彭菁

（長江航務(wù)管理局檔案中心，湖北 武漢 430014）

隨著我國電子商務(wù)的發(fā)展和推進(jìn)，電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子客票、海關(guān)專用電子繳款書、銀行電子回單等電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用逐漸普及。逐步推行電子會(huì)計(jì)憑證單套制歸檔，對于規(guī)范基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作和檔案工作、適應(yīng)電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展和“數(shù)字政府”發(fā)展的需要具有重要意義。

為了深入研究和更好地助力長航局系統(tǒng)電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔管理，筆者對各個(gè)單位檔案機(jī)構(gòu)（部門）基本情況、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀、電子會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀、電子會(huì)計(jì)憑證管理現(xiàn)狀進(jìn)行深入調(diào)查，對未實(shí)行和不愿實(shí)行單套制單位的阻礙因素和存在的問題進(jìn)行分析，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，總結(jié)目前在系統(tǒng)推行電子會(huì)計(jì)憑證單套制存在的普遍問題，提出可行性建議。

1 現(xiàn)狀說明

1.1 會(huì)計(jì)檔案人員及責(zé)任機(jī)構(gòu)情況

目前長航局系統(tǒng)各單位會(huì)計(jì)檔案的管理模式主要有“檔案部門統(tǒng)一管理和保管”、“財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理，檔案部門負(fù)責(zé)保管”、“財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理和保管”三種模式，也有極少數(shù)單位的辦公室參與了會(huì)計(jì)檔案的管理工作。管理模式較為多樣，說明在管理過程中，各責(zé)任主體需要承擔(dān)的責(zé)任并沒有清晰的指出和劃分，尤其是檔案部門和財(cái)務(wù)部門之間承擔(dān)的職責(zé)出現(xiàn)重疊、模糊等現(xiàn)象。此外，辦公室與檔案部門之間的主體職責(zé)亦處于模糊的狀態(tài)，辦公室實(shí)質(zhì)上主要承擔(dān)政策、規(guī)章制度的頒布以及發(fā)展方向的指引，但是在某些時(shí)候也承擔(dān)了對電子檔案的管理工作。

各單位一般配備會(huì)計(jì)檔案管理人員1-2 人，由檔案部門或財(cái)務(wù)部門專職負(fù)責(zé)，這說明各單位對于會(huì)計(jì)檔案管理工作比較重視，由專人負(fù)責(zé)管理，但從數(shù)量上也反映出各單位可投入人力資源有限；同時(shí)，各單位人員對各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)制度和規(guī)范的了解程度也存在一定差異，對于必要的相關(guān)辦法、標(biāo)準(zhǔn)制度均已掌握，人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識均較為扎實(shí)。

1.2 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

系統(tǒng)各單位紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案均保管在本單位，絕大數(shù)單位設(shè)置了專門的檔案室單獨(dú)保管，但在存儲(chǔ)方式上存在一定程度上的差異，少數(shù)單位未使用檔案密集架，保管在普通文件柜。會(huì)計(jì)檔案的歸檔周期也存在不同，歸檔頻率以跨年度、年度歸檔和月末結(jié)賬后歸檔三種為主，少數(shù)單位按照季度進(jìn)行歸檔。產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案數(shù)量與單位的性質(zhì)和規(guī)模有著緊密的關(guān)系，其中長江航運(yùn)總醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)性質(zhì)的單位，其每年所產(chǎn)生的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案超過1000本，大部分單位的會(huì)計(jì)檔案量在500本左右，存在較大差異。

從打印紙質(zhì)歸檔情況來看，會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)歸檔范圍未能完全覆蓋全部的電子會(huì)計(jì)檔案。各單位的記賬憑證均會(huì)打印成紙質(zhì)進(jìn)行歸檔，報(bào)銷單、結(jié)算單、會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、銀行回執(zhí)等會(huì)計(jì)檔案，少數(shù)單位不再進(jìn)行紙質(zhì)打印歸檔，出庫單和電子訂單的紙質(zhì)歸檔率均為60%左右。

1.3 電子會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

目前，長航局系統(tǒng)超過70%的單位已完成發(fā)票、記賬憑證、銀行回執(zhí)單和報(bào)銷單的電子化，合同和財(cái)政票據(jù)類依然有半數(shù)單位產(chǎn)生紙質(zhì)原件，同時(shí)絕大部分單位的電子會(huì)計(jì)憑證在總會(huì)計(jì)憑證中的占比均不到50%。總體來看會(huì)計(jì)憑證的電子化目前整體進(jìn)程過半，但依然有待加強(qiáng)。

電子會(huì)計(jì)憑證收集方面，80%的單位由財(cái)務(wù)部門對電子憑證進(jìn)行審核，但只有60%的單位對電子憑證進(jìn)行了“防偽”、“查重”、“防篡改”等校驗(yàn)，同時(shí)只有40%的單位在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)憑證原件歸檔時(shí)會(huì)連同報(bào)銷審批、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)入賬電子文件一起歸檔。由此看來，收集整理時(shí)對于電子會(huì)計(jì)憑證的有效性驗(yàn)證和審核依然需要完善，電子會(huì)計(jì)憑證及其組件文件大部分單位依然為零散歸檔，未進(jìn)行歸檔組件。

電子會(huì)計(jì)憑證整理歸檔方面，不到20%的單位采用電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬，大部分單位依然將全部電子會(huì)計(jì)憑證打印成紙質(zhì)進(jìn)行歸檔，采用雙套制歸檔方式，財(cái)務(wù)部門保留原始電子財(cái)務(wù)憑證的不到40%。75%的單位在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)憑證歸檔時(shí)開展了電子會(huì)計(jì)憑證的四性校驗(yàn)。電子會(huì)計(jì)憑證歸檔后與關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)檔案建立關(guān)聯(lián)檢索關(guān)系的只有約40%。

1.4 信息系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)方面，目前各家單位均建有相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，但不盡相同、不盡完備。80%以上的單位只具備單獨(dú)內(nèi)網(wǎng)或外網(wǎng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，只有65%的單位的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)可同時(shí)滿足按照國家要求進(jìn)行統(tǒng)一核算、電子會(huì)計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù)的接收和管理功能。

電子檔案管理系統(tǒng)方面，只有一半左右的單位具備電子檔案管理系統(tǒng)，且只有極少數(shù)單位具備電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和有意愿建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。

2 存在的問題

推行單套制可適應(yīng)當(dāng)下檔案信息化的趨勢，雖然具有很多優(yōu)勢，但推行初期也會(huì)面臨很多挑戰(zhàn)。

2.1 管理難點(diǎn)

系統(tǒng)各單位在電子會(huì)計(jì)憑證的管理上均面臨一定的困難，如信息部門基本未能參與，應(yīng)當(dāng)建立檔案部門、財(cái)務(wù)部門和信息部門協(xié)同機(jī)制；人員更偏向于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案歸檔模式，對電子會(huì)計(jì)檔案相關(guān)制度了解有所欠缺；各單位對于電子會(huì)計(jì)憑證的有效性和法律效力整體認(rèn)識不夠，依然習(xí)慣打印紙質(zhì)采用雙套制歸檔，且財(cái)務(wù)部門保留原始電子財(cái)務(wù)憑證的總占比不高，將產(chǎn)生額外的數(shù)字化費(fèi)用。

2.2 業(yè)務(wù)難點(diǎn)

在整理方面，整理起來繁瑣，文件查重困難；在存儲(chǔ)方面，對上級檔案部門要求的存儲(chǔ)格式、目錄格式不太清楚；在查找方面，目前的存儲(chǔ)不方便檢索；在合規(guī)性方面，對目前的電子會(huì)計(jì)資料保管是否符合檔案管理要求不明確。部分會(huì)計(jì)檔案類別已不再進(jìn)行紙質(zhì)打印歸檔，只保留電子原件進(jìn)行歸檔，但總體的覆蓋率不高，有待提高；部分電子檔案未被納入到歸檔范圍，應(yīng)當(dāng)將此部分內(nèi)容納入到歸檔范圍；部分類型的會(huì)計(jì)憑證電子化程度較高，但依然有部分類型的會(huì)計(jì)憑證的電子化有待提高，且產(chǎn)生的電子會(huì)計(jì)憑證在總會(huì)計(jì)憑證的總占比相對都較低。

2.3 技術(shù)難點(diǎn)

系統(tǒng)整體信息化水平有待提高，會(huì)計(jì)系統(tǒng)不適應(yīng)電子檔案管理要求，系統(tǒng)沒有與檔案對接。只有少數(shù)單位已建或計(jì)劃建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，整體的期待值不高。系統(tǒng)完備性、功能和合規(guī)性均未能達(dá)到，問題如下：電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷核算環(huán)節(jié)的校驗(yàn)有待完善，應(yīng)當(dāng)在歸檔前對電子會(huì)計(jì)憑證防偽、查重和真實(shí)性進(jìn)行校驗(yàn)，以此保證所歸電子會(huì)計(jì)憑證與實(shí)際業(yè)務(wù)行為一致且真實(shí)有效；會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的報(bào)銷審批單和系統(tǒng)產(chǎn)生的其他電子單據(jù)，在進(jìn)行歸檔時(shí)未與電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行組件歸檔，無法保證電子會(huì)計(jì)憑證的完整性；各單位的會(huì)計(jì)系統(tǒng)完備程度不一、整體差異較大，開展電子會(huì)計(jì)憑證單套制歸檔試點(diǎn)工作時(shí)，需根據(jù)不同單位的會(huì)計(jì)系統(tǒng)建設(shè)情況進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，無法進(jìn)行單套制歸檔試點(diǎn)的經(jīng)驗(yàn)復(fù)制，只能提供參考意見。

3 當(dāng)前需求

目前長航局系統(tǒng)實(shí)行單套制歸檔的現(xiàn)狀并不樂觀，但通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，近半數(shù)單位對于實(shí)行單套制歸檔的接受態(tài)度還是很樂觀的。通過更深入的調(diào)查，對調(diào)研單位是否信任單套制歸檔制度下電子文件的四性進(jìn)行調(diào)查，可更具說服力。

在政策管理及制度規(guī)范方面，希望上級單位加強(qiáng)對電子會(huì)計(jì)憑證業(yè)務(wù)規(guī)范的指導(dǎo)，各兄弟單位間互相交流好的經(jīng)驗(yàn)做法，專人設(shè)崗；同時(shí)，上級統(tǒng)一完善制度規(guī)范，制定電子會(huì)計(jì)憑證歸檔的具體要求和參數(shù)規(guī)范。

在收集整理歸檔方面，建議加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)憑證內(nèi)外核查，當(dāng)前單套制推行不成熟的情況下，憑證掃描具有難度量大，建議紙質(zhì)和電子同時(shí)存檔。電子發(fā)票等電子會(huì)計(jì)憑證是否將其下載后統(tǒng)一歸檔仍然有待商榷，電子發(fā)票報(bào)銷時(shí)，建議附上在電子稅務(wù)系統(tǒng)中的查驗(yàn)單，同時(shí)按照相關(guān)法律法規(guī)對進(jìn)行備份、歸檔整理。

在系統(tǒng)建設(shè)層面，希望上級統(tǒng)一解決會(huì)計(jì)憑證電子歸檔接口連接，統(tǒng)一更換適用的電子會(huì)計(jì)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)具有文件查重等功能，安全合規(guī)，以滿足電子檔案單套制管理的要求。目前浪潮系統(tǒng)正處于試點(diǎn)階段，電子會(huì)計(jì)憑證業(yè)務(wù)規(guī)范正在逐步完善，可重點(diǎn)考慮加強(qiáng)軟件的應(yīng)用。

4 推行建議

4.1 推行單套制要建立多元主體協(xié)同機(jī)制

在現(xiàn)有的檔案管理模式中，我們對于不同部門之間的責(zé)任劃分不明確，管理效率較低。電子會(huì)計(jì)憑證單套制歸檔與管理需要多個(gè)部門協(xié)同完成，為了保證該模式的正常運(yùn)行和推廣，應(yīng)該為其提供管理保障，建立多元主體協(xié)同機(jī)制，明確權(quán)責(zé)劃分。

4.2 推行單套制要強(qiáng)化法律法規(guī)學(xué)習(xí)

目前單套制管理的規(guī)范體系之所以不夠健全，在一定程度上與重視程度息息相關(guān)，所以推行單套制管理的前提是提高相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視程度以及管理規(guī)范化的意識。

首先，組織各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行單套制管理的學(xué)習(xí)，幫助他們正確認(rèn)識“單套制”管理和“雙套制”管理的區(qū)別，以及“單套制”管理的優(yōu)越性，意識到“單套制”管理是大勢所趨，進(jìn)而對“單套制”管理的落實(shí)予以重視和支持。其次，組織學(xué)習(xí)相關(guān)法律、規(guī)范，正確認(rèn)識配套法律法規(guī)體系對單套制管理的推動(dòng)作用和意義，從而意識到建立健全法律法規(guī)、規(guī)范體系迫在眉睫。

4.3 推行單套制要提高技術(shù)支撐能力

推行單套制需要成立專門的技術(shù)部門或者組建專門的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，為電子檔案管理系統(tǒng)提供針對性的服務(wù)，對于電子檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題給予及時(shí)解決，維護(hù)該管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保證管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。

通過技術(shù)手段為電子會(huì)計(jì)憑證的接收和管理提供安全的保障境，確保電子會(huì)計(jì)憑證在歸檔、傳遞、管理等流程中的原始性、完整性以及可靠性。及時(shí)掌握技術(shù)的更新和升級情況，適時(shí)地進(jìn)行系統(tǒng)的升級研發(fā)和更新，保障管理系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全以及與會(huì)計(jì)系統(tǒng)的兼容性。

5 結(jié)語

數(shù)字時(shí)代，電子文件大量產(chǎn)生，對現(xiàn)代檔案管理帶來了深刻影響。提高重視并不斷加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理，不僅是時(shí)代發(fā)展的需要，也是提高檔案工作效率和檔案服務(wù)質(zhì)量的重要保障。結(jié)合信息化發(fā)展態(tài)勢來看，電子會(huì)計(jì)憑證檔案單套制管理已成為未來發(fā)展的主要趨勢。此次，通過對電子會(huì)計(jì)憑證歸檔關(guān)鍵環(huán)節(jié)的深入研究，提出了電子會(huì)計(jì)憑證檔案單套制管理思路，對后期實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)憑證檔案單套制管理、提高管理效率具有重要意義。