趙亞男

新媒體占據(jù)了主導(dǎo)地位，當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，推動了數(shù)字化檔案管理的高速發(fā)展。但由于廣播發(fā)射臺傳統(tǒng)的文件管理工作，使發(fā)射臺難以跟進(jìn)新媒體時代的文件管理發(fā)展。因此，將發(fā)射臺文件檔案數(shù)字化的管理是新媒體時代發(fā)射臺站檔案數(shù)字化建設(shè)的必要目標(biāo)。

一、廣播電視局文件數(shù)字化建設(shè)綜述

（一）發(fā)射臺檔案數(shù)字化建設(shè)定義

檔案一般來說是由相關(guān)人員保存相關(guān)的重要信息文件。在新媒體時代，必須更新并擴(kuò)大檔案的定義。為了更好地適應(yīng)新媒體時代對廣播發(fā)射臺站設(shè)備、技術(shù)、維護(hù)、人事文件的管理需要，數(shù)字化記錄方式變得勢在必行，切實存儲相關(guān)的檔案信息，是新媒體時代發(fā)射臺站檔案管理的新挑戰(zhàn)和新原則。其中有幾點決定了發(fā)射站需要建立數(shù)字化檔案。第一，數(shù)字化檔案是由二進(jìn)制代碼構(gòu)成的數(shù)據(jù)，不存在實體。第二，發(fā)射臺的文件包括員工信息、設(shè)備信息、單位的設(shè)備維修記錄等，存在的檔案種類繁雜。第三，文件電子化可以有效提取文件有價值內(nèi)容，規(guī)避不必要的繁瑣。通過掃描等方式對數(shù)字化文件進(jìn)行整理，可以實現(xiàn)讓數(shù)字化文檔便于管理。第四，檔案的數(shù)據(jù)化存儲方式必須通過各種媒介終端相結(jié)合的方式實現(xiàn)，這些媒介終端需要通過網(wǎng)絡(luò)形成統(tǒng)一的整體來管理[1]。

（二）發(fā)射臺檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

河北廣播電視臺三〇七發(fā)射臺站擔(dān)負(fù)著全省廣播頻率及地面數(shù)字電視信號的發(fā)射任務(wù)。檔案管理工作上雖然設(shè)置有檔案室，但使用的是傳統(tǒng)的表格登記、分類管理、分柜存放，每次查詢調(diào)閱都需要人工翻找，不僅費時費力又容易造成損壞。受條件艱苦、場地限制、設(shè)施老化及地理位置氣候等多重因素影響，常年多雨潮濕，單位的紙質(zhì)檔案易受潮，頻繁的查閱借用也可能導(dǎo)致檔案缺失，不適合長期保存。因此，做好發(fā)射臺檔案數(shù)字化的建設(shè)，首先，可以保護(hù)檔案的原件。這是因為傳統(tǒng)的檔案管理都是以紙質(zhì)為主，對于那些年代較為久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案而言，很容易受到光照、溫度、濕度以及蟲咬等破壞。另外，反復(fù)對這些文件進(jìn)行調(diào)閱的話，會發(fā)生二次損壞，最終有可能損壞原來的文件。但是，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以有效避免這些情況的發(fā)生。利用云端技術(shù)上傳相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)，不僅可以迅速訪問計算機(jī)，而且沒有被破壞的風(fēng)險。其次，通過建立數(shù)字檔案，可以縮短檔案管理員的工作時間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在需要相關(guān)人員檢索時，會浪費大量的人力和材料，而數(shù)字文件只需打印即可直接提供給需要的人，從而避免了人力和材料的浪費。最后，數(shù)字檔案的建立提高了檔案管理效率。網(wǎng)絡(luò)信息爆炸式發(fā)展的新媒體時代，與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，通過數(shù)字檔案系統(tǒng)收集檔案信息，以及信息驗證可以實現(xiàn)文件的遠(yuǎn)程電子檢索，可以節(jié)省傳統(tǒng)的、可接觸的、不必要的勞動力。檔案管理人員只需通過電子掃描就能對實物檔案進(jìn)行電子管理，有效提高檔案管理效率。

二、廣播電視發(fā)射臺檔案數(shù)字化建設(shè)的可行性

廣播發(fā)射臺的文件是行政、項目、技術(shù)類、安全廣播等工作中形成的重要紙質(zhì)文件和基礎(chǔ)。通過電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案管理數(shù)字化平臺是發(fā)射臺站未來檔案工作的必要趨勢，也是促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)化創(chuàng)新發(fā)展的硬性要求。

（一）電子歸檔法律政策日益完善

依法管理，依法行動。隨著我國依法治國的進(jìn)度和文化企業(yè)的推進(jìn)，檔案法律和監(jiān)管體系也越來越完善，特別是有關(guān)檔案電子歸檔的法律和政策逐步到位，保障措施逐步到位。無論是最近修訂生效的《中華人民共和國檔案法》，還是《電子勞動合同訂立指引》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書類電子檔案檢測一般要求》《會計檔案管理辦法》等法規(guī)，無論是相關(guān)文件規(guī)章制度還是其他條例中都明文規(guī)定了文件電子歸檔的明確和具體要求，為推進(jìn)文件電子歸檔的合法化、標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定了重要的法律層面依據(jù)[2]。

（二）臺站數(shù)字檔案資源日益豐富

“存量數(shù)字化、增量電子化”是廣播發(fā)射臺檔案工作信息化的目標(biāo)之一，也是建設(shè)廣播發(fā)射臺檔案數(shù)據(jù)化的總體要求。

1.存量數(shù)字化

為了實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，三〇七廣播發(fā)射臺站專門購買了PDF批量合成工具等軟件，對辦公室檔案館存的文書檔案、工程檔案、技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、照片檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描加工，有效加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。以河北省廣播電視三〇七發(fā)射臺為例，截至2023年，已完成1965—2023年總計58年的紙質(zhì)文書檔案的基礎(chǔ)信息錄入，6509件永久文書整理歸檔等工作[3]。

2.增量電子化

近幾年，河北省廣播電視三〇七發(fā)射臺為適應(yīng)檔案管理數(shù)據(jù)化要求，不斷通過建設(shè)技術(shù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等，一系列電子文件資料在多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中大量生成，電子文件傳閱、辦理和歸檔也更加便捷。

（三）臺站檔案信息化管理日趨成熟

信息技術(shù)在廣播發(fā)射臺文件檔案數(shù)據(jù)化全過程中發(fā)揮的作用越來越重要。首先，廣播發(fā)射臺文件檔案數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的歸檔、運用等方面具備相應(yīng)的技術(shù)手段。另一方面，廣播發(fā)射臺建立文件檔案數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，其中包含檔案數(shù)字化、檔案檢索、檔案目錄化、檔案統(tǒng)計等功能，全面管理和監(jiān)控檔案信息。同時可以將檔案云端化：云計算技術(shù)可以將數(shù)據(jù)和信息存儲在云內(nèi)的檔案信息管理系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)更加安全、可靠和高效的數(shù)據(jù)管理和備份[4]。

三、構(gòu)建數(shù)據(jù)檔案管理存儲檢索平臺的實現(xiàn)路徑

（一）檔案管理存儲檢索平臺MySQL的功能及特點

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（Database Management System，簡稱DBMS）是一種操作和管理數(shù)據(jù)庫的大型軟件，用于建立、使用和維護(hù)數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)的所有存儲、檢索、管理和處理實際上是由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)完成的。DBMS可分為兩類：一類為基于共享文件系統(tǒng)的DBMS，另一類為基于客戶機(jī)—服務(wù)器的DBMS。廣播發(fā)射臺站使用的MySQL就是DBMS的一種，是一種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)[5]。

MySQL是一種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，使用SQL 語言對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。它是由一批數(shù)據(jù)構(gòu)成的有序集合，這些數(shù)據(jù)被分門別類地存放在一些結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)表（table）里，而數(shù)據(jù)表之間又往往存在交叉引用的關(guān)系，所以被稱為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。這種關(guān)系數(shù)據(jù)庫集可擴(kuò)展的、高性能的、為分布式客戶機(jī)—服務(wù)器計算所設(shè)計的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了與WindowsNT的有機(jī)結(jié)合，提供了基于發(fā)射臺需求的信息管理系統(tǒng)方案。以其內(nèi)置的數(shù)據(jù)復(fù)制功能、強(qiáng)大的管理工具、與Internet的緊密集成和開放的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為臺站檔案系統(tǒng)的開發(fā)人員、使用者、管理者提供了一個出眾的檔案管理存儲檢索平臺。

（二）檔案管理存儲檢索平臺文件整理與存儲

基于MySQL的數(shù)據(jù)存儲檢索平臺具有存儲形式多樣、檢索方式靈活、管理權(quán)限嚴(yán)格等特點。

1.錄入檢索。平臺錄入將所有圖紙和檔案資料進(jìn)行掃描，按技術(shù)指標(biāo)和技術(shù)類型區(qū)分，統(tǒng)一排序編號，設(shè)置標(biāo)題和副標(biāo)題作為錄入和查詢調(diào)閱的基本條件，將文件內(nèi)容以文字形式錄入作為模糊查詢檢索條件，還可以將圖紙和檔案資料以圖片或附件形式錄入平臺，方便檢索完整的檔案資料。

2.分級管理。利用平臺靈活的管理權(quán)限設(shè)置模式，設(shè)置超級管理員、高級管理員、管理員等各級管理員的查詢、調(diào)閱、復(fù)印、導(dǎo)入、導(dǎo)出、修改等操作限制，管理層級分明，按檔案保存密級嚴(yán)格管控，確保檔案安全。

3.按錄入檔案的存儲時限設(shè)定系統(tǒng)自動提醒。存儲時間到期后自動提醒是否進(jìn)行清理，系統(tǒng)還可以按“當(dāng)日提醒”“當(dāng)月提醒”“指定提前提醒天數(shù)”等三種方式進(jìn)行信息提醒，登錄的管理員可以根據(jù)需要選擇對于“非日期型”的提醒項目，系統(tǒng)會按“系統(tǒng)提醒項目”中設(shè)置的提醒條件內(nèi)容，顯示相關(guān)的提醒信息。

（三）檔案管理存儲檢索平臺搭建

河北廣播電視臺臺屬三〇七發(fā)射臺站技術(shù)資料管理平臺基于MySQL數(shù)據(jù)庫設(shè)計開發(fā)，平臺能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案一體化管理，實現(xiàn)了防篡改、精準(zhǔn)查詢、權(quán)限嚴(yán)密等功能，通過靈活的集成方式，讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗。平臺同時支持ACCESS、SPLSERVER兩種不同的數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)單機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程進(jìn)行系統(tǒng)管理。

1.信息采集系統(tǒng)。遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和原則，采用相關(guān)技術(shù)將以紙質(zhì)為主的檔案資料采集到計算機(jī)系統(tǒng)。首先是收集檔案信息并轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷?，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理使之符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，接著進(jìn)行分類編碼使檔案信息便于分類、管理和查詢，最后進(jìn)行信息審批確保信息的確信性并將責(zé)任落實到人。

2.信息存儲系統(tǒng)。對于海量的檔案信息數(shù)據(jù)，為了滿足信息安全和共享，需要將多種存儲方式相結(jié)合。其中，常規(guī)存儲是將檔案信息存儲在大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；分布存儲是將大量普通服務(wù)器聯(lián)成一體，降低成本并提供高可靠性和高安全性；數(shù)據(jù)存儲是將不同的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行融合，滿足聯(lián)機(jī)分析處理和深度挖掘。

3.查詢分析系統(tǒng)。查詢是向用戶提供的核心功能，如果用戶具有使用權(quán)限，就通過查詢功能實現(xiàn)共享。其中，條件查詢是根據(jù)輸入查詢條件，精確匹配查詢結(jié)果；模糊查詢是利用輸入的部分信息進(jìn)行匹配。為了掌握檔案信息的使用和共享情況，需要進(jìn)行趨勢分析、對比分析和統(tǒng)計分析等工作，以便作出決策。

4.信息交換系統(tǒng)。信息交換包括同級檔案管理機(jī)構(gòu)或上下級檔案管理機(jī)構(gòu)之間的交換，通過實時的檔案信息資源傳輸渠道，實現(xiàn)更大范圍共享。系統(tǒng)提供多種適配接入方式和可視化信息交換操作工具，實現(xiàn)不同節(jié)點之間的交換。對于大數(shù)據(jù)量交換，流程調(diào)度整合各種信息資源和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，實現(xiàn)交換最優(yōu)化[6]。

四、檔案管理存儲檢索平臺保障措施

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)管理

信息檢索和歸檔的檔案管理系統(tǒng)的建立需要各部門合作，包括統(tǒng)籌和公用機(jī)制，整體策劃，建立責(zé)任、權(quán)利和利益相協(xié)調(diào)的管理體系，管理各種日常任務(wù)，協(xié)調(diào)關(guān)系，平衡各方權(quán)益，監(jiān)督和管理整個數(shù)據(jù)化過程，充分調(diào)動各主體的工作。

（二）完善評價機(jī)制

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的缺乏導(dǎo)致管理出現(xiàn)問題，科室交叉的范圍會導(dǎo)致交叉部分出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，導(dǎo)致資源和軟件的不兼容。因此，有必要調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范流程，具體包括網(wǎng)絡(luò)規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范、軟件規(guī)范一系列問題。二是管理需要標(biāo)準(zhǔn)化，其中包含績效考核評估等程序。三是勞動標(biāo)準(zhǔn)，包括處理文件、工作流程、操作方式等。

（三）數(shù)據(jù)化的安全性

檔案信息泄露、病毒感染、網(wǎng)絡(luò)沖擊、系統(tǒng)補(bǔ)丁更新不及時等網(wǎng)絡(luò)信息安全問題時有發(fā)生，數(shù)據(jù)化檔案管理的安全重要性變得日益銳化。在管理上，強(qiáng)化法律法規(guī)的科普，提高管理人員對網(wǎng)絡(luò)安全的認(rèn)知，加大對信息泄露的懲處。在技術(shù)上，信息資源按照安全等級進(jìn)行分類，避免人工操作導(dǎo)致對檔案信息進(jìn)行損毀和修改，實現(xiàn)數(shù)字加密技術(shù)，實時監(jiān)控傳輸過程，通過網(wǎng)絡(luò)安全手段實現(xiàn)自我防控。

（四）擴(kuò)展分享渠道

通過大數(shù)據(jù)等方式的統(tǒng)計能力，實現(xiàn)數(shù)字挖掘，明確分析出單位對于數(shù)據(jù)的需求點，從而提供出相應(yīng)的結(jié)果。充分智慧化表達(dá)共享檔案信息資源，并入進(jìn)公共管理，促進(jìn)“一個平臺”的建設(shè)，發(fā)揮數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)的社會應(yīng)有價值[7]。

五、結(jié)語

檔案管理的數(shù)字化，推動了電子文件歸檔與紙質(zhì)文件歸檔管理工作的融合發(fā)展，數(shù)字化管理完美解決了原始檔案管理的諸多問題。數(shù)字化管理檔案錄入系統(tǒng)后，電子檔案更易保存，整理查詢便捷，檔案利用效率高；電子檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)融合共享，后臺管理權(quán)限區(qū)分，讓檔案管理更安全。不斷打造完善的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，是提升檔案管理和服務(wù)效能的有力舉措。

（一）社會效益

基于MySQL的數(shù)據(jù)存儲檢索平臺建成后，可以將臺站幾十年的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，從紙質(zhì)文字材料到數(shù)字電子檔案。這些檔案時間跨度大，內(nèi)容涉重大事件、重要會議等。對檔案的專業(yè)數(shù)字化處理，不僅提升了紙質(zhì)文件的留存時間，而且在檢索和獲取方面也更便捷，確保檔案文件的有效性，促進(jìn)檔案內(nèi)容的長久留存。

近些年，數(shù)字化進(jìn)程的迅猛發(fā)展，電子檔案已經(jīng)接近或者超過了紙質(zhì)檔案，基于MySQL的數(shù)據(jù)存儲檢索平臺作為檔案管理的服務(wù)平臺可以整合網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容資源，利用云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)對這些檔案進(jìn)行分類管理，云端管理，以推動檔案管理的電子化，實現(xiàn)單位辦公系統(tǒng)的整體發(fā)展。

基于MySQL的數(shù)據(jù)存儲檢索平臺的建設(shè)也將給辦公系統(tǒng)的改革帶來機(jī)遇，進(jìn)一步推動辦公系統(tǒng)與電子化的深度融合，進(jìn)一步延伸工作領(lǐng)域，確保上下游部門的協(xié)同辦公，推進(jìn)單位整體智能化進(jìn)程。

（二）經(jīng)濟(jì)效益

從資源管理角度看，基于MySQL的數(shù)據(jù)存儲檢索平臺實現(xiàn)了現(xiàn)有檔案的統(tǒng)一存儲，為檔案管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段，將極大提高業(yè)務(wù)處理和應(yīng)用服務(wù)的效率，大幅減少工作人員的工作量，降低人力成本。

從資源使用角度看，基于MySQL的數(shù)據(jù)存儲檢索平臺提供多種形式檢索，使用者可直接快速方便地在管理系統(tǒng)中查找和瀏覽所需的檔案，極大地節(jié)省了查檔時間，提升了服務(wù)響應(yīng)速度。

河北廣播電視臺臺屬三〇七發(fā)射臺站技術(shù)資料管理平臺是基于MySQL數(shù)據(jù)庫設(shè)計開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，平臺海量的數(shù)據(jù)存儲，讓檔案的管理周期更長久；完善的操作流程，讓檔案的數(shù)據(jù)管理井井有條；嚴(yán)格的權(quán)限管控機(jī)制，確保了檔案數(shù)據(jù)的安全性；完善的多數(shù)據(jù)支持模式，實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理。

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作者單位：河北廣播電視臺