摘 要：全生命周期管理模式下電子文件歸檔與電子檔案管理體現(xiàn)了從檔案導(dǎo)向到電子文件流程導(dǎo)向的服務(wù)拓展，也體現(xiàn)了注重檔案全生命周期管理與檔案服務(wù)全生命周期管理整合的服務(wù)理念。本文基于全生命周期管理視角，詳細(xì)分析電子文件歸檔及電子檔案管理新特征，以及電子文件歸檔及電子檔案管理基于“全生命周期”理論的階段劃分，并基于該階段劃分，提出“全生命周期”視角下電子文件歸檔及電子檔案管理策略，具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)意義和應(yīng)用價值。

關(guān)鍵詞：全生命周期；電子文書；檔案管理

引言

全生命周期管理是在產(chǎn)品全生命周期管理（PLM）與服務(wù)全生命周期管理（SLM）概念基礎(chǔ)上演化而來的一種服務(wù)型發(fā)展新理念。1940年，美國著名檔案學(xué)者布魯克斯提出“文件生命周期”概念[1]。電子文件全生命周期理論是從電子文件到電子檔案運動過程及規(guī)律的客觀理解、科學(xué)總結(jié)，并指導(dǎo)用于電子檔案全過程管理的一種基本管理理論，體現(xiàn)流程化管理思想。全生命周期管理模式下電子文件歸檔與電子檔案管理體現(xiàn)了從檔案導(dǎo)向到電子文件流程導(dǎo)向的服務(wù)拓展，也體現(xiàn)了注重檔案全生命周期管理與檔案服務(wù)全生命周期管理整合的服務(wù)理念，使流程管理思想適用于電子文件管理，并將電子文件管理環(huán)節(jié)融入實際業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)[2]。

近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展，醫(yī)療機構(gòu)電子文件類型、格式及其生成環(huán)境均發(fā)生了巨大變化。為適應(yīng)這種變化及形勢需要，2016年，國家檔案局、國家質(zhì)檢局與國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會聯(lián)合發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）（以下簡稱“《規(guī)范》”），旨在加強電子文件歸檔與電子檔案管理。

1 電子文件歸檔及電子檔案管理特征分析

電子文件（electronic document）是指公共組織或個人在依法履行職責(zé)或處理公共事務(wù)過程中，利用電子設(shè)備所產(chǎn)生的信息記錄?？梢姡瑥臉?gòu)成要件來看，組成電子文件的主要是內(nèi)容要件、結(jié)構(gòu)要件和背景要件三個部分。電子檔案（electronic records）則是指具有保存價值的電子文件。全生命周期視角下電子文件歸檔及電子檔案管理具有以下顯著特征。

1.1 信息運轉(zhuǎn)連續(xù)性

信息運轉(zhuǎn)過程周期性，即信息的生命周期[3]。隨著文書檔案業(yè)務(wù)流程化，信息流轉(zhuǎn)也發(fā)生改變，呈現(xiàn)出周期性特點。電子文件歸檔及檔案管理作為一個完整生命周期，其信息經(jīng)歷產(chǎn)生、利用、老化、消亡若干階段[4]。在信息周期性運轉(zhuǎn)過程中，電子文件歸檔及電子檔案管理呈現(xiàn)出各種不同的功能形態(tài)。電子文件歸檔前主要涉及信息的產(chǎn)生、收集，歸檔時的信息處理、分析、存儲，歸檔后的信息開發(fā)、利用、處置等若干階段。也充分體現(xiàn)電子檔案保管、開發(fā)、利用及處置。一份電子文件從其信息產(chǎn)生到電子檔案銷毀具有連續(xù)性特點。

1.2 功能形態(tài)連續(xù)性

從電子文件歸檔直至銷毀，在時間上具有不可逆性、不可倒置性，其功能形態(tài)表現(xiàn)出前后承接性。在此過程中涉及電子文件、電子檔案多主體、多要素、系統(tǒng)性工程。在此功能形態(tài)運轉(zhuǎn)各個流程中，根本功能驅(qū)動力在于“讓數(shù)據(jù)說話”。這與檔案本質(zhì)屬性一致，即始終強調(diào)“具有歷史保存價值”。讓數(shù)據(jù)信息肩負(fù)起傳統(tǒng)檔案使命。功能連續(xù)性表現(xiàn)為電子文件歸檔及電子檔案管理不同運行階段與后續(xù)運行階段之間的功能存在密切的關(guān)聯(lián)性，前一階段功能能否展現(xiàn)直接決定和影響著后一階段功能作用的發(fā)揮。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及背景等若干數(shù)字格式組成，每一塊數(shù)據(jù)信息的真實性、可靠性、完整性和可用性直接影響著下一階段功能發(fā)揮，前后具有顯著功能連續(xù)性。功能連續(xù)性還體現(xiàn)在其功能實現(xiàn)上，即數(shù)據(jù)信息通過算法自行檢測，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求后會直接進(jìn)入下一環(huán)節(jié)節(jié)點，達(dá)到功能自我實現(xiàn)。當(dāng)電子文件數(shù)據(jù)信息達(dá)到歸檔標(biāo)準(zhǔn)時，直接啟動采集流程，開啟新一輪信息生命周期運轉(zhuǎn)。

1.3 治理能力連續(xù)性

電子文件歸檔及電子檔案管理中的“檔案數(shù)據(jù)”治理能力也具有連續(xù)性。全生命周期視角下每一個階段的“檔案數(shù)據(jù)”治理能力都會受到上一個階段的影響，同樣也會影響下一個階段治理質(zhì)量。電子文件數(shù)據(jù)信息采集、捕獲質(zhì)量，會直接影響著下一階段電子文件歸檔質(zhì)量。電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)收集不完整、質(zhì)量不高，那么將電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交的質(zhì)量勢必會受到影響。此外，每一階段流程標(biāo)準(zhǔn)及算法標(biāo)準(zhǔn)要求不同，也處于不斷變化、更新之中。電子文件歸檔依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，著錄和檔號編制則依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》和《檔號編制規(guī)則》，但從規(guī)則內(nèi)容來看，規(guī)制的行為具有一致性，即下一階段標(biāo)準(zhǔn)或算法與上一階段能夠有機銜接，呈現(xiàn)出其連續(xù)性特征。

2 電子文件歸檔及電子檔案管理階段劃分

國際檔案理事會《電子文件管理指南》提出電子文件生命周期概念，將電子文件劃分成設(shè)計、形成、保管三個階段。著名檔案學(xué)者Frank Upward等人提出文件連續(xù)體理論[5]。文件連續(xù)體理論認(rèn)為電子文件歸檔及電子檔案管理整個過程是一個連續(xù)、不間斷的活動過程。隨著辦公自動化及計算機應(yīng)用的普及，電子文件在日常行政管理過程中生成，并根據(jù)《檔案法》的標(biāo)準(zhǔn)和要求，實現(xiàn)電子文件歸檔及電子檔案管理。從全生命周期理論視角分析，并根據(jù)電子文件真實性、可靠性、完整性和可用性“四性”要求，可將電子文件運行過程劃分為生成階段、捕獲階段和長期保存階段（見圖1）[6]。

2.1 生成階段

根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》規(guī)定，全生命周期理論視角下的電子文件歸檔及電子檔案管理的第一階段，即電子文件生成階段。這一階段主要涉及文件起草、確定電子文件歸檔范圍是保管期限、文件版式固化、格式選擇和元數(shù)據(jù)管理等內(nèi)容。其中需要重點關(guān)注的是電子文件生成系統(tǒng)，即電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）及其元數(shù)據(jù)管理?；谌芷诶碚撘暯?，生成階段是起始階段，是十分關(guān)鍵的階段?！稒n案法》明確規(guī)定了電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力?！皢诬壷啤蹦Ｊ较码娮游募删稍谵k公業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行，并確定其生成格式及質(zhì)量。

2.2 捕獲階段

將電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲的方法與過程，即為“捕獲”（capture）[7]。電子文件捕獲是實現(xiàn)前端控制的一個重要環(huán)節(jié)[8]。在此階段的主要工作是歸檔并存儲電子文件及其元數(shù)據(jù)。具體來說通過捕獲接口設(shè)計，實現(xiàn)電子文件接收及“四性”檢測捕獲功能。根據(jù)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等相關(guān)規(guī)定，捕獲階段電子文件歸檔及其管理要重點關(guān)注：一是捕獲時機。就電子文件形成系統(tǒng)而言，捕獲最佳時機應(yīng)為“實時”。一旦電子文件生成，其元數(shù)據(jù)信息也必然同時生成。作為檔案工作者無論電子文件辦理是否完成或退出現(xiàn)行，均按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》完成捕獲。二是捕獲動作。首先是捕捉，然后才是獲取。將系統(tǒng)電子文件及其元數(shù)據(jù)捕捉、獲取并納入ERMS（電子文件管理系統(tǒng)）中進(jìn)行鑒定。三是捕獲功能。電子文件信息捕獲包括系統(tǒng)自動捕獲、人工手動捕獲、主動捕獲、被動捕獲、批量捕獲和逐一捕獲，其中ERMS與電子文件生成系統(tǒng)設(shè)有相應(yīng)程序接口，這是自動捕獲的前提和基礎(chǔ)。四是捕獲接口。即在電子文件及其元數(shù)據(jù)生成業(yè)務(wù)系統(tǒng)捕獲到ERMS中，在兩個系統(tǒng)之間建立相應(yīng)接口，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換。其中接口實現(xiàn)方式有Excel表格、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、XML封裝等。

2.3 保存階段

全生命周期視角下電子文件歸檔與電子檔案管理的核心工作內(nèi)容在于保存階段。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，存儲的電子檔案要通過“四性”檢測，并要求合格率均達(dá)到100%。首先要做好登記（registration），賦予電子檔案在管理系統(tǒng)中的唯一標(biāo)識符。其次是轉(zhuǎn)換（conversion）。將電子檔案從一種格式，按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求轉(zhuǎn)換為歸檔格式。將原本的電子文件載體轉(zhuǎn)換到專門檔案管理系統(tǒng)，同時要按照基本要求做好電子檔案近線備份和災(zāi)難備份。

3 全生命周期視角下電子文件歸檔及電子檔案管理策略

3.1 打牢電子文件“生成”基礎(chǔ)

首先是固化版式文件。電子文件包括文本類、數(shù)據(jù)類、圖像類等，受限于文件特性，為便于電子文件長期保存，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件存儲與交換格式版式文檔》，電子文檔的文件版式應(yīng)固化為PDF或者OFD格式。其次是逐一清點文件。根據(jù)電子文件歸檔范圍，逐一清點納入歸檔范圍的電子文件，檢查其是否生成于業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)。如是動態(tài)報表，應(yīng)先固化版式再補充審核人、填表人、審核日期等信息。再次是制定元數(shù)據(jù)方案?；谠獢?shù)據(jù)動態(tài)特點，隨著電子文件運行而生成，見證電子文件全生命周期運行過程。借鑒照片類、錄音錄像類電子文件元數(shù)據(jù)方案，梳理OA系統(tǒng)，以及其他核心業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，確定醫(yī)院電子文件歸檔元數(shù)據(jù)方案。其中包括醫(yī)療業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)、文件實體元數(shù)據(jù)、實體關(guān)系元數(shù)據(jù)和醫(yī)護人員實體元數(shù)據(jù)。

3.2 做好電子文件“捕獲”工作

首先要設(shè)計科學(xué)捕獲接口。作為數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出軟件模塊，建立在文件生成系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)中間，按照規(guī)定數(shù)據(jù)交換格式，實現(xiàn)文件生成系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)流動與流程銜接[9]。根據(jù)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《版式電子文件長期保存格式需求》，確定接口功能。其次要做好電子文件及其元數(shù)據(jù)捕獲。支持離線、在線電子文件批量接收、處理，生成電子文件并登記，登記完成后要及時移交至檔案管理部門。統(tǒng)一電子文件元數(shù)據(jù)捕獲應(yīng)用系統(tǒng)，將分散于醫(yī)院部門科室業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件及目錄同步轉(zhuǎn)移、存儲于管理系統(tǒng)。再次是做好“四性”檢測。系統(tǒng)中接口平臺捕獲的電子文件還要按照“完整性、真實性、可用性、安全性”的“四性”標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行檢測，檢測要保證100%合格率。借鑒《文書類電子檔案檢測一般要求》做好電子文件歸檔、移交、保存、處置環(huán)節(jié)的檢測，記錄并保存好檢測結(jié)果。

3.3 嚴(yán)格電子文件“保存”管理

醫(yī)院電子文件及電子檔案長期保存要以“四性”為根本準(zhǔn)則，在現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，與第三方專業(yè)機構(gòu)合作，開發(fā)一套符合醫(yī)院電子文件歸檔及電子檔案管理系統(tǒng)平臺。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書類電子檔案檢測一般要求》等的要求，建立符合醫(yī)療行業(yè)實際發(fā)展需要的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件，實現(xiàn)醫(yī)院電子文件及電子檔案長期存取、“四性”檢測、格式轉(zhuǎn)化、可視化應(yīng)用平臺等功能。為確保系統(tǒng)平臺的安全性，實行專人管理，設(shè)置登錄身份認(rèn)證，檔案數(shù)據(jù)信息備份等，確保電子檔案管理安全。

3.4 健全電子文件“全周期”保障

從管理制度、硬件建設(shè)和軟件基礎(chǔ)等方面，健全全生命周期視角下電子文件管理保障條件。首先健全制度。根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范，建立醫(yī)療系統(tǒng)電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)定、電子檔案管理系統(tǒng)運行維護使用實施辦法、“三納入”“四同步”“四參加”制度[10]。建立健全醫(yī)院電子文件元數(shù)據(jù)管理規(guī)范、醫(yī)院電子文件及電子檔案“四性”檢測標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、醫(yī)院電子文件及電子檔案借閱、歸還、處置規(guī)范，醫(yī)院電子文件及電子檔案備份及恢復(fù)應(yīng)急管理方案等。其次夯實硬件基礎(chǔ)。電子文件歸檔及電子檔案管理離不開必要的硬件設(shè)施。為滿足醫(yī)院電子文件及電子檔案管理任務(wù)的現(xiàn)實需要，購置專門的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、核心交換機、備份設(shè)備、磁盤光盤存儲設(shè)備、在線離線存儲設(shè)備等。再次是健全軟件基礎(chǔ)。在已經(jīng)開通的OA系統(tǒng)、HIS醫(yī)院信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上， 引入MIS基建管理信息系統(tǒng)、CMIS病案統(tǒng)計管理系統(tǒng)、e-HR醫(yī)院人事管理系統(tǒng)，全面建成并啟用醫(yī)院統(tǒng)一的“管控一體化信息系統(tǒng)”，搭建規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)平臺，為電子文件歸檔及電子檔案管理提供可靠系統(tǒng)保障。

結(jié)語

隨著計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，電子檔案數(shù)量呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢。新修訂的《檔案法》專門設(shè)置檔案信息化章節(jié)，也賦予電子檔案與紙質(zhì)檔案同等效力。因此要基于電子文件歸檔及電子檔案特點，將全生命周期等管理理念融入檔案管理領(lǐng)域，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供檔案信息支撐。

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作者簡介：范薇薇（1981— ），大學(xué)學(xué)歷，淄博市第五人民醫(yī)院館員，主要從事人事檔案管理研究。