù)的基礎(chǔ)核算工作,會(huì)計(jì)人員的工作效率并不高,由此,基于RPA(機(jī)器人流程自動(dòng)化)技術(shù)的財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)運(yùn)而生。實(shí)踐證明,將RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,能夠大大提高工作效率與準(zhǔn)確性,節(jié)約財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)成本,強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控力度,將會(huì)計(jì)人員從低附加值的重復(fù)工作中解放出來(lái),轉(zhuǎn)向管理咨詢、數(shù)據(jù)分析和增值服務(wù)等工作,推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)的智能化轉(zhuǎn)型。
1?RPA技術(shù)的內(nèi)涵與特點(diǎn)
1.1?RPA技術(shù)的內(nèi)涵
RPA(Robotic?Process?Automation)指機(jī)器人流程自動(dòng)化,也稱“數(shù)字化勞動(dòng)力”,是一種基于計(jì)算機(jī)編程和人工智能,根據(jù)預(yù)先制定的業(yè)務(wù)規(guī)則模擬人類在電腦界面上的操作行為,
自動(dòng)完成一系列工作流程及業(yè)務(wù)的智能化軟件,適用于高重復(fù)性、強(qiáng)規(guī)則性的工作任務(wù)。歐美國(guó)家很早之前便將RPA技術(shù)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理中,尤其是金融業(yè)、保險(xiǎn)業(yè)、人力資源服務(wù)、供應(yīng)鏈以及IT服務(wù)等領(lǐng)域。2017年國(guó)際四大會(huì)計(jì)事務(wù)所相繼推出財(cái)務(wù)機(jī)器人以及流程自動(dòng)化解決方案,成為RPA技術(shù)應(yīng)用于財(cái)會(huì)領(lǐng)域的開(kāi)端。將RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,大量專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化作業(yè)得到自動(dòng)化處理,能夠有效降本增效,獲取更加可靠的數(shù)據(jù),從而進(jìn)一步發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的價(jià)值,提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理能力。
1.2?RPA技術(shù)的特點(diǎn)
RPA技術(shù)作為一種計(jì)算機(jī)腳本語(yǔ)言,能夠充分發(fā)揮人機(jī)協(xié)同效應(yīng),主要有以下特點(diǎn):
(1)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化。RPA能夠模擬人類在計(jì)算機(jī)界面的操作行為,通過(guò)預(yù)先制定的規(guī)則進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)處理,高效執(zhí)行代碼程序,大大提高工作效率,減少人為出錯(cuò)的概率。
(2)全天候工作。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠進(jìn)行7×24的工作,不會(huì)出現(xiàn)因人工疲乏而影響工作質(zhì)量與進(jìn)程的情況,能夠快速處理大量業(yè)務(wù),減少低附加值的人力成本。
(3)異構(gòu)系統(tǒng)并用。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可同時(shí)登錄不同的應(yīng)用系統(tǒng),直接實(shí)現(xiàn)多個(gè)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與管理,提高數(shù)據(jù)的利用效率和準(zhǔn)確性,解決系統(tǒng)間的信息孤島問(wèn)題。
(4)缺乏主觀判斷。RPA的運(yùn)行依賴于特定規(guī)則的編排,并不適用于需要人類主觀判斷、結(jié)果不確定的工作任務(wù)(Moffitt?et?al.,?2018),目前無(wú)法主動(dòng)判斷業(yè)務(wù),依然需要人工運(yùn)作與監(jiān)控。
2?RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用現(xiàn)狀
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將企業(yè)集團(tuán)的各分子公司、下屬單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中起來(lái),并借助ERP系統(tǒng)集成各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng),如人員、物資、項(xiàng)目等,成為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與處理中心以及企業(yè)財(cái)務(wù)核算與內(nèi)部管理的平臺(tái),對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化處理。大量高度重復(fù)且規(guī)則統(tǒng)一的業(yè)務(wù)所具備的規(guī)模優(yōu)勢(shì)正好為RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人提供了應(yīng)用場(chǎng)景,以下對(duì)典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景以及基本業(yè)務(wù)流程進(jìn)行簡(jiǎn)要梳理:
(1)費(fèi)用報(bào)銷。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人結(jié)合OCR技術(shù),能夠自動(dòng)識(shí)別相關(guān)單據(jù)與附件,提取原始憑證信息,進(jìn)行分類匯總與分發(fā)傳遞;根據(jù)預(yù)先制定好的審核規(guī)則進(jìn)行報(bào)銷單據(jù)核對(duì)、預(yù)算控制規(guī)則匹配以及異常申請(qǐng)?zhí)崾镜?;?cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)通過(guò)審核的報(bào)銷費(fèi)用自動(dòng)付款,并根據(jù)會(huì)計(jì)規(guī)則自動(dòng)生成付款憑證進(jìn)行財(cái)務(wù)處理,對(duì)報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行實(shí)時(shí)分析。
(2)資金結(jié)算。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人取得銀行流水與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),進(jìn)行銀企對(duì)賬,并生成銀行余額調(diào)節(jié)表;自動(dòng)登錄企業(yè)網(wǎng)銀,根據(jù)設(shè)定的資金對(duì)企業(yè)現(xiàn)金調(diào)撥信息進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、整理、歸集與監(jiān)控;通過(guò)對(duì)企業(yè)訂單以及供應(yīng)商的分析,確認(rèn)雙方信息一致后,自動(dòng)完成收款與付款;發(fā)出付款單時(shí),根據(jù)銀行的支付指令自動(dòng)獲取銀行回單。
(3)采購(gòu)到付款。采購(gòu)部根據(jù)訂單信息編制請(qǐng)款單,財(cái)務(wù)部核對(duì)信息無(wú)誤后,借助RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)請(qǐng)款單進(jìn)行信息掃描,基于預(yù)先設(shè)定的邏輯規(guī)則自動(dòng)匹配并校驗(yàn)發(fā)票、合同、收貨單等,核對(duì)后將請(qǐng)款信息錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng);審核完成后將信息提交到付款系統(tǒng),向供應(yīng)商付款;付款后自動(dòng)進(jìn)行賬務(wù)處理,確認(rèn)供應(yīng)商的反饋信息進(jìn)行對(duì)賬,自動(dòng)查詢訂單狀態(tài);將供應(yīng)商信息傳輸?shù)较到y(tǒng),便于掌握其詳細(xì)信息。
(4)銷售到收款。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)訂單進(jìn)行識(shí)別與信息錄入,并根據(jù)訂單信息抓取開(kāi)票數(shù)據(jù)開(kāi)具發(fā)票,自動(dòng)發(fā)送郵件給相關(guān)業(yè)務(wù)人員;自動(dòng)登錄網(wǎng)銀系統(tǒng)獲取銀行交易流水,錄入符合入賬條件的數(shù)據(jù);將應(yīng)收款項(xiàng)與相關(guān)數(shù)據(jù)對(duì)賬,若有差異單獨(dú)列示并返回,若對(duì)賬無(wú)誤則自動(dòng)核銷賬款;將客戶信息的相關(guān)數(shù)據(jù)傳送至信用模塊,進(jìn)行信用評(píng)級(jí)管理。
(5)總賬到報(bào)表。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)完成現(xiàn)金盤點(diǎn)、銷售收入確認(rèn)等關(guān)賬工作,進(jìn)行銀行對(duì)賬、應(yīng)收款項(xiàng)對(duì)賬等,對(duì)賬無(wú)誤后自動(dòng)進(jìn)行賬務(wù)處理并結(jié)轉(zhuǎn)周期性賬務(wù),進(jìn)行憑證打??;匯總報(bào)表項(xiàng)目數(shù)據(jù),完成合并抵消、外幣折算、關(guān)聯(lián)交易等財(cái)務(wù)處理,根據(jù)預(yù)先設(shè)定的模板出具財(cái)務(wù)報(bào)表。
(6)預(yù)算管理。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人根據(jù)預(yù)先制定的預(yù)算模型做好年份規(guī)劃預(yù)算、季度滾動(dòng)預(yù)算以及月份調(diào)整預(yù)算,制定預(yù)算計(jì)劃;實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)算實(shí)施過(guò)程,定時(shí)或不定時(shí)審查資金使用情況;結(jié)合歷史報(bào)告和市場(chǎng)數(shù)據(jù)編制預(yù)算報(bào)告,并進(jìn)行儲(chǔ)蓄或盈余反饋。
(7)稅務(wù)管理。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人登錄系統(tǒng),導(dǎo)出增值稅認(rèn)證數(shù)據(jù),獲取稅務(wù)數(shù)據(jù)以便編制納稅申報(bào)底稿;核對(duì)涉稅信息數(shù)據(jù),對(duì)需要調(diào)整的進(jìn)項(xiàng)稅、預(yù)繳稅款等進(jìn)行調(diào)整,利用機(jī)器人根據(jù)提前設(shè)定的校驗(yàn)公式、財(cái)稅科目進(jìn)行數(shù)字校驗(yàn),對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一存放和統(tǒng)一命名;審核完成后導(dǎo)入底稿數(shù)據(jù),生成申報(bào)表,自動(dòng)填寫(xiě)相關(guān)信息;編制稅務(wù)分錄,進(jìn)行賬務(wù)處理,完成系統(tǒng)入賬工作;開(kāi)具增值稅發(fā)票并驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)危瑢?duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人的運(yùn)行進(jìn)行人工審查。
此外,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用還體現(xiàn)在固定資產(chǎn)核算、成本核算、檔案管理等場(chǎng)景中,這充分釋放了財(cái)會(huì)領(lǐng)域流程自動(dòng)化的潛能,推動(dòng)了財(cái)務(wù)的智能轉(zhuǎn)型。
3?RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用挑戰(zhàn)
3.1?信息數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題
RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人作為一種信息技術(shù)的新型工具,若機(jī)器人腳本和創(chuàng)建的文件在存儲(chǔ)過(guò)程或傳輸過(guò)程中安全保護(hù)措施不到位,可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的敏感信息泄露。尤其是當(dāng)機(jī)器人暴露于外部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境時(shí),重要數(shù)據(jù)泄露的可能性更大。另外,由于財(cái)務(wù)機(jī)器人在開(kāi)發(fā)過(guò)程中可能在代碼編寫(xiě)、系統(tǒng)架構(gòu)等方面存在技術(shù)缺陷,或者在運(yùn)行過(guò)程中異常中斷,也會(huì)產(chǎn)生信息數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。
3.2?管理架構(gòu)的調(diào)整問(wèn)題
RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人會(huì)將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心簡(jiǎn)單重復(fù)且規(guī)則性強(qiáng)的業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)化處理,這會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、人員調(diào)配與職責(zé)分工需要進(jìn)行重新調(diào)整。若人員安排不當(dāng)、分工不明確則會(huì)削弱內(nèi)部管理的有效性。此外,財(cái)務(wù)機(jī)器人作為虛擬員工,對(duì)于普通員工和管理人員都會(huì)帶來(lái)沖擊,同時(shí)也給企業(yè)增加新的管理對(duì)象,若權(quán)限設(shè)置不合理、工作質(zhì)量無(wú)法衡量,就會(huì)存在內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)與管理風(fēng)險(xiǎn)。
3.3?自主研判能力的缺乏
RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人依賴于預(yù)先編排的邏輯規(guī)則和模擬人工在電腦桌面的操作,對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心簡(jiǎn)單重復(fù)、標(biāo)準(zhǔn)化高的工作進(jìn)行自動(dòng)化處理。但財(cái)務(wù)機(jī)器人不具備應(yīng)變能力,不適用需要人工判斷的業(yè)務(wù)線,尤其是非結(jié)構(gòu)或高級(jí)結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)。目前來(lái)說(shuō),RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人還不能進(jìn)行自主學(xué)習(xí),智能化自適應(yīng)水平低,不能夠根據(jù)業(yè)務(wù)變化做出相應(yīng)調(diào)整,缺乏自主研判能力,且與實(shí)物資產(chǎn)的聯(lián)系也不夠。
4?RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用建議
4.1?加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的保護(hù)與監(jiān)控
為防止財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心重要信息數(shù)據(jù)的泄露與丟失,企業(yè)應(yīng)在業(yè)務(wù)處理前對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,在執(zhí)行流程時(shí)及時(shí)保存存儲(chǔ)文件,并對(duì)敏感信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密管理。對(duì)于接觸重要信息的財(cái)務(wù)機(jī)器人,應(yīng)將其部署于內(nèi)網(wǎng)或者將需要連接外網(wǎng)的流程業(yè)務(wù)單獨(dú)設(shè)置外網(wǎng)機(jī)器人,再進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。同時(shí),技術(shù)部門應(yīng)對(duì)RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人進(jìn)行定期安全測(cè)試與軟件維護(hù),實(shí)時(shí)監(jiān)控機(jī)器人和運(yùn)行設(shè)備的物理環(huán)境。此外,對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人的操作過(guò)程應(yīng)全程錄屏,以便在發(fā)生異常的情況時(shí)進(jìn)行回溯調(diào)查。
4.2?完善自動(dòng)化流程管理制度
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人時(shí),企業(yè)應(yīng)充分評(píng)估RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)業(yè)務(wù)流程帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn),重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)機(jī)器人與人工操作的流程節(jié)點(diǎn),進(jìn)一步完善自動(dòng)化流程管理制度。同時(shí),財(cái)務(wù)人員應(yīng)適應(yīng)企業(yè)需求積極轉(zhuǎn)型,從基礎(chǔ)核算工作轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)分析、管理會(huì)計(jì)職能,逐漸適應(yīng)人機(jī)交互的新模式,將財(cái)務(wù)機(jī)器人作為提高工作效率的有力工具。此外,企業(yè)可根據(jù)需求建立統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)機(jī)器人的新組織(如財(cái)務(wù)機(jī)器人卓越中心),加強(qiáng)管控。
4.3?推動(dòng)RPA與AI的緊密結(jié)合
AI技術(shù)能夠模擬人類大腦,賦予RPA認(rèn)知能力,兩者的深度融合能夠彌補(bǔ)RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在自主性上的缺陷,提高財(cái)務(wù)機(jī)器人的智能學(xué)習(xí)能力。目前RPA與AI的結(jié)合還處于初級(jí)階段,主要體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)視覺(jué)、自然語(yǔ)言處理、預(yù)測(cè)模型等場(chǎng)景,日后需要在場(chǎng)景應(yīng)變能力和建立與實(shí)物資產(chǎn)的聯(lián)系等方面將兩者進(jìn)一步結(jié)合,實(shí)現(xiàn)更好的智能處理效果,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的價(jià)值。
5?結(jié)語(yǔ)
數(shù)字化時(shí)代下,將智能自動(dòng)化與新興技術(shù)應(yīng)用到財(cái)會(huì)領(lǐng)域,能夠進(jìn)一步降本增效,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理職能的靈活性,為經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷注入新活力。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人,能夠?qū)⒇?cái)務(wù)人員從重復(fù)工作中解放出來(lái),轉(zhuǎn)向高附加值的工作,進(jìn)一步推動(dòng)智能財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。本文首先對(duì)RPA技術(shù)的內(nèi)涵與特點(diǎn)進(jìn)行闡述,基于RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用現(xiàn)狀,對(duì)其存在的挑戰(zhàn)進(jìn)行思考與探究,并提出應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的建議。在不久的將來(lái),RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人定會(huì)有更廣闊的發(fā)展空間。
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