張敏

摘要：信息治理主要致力于管理機(jī)構(gòu)的全部信息，在最大限度提升信息價(jià)值的同時(shí)，最小化信息風(fēng)險(xiǎn)和管理成本。文件信息管理是信息治理的核心和基石，關(guān)鍵文件作為文件大家族中的特殊一員，能夠支撐機(jī)構(gòu)有效恢復(fù)因?yàn)楦鞣N災(zāi)害和緊急情況導(dǎo)致的業(yè)務(wù)癱瘓，并保護(hù)機(jī)構(gòu)和相關(guān)人權(quán)益。根據(jù)美國(guó)部分機(jī)構(gòu)發(fā)布的關(guān)鍵文件管理政策指南和相關(guān)研究成果，綜合分析信息治理視域下的關(guān)鍵文件管理策略，包括信息治理與關(guān)鍵文件管理的關(guān)系，關(guān)鍵文件管理的具體策略，以及關(guān)鍵文件管理策略對(duì)我國(guó)的啟示。

關(guān)鍵詞：信息治理 關(guān)鍵文件 文件管理

Abstract：Information governance mainly focuses on how to manage all the information of the organiza？ tion and minimize the information risk and cost while maximizing the information value. Records and infor？ mation management is the core and cornerstone of information governance. As a special member of the document family， vital records can support institu？ tions to effectively recover business paralysis caused by various disasters and emergencies， and protect the rights and interests of institutions and relevant people. According to the vital records management policy guidelines issued by the US government and relevant research results； comprehensively analyze the key document management strategies under the information governance perspective， including the re？ lationship between information governance and vital records management， and the specific strategies of vital records management，and the enlightenment of key records management strategy to China.

Keywords：Informationgovernance；Vitalre？ cords； Records management

在當(dāng)今風(fēng)險(xiǎn)頻發(fā)的世界中，為了有效應(yīng)對(duì)各種災(zāi)害和緊急情況發(fā)生時(shí)給機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)和利益造成的重大危害，機(jī)構(gòu)需要提前制定業(yè)務(wù)恢復(fù)和持續(xù)性計(jì)劃。關(guān)鍵文件的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整提供是開(kāi)展業(yè)務(wù)恢復(fù)和持續(xù)性計(jì)劃的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵文件（Vital Records）在國(guó)內(nèi)也被翻譯成重要文件。關(guān)鍵文件是指在國(guó)家安全緊急情況或其他緊急情況下履行業(yè)務(wù)職責(zé)所需的緊急業(yè)務(wù)文件，或保護(hù)政府和受政府活動(dòng)影響的人的法律和財(cái)政權(quán)利所必需的文件（法律和財(cái)政權(quán)利記錄）。[1]

作為文件大家族中的特殊一員，如何對(duì)關(guān)鍵文件進(jìn)行科學(xué)管理，使其在危機(jī)時(shí)刻能最有效地支持機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)恢復(fù)和權(quán)益保障工作，是本文探討的核心問(wèn)題。

一、文獻(xiàn)綜述和研究方法

目前國(guó)內(nèi)檔案學(xué)界關(guān)于關(guān)鍵文件管理研究成果極少，在論文或譯作中偶爾會(huì)提到關(guān)鍵文件。學(xué)者張照余在編譯的《檔案管理專業(yè)英語(yǔ)教程》中提到，文件管理項(xiàng)目包括對(duì)關(guān)鍵文件的管理，解釋了什么是關(guān)鍵文件，提到了關(guān)鍵文件的保護(hù)方法和保護(hù)成本。[2]但在讀秀和中國(guó)知網(wǎng)中都沒(méi)有找到系統(tǒng)論述關(guān)鍵文件管理的相關(guān)文獻(xiàn)。筆者在美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署的官方網(wǎng)站上檢索到了關(guān)鍵文件管理指南和關(guān)鍵文件管理項(xiàng)目手冊(cè)，美國(guó)部分政府機(jī)構(gòu)和大學(xué)文件管理部門(mén)發(fā)布的關(guān)鍵文件指令或指南。此外，在《信息治理：概念、策略和最佳實(shí)踐》（第二版）中論述了信息治理和關(guān)鍵文件管理的關(guān)系。[3]在研讀上述資料和相關(guān)資料基礎(chǔ)上，筆者采用文本分析方法和歸納演繹分析方法，綜合分析信息治理視角下的關(guān)鍵文件管理策略以及對(duì)我國(guó)的啟示。

二、信息治理與關(guān)鍵文件管理的關(guān)系

信息治理（Information Governance，IG）是機(jī)構(gòu)治理的一個(gè)子集，包括文件和信息管理、信息安全、數(shù)據(jù)隱私和保護(hù)、內(nèi)容管理、IT和數(shù)據(jù)治理、風(fēng)險(xiǎn)管理、法規(guī)遵從、數(shù)字長(zhǎng)期保存，分析和信息經(jīng)濟(jì)等關(guān)鍵概念。[4]雖然包含內(nèi)容較多，但是信息治理主要致力于管理機(jī)構(gòu)全部信息，在最大限度提升信息價(jià)值的同時(shí)，最小化信息風(fēng)險(xiǎn)和管理成本。簡(jiǎn)言之，信息治理的目標(biāo)是通過(guò)對(duì)信息的控制和優(yōu)化，滿足業(yè)務(wù)、法律、監(jiān)管和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的需求。關(guān)鍵文件作為信息的一部分，在管理上與信息治理之間處于一種什么樣的關(guān)系呢？

（一）關(guān)鍵文件管理是信息治理的組成部分

2010年國(guó)際文件經(jīng)理與主管協(xié)會(huì)（Association of Records Managers and Administrators International，ARMA）發(fā)布了《信息治理成熟模型》（The Information Governance Ma？ turity Model）。該模型立足于其早期成果《文件管理共識(shí)原則》（Gener？ ally Accepted Recordkeeping Princi？ ples），在一定程度上拓展了信息治理在機(jī)構(gòu)廣泛使用信息技術(shù)背景下的應(yīng)用范圍。

根據(jù)信息治理模型，信息治理是在風(fēng)險(xiǎn)管理和法規(guī)遵從的理念下開(kāi)展文件信息管理工作，即在文件信息的管理流程中有機(jī)集成風(fēng)險(xiǎn)管理、法規(guī)遵從和IT治理的相關(guān)策略。信息治理的目標(biāo)是保證信息的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確，以及能夠被及時(shí)、有效和準(zhǔn)確檢索；保證對(duì)業(yè)務(wù)持續(xù)性至關(guān)重要的文件和信息得到有效保管；同時(shí)，在文件的保管和處置方面遵守敏感信息保護(hù)政策、相關(guān)法律法規(guī)制度、業(yè)務(wù)運(yùn)作和歷史存留需求。[5]

根據(jù)信息治理的目標(biāo)，文件信息管理不僅包括對(duì)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生或接收的文件信息進(jìn)行優(yōu)化控制，還包括從配合風(fēng)險(xiǎn)管理和法規(guī)遵從的視角出發(fā)而進(jìn)行的相應(yīng)管理活動(dòng)，具體包括：對(duì)涉及隱私的個(gè)人數(shù)據(jù)進(jìn)行管理；對(duì)可能涉及法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)的文件信息進(jìn)行管理；對(duì)用于配合處理緊急事故和各種災(zāi)害的關(guān)鍵文件進(jìn)行管理，也就是信息治理目標(biāo)中提到的“保證對(duì)業(yè)務(wù)持續(xù)性至關(guān)重要的文件和信息得到有效保管”。

因此，對(duì)配合處理緊急事故和各種災(zāi)害的關(guān)鍵文件進(jìn)行管理屬于文件信息管理的工作范疇，是機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)各種緊急情況和災(zāi)害的重要防備措施之一，也是信息治理的重要組成部分。

（二）關(guān)鍵文件管理有機(jī)融入信息和文件管理

關(guān)鍵文件管理是機(jī)構(gòu)文件信息管理的重要組成部分，被集成在文件信息管理工作中。所謂集成是指關(guān)鍵文件與其他類型文件一起被集成在電子文件管理流程中，即電子文件的分類、捕獲、存儲(chǔ)、檢索、保管和處置中。機(jī)構(gòu)在統(tǒng)一的電子文件管理平臺(tái)上對(duì)包括關(guān)鍵文件在內(nèi)的所有文件進(jìn)行流程化管理和控制。

具體來(lái)說(shuō)，關(guān)鍵文件管理是通過(guò)文件普查這一有效工具來(lái)有機(jī)融入文件信息管理工作中。文件普查是通過(guò)訪談和實(shí)地調(diào)研等方法對(duì)一個(gè)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生和積累的全部文件繪制信息結(jié)構(gòu)圖，包括文件產(chǎn)生、分類、存儲(chǔ)、利用和保管等詳細(xì)信息，是實(shí)施和改進(jìn)文件管理項(xiàng)目的基礎(chǔ)。文件普查工作記錄表（records inventory worksheet）（見(jiàn)表1）是對(duì)文件普查工作結(jié)果的記錄，包括以下基本要素。[6]

表中提到的文件系列（records series）是美國(guó)文件信息管理中的一個(gè)分類單位，指一項(xiàng)具體事務(wù)性活動(dòng)中產(chǎn)生一組相關(guān)文件，擁有相同的保管期限。[7]例如，高校在接受學(xué)生申請(qǐng)入學(xué)這一項(xiàng)具體事務(wù)中，申請(qǐng)被批準(zhǔn)的學(xué)生文件構(gòu)成一個(gè)文件系列，保管5年；申請(qǐng)沒(méi)有被批準(zhǔn)的學(xué)生文件構(gòu)成一個(gè)文件系列，保管1年。

在文件目錄（records inventory）中，擁有獨(dú)立分類單位的每一個(gè)文件系列從產(chǎn)生或者接收那一刻起，如果被判斷出具有關(guān)鍵文件屬性，即刻被貼上了關(guān)鍵文件的標(biāo)簽。這種文件管理行為使得關(guān)鍵文件的管理被有機(jī)融入電子文件全程管理，使得電子文件的集成管理成為可能，也使得信息治理下的文件信息管理成為現(xiàn)實(shí)。因此，文件普查工作記錄表已經(jīng)成為實(shí)施電子文件管理項(xiàng)目的基本管理工具。

三、關(guān)鍵文件的管理策略

雖然關(guān)鍵文件管理是整個(gè)機(jī)構(gòu)文件信息管理工作中的一個(gè)組成部分，但是關(guān)鍵文件管理又有自己的特殊性。這種特殊性使得關(guān)鍵文件管理成為一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目。關(guān)鍵文件管理項(xiàng)目是指為了應(yīng)付在國(guó)家安全緊急情況或其他緊急情況下，機(jī)構(gòu)能夠繼續(xù)履行或運(yùn)行職責(zé)而制定和實(shí)施的政策、計(jì)劃和程序，以及識(shí)別、保護(hù)和使用關(guān)鍵文件所需的資源。[8]具體包括政策制定、角色和職責(zé)分配及透明的操作流程。

（一）關(guān)鍵文件管理的政策制定和職責(zé)分配

1.制定關(guān)于關(guān)鍵文件的管理政策和指南。在美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署制定的規(guī)章制度（NARA Code of Federal Regulations）中，就包括了關(guān)鍵文件管理制度（36 CFR，Chapter XII，Subchapter B- Records Man？ agement，parts 1223）。在該制度中，國(guó)家檔案與文件署給出了關(guān)鍵文件的定義、關(guān)鍵文件項(xiàng)目的目標(biāo)和包含的要素，以及在關(guān)鍵文件的保管、銷毀、訪問(wèn)方面提出的相關(guān)要求。[9]美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署要求政府各個(gè)部門(mén)在其業(yè)務(wù)運(yùn)作中按照該制度的要求建立自己的關(guān)鍵文件管理計(jì)劃。例如，美國(guó)核管理委員會(huì)和內(nèi)政部礦產(chǎn)管理服務(wù)處分別制定了關(guān)鍵文件指令，給出了屬于本機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵文件類型，以及對(duì)關(guān)鍵文件的管理目標(biāo)、具體職責(zé)分配、管理計(jì)劃和管理流程。[10]

部分美國(guó)大學(xué)的文件管理部門(mén)也制定了關(guān)鍵文件管理制度，但與政府部門(mén)的關(guān)鍵文件管理制度略有不同，更類似于對(duì)關(guān)鍵文件管理方法的培訓(xùn)。例如，美國(guó)密蘇里大學(xué)網(wǎng)站和華盛頓大學(xué)網(wǎng)站分別給出了《關(guān)鍵文件保護(hù)項(xiàng)目指南》（Vital Records Protection Pro？ gram Guide）和《關(guān)鍵文件手冊(cè)》（Vital Records Manu？ al）?！蛾P(guān)鍵文件保護(hù)項(xiàng)目指南》聚焦在識(shí)別和保護(hù)關(guān)鍵信息的方法，而《關(guān)鍵文件手冊(cè)》則聚焦在關(guān)鍵文件的識(shí)別工具和識(shí)別方法。[11]

2.設(shè)立關(guān)鍵文件的管理角色和相應(yīng)職責(zé)。關(guān)鍵文件管理作為文件信息管理項(xiàng)目中的一個(gè)子項(xiàng)目，擁有獨(dú)立的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。一般來(lái)說(shuō)，無(wú)論是在政府機(jī)構(gòu)還是在大學(xué)的文件管理部門(mén)，一般都會(huì)設(shè)立一名高級(jí)管理人員（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）和一名專門(mén)人員（文件專員）來(lái)負(fù)責(zé)關(guān)鍵文件管理工作。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)鍵文件管理項(xiàng)目，制定關(guān)鍵文件管理計(jì)劃和程序，協(xié)助獲得保護(hù)關(guān)鍵文件的空間和安全供給，協(xié)助將權(quán)益文件轉(zhuǎn)移到檔案保管部門(mén)或其他合適的地點(diǎn)。文件專員協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人識(shí)別、清點(diǎn)、保護(hù)、儲(chǔ)存、提供和循環(huán)（根據(jù)需要更新）緊急情況下所需的關(guān)鍵文件原件和副本；此外還負(fù)責(zé)給各個(gè)職能部門(mén)提供具體指導(dǎo)和協(xié)助，負(fù)責(zé)審查關(guān)鍵文件的充分性、完整性和更新情況；和負(fù)責(zé)信息安全的專門(mén)人員（安全專員）一起確定關(guān)鍵文件的維護(hù)方法，確保關(guān)鍵文件得到充分保護(hù)、可訪問(wèn)和立即可用。例如，美國(guó)國(guó)家海洋和大氣管理局對(duì)關(guān)鍵文件專員的職責(zé)規(guī)定如下：協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確定新的關(guān)鍵文件和不再被視為關(guān)鍵的文件；協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確定保護(hù)關(guān)鍵文件的適當(dāng)方法；安排復(fù)制關(guān)鍵文件的硬拷貝，以供場(chǎng)外存儲(chǔ)；協(xié)調(diào)將復(fù)制的關(guān)鍵文件轉(zhuǎn)移到適當(dāng)?shù)膱?chǎng)外存儲(chǔ)設(shè)施；保證用于場(chǎng)外存儲(chǔ)關(guān)鍵文件的設(shè)備供應(yīng)；協(xié)助在緊急情況或?yàn)?zāi)難期間檢索關(guān)鍵文件；確保場(chǎng)外存儲(chǔ)的關(guān)鍵文件按照計(jì)劃進(jìn)行更新；保存和更新關(guān)鍵文件清單，并提交場(chǎng)外存儲(chǔ)的年度報(bào)告。[12]

在關(guān)鍵文件的管理方面，各個(gè)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人的合作也很重要。他們主要負(fù)責(zé)識(shí)別在其物理和法定監(jiān)護(hù)下的哪些文件是關(guān)鍵文件，并與文件專員協(xié)商采取哪些措施確保這些關(guān)鍵文件在其生命周期內(nèi)得到妥善管理，包括更新、存儲(chǔ)和循環(huán)。此外，職能部門(mén)負(fù)責(zé)人在授權(quán)處置之前必須妥善保存關(guān)鍵文件的原始版本。

（二）關(guān)鍵文件的管理流程和管理方法

1.編制機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵文件目錄。首先要開(kāi)展關(guān)鍵文件的識(shí)別和清點(diǎn)工作。各機(jī)構(gòu)在指定關(guān)鍵文件和進(jìn)行關(guān)鍵文件清點(diǎn)時(shí)必須謹(jǐn)慎，對(duì)現(xiàn)有文獻(xiàn)的回顧表明，1%到7%的機(jī)構(gòu)文件可能是關(guān)鍵文件。[13]只有那些對(duì)緊急行動(dòng)或維護(hù)法律或金融權(quán)利最為關(guān)鍵的文件系列或電子信息系統(tǒng)（或其中的一部分）才應(yīng)指定為關(guān)鍵文件。具體來(lái)說(shuō)，關(guān)鍵文件的識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)包括：文件對(duì)于部門(mén)的業(yè)務(wù)操作是必需的；對(duì)于恢復(fù)災(zāi)難和緊急事故造成的業(yè)務(wù)癱瘓也是必要的；對(duì)于維護(hù)機(jī)構(gòu)的法律經(jīng)濟(jì)地位是起關(guān)鍵作用的；而且再次生產(chǎn)這些文件是不可能的。此外，應(yīng)急計(jì)劃和相關(guān)文件（說(shuō)明機(jī)構(gòu)將如何應(yīng)對(duì)緊急情況）也屬于關(guān)鍵文件。

如何有效識(shí)別關(guān)鍵文件是文件管理者面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。美國(guó)威斯康星州立大學(xué)的文檔管理工作者提供了一項(xiàng)分析工具（見(jiàn)表2），通過(guò)讓每個(gè)職能部門(mén)填寫(xiě)一份問(wèn)卷來(lái)判定屬于本部門(mén)的關(guān)鍵文件。[14]

表格中提到的關(guān)鍵文件是指那些對(duì)運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要的記錄，可能極難替換，或復(fù)制成本高昂；價(jià)值很大的文件是指可以利用一定程度的資源重新創(chuàng)建的文件；有用的文件是指如果丟失會(huì)造成一些不便但可替換的文件；非必要文件是指如果丟失不會(huì)對(duì)運(yùn)營(yíng)造成任何影響的文件。通過(guò)評(píng)估文件損毀后果的嚴(yán)重性，文件丟失對(duì)工作和員工的影響程度，這些文件的替代資源是否存在，以及重建這些文件的時(shí)間和金錢(qián)成本，來(lái)識(shí)別和確認(rèn)這些文件是否為關(guān)鍵文件。

根據(jù)現(xiàn)有的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，下列文件有可能被選為關(guān)鍵文件：緊急操作文件；應(yīng)急計(jì)劃和指令或其他授權(quán)，包括應(yīng)急操作中心及其設(shè)備所需的信息；文件恢復(fù)計(jì)劃和程序；授權(quán)文件；緊急人員配置，包括分配給應(yīng)急操作中心或其他緊急職責(zé)，或授權(quán)進(jìn)入受損設(shè)施以評(píng)估受損程度的所有人員名單，以及他們的地址和電話號(hào)碼（和候補(bǔ)人員的相關(guān)數(shù)據(jù)）；所有機(jī)構(gòu)設(shè)施的建筑計(jì)劃和建筑系統(tǒng)操作手冊(cè)；所有機(jī)構(gòu)設(shè)施的設(shè)備清單；案卷計(jì)劃，在官方歸檔站點(diǎn)保存的說(shuō)明所有機(jī)構(gòu)設(shè)施的文件系列和電子信息系統(tǒng)；關(guān)鍵文件目錄；執(zhí)行關(guān)鍵職能所需的項(xiàng)目文件副本（包括所有載體類型）；指定為緊急情況所需的任何電子信息系統(tǒng)的系統(tǒng)記錄；保護(hù)權(quán)利所需的文件，包括應(yīng)收賬款記錄、社會(huì)保障記錄、工資記錄、退休記錄、保險(xiǎn)記錄，以及與合同、權(quán)利、租賃有關(guān)的任何記錄，或其損失將對(duì)機(jī)構(gòu)或直接受其行動(dòng)影響的人的法律和財(cái)政權(quán)利構(gòu)成重大風(fēng)險(xiǎn)的文件或系統(tǒng)記錄。[15]

有了識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)和識(shí)別工具之后，機(jī)構(gòu)可采取以下步驟來(lái)識(shí)別和清點(diǎn)關(guān)鍵文件：與負(fù)責(zé)緊急協(xié)調(diào)的專員協(xié)商；審查機(jī)構(gòu)的法定和監(jiān)管責(zé)任以及現(xiàn)有的應(yīng)急計(jì)劃，以深入了解可能包含在關(guān)鍵文件清單中的職能和文件；審查為應(yīng)急準(zhǔn)備的應(yīng)急計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估階段編制的記錄，執(zhí)行這些職能的辦公室顯然是文件清查的重點(diǎn)；審查負(fù)責(zé)履行關(guān)鍵職能或可能負(fù)責(zé)維護(hù)權(quán)利的辦公室的當(dāng)前文件歸檔計(jì)劃；審查機(jī)構(gòu)文件手冊(cè)或機(jī)構(gòu)文件一覽表，以確定哪些文件系列可能符合關(guān)鍵性要求。

識(shí)別和清點(diǎn)工作完成之后，文件專員就可以著手編制機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵文件目錄。目錄的構(gòu)成要素主要包括：負(fù)責(zé)關(guān)鍵文件系列的辦公室名稱或包含關(guān)鍵信息的電子信息系統(tǒng)名稱；每個(gè)關(guān)鍵文件系列的標(biāo)題；識(shí)別和確認(rèn)包含緊急操作關(guān)鍵文件或與權(quán)利相關(guān)的關(guān)鍵文件的每個(gè)系列具體內(nèi)容；每個(gè)關(guān)鍵文件系列的記錄媒介；識(shí)別為關(guān)鍵文件的原因；關(guān)鍵文件系列的副本被異地存儲(chǔ)的物理位置；關(guān)鍵文件循環(huán)（更新）的頻率；保護(hù)措施；利用方法和處置計(jì)劃。[16]

2.選擇經(jīng)濟(jì)和有效地保護(hù)關(guān)鍵文件的方法。在保護(hù)關(guān)鍵文件方面，各機(jī)構(gòu)一般選擇復(fù)制作為主要保護(hù)方法。機(jī)構(gòu)應(yīng)制定對(duì)關(guān)鍵文件的備份計(jì)劃和程序，將責(zé)任分配給適當(dāng)?shù)膯T工并嚴(yán)格監(jiān)督，把制作關(guān)鍵文件的備份副本變成一個(gè)常規(guī)操作程序。復(fù)制可以選取與原始記錄相同的媒介，也可以選取不同的媒介。通常最經(jīng)濟(jì)的方法是將原始介質(zhì)復(fù)制到同一介質(zhì)上。為了最大限度地提高效益，機(jī)構(gòu)可能希望復(fù)制到另一種媒介，例如掃描和維護(hù)電子版本，該版本可用于除保護(hù)以外的其他目的。無(wú)論是哪一種情況都需要考慮介質(zhì)的穩(wěn)定性和復(fù)制成本、復(fù)制品是否與原件具有相同的法律價(jià)值（哪個(gè)版本成為“官方”記錄，哪個(gè)是“副本”）以及適當(dāng)?shù)奶幹脜f(xié)議。[17]

鑒于關(guān)鍵文件的重要性，各機(jī)構(gòu)在選擇場(chǎng)外存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)或設(shè)施時(shí)，盡量避開(kāi)場(chǎng)內(nèi)存儲(chǔ)可能遇到的緊急情況或?yàn)?zāi)難。場(chǎng)外存儲(chǔ)還必須考慮特殊設(shè)備的可用性、運(yùn)輸、安全以及更新和維護(hù)關(guān)鍵文件的可行性。應(yīng)急運(yùn)行文件復(fù)印件的存放地點(diǎn)可以不同于為保護(hù)合法權(quán)益所需的文件復(fù)印件的存放地點(diǎn)。在可行的情況下，機(jī)構(gòu)應(yīng)將應(yīng)急運(yùn)行文件的副本保存在設(shè)備齊全、環(huán)境受控的應(yīng)急運(yùn)行中心。

定期循環(huán)（更新）關(guān)鍵文件副本是必不可少的。機(jī)構(gòu)根據(jù)文件更新頻率和保存關(guān)鍵文件媒介的穩(wěn)定性，選擇以每天、每周、每月、每年或更長(zhǎng)的間隔進(jìn)行更新。對(duì)于不再確定為“關(guān)鍵文件”狀態(tài)的文件副本（如過(guò)期合同），機(jī)構(gòu)應(yīng)執(zhí)行適當(dāng)?shù)奶幹么胧?/p>

3.測(cè)試關(guān)鍵文件對(duì)應(yīng)急管理支持的有效性。文件專員要定期與職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審查關(guān)鍵文件系列，以確認(rèn)各部門(mén)所負(fù)責(zé)的關(guān)鍵文件是否得到充分保護(hù)和及時(shí)更新。如果機(jī)構(gòu)的職能或活動(dòng)發(fā)生重大變化，還要及時(shí)修改關(guān)鍵文件計(jì)劃。此外，文件專員還要定期參與應(yīng)急計(jì)劃的程序測(cè)試，以確認(rèn)指定的關(guān)鍵文件在緊急情況下工作的有效性，并在需要時(shí)適當(dāng)修改關(guān)鍵文件計(jì)劃。

為提高關(guān)鍵文件對(duì)應(yīng)急管理支持的有效性，各機(jī)構(gòu)必須建立便于執(zhí)行的關(guān)鍵文件檢索程序，幫助不熟悉系統(tǒng)的個(gè)人能夠在緊急情況下使用這些文件。對(duì)于電子文件系統(tǒng)，各機(jī)構(gòu)還必須確保在緊急情況下提供適當(dāng)?shù)挠布?、軟件和幫助訪問(wèn)文件的系統(tǒng)文檔。

4.開(kāi)展關(guān)于關(guān)鍵文件的培訓(xùn)工作。關(guān)鍵文件管理的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該確保所有被分配職責(zé)的機(jī)構(gòu)員工和管理人員都能夠得到適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，并對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行監(jiān)督和管理。培訓(xùn)內(nèi)容主要是介紹關(guān)鍵文件項(xiàng)目與他們產(chǎn)生文件之間的關(guān)系，以及如何識(shí)別、清點(diǎn)、保護(hù)、儲(chǔ)存和循環(huán)各自產(chǎn)生的關(guān)鍵文件系列。這些培訓(xùn)可以單獨(dú)進(jìn)行，也可以與文件管理領(lǐng)域或應(yīng)急管理領(lǐng)域的常規(guī)培訓(xùn)相結(jié)合。

四、關(guān)鍵文件管理策略對(duì)我國(guó)的啟示

雖然我國(guó)業(yè)界很少使用關(guān)鍵文件這個(gè)專業(yè)詞匯，但是屬于關(guān)鍵文件范疇的合同、權(quán)益文件卻被我國(guó)檔案工作者所熟知，對(duì)這些合同和權(quán)益文件進(jìn)行保管也屬于我國(guó)檔案工作者的職責(zé)范疇。因此，在我國(guó)的檔案室工作中也存在對(duì)關(guān)鍵文件進(jìn)行管理這個(gè)問(wèn)題。雖然不同國(guó)家的文件檔案管理體制有所差異，但關(guān)鍵文件管理思想和管理策略是可以被我國(guó)業(yè)界所借鑒和采用的。

（一）將關(guān)鍵文件的管理明確納入檔案工作范疇

根據(jù)馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學(xué)概論》（第二版），我國(guó)檔案室的職能包括：指導(dǎo)和監(jiān)督本單位文件材料的歸檔工作；統(tǒng)一管理本單位或本系統(tǒng)的全部檔案，積極提供利用；按規(guī)定將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交，為黨和國(guó)家積累檔案史料。從檔案室的職能中可以看出，檔案室管理的全部檔案也包括對(duì)于部門(mén)的業(yè)務(wù)操作所必需的檔案；對(duì)于恢復(fù)災(zāi)難和緊急事故造成的業(yè)務(wù)癱瘓是必要的檔案；對(duì)于維護(hù)機(jī)構(gòu)的法律經(jīng)濟(jì)地位起關(guān)鍵作用的檔案。只是這些檔案沒(méi)有被單獨(dú)作為一種類型進(jìn)行管理。這主要是因?yàn)槲覈?guó)檔案室的管理目標(biāo)是輔助機(jī)構(gòu)提高工作效率和質(zhì)量，為國(guó)家檔案館積累檔案資源，缺乏從文件檔案管理視角支持機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理和實(shí)現(xiàn)法規(guī)遵從的工作目標(biāo)。

根據(jù)信息治理理念和原則，機(jī)構(gòu)應(yīng)該將關(guān)鍵文件管理納入文件檔案管理工作中，即在信息治理的框架下開(kāi)展文件檔案管理工作，既要實(shí)現(xiàn)文件檔案管理對(duì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)支持的目標(biāo)，還要實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)構(gòu)應(yīng)急管理工作和法規(guī)遵從工作支持的目標(biāo)。

（二）將關(guān)鍵文件的管理有機(jī)嵌入電子文件全程管理

前文提到，我國(guó)部分檔案室對(duì)于合同、權(quán)益文件等重要檔案也是單獨(dú)管理的，但其更多關(guān)注的是這些檔案的后期保管和提供利用問(wèn)題，如果將關(guān)鍵文件管理納入我國(guó)檔案室的工作范疇，就需要檔案室在信息治理框架下，建立可問(wèn)責(zé)和透明的關(guān)鍵文件管理項(xiàng)目。通過(guò)把關(guān)鍵文件的思想融入機(jī)構(gòu)的文件分類和保管活動(dòng)中，將關(guān)鍵文件管理有機(jī)嵌入電子文件全程管理，與業(yè)務(wù)職能和事務(wù)有效銜接，使得關(guān)鍵文件的識(shí)別和管理更加科學(xué)和高效，從而在危機(jī)時(shí)刻能夠有效地支撐機(jī)構(gòu)迅速恢復(fù)陷入癱瘓的業(yè)務(wù)，并保護(hù)相關(guān)人的權(quán)益。

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作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院