李歆庭

在項(xiàng)目進(jìn)度管理中，用于量化考核的項(xiàng)目計(jì)劃的顆粒度如何？如何最大程度減弱員工個(gè)性化帶給工作目標(biāo)的影響，快速培養(yǎng)起符合公司業(yè)績(jī)導(dǎo)向的人才，從而保持高質(zhì)量量化結(jié)果？這些問題都需要企業(yè)用標(biāo)準(zhǔn)化（SOP，Standard Operation Procedure）管理來解決。量化、信息化與標(biāo)準(zhǔn)化是無法分割的三位一體。部門從2019年初就開始在部門試行量化考核，并隨之組建管理創(chuàng)新小組建立起信息化及工作標(biāo)準(zhǔn)化，取得了很好的效果。目前該創(chuàng)新成果已廣泛應(yīng)用于公司各工程項(xiàng)目管理，成為公司必不可少的管理工具。筆者將多年在500強(qiáng)外資企業(yè)的主計(jì)劃工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合央企的文化及管理背景，提出管理創(chuàng)新并推進(jìn)落地實(shí)施。

一、實(shí)施創(chuàng)新的背景

隨著核電事業(yè)在國(guó)內(nèi)的蓬勃發(fā)展，公司承接的核電項(xiàng)目不斷增加。部門做為公司的技術(shù)主力軍，共計(jì)9個(gè)業(yè)務(wù)板塊，約180名左右的員工。響應(yīng)集團(tuán)提出的JYKJ管理方式，強(qiáng)調(diào)計(jì)劃為首和考核量化，無疑是部門管理發(fā)展的需要，這要求管理團(tuán)隊(duì)具備基于量化管理的能力和習(xí)慣。但技術(shù)人員往往工作在一線，越是在一線，處理的越是具體業(yè)務(wù)，形成的工作習(xí)慣也是處理一個(gè)個(gè)具體的事務(wù)性問題。這將對(duì)原有的管理提出新的挑戰(zhàn)，需要管理者開拓管理創(chuàng)新的思路。

為了把JYKJ在日常工作管理中充分落地，部門從2019年初開始探索量化考核計(jì)劃完成情況。因當(dāng)時(shí)無信息化工具，部門一直采用EXEL表進(jìn)行跟蹤管理并在周例會(huì)上進(jìn)行原因分析。以2021年5月份的部門對(duì)各專業(yè)板塊量化考核為例，因受制于EXEL表格的局限性，僅能管理到重點(diǎn)工作，計(jì)劃顆粒度過粗，無法充分暴露問題，量化考核結(jié)果還會(huì)引起爭(zhēng)議。例如保護(hù)系統(tǒng)板塊共8項(xiàng)完成率50%，與綜合管理板塊共2項(xiàng)完成率98%，誰的工作完成情況更好？?jī)H憑這幾條計(jì)劃做為樣本是無法定論的。此外，對(duì)于工時(shí)記錄，計(jì)劃下達(dá)時(shí)間，完成時(shí)間，預(yù)警狀態(tài)等都無法管理。雖然當(dāng)時(shí)受限于信息化，對(duì)計(jì)劃管理有一定的局限，但部門已經(jīng)邁出了量化考核的第一步，也開啟了管理創(chuàng)新的篇章。在接下來的幾個(gè)月里，部門從量化考核開始，建立起信息化及工作標(biāo)準(zhǔn)化的一系列創(chuàng)新工作，不斷將JYKJ 推進(jìn)融入到日常工作中。

二、量化考核

“量化考核（即量化管理）”是在國(guó)際上最為前沿的一整套企業(yè)管理模式，被譽(yù)為 “企業(yè)終極管理模式”。是在經(jīng)過對(duì)全球上百家百年標(biāo)桿企業(yè)的跟蹤對(duì)比、分析后總結(jié)出的適用于所有這些企業(yè)共同的成功奧妙。完全以數(shù)據(jù)代替語言和文字的印象性描述，消除因工作人員的表達(dá)能力不同而使績(jī)效評(píng)定不準(zhǔn)，使員工的評(píng)定更客觀，更貼近企業(yè)的目標(biāo)?？鐕?guó)企業(yè)通常對(duì)供應(yīng)鏈各業(yè)務(wù)階段進(jìn)行量化，例如將整條鏈分為P10-P13。其中P10-P11是從需求轉(zhuǎn)訂單時(shí)間，屬訂單管理部門工作考核；P11-P12是生產(chǎn)到入庫時(shí)間，屬生產(chǎn)部門工作考核；P12-P12.1是等待客戶發(fā)出發(fā)運(yùn)指令，屬銷售部門工作考核；P12.1-P13是運(yùn)輸至客戶所需時(shí)間，屬物流部門工作考核。每個(gè)部門按所屬工作環(huán)節(jié)還會(huì)內(nèi)部做細(xì)分并量化管理，例如在P11-P12之間（生產(chǎn)部門），會(huì)細(xì)分為P11.1物料備齊時(shí)間、P11.2生產(chǎn)時(shí)間、P11.3成品入庫時(shí)間。通過不同層級(jí)的量化管理，達(dá)到公司精益管理的目的。因篇幅有限，此處不做這部分的過多介紹。部門正是借鑒以上管理經(jīng)驗(yàn)，從2019年初開始著手量化考核各板塊工作，并進(jìn)行原因分析。經(jīng)過不斷創(chuàng)新，最終提高了量化考核的精度。

量化管理的三要素為“時(shí)量”、“數(shù)量”與“質(zhì)量”?！皶r(shí)量”主要指完成工作的時(shí)間量，例如“30天內(nèi)”；“數(shù)量”是指宛成工作的數(shù)量，例如“10份”；“質(zhì)量”是指完成工作的標(biāo)準(zhǔn)，例如“完成PLS機(jī)柜配置圖”。三者相互依存，如同三維空間中，確定一個(gè)點(diǎn)位置的三個(gè)坐標(biāo)，缺一不可。當(dāng)數(shù)據(jù)量累積到足夠多時(shí)，績(jī)效也就如實(shí)地“量化”出來，共性問題也就如實(shí)地暴露出來，應(yīng)及時(shí)采取措施解決問題。完成這三要素的信息收集必然需要信息化，這推動(dòng)我們著手去建立信息化工具。

三、信息化

通過以上量化管理三要素的數(shù)據(jù)積累，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)共性問題并及時(shí)解決，以此提高未來工作效率及工作質(zhì)量。但這些多緯度的數(shù)據(jù)積累僅靠EXEL無法實(shí)現(xiàn)，這必然依據(jù)龐大的數(shù)據(jù)庫。所以說，量化管理必然離不開信息化的支持；離開信息化，量化管理要么寸步難，行要么流于形式。

雖然P6是項(xiàng)目管理的常用信息工具，但如果將P6推廣至各部門的業(yè)務(wù)板塊，會(huì)受到資金及P6軟件對(duì)邏輯性要求的限制。首先，需要開通足夠多的帳戶，這需要一筆預(yù)算資金；其次，P6各條計(jì)劃有邏輯關(guān)聯(lián)，而現(xiàn)實(shí)的班組子計(jì)劃中，經(jīng)常是幾條計(jì)劃同步進(jìn)行，無法完全建立先后的邏輯關(guān)系。所以P6更適合由項(xiàng)控從關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工作進(jìn)行管理，不適合群體使用，例如項(xiàng)目計(jì)劃分解后的需部門全體人員反饋的班組子計(jì)劃。這就需要另拓可多人同時(shí)辦公的軟件進(jìn)行管理，可以做計(jì)劃分解，時(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)，最好還能時(shí)時(shí)顯示量化結(jié)果。但是，擺在眼前的問題是：資金從哪里來？如果提交申請(qǐng)報(bào)告，請(qǐng)示預(yù)算再選擇供應(yīng)商，這個(gè)過程可能需要半年甚至更長(zhǎng)時(shí)間。經(jīng)多處打聽，部門現(xiàn)有原微軟免費(fèi)贈(zèng)送的用于軟件開發(fā)的一款軟件——TFS（Team Foundation System）。TFS有超大的數(shù)據(jù)管理功能，且統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以設(shè)置成餅狀圖、柱狀圖等展現(xiàn)出來，并時(shí)時(shí)更新，同時(shí)又可以做層級(jí)分解。TFS所具備的數(shù)據(jù)管理、分解及統(tǒng)計(jì)結(jié)果展現(xiàn)的功能基本滿足量化管理，且超出原預(yù)期（原預(yù)期用ACCESS）。因是現(xiàn)成軟件，所以無需任何費(fèi)用，可立即著手改良創(chuàng)新。

依據(jù)計(jì)劃的分解層級(jí)、組織機(jī)構(gòu)并結(jié)合TFS的功能，創(chuàng)新小組將項(xiàng)目計(jì)劃及班組子計(jì)劃管理建成模型：項(xiàng)目計(jì)劃下到部門各板塊經(jīng)理是第一層級(jí)（即控制協(xié)調(diào)計(jì)劃）。板塊經(jīng)理按本板塊固有的工作環(huán)節(jié)將計(jì)劃分解行動(dòng)項(xiàng)到板塊內(nèi)員工，為第二層級(jí)，即班組子計(jì)劃。第一層級(jí)獲得的數(shù)據(jù)，即每月任務(wù)按時(shí)完成率、及時(shí)預(yù)警率等用于板塊間考核；第二層級(jí)獲得的數(shù)據(jù)，用于板塊內(nèi)員工的績(jī)效考核。

當(dāng)員工登陸TFS主頁時(shí)，頁面左上角的<我的本月待完成工作項(xiàng)>顯示該員工本月待完成的班組子計(jì)劃；左下角<計(jì)劃和板塊行動(dòng)項(xiàng)關(guān)聯(lián)表>顯示本月待完成的項(xiàng)目計(jì)劃。當(dāng)點(diǎn)擊圖標(biāo)時(shí)，此條項(xiàng)目計(jì)劃所包含的下層班組子計(jì)劃會(huì)顯示出來，可知道班組的完成情況。當(dāng)最后一條班組子計(jì)劃關(guān)閉后，完成時(shí)間會(huì)自動(dòng)傳遞到項(xiàng)目計(jì)劃，自動(dòng)將該時(shí)間做為項(xiàng)目計(jì)劃完成時(shí)間。右上角是當(dāng)月項(xiàng)目計(jì)劃條數(shù)和完成情況。雙擊對(duì)應(yīng)的方塊，會(huì)立即顯示對(duì)應(yīng)的計(jì)劃細(xì)目，方便工作人員隨時(shí)查看。

主頁下半部分分別從板塊（即班組）、項(xiàng)目、計(jì)劃完成時(shí)間三個(gè)維度時(shí)時(shí)顯示計(jì)劃完成情況。通過三個(gè)維度的時(shí)時(shí)量化，使板塊間的工作、項(xiàng)目間的計(jì)劃數(shù)一目了然。

當(dāng)進(jìn)入單條計(jì)劃的操作界面時(shí)，能夠清楚地記錄計(jì)劃管理所需要的所有信息（工期、計(jì)劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間等），既可追蹤單條計(jì)劃的狀態(tài)，又可以時(shí)時(shí)量化統(tǒng)計(jì)結(jié)果。同時(shí)，借鑒SAP具備的自動(dòng)郵件提醒功能，也在TFS中相應(yīng)地設(shè)置各工作環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)時(shí)自動(dòng)觸發(fā)郵件提醒的功能。每一步工作完成后，下一環(huán)節(jié)人員都會(huì)收到郵件以便及時(shí)啟動(dòng)工作。此功能類似于運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)器的每一工作單元結(jié)束后，觸發(fā)下一單元工作的信息傳遞。

四、標(biāo)準(zhǔn)化

如果一個(gè)板塊做20條A項(xiàng)目任務(wù)，2條B項(xiàng)目任務(wù)；另一板塊做25條B項(xiàng)目任務(wù)，2條B項(xiàng)目任務(wù)，誰的績(jī)效更高？回答這個(gè)問題的兩個(gè)前提：一是任務(wù)計(jì)劃的顆粒度一致；二是操作程序要一致，即標(biāo)準(zhǔn)化程序SOP（Standard Operation Procedure），也就是管理需要標(biāo)準(zhǔn)化，否則無法量化。

不同項(xiàng)目與各業(yè)務(wù)板塊各自溝通，如果沒有標(biāo)準(zhǔn)的溝通方式，會(huì)使管理水平受人的差異性影響較大。項(xiàng)目間各自管理的差異性對(duì)項(xiàng)目間資源平衡與分配也帶來一定困難。

為了解決以上問題，我們就需要建立工作標(biāo)準(zhǔn)化。形象地說，標(biāo)準(zhǔn)化管理就是把工作（比如項(xiàng)目計(jì)劃）建成一套固定系統(tǒng)（好比運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器），每個(gè)工作人員都是這一系統(tǒng)（機(jī)器）的一個(gè)部件，當(dāng)員工工作習(xí)慣形成后，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)，從而提高溝通質(zhì)量及效率，最大化地消除了人為差異的因素。所以創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)在建立信息化的同時(shí)，同步建立了計(jì)劃管理標(biāo)準(zhǔn)化，固化每月固定的日期做固定的工作。

五、實(shí)施成果

在組建創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)時(shí)，我們?cè)?個(gè)板塊中選取2個(gè)典型板塊做樣本，參與到團(tuán)隊(duì)中，邊討論邊上線實(shí)踐。排除問題后，其余板塊跟進(jìn)的方式。通過這各方式，使TFS及標(biāo)準(zhǔn)化從無到有，推廣至部門所有板塊，僅用1個(gè)月時(shí)間便全部上線使用。

從2022年10月份60項(xiàng)計(jì)劃的管理到12月份達(dá)到202項(xiàng)計(jì)劃的考核，創(chuàng)新成果提升了部門的量化考核精準(zhǔn)度，增強(qiáng)了部門計(jì)劃管理能力，提高部門與項(xiàng)目組織的工作效率。目前該成果已向公司內(nèi)各業(yè)務(wù)部門推廣使用。

量化考核、信息化與標(biāo)準(zhǔn)化管理是無法分割的三位一體。離開量化考核，企業(yè)和部門對(duì)于項(xiàng)目管理的考核會(huì)缺少客觀性。無信息化工具，量化考核成為空談。量化考核同時(shí)離不開標(biāo)準(zhǔn)化，否則用來考核的工作任務(wù)顆粒度不均，且受員工個(gè)性化差異影響過大?；谝陨?，部門著手于量化管理，并隨后建立了信息化及標(biāo)準(zhǔn)化。三者同時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)，為今后各項(xiàng)目進(jìn)度的持續(xù)管理提升奠定了基礎(chǔ)及開辟了廣闊的發(fā)展道路。

（作者單位：國(guó)核自儀系統(tǒng)工程有限公司）