張楠楠、梁巍、孫理、陳霞 /航天東方紅衛(wèi)星有限公司

科技檔案管理一直以來(lái)就是制造型企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，伴隨著產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（Product Data Management，PDM）的不斷發(fā)展，解決了設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)電子化之后紙質(zhì)文件與電子文件版本不一致、由于人員流動(dòng)帶來(lái)的數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)分散無(wú)法進(jìn)行信息共享、以及設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)無(wú)法審簽造成的產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)控制不足等問(wèn)題。繼而，如何對(duì)基于PDM 系統(tǒng)產(chǎn)生的科技文件進(jìn)行有效管理，并建立PDM 系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的有效接口，已成為大多數(shù)制造型企業(yè)亟需解決的課題，同時(shí)，PDM 系統(tǒng)對(duì)科技檔案工作者的職業(yè)發(fā)展也產(chǎn)生著深刻的影響。

一、PDM系統(tǒng)對(duì)科技檔案工作者的影響

1.PDM 系統(tǒng)的基本功能奠定了科技檔案工作者參與PDM系統(tǒng)管理過(guò)程的必要性

在一個(gè)完善的PDM 系統(tǒng)中，數(shù)字倉(cāng)庫(kù)與文檔管理是PDM最核心的模塊。數(shù)字倉(cāng)庫(kù)是在PDM 系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)特定存儲(chǔ)機(jī)制的元數(shù)據(jù)庫(kù)及其管理系統(tǒng)，它保存所有與產(chǎn)品相關(guān)的物理數(shù)據(jù)和文件的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)描述的合理和規(guī)范，影響著產(chǎn)品數(shù)據(jù)的有效性和安全性，PDM 系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)和檔案信息管理系統(tǒng)中元數(shù)據(jù)的匹配程度，也影響著電子數(shù)據(jù)信息的歸檔效果，因此，科技檔案工作者參與PDM 系統(tǒng)元數(shù)據(jù)的建設(shè)具有非常重要的意義。文檔管理能夠?qū)崿F(xiàn)各類電子文件的流轉(zhuǎn)以及版本控制，文檔管理模塊是確保PDM 系統(tǒng)其它模塊順利完成的基礎(chǔ)，而且文檔管理模塊的流程中一般會(huì)設(shè)置檔案人員的核查節(jié)點(diǎn)，確保文件編制的規(guī)范性。

2.PDM 系統(tǒng)拓寬了科技檔案工作者的管理對(duì)象

PDM 系統(tǒng)中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)都成為了檔案工作者的管理對(duì)象，且文件種類和文件格式更加多樣。文件種類主要包括文本文件、二維工程圖、三維數(shù)據(jù)模型以及PDM 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。現(xiàn)行管理階段和檔案管理階段的文件格式也存在差異?，F(xiàn)行管理階段的文件幾乎涉及市面上各類主流的辦公軟件、工具軟件和專業(yè)軟件的格式。為了實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存，電子數(shù)據(jù)在檔案管理階段要將原來(lái)的文件格式轉(zhuǎn)化為適于長(zhǎng)期保存的電子數(shù)據(jù)格式，在《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T88-2021）中涉及的包括檔案人員接觸比較多的的版式文件格式、原始文本文件格式、二維圖樣原始格式、三維圖樣原始格式，以及接觸不太多的STEP、PDF/E 等中性格式歸檔的三維圖樣格式、以XML、ET、DBF、XLS 等格式歸檔的PDM 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)，未來(lái)歸檔的電子文件格式也會(huì)隨著制造技術(shù)的提高而不斷豐富，這些都成為科技檔案工作者的管理對(duì)象。

3.PDM 系統(tǒng)提前了科技檔案工作者介入歸檔工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)

PDM 系統(tǒng)中存在大量的電子文件，從電子文件全生命周期受控管理角度來(lái)看，以全程管理、前端控制、集中統(tǒng)一為總體原則，科技檔案工作者從電子文件編寫起就要對(duì)文件在設(shè)計(jì)、簽署、分發(fā)、借用、更改等階段對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行核查，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性在生成階段就得到控制，為后期順利歸檔提供有利條件。從PDM系統(tǒng)建設(shè)角度來(lái)講，檔案工作者在系統(tǒng)建設(shè)初期就要將預(yù)先設(shè)定的科技檔案分類規(guī)則以一定的方式嵌入到PDM 系統(tǒng)中，在設(shè)計(jì)人員將科技文件提交PDM 系統(tǒng)時(shí)，PDM 系統(tǒng)可以按照既定規(guī)則給文件分配一個(gè)唯一編號(hào)；設(shè)置文件排序的方式；參與PDM系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口實(shí)施工作，使得歸檔接口功能滿足電子檔案管理系統(tǒng)的要求。

4.PDM 系統(tǒng)對(duì)科技檔案工作者提出更高的要求

多數(shù)PDM 系統(tǒng)在用戶權(quán)限管理、文檔管理、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理、計(jì)劃管理、流程管理等方面的功能都會(huì)融入科研項(xiàng)目的管理經(jīng)驗(yàn)和工作習(xí)慣。從研發(fā)到投入應(yīng)用，隨著產(chǎn)品研制方式和研制技術(shù)的不斷更新，多數(shù)PDM 系統(tǒng)都經(jīng)過(guò)了多個(gè)版本的迭代更新?？萍紮n案工作者也在這個(gè)過(guò)程中不斷參與、摸索適應(yīng)新版本的檔案管理模式，使新的模式與PDM 系統(tǒng)形成良性互動(dòng)。這個(gè)過(guò)程不僅對(duì)科技檔案工作者的專業(yè)技術(shù)能力和學(xué)習(xí)能力，還對(duì)他們與項(xiàng)目組、信息化建設(shè)人員的有效溝通能力和組織能力提出了更高的要求。

二、PDM背景下科技檔案工作者角色的重塑

1.科技檔案信息的保管者

不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)文件的文檔管理體系，在PDM系統(tǒng)下，科技檔案工作者不應(yīng)只扮演被動(dòng)的保管員角色，應(yīng)積極探索將傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)、檔案理念與PDM 系統(tǒng)融合促進(jìn)，積極主動(dòng)研究檔案用戶的需求，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行技術(shù)上的創(chuàng)新?？茖W(xué)有序地保管科技檔案信息，是科技檔案工作者的首要角色。

2.科技檔案信息的知識(shí)管理者

深入挖掘PDM 系統(tǒng)中顯性和隱性的知識(shí)信息，并加以管理、利用。在顯性知識(shí)信息挖掘方面，可建立項(xiàng)目產(chǎn)品庫(kù)和零部件標(biāo)準(zhǔn)化庫(kù)，并將兩庫(kù)設(shè)置單獨(dú)模塊，方便使用者隨時(shí)取用，減少重復(fù)勞動(dòng)，提升設(shè)計(jì)效率，縮短設(shè)計(jì)周期。在隱性知識(shí)信息挖掘方面，可開(kāi)展基于知識(shí)圖譜的PDM 系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研項(xiàng)目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯總分析，為決策建議提供信息支持。

3.科技檔案信息的審計(jì)者

在電子文件歸檔管理要求中明確提出了要對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行“四性檢測(cè)”，包括真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。為了確保電子文件能夠通過(guò)檢測(cè)，常用方法是對(duì)科技電子文件管理過(guò)程進(jìn)行審計(jì)跟蹤，對(duì)電子文件中的數(shù)字簽名、水印、電子簽章等技術(shù)手段的有效實(shí)施進(jìn)行確認(rèn)檢查，以免造成形成的文件無(wú)法正常歸檔的情況。

4.科技發(fā)展的記憶者

科技檔案信息能全面、準(zhǔn)確地反映科技發(fā)展變化的基本歷史面貌?？萍柬?xiàng)目工作中留存下來(lái)的科技檔案信息，不僅為未來(lái)提供科技方面的經(jīng)驗(yàn)，而且是科技理念和科技精神的體現(xiàn)，因此，科技檔案工作者必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目萍紤B(tài)度，構(gòu)建科技發(fā)展記憶者的職業(yè)形象。

科技檔案信息能全面、準(zhǔn)確地反映科技發(fā)展變化的基本歷史面貌。科技項(xiàng)目工作中留存下來(lái)的科技檔案信息，不僅為未來(lái)提供科技方面的經(jīng)驗(yàn)，而且是科技理念和科技精神的體現(xiàn)，因此，科技檔案工作者必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目萍紤B(tài)度，構(gòu)建科技發(fā)展記憶者的職業(yè)形象。

三、PDM背景下科技檔案工作者的職業(yè)提升路徑

1.科技檔案工作者要提升專業(yè)能力，適應(yīng)崗位需要

科技檔案管理是一門專業(yè)性強(qiáng)的學(xué)科。在產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理概念被正式使用之前，人們已經(jīng)對(duì)紙質(zhì)科技文件的管理有了一套行之有效的辦法，文件編號(hào)、簽審、發(fā)放、更改、歸檔、保存都有一套明確的規(guī)定。科技檔案工作者首先要對(duì)這些傳統(tǒng)檔案理論和體系有深刻的認(rèn)識(shí)，掌握科技檔案管理的基本規(guī)律，將理論和實(shí)際緊密聯(lián)系，靈活運(yùn)用。

科技檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，作為單位科技檔案管理工作者，要主動(dòng)學(xué)習(xí)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等方面的知識(shí)，特別是科技項(xiàng)目的研制流程對(duì)科技文件的現(xiàn)行管理和歸檔管理有著直接的影響，因此，要堅(jiān)持將科研項(xiàng)目進(jìn)展與科技文件管理過(guò)程同步進(jìn)行，便于在項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)產(chǎn)生的科技文件進(jìn)行及時(shí)溝通，更好地進(jìn)行科技檔案文件材料管理，為企業(yè)科技人員、管理人員提供有效服務(wù)。

同時(shí)，科技檔案工作者應(yīng)深入開(kāi)展PDM 系統(tǒng)研究，從宏觀上掌握PDM 系統(tǒng)操作原理和管理要求，從微觀上熟悉全過(guò)程控制的操作流程，科學(xué)運(yùn)用信息化技術(shù)手段推動(dòng)檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，形成與企業(yè)科技發(fā)展理念相配套的科技檔案管理思想和體系。深入開(kāi)展三維模型歸檔研究。在一些生產(chǎn)制造企業(yè)，產(chǎn)品以三維數(shù)字化協(xié)同設(shè)計(jì)方法為基礎(chǔ)，實(shí)施固化數(shù)據(jù)源、開(kāi)展協(xié)同設(shè)計(jì)、全三維下廠的工作模式，大大地提高了工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量。然而，作為一種新的電子文件類型，如何合理保證三維模型在歸檔過(guò)程中的真實(shí)性、完整性、有效性還有待研究與驗(yàn)證。

2.企業(yè)要更新觀念，建立制度保障，打通科技檔案工作者專業(yè)化職業(yè)發(fā)展通道

為適應(yīng)檔案管理對(duì)象的擴(kuò)展化和管理手段的技術(shù)化要求，企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理和用人理念，建立一支既懂檔案，也懂信息化的人才隊(duì)伍，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)管理等專業(yè)人才，充實(shí)科技檔案管理人員隊(duì)伍，提升科技檔案管理的整體水平。

將科技檔案工作者納入到科技項(xiàng)目隊(duì)伍中，既可以提升其工作責(zé)任感，又可以使其深入到科技項(xiàng)目中便于開(kāi)展具體工作。在人力資源充足的情況下，細(xì)化檔案人員在PDM 系統(tǒng)中的職責(zé)分工，明確檔案信息化和具體項(xiàng)目科技檔案人員的職責(zé)，將檔案業(yè)務(wù)工作專業(yè)化，縱向深入，橫向配合。

借鑒科技隊(duì)伍專業(yè)崗位等級(jí)設(shè)置，設(shè)置合理的科技檔案人員專業(yè)崗位等級(jí)，并對(duì)應(yīng)不同的考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)，激勵(lì)其工作積極性?！?/p>