摘 要：全媒體的發(fā)展為高校檔案服務社會化創(chuàng)造了更優(yōu)的空間，借助各類媒體平臺，高校檔案的服務和利用效率顯著提升。當前，檔案信息載體形式更加豐富、線下服務載體得到拓展、信息傳遞形式更加契合公眾需求。為進一步優(yōu)化高校檔案社會服務，應在資源平臺建設、互動交流、媒體宣傳、校園志愿服務、分眾化傳播等方面下功夫。

關(guān)鍵詞：全媒體；高校；檔案服務；社會化；資源平臺

基金項目：本文系江蘇省高校哲學社會科學研究基金項目，項目名稱：“全媒體環(huán)境下高校檔案服務社會創(chuàng)新研究”，項目編號：2019SJA0643;課題主持人：王青。

《高等學校檔案管理辦法》明確指出，要將在學校管理、教學、科研和招生活動過程中形成的，對學校發(fā)展、學生管理以及社會發(fā)展有重要意義的各種文字、圖表、聲音、圖像、視頻等不同載體的歷史記錄進行保存。這些歷史記錄是高校檔案管理的重要對象，通過對這些檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠為高校管理、學生培養(yǎng)和教學科研提供全方位的檔案信息支持。全媒體視域下，為高校檔案信息服務提供了更為多元化載體，進一步優(yōu)化了高校檔案服務內(nèi)容和形式，更好實現(xiàn)高校檔案信息服務價值。

1 全媒體環(huán)境下高校檔案服務社會現(xiàn)狀

全媒體環(huán)境下，高校檔案在檔案資源收集和傳播，檔案軟硬件設施升級等方面得到極大改善和提高，為高校檔案信息服務社會提供了內(nèi)在動力。當前部分高校借助全媒體平臺為服務社會不同主體提供全方位的檔案信息服務[1]。包括在校師生和往屆生。為在校生出具證明服務，包含在校證明、在校成績，為往屆生出具成績證明和中英文學籍證明等。這不僅發(fā)揮高校檔案服務的特殊價值，也借助全媒體平臺進一步擴展高校檔案服務社會覆蓋范圍，使檔案服務變得更為真實規(guī)范。與高校在科研方面密切聯(lián)系的企業(yè)，也是高校檔案服務的重要對象，借助全媒體技術(shù)建設高?？蒲谐晒麛?shù)據(jù)庫，將學?？蒲谐晒涂蒲袆討B(tài)檔案信息進行集中，為高校與企業(yè)在科研成果轉(zhuǎn)化方面搭建起橋梁。在人事檔案信息服務方面以離校教師和學生為主，可以為師生提供人事檔案保存、轉(zhuǎn)遞服務，利用云平臺傳輸電子人事檔案，有效解決檔案在傳遞過程中的丟失問題。

全媒體環(huán)境下，高校檔案服務社會主要以兩種方式進行。一種方式是利用各種平臺提供檔案信息服務。當前我國部分高校在檔案信息服務方面廣泛借助微博和微信公眾等平臺，只要關(guān)注微博和微信公眾號就能夠享受信息咨詢和重點信息發(fā)布等基礎性服務。但這種服務具有一定的局限性，很難實現(xiàn)全方位互動溝通。另外一種服務方式是學校自建高校檔案服務平臺，借助全媒體技術(shù)形成相應服務板塊和服務功能。需求者按照相關(guān)提示進行操作，通過身份驗證，獲取高校檔案服務平臺權(quán)限，可以享受高校檔案信息查詢服務、信息咨詢服務、信息下載服務、信息變更服務，等等。能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案服務主體與服務對象的溝通互動，進一步提升了服務的精準性和有效性。

2 全媒體環(huán)境下高校檔案服務社會的發(fā)展機遇

全媒體環(huán)境下，高校檔案服務社會具有其現(xiàn)實的必要性。隨著全媒體信息技術(shù)與高校檔案服務的深度，進一步提升高校檔案信息服務的層次性，為高校信息服務主客體之間搭建雙向溝通渠道[2]。在全媒體技術(shù)加持之下，高校檔案信息服務方式變得更為多元，通過多種途徑對社會重要檔案信息資源進行收集，豐富高校檔案信息數(shù)據(jù)庫，這些珍貴的社會檔案信息資源促使高校檔案服務社會適應全媒體環(huán)境下用戶需求的復雜化、多元化局面。

2.1 信息載體及其形式得以豐富

全媒體環(huán)境下，高校檔案管理部門應主動對服務信息載體和形式進行豐富。如對現(xiàn)有的檔案信息資源進行整理和分類，可以劃分為短信檔案、電子檔案、錄音檔案、短視頻檔案、照片檔案等，更好地滿足社和公眾對高校檔案信息服務的多元化訴求。隨著高校檔案載體不斷豐富，對高校檔案信息服務的基礎設施提出了更高要求，需要高校為檔案管理和檔案社會服務提供必要的硬件設施和軟件系統(tǒng)，并及時對檔案信息數(shù)據(jù)庫以及軟硬件設施進行更新和維護，同時也對高校檔案工作人員的知識能力和基本素質(zhì)提出了更高要求。隨著檔案服務載體形式不斷豐富，在服務過程中也要注意信息資源共享和安全問題。前者進一步擴大高校檔案信息服務覆蓋范圍，加速了檔案信息服務效率。而后者則確保了高校檔案信息服務的安全性，確保為社會公眾提供的檔案信息真實、安全、可靠，真正發(fā)揮檔案原始性作用。

全媒體環(huán)境下檔案信息服務方式和服務手段發(fā)生深刻變化。具體體現(xiàn)為，檔案信息服務技術(shù)性、分眾化、智能化。全媒體平臺為社會公眾參與高校檔案信息服務提供了載體，社會公眾完全可以利用檔案信息服務平臺與高校檔案服務主體進行溝通和互動，在這一過程中高校檔案管理部門能夠了解社會公眾的個性化訴求，同時也有助于優(yōu)化高校檔案服務社會公眾的流程和方式。全媒體環(huán)境下實現(xiàn)多終端、多平臺的深度融合，新出現(xiàn)的微博、微信公眾號、門戶網(wǎng)站、即時通信工具、新媒體平臺、自媒體平臺等完全可以成為高校檔案社會服務平臺[3]。高校檔案服務與各類平臺的深度融合，在服務過程中有助于提升檔案信息傳播效率，更好地滿足用戶對高校檔案信息服務的質(zhì)量和速度要求。用戶也可以根據(jù)自身實際需要選擇不同的渠道，實現(xiàn)高校檔案信息服務與個性化訴求的精準匹配。

2.2 進一步完善了線下服務載體

從目前看，高校檔案服務社會整體向好，雙方能夠積極溝通，良性互動。高校檔案管理部門在檔案服務過程中進一步增強了服務主動意識，加強了與社會主體溝通互動。暢通了溝通渠道，不僅提升了高校檔案信息服務覆蓋范圍，也進一步完善了高校檔案線下服務場景。在多元化服務場景下，用戶能夠享受到更為豐富的服務內(nèi)容。一方面，高校檔案管理部門可以利用人工智能等技術(shù)為社會公眾提供沉浸式的虛擬現(xiàn)實場景，將檔案信息場景化。社會公眾在虛擬現(xiàn)實場景中既能夠接受檔案信息，內(nèi)容也能夠更加直觀地感受檔案服務帶來的諸多樂趣，有助于提升檔案服務質(zhì)量。另一方面，高校在線下服務載體方面手段和形式也變得更為多樣，有效地解決傳統(tǒng)檔案服務內(nèi)容單一，形式簡單弊端。通過服務手段和方式創(chuàng)新，更好地適應新時期社會公眾對高校檔案服務的多元化要求。

2.3 信息傳遞形式適應公眾需求

全媒體環(huán)境下，傳統(tǒng)的高校檔案信息傳遞方式已經(jīng)很難適應時代發(fā)展訴求，也很難滿足社會公眾對于高校檔案服務的個性化要求。新時期，現(xiàn)代信息技術(shù)與高校檔案服務深度融合，能夠利用媒介多重融合方式為用戶提供全方位、立體式的檔案信息內(nèi)容，滿足不同主體對于高校檔案信息服務訴求，有效地解決傳統(tǒng)單一信息傳播渠道帶來的弊端，實現(xiàn)信息傳遞的分眾化。針對網(wǎng)絡用戶可以為其提供在線檔案信息檢索、在線檔案展示等信息服務。針對手機APP用戶可以提供信息推送、在線訂閱、檔案信息閱覽等服務[4]。針對其他用戶可以通過微博微信公眾號提供檔案信息查詢、咨詢服務，等等。

3 全媒體環(huán)境下高校檔案服務社會的優(yōu)化策略

3.1 加強資源平臺建設

高校檔案服務社會是一項系統(tǒng)工程，在推進過程中應主動利用全媒體信息技術(shù)，搭建更符合社會公眾需求的檔案服務平臺。在服務平臺建設過程中要注重服務功能的多元化和針對性，充分考量文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種檔案載體的兼容性。同時也要在功能上有所側(cè)重，通過搭建資源平臺實現(xiàn)對高校檔案信息資源有效整合，建立不同類型的數(shù)據(jù)庫，為檔案平臺服務提供豐富的服務資源。同時要實現(xiàn)檔案資源平臺與網(wǎng)站、社交媒體、手機APP各種端口的有效銜接，有效地避免在檔案信息服務過程中的數(shù)據(jù)兼容問題。在檔案服務過程中要重視資源平臺維護和更新，切實保障平臺服務的連續(xù)性、持續(xù)性和實效性。

3.2 增強互動延伸方式

高校傳統(tǒng)檔案信息服務形式過于單一，服務方式過于被動，難以了解社會公眾的檔案信息服務訴求。全媒體環(huán)境下，高校檔案服務社會能夠利用全媒體技術(shù)以及各類平臺加強與社會主體的溝通互動，了解社會主體對高校檔案信息服務的具體訴求，在增強互動的同時，也進一步擴展了高校檔案信息的覆蓋范圍。一方面，在全媒體技術(shù)加持之下，高校檔案管理部門可以對社會公眾檔案信息訴求有更為全面的了解，社會公眾可以通過平臺針對高校檔案信息服務提出各種意見建議。另一方面，高校檔案管理部門會對這些意見建議進行集中討論，對能夠優(yōu)化高校檔案服務社會公眾的好建議、好辦法會融入到高校檔案服務流程之中，進一步優(yōu)化服務流程，豐富高校檔案管理部門與社會公眾的溝通方式。

3.3 提升智能服務技術(shù)

全媒體環(huán)境下物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、人工智能技術(shù)與高校檔案服務社會各個流程的深度融合，進一步提升了高校檔案服務社會的智能化水平。新時期，在推進高校檔案服務社會過程中有必要借助各類智能服務技術(shù)對高校檔案服務方式和手段進行創(chuàng)新，高校檔案管理部門要善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升高校檔案智能服務層次和水平?，F(xiàn)代信息技術(shù)的一大優(yōu)勢在于能夠簡化流程，提升服務效率。因此，高校檔案在服務社會過程中要借助人工智能技術(shù)，優(yōu)化服務平臺功能，進一步提升服務質(zhì)量。同時高校檔案管理部門也要重視技術(shù)研發(fā)和創(chuàng)新[5]。新時期社會公眾對高校檔案服務的訴求越來越個性化，如果采取“大水漫灌”的檔案服務方式，很難滿足用戶的個性化服務訴求。這就需要借助智能服務技術(shù)對檔案信息資源進行整合，為用戶提供更有針對性的檔案信息服務。

3.4 擴大社會參與方式

社會公眾參與高校檔案服務體系建設具有其現(xiàn)實的必要性。只有社會公眾真正參與進來，才能夠找出高校在檔案服務社會過程中存在的“痛點”和“難點”，高校檔案管理部門才會從社會公眾視角思考如何構(gòu)建更為科學合理的檔案服務機制。高校在檔案服務過程中要始終堅持“以人為本”，樹立大數(shù)據(jù)思維，借助全媒體平臺為社會公眾參與高校檔案服務提供路徑和方式。為此，高校檔案管理部門應建立雙向反饋機制，著力完善現(xiàn)有的反饋體系，更好地了解用戶訴求，并將用戶訴求作為高校檔案服務轉(zhuǎn)型的重要依據(jù)，更好地體現(xiàn)高校檔案服務的特殊職能和作用。擴大社會參與方式是利用現(xiàn)代信息技術(shù)擴大高校檔案服務范圍的有效方式，也是提升高校檔案服務質(zhì)量的現(xiàn)實舉措。在具體實施過程中，要通過雙向反饋機制更好地發(fā)現(xiàn)高校檔案服務社會過程中存在的問題，并有針對性地加以解決。

3.5 開展校園志愿服務

疫情新常態(tài)背景下，高校檔案管理部門在檔案服務過程中也應該圍繞不同需求主體開展校園志愿服務，更好地體現(xiàn)高校檔案服務職能。新時期，高校檔案管理部門應將校園志愿服務建設作為提升高校檔案服務社會的重要方面。從服內(nèi)容看，可以包含檔案數(shù)字化、檔案代查、檔案電話咨詢等服務。通過校園志愿服務能夠有效彌補學校檔案管理人員短缺現(xiàn)狀。在志愿服務過程中也有助于志愿者提升檔案知識、增強檔案意識，實現(xiàn)高校檔案管理部門與志愿者“雙贏”。在服務過程中，首先要向全校招募有志愿服務意向的學生，通過考核和選拔方當有將有服務意愿，并具備一定語言表達能力和基礎檔案知識的學生選拔為志愿者。然后對這些志愿者進行系統(tǒng)培訓，培訓主要采取面對面授課和實地講解相結(jié)合的方式。培訓合格之后，向志愿者發(fā)放志愿服務證，在學校檔案管理部門不同崗位進行志愿服務。應將大學生參與檔案志愿服務作為社會文明進步的重要體現(xiàn)，同時也是增強大學生社會檔案意識的重要舉措。

3.6 注重發(fā)揮媒體作用

全媒體環(huán)境下，高校檔案服務社會具有重要現(xiàn)實意義。因此，有必要對高校檔案服務社會進行廣泛宣傳，充分發(fā)揮媒體的宣傳媒介作用。新時期，高校在檔案服務過程中要進一步提升自身的影響力和號召力。當前社會公眾對于高校檔案信息服務流程、內(nèi)容和方式了解得并不夠全面系統(tǒng)。認為高校檔案服務主體主要圍繞師生教學和科研工作，相應地對社會公眾能夠提供的服務途徑相對單一，服務內(nèi)容也十分有限。究其原因就是社會公眾對于高校檔案服務的不理解。因此，必須借助全媒體平臺宣傳作用，讓社會公眾對高校檔案信息服務有全新認知。一方面，高校要對檔案服務內(nèi)容和服務形式進行整理，以群眾喜聞樂見的形式，借助多種媒體平臺進行宣傳，讓社會公眾對高校檔案服務有重新認知。另一方面，各類媒體也應該主動承擔起社會責任，將高校檔案服務內(nèi)容宣傳作為一項重要工作加以落實，進一步提升高校檔案服務宣傳的時效性。

3.7 服務的分眾化

高校檔案服社會公眾分眾化要求檔案管理部門要充分了解社會公眾對于檔案服務的不同訴求，借助全媒體平臺對社會公眾的各類信息進行全面收集和整合，根據(jù)社會公眾的不同特點對社會公眾進行精準畫像，將不同類型的社會公眾進行精準分類，并圍繞不同類型社會公眾的服務訴求對高校檔案息資源進行整合，切實保障高校檔案信息服務與社會公眾需求的精準匹配。服務分眾化要求高校檔案管理部門要注重借助數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)，實現(xiàn)對社會公眾的精準分類。只有充分了解不同類型社會公眾的檔案訴求，才能夠為服務的分眾化提供現(xiàn)實依據(jù)。這就要求檔案管理人員在檔案服務過程中要將服務分眾化作為工作開展的重要依據(jù)，進一步提升高校檔案信息服務水平，更好地發(fā)揮高校檔案社會服務職能。

總之，全媒體環(huán)境下，高校檔案服務社會環(huán)境發(fā)生了深刻變化。新時期，高校檔案管理部門在檔案服務過程中要充分認識到全媒體環(huán)境變化產(chǎn)生的一系列影響。主動的借助全媒體技術(shù)優(yōu)勢對高校檔案服務資源進行整合，對服務手段和服務方式進行創(chuàng)新，形成更為系統(tǒng)的高校檔案服務社會體系，進一步增強服務的針對性、時效性和有效性。

參考文獻

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[3]藏萌，呂建輝.高校檔案OTO服務發(fā)展模式探究[J].中國檔案，2017（02）：56-57.

（作者單位：江蘇海事職業(yè)技術(shù)學院人事處）