任榆琴

摘 要：事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理符合檔案高質(zhì)量發(fā)展的要求，對于提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案利用效率具有積極意義。但目前會(huì)計(jì)檔案電子化管理成本較高，且存在一定安全隱患，檔案人員專業(yè)水平和勝任力有待提升。為改善這一現(xiàn)狀，有序推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理，應(yīng)探索自上而下的推廣模式，減少電子化管理成本，同時(shí)在技術(shù)更新和人員隊(duì)伍建設(shè)方面為檔案電子化提供全方位支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案；電子化管理；管理標(biāo)準(zhǔn)；勝任力

數(shù)字信息技術(shù)與事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的深度融合，對于會(huì)計(jì)檔案管理既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。一方面，數(shù)字化、信息化等技術(shù)運(yùn)用，有助于提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案資源的有效整合，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在事業(yè)為發(fā)展中的特殊作用。另一方面，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理也面臨著一些亟待解決的問題。特別是在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案制度機(jī)制建設(shè)、人才培養(yǎng)、流程優(yōu)化等方面還亟待完善和創(chuàng)新。

1 事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容與電子化管理的必要性

1.1 事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理有助于提升會(huì)計(jì)檔案管理效率

當(dāng)前隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，與事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了深度融合，事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理過程中可以借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等手段，形成功能齊全的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理平臺，將事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息收納到大數(shù)據(jù)庫之中，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)庫與事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理平臺的有效互動(dòng)，對事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息進(jìn)行系統(tǒng)分析，科學(xué)管理和高效利用[2]。在這一過程中，隨著越來越多先進(jìn)技術(shù)的融入，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理水平會(huì)越來越高，相應(yīng)的，檔案管理人員對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理平臺和相關(guān)技術(shù)運(yùn)用也會(huì)越熟練，在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理過程中人機(jī)配合也會(huì)越來越默契，這在客觀上會(huì)提升會(huì)計(jì)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理與電子信息技術(shù)的深度融合。

1.2 事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式

傳統(tǒng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理主要采取人工管理方式。在管理過程中紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)絕大部分，傳統(tǒng)檔案管理的局限性難以在短時(shí)間內(nèi)打破。而隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與會(huì)計(jì)檔案管理的深度融合，會(huì)計(jì)檔案管理人員可以依托多種設(shè)備對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全流程電子化管理，不僅能有效節(jié)省成本，也有助于推動(dòng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理發(fā)展，解決傳統(tǒng)人工管理模式帶來的弊端。會(huì)計(jì)檔案電子化管理會(huì)借助數(shù)字成像、數(shù)據(jù)庫、多媒體等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并利用事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理平臺，最大限度對會(huì)計(jì)檔案信息資源進(jìn)行高效整合和共享。云環(huán)境背景下，會(huì)計(jì)檔案管理人員還可以將重要的會(huì)計(jì)檔案信息存儲到云端，既能夠有效保證會(huì)計(jì)檔案信息資源得到合理利用，也能夠維護(hù)會(huì)計(jì)檔案信息安全，降低會(huì)計(jì)檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，最大限度地實(shí)現(xiàn)對會(huì)計(jì)檔案信息資源的合理利用和開發(fā)。

1.3 事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理適應(yīng)新時(shí)期檔案管理事業(yè)發(fā)展需要

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理事業(yè)也正在向數(shù)字化、信息化方向邁進(jìn)。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理作為檔案事業(yè)重要組成部分，理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢。從這一層面看，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理具有其現(xiàn)實(shí)的必要性和緊迫性。一方面，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位戰(zhàn)略決策和未來發(fā)展提供全面系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案信息[3]。另一方面，隨著事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理不斷深入，也能夠?qū)κ聵I(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，提煉出很多好經(jīng)驗(yàn)和好辦法，進(jìn)而助力檔案管理事業(yè)發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理人員在實(shí)踐過程中也會(huì)對會(huì)計(jì)檔案電子化管理相關(guān)問題進(jìn)行思考，主動(dòng)地轉(zhuǎn)變檔案管理里也優(yōu)化檔案管理方式，圍繞事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理目標(biāo)主動(dòng)引進(jìn)更多元的信息技術(shù)手段，滿足事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的應(yīng)用需求，進(jìn)一步增強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子管理質(zhì)量。

2 事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 會(huì)計(jì)檔案電子化管理成本較高

傳統(tǒng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理模式費(fèi)用主要來源于庫房管理費(fèi)用和人工費(fèi)用。而隨著事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理，需要事業(yè)單位為會(huì)計(jì)檔案電子化管理引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，為會(huì)計(jì)檔案電子化管理搭建基礎(chǔ)設(shè)施，營造安全環(huán)境，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，這些方面都需要大量的資金投入，這些投入并不是一勞永逸的，隨著會(huì)計(jì)檔案電子化管理的不斷推進(jìn)，相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案電子化相關(guān)技術(shù)也需要更新，后期投入的費(fèi)用會(huì)逐年增加，所產(chǎn)生的相應(yīng)費(fèi)用需要事業(yè)單位來承擔(dān)。加之事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理成本除了硬件設(shè)施、人員以外，還需要對原有的會(huì)計(jì)檔案管理模式、機(jī)構(gòu)和人員崗位職能進(jìn)行調(diào)整，在這一過程中需要事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員與具體工作進(jìn)行重新配置，一旦人員專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，還需要外部引入人才，相應(yīng)也會(huì)增加會(huì)計(jì)檔案電子化管理人力成本。因此，在推進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理過程中要充分考量會(huì)計(jì)檔案電子化管理所需要的各項(xiàng)成本，一定要在事業(yè)單位自身所承擔(dān)的范圍之內(nèi)，有步驟推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理相關(guān)工作。

2.2 管理體系不健全存在安全隱患

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理推進(jìn)過程中，容易出現(xiàn)制度機(jī)制建設(shè)不健全以及相關(guān)安全問題。一是當(dāng)前針對會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度機(jī)制建設(shè)落后。由于制度機(jī)制建設(shè)落后，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的崗位劃分不夠明確，在具體推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理過程中難免會(huì)出現(xiàn)隨意性問題，導(dǎo)致整個(gè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理流程不規(guī)范，數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)丟失或主觀人為破壞等問題。二是會(huì)計(jì)檔案電子化管理缺少具體標(biāo)準(zhǔn)。無論是對會(huì)計(jì)檔案信息收集，還是與其他單位進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息共享都需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能夠有效地避免在會(huì)計(jì)檔案信息傳遞過程中因標(biāo)準(zhǔn)不同造成的數(shù)據(jù)不兼容或數(shù)據(jù)丟失問題。三是對會(huì)計(jì)檔案電子化管理缺少日常維護(hù)。會(huì)計(jì)檔案電子化管理是一項(xiàng)長期性工作，在日常管理過程中如果沒有對系統(tǒng)及時(shí)地進(jìn)行更新和維護(hù)，難免會(huì)出現(xiàn)安全漏洞，既不利于會(huì)計(jì)檔案信息安全，也會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案管理平臺的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.3 檔案管理人員專業(yè)水平和勝任力有待提升

目前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理過程中，檔案管理人員的專業(yè)水平和勝任力并沒有達(dá)到電子檔案管理的切實(shí)訴求。一方面，當(dāng)前從事單位會(huì)計(jì)檔案管理人員來源復(fù)雜，一部分是事業(yè)單位年齡偏大人員調(diào)整工作崗位來到檔案管理部門，隨時(shí)準(zhǔn)備退休，這部分人員工作主動(dòng)性和積極性不足，認(rèn)為單位安排檔案崗位就是要準(zhǔn)備隨時(shí)退休，相應(yīng)地在具體工作安排和人員調(diào)動(dòng)方面出現(xiàn)了諸多阻礙。另一部分事業(yè)單位檔案管理人員是由其他科室調(diào)配而來，這些檔案管理人員對會(huì)計(jì)檔案電子化管理缺乏正確認(rèn)識，也沒有必要的專業(yè)知識和專業(yè)技能。因此，無論是在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理創(chuàng)新方面，還是在具體工作開展方面都存在著人手不足，力量薄弱的現(xiàn)實(shí)。同時(shí)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作崗位十分有限，要想從外部吸納新鮮血液，就需要解決編制問題。但由于編制有限，因此要想從外部引進(jìn)人才也困難重重，從目前的檔案管理人員的專業(yè)水平和勝任力角度看還有極大的提升空間。

3 事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)化策略

新時(shí)期，在推進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理過程中，一方面，要充分認(rèn)識到會(huì)計(jì)檔案電子化管理的現(xiàn)實(shí)必要性和重要性，制定嚴(yán)密科學(xué)的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理推進(jìn)實(shí)施戰(zhàn)略，進(jìn)一步明確事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理推進(jìn)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，通過成立領(lǐng)導(dǎo)小組，自上而下地對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作加以落實(shí)和推廣[4]。另一方面，在具體實(shí)施過程中，要重視現(xiàn)代信息技術(shù)對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理產(chǎn)生的深刻影響，圍繞事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)際需要，完善制度機(jī)制和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息收集整理、開發(fā)利用和共享提供全面的技術(shù)支撐和標(biāo)準(zhǔn)支持，確保事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息能夠得到合理開發(fā)和利用，同時(shí)要加強(qiáng)對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)水平和勝任力，更好地滿足新時(shí)期事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)際需要。

3.1 自上而下實(shí)施和推廣

事業(yè)單位要將會(huì)計(jì)檔案電子化管理作為一項(xiàng)戰(zhàn)略工作加以落實(shí)，在具體實(shí)施過程中需要主要領(lǐng)導(dǎo)給予足夠關(guān)注，成立事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，事業(yè)單位各部門主要負(fù)責(zé)人為工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員，對當(dāng)前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理相關(guān)工作進(jìn)行集體研究和系統(tǒng)推進(jìn)。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組要下設(shè)辦公室，具體負(fù)責(zé)工作領(lǐng)導(dǎo)小組的各項(xiàng)政策執(zhí)行。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組每月要定期召開專門會(huì)議，重點(diǎn)研究事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理在推進(jìn)過程中存在的問題，全面統(tǒng)籌事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作[5]。一方面，要圍繞事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作實(shí)際需要，加強(qiáng)一線調(diào)研，為相關(guān)工作推進(jìn)做好前期準(zhǔn)備，購進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作的順利推進(jìn)提供扎實(shí)的物質(zhì)保障。另一方面，要加強(qiáng)與其他單位交流互動(dòng)，在人員、技術(shù)等層面探討心得和方法，將好經(jīng)驗(yàn)、好辦法融入到事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作之中，進(jìn)一步提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理質(zhì)量。

3.2 健全會(huì)計(jì)檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)

新時(shí)期，在推進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理過程中，要將健全會(huì)計(jì)檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)作為推進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要內(nèi)容之一。在會(huì)計(jì)檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)制定過程中既要主動(dòng)參考上級部門關(guān)于會(huì)計(jì)檔案電子化管理的相關(guān)技術(shù)要求，也要在現(xiàn)有的制度機(jī)制基礎(chǔ)之上完善電子會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對電子會(huì)計(jì)檔案收集范圍、移交流程、存儲備份、讀取利用等相關(guān)領(lǐng)域制定相應(yīng)的接口標(biāo)準(zhǔn)和存儲標(biāo)準(zhǔn)。確保事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息的可靠性、可讀性和真實(shí)性。一是要明確事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)重點(diǎn)[6]。要圍繞事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息收集、檔案信息移交、檔案信息日常管理、檔案信息查詢下載、檔案信息共享等方面完善相應(yīng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為相關(guān)技術(shù)落實(shí)提供具體參考，切實(shí)保障事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息安全。二是要嚴(yán)格落實(shí)電子簽名制度，強(qiáng)化程序，嚴(yán)格審核格式和時(shí)間，切實(shí)保障會(huì)計(jì)檔案信息的完整性和真實(shí)性。三是要建立會(huì)計(jì)檔案安全管理制度，要求會(huì)計(jì)檔案管理人員要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化安全管理相關(guān)制度開展工作，防堵風(fēng)險(xiǎn)漏洞，切實(shí)保障檔案信息安全。

3.3 提高會(huì)計(jì)檔案工作人員勝任力水平

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理需綜合檔案管理人員作為保障。一是事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)要對會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的選用給予足夠重視，要充分認(rèn)識到推進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要性，（下接第80頁）

（上接第74頁）不能隨意占用檔案管理部門編制，要根據(jù)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)際需要盡量在人才選拔、編制使用等方面向檔案管理部門傾斜，給予事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作更大支持。二是要加強(qiáng)對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員勝任力培養(yǎng)。要求事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員有專業(yè)的會(huì)計(jì)知識。也要掌握必要的檔案管理理論和信息素養(yǎng)。在具體培訓(xùn)過程中，要將通信技術(shù)、電子檔案管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為培訓(xùn)重點(diǎn)，緊跟國家關(guān)于會(huì)計(jì)檔案電子化管理的最新政策要求，不斷地更新事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)和理念，切實(shí)提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作能力和水平。三是要加強(qiáng)對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人才引進(jìn)力度。隨著事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理愈加重要，需要足夠的人員完成相關(guān)工作，因此事業(yè)單位要定期拿出足夠編制，面向社會(huì)廣納賢才，吸引高素質(zhì)綜合型人才參與到事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作之中，為相關(guān)工作開展提供扎實(shí)的人才保障。

總之，新時(shí)期，隨著國家對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作不斷重視，事業(yè)單位自身也應(yīng)該主動(dòng)變革，充分認(rèn)識到現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響。要圍繞事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)際搶抓機(jī)遇，乘勢而為，在思想上要改變對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的傳統(tǒng)認(rèn)知，進(jìn)一步明確事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，明確會(huì)計(jì)你檔案具體崗位職責(zé)分工，細(xì)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理具體制度機(jī)制，積極與兄弟單位交流經(jīng)驗(yàn)，加大對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作支持力度，充分發(fā)揮制度機(jī)制的引領(lǐng)性作用，加大人才培養(yǎng)力度，為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理提供全方位的支持。

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作者簡介：任榆琴，陜西省榆林公路管理局黨辦副主任、館員，研究方向：事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理和人事檔案管理。