王丹文 臺(tái)州市公共交通集團(tuán)有限公司

一、前言

物資采購(gòu)的招標(biāo)管理是企業(yè)內(nèi)部管理中的重要內(nèi)容，它也是決定企業(yè)成本支出的重要保障。而近年來，不乏一些企業(yè)在采購(gòu)中由于管理層忽視、個(gè)別采購(gòu)人員串通舞弊等行為的發(fā)生，導(dǎo)致企業(yè)物資采購(gòu)招標(biāo)管理混亂，既增加了企業(yè)采購(gòu)成本，也給企業(yè)內(nèi)部貪腐提供機(jī)會(huì)，增加了企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

二、企業(yè)物資采購(gòu)招標(biāo)管理中存在的常見問題

(一)企業(yè)物資招標(biāo)制度執(zhí)行不到位

通常情況下，企業(yè)在物資采購(gòu)過程中普遍選擇使用公開招標(biāo)的形式確定最終供應(yīng)商，并在內(nèi)部建立起了物資采購(gòu)招標(biāo)管理制度與流程。而就實(shí)際情況來看，個(gè)別企業(yè)在制定招標(biāo)管理制度時(shí)沒有考慮企業(yè)實(shí)際情況，使公開招標(biāo)成了擺設(shè)。例如，一些企業(yè)在招標(biāo)管理制度中沒有明確公開招標(biāo)信息的渠道，個(gè)別工作人員為了與供應(yīng)商串通中標(biāo)，只在一些小眾網(wǎng)站上公示了招標(biāo)信息，一些大型供應(yīng)商由于沒有注意信息公示而失去投標(biāo)機(jī)會(huì)。再加上個(gè)別企業(yè)在選擇招標(biāo)代理公司時(shí)，由于招標(biāo)公司業(yè)務(wù)能力水平限制及企業(yè)提供招標(biāo)信息不規(guī)范，使公示的招標(biāo)信息無法滿足企業(yè)物資實(shí)際采購(gòu)需求。再如，招標(biāo)文件與管理制度的不健全，容易讓一些供應(yīng)商鉆空子，他們通過惡意低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)，排斥其他競(jìng)爭(zhēng)者，并在后續(xù)產(chǎn)品提供中以降低產(chǎn)品、工程質(zhì)量的形式保證自己的利潤(rùn)，這種形式的招標(biāo)，既無法很好保證企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需，也對(duì)企業(yè)造成了極大的浪費(fèi)。

(二)企業(yè)物資采購(gòu)招標(biāo)文件缺少規(guī)范性

從招標(biāo)文件的規(guī)范性方面來看，多數(shù)企業(yè)編寫的招標(biāo)文件符合法律相關(guān)規(guī)定，沒有原則上的漏洞，但從細(xì)節(jié)方面來看，個(gè)別企業(yè)仍在規(guī)范性方面存在問題。一是招標(biāo)文件在范圍上仍需要進(jìn)一步擴(kuò)大。一些企業(yè)沒有對(duì)物資如何供應(yīng)、售后服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定，導(dǎo)致應(yīng)用過程中產(chǎn)生分歧時(shí)出現(xiàn)推脫扯皮現(xiàn)象；二是設(shè)備、原材料相關(guān)參數(shù)過于簡(jiǎn)單，缺少必要的精準(zhǔn)性，常常在招標(biāo)會(huì)上由專家指出問題后予以修訂，降低了公開招標(biāo)的工作效率。三是不同類別的招標(biāo)文件千篇一律，沒有結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。造成以上招標(biāo)文件不規(guī)范的主要原因是企業(yè)采購(gòu)主管部門沒有對(duì)公開招標(biāo)工作進(jìn)行事前準(zhǔn)備，沒有組織業(yè)務(wù)部門、物資申請(qǐng)部門對(duì)招標(biāo)文件相關(guān)條款進(jìn)行充分論證。同時(shí)，一些負(fù)責(zé)物資采購(gòu)管理的工作人員在編制標(biāo)書前，并沒有對(duì)擬采購(gòu)物資市場(chǎng)行情進(jìn)行深入的調(diào)研，由于對(duì)市場(chǎng)信息的了解缺少深度，使其在編制招標(biāo)公告時(shí)制定的預(yù)算報(bào)價(jià)與市場(chǎng)定價(jià)不符，這就造成一些供應(yīng)商為了中標(biāo)，不惜以犧牲產(chǎn)品質(zhì)量為代價(jià)去投標(biāo)，為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理埋下風(fēng)險(xiǎn)弊端。

(三)企業(yè)物資采購(gòu)招標(biāo)管理信息化水平低下

有些企業(yè)在采購(gòu)零部件時(shí)，多是以小批次且多批次進(jìn)行采購(gòu)，而這些零部件的供應(yīng)在生產(chǎn)時(shí)卻是以大批量為主，這樣將使采購(gòu)需求與供應(yīng)產(chǎn)生矛盾。同時(shí)，有時(shí)采購(gòu)的一批物資分別由不同供應(yīng)商提供，由于信息化系統(tǒng)的缺失，并沒有將供應(yīng)商采購(gòu)信息錄入信息化系統(tǒng)，采購(gòu)人員也沒有針對(duì)不同供應(yīng)商進(jìn)行信息更新，這樣將使企業(yè)在物資采購(gòu)時(shí)無法通過信息化平臺(tái)了解不同供應(yīng)商提供商品的商品信息，這樣將使企業(yè)物資采購(gòu)管理工作陷入困境，無法對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行把控，也不利于與長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商形成良好的關(guān)系。此外，企業(yè)由于未實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，使物資采購(gòu)的流程與采購(gòu)需求信息無法實(shí)現(xiàn)傳遞、共享，使制定的物資采購(gòu)招標(biāo)方案與企業(yè)實(shí)際采購(gòu)需求不符。

(四)存在虛假公開招標(biāo)的問題

從目前多數(shù)企業(yè)物資公開招標(biāo)工作來看，有些企業(yè)在公開招標(biāo)中存在“內(nèi)定”情形，在此背景下，公開招標(biāo)已經(jīng)成為一種擺設(shè)，個(gè)別還成為掩飾腐敗的外衣。例如，一些企業(yè)為了使某家供應(yīng)商中標(biāo)，提前將該擬中標(biāo)供應(yīng)商擁有的優(yōu)勢(shì)作為重要的打分項(xiàng)目，這樣可以使該供應(yīng)商在綜合打分情況下獲得較高的得分?；蛘咭恍┢髽I(yè)為了避免有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商投標(biāo)，選擇在一些較小或者不知名的網(wǎng)站發(fā)布招標(biāo)公告，并提前授意內(nèi)定供應(yīng)商串通若干家供應(yīng)商進(jìn)行陪標(biāo)，使該供應(yīng)商順利中標(biāo)。這些問題的存在主要是由于采購(gòu)人、管理者為了追求個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益，不惜與供應(yīng)商串通進(jìn)行行賄受賄，不僅無法保證供應(yīng)物資質(zhì)量，也使公開投標(biāo)活動(dòng)失去了意義。再如，一些企業(yè)物資采購(gòu)部門，為了規(guī)避公開招標(biāo)要求，人為將同一類物資采購(gòu)拆分成若干采購(gòu)子項(xiàng)目，這樣使每個(gè)小采購(gòu)項(xiàng)目沒有達(dá)到公開招標(biāo)限額；個(gè)別物資采購(gòu)部門在與一家供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同后，在若干年內(nèi)連續(xù)與該供應(yīng)商續(xù)簽合同，以逃避公開招標(biāo)；少數(shù)企業(yè)在招標(biāo)過程中，通過制定一些特殊條款或要求，排除掉一部分潛在投標(biāo)人；或者具有特殊利益的幾方，事先串通，名義上進(jìn)行了招標(biāo)，實(shí)際中標(biāo)人屬于內(nèi)定，這種行為違背了公平競(jìng)爭(zhēng)原則，也損害了企業(yè)和其他投標(biāo)人的利益。

三、強(qiáng)化企業(yè)物資招標(biāo)采購(gòu)管理工作的具體措施

(一)建立可行、科學(xué)的物資采購(gòu)管理制度體系

企業(yè)為了保證物資招標(biāo)過程規(guī)范、可行，應(yīng)根據(jù)自身采購(gòu)需求等實(shí)際情況，制定物資公開招標(biāo)采購(gòu)管理制度與流程。首先，在制度中明確不同物資采購(gòu)類型所適用的招標(biāo)文件模板，提高企業(yè)物資招標(biāo)活動(dòng)的規(guī)范性；其次，要求采購(gòu)人員定期對(duì)不同供應(yīng)商相關(guān)信息進(jìn)行更新，使公開招標(biāo)活動(dòng)在透明的環(huán)境下運(yùn)行；再次，管理制度體系中還要針對(duì)不同物資實(shí)際情況，制定打分標(biāo)準(zhǔn)，使物資招標(biāo)活動(dòng)在公平、公開的環(huán)境下開展。

(二)事前進(jìn)行調(diào)研，提高招標(biāo)文件的規(guī)范性、可行性

對(duì)招標(biāo)文件的管理是采購(gòu)管理活動(dòng)中最為關(guān)鍵、最為重要的工作，企業(yè)應(yīng)針對(duì)目前招標(biāo)文件中存在的漏洞，重新設(shè)計(jì)、制定公開招標(biāo)文件模板，并以制度的形式加以規(guī)定，使企業(yè)物資采購(gòu)人員可以根據(jù)制度隨時(shí)掌握不同物資類型所適用的招標(biāo)文件模板。同時(shí)，采購(gòu)人員在開展招標(biāo)工作前，應(yīng)對(duì)擬采購(gòu)的原材料、儀器設(shè)備相關(guān)參數(shù)進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查、了解，使制定的招標(biāo)文件更加準(zhǔn)確、科學(xué)、專業(yè)。此外，采購(gòu)人員還要重視對(duì)投標(biāo)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審查，將供應(yīng)商信用、業(yè)績(jī)、資質(zhì)等內(nèi)容作為重點(diǎn)考核依據(jù)，使招標(biāo)文件更加具有指導(dǎo)與實(shí)踐價(jià)值。初步完成招標(biāo)文件擬定工作之后，企業(yè)應(yīng)組織相關(guān)工作人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)審定，認(rèn)真確認(rèn)其中的細(xì)節(jié)性事項(xiàng)，避免在后續(xù)的工作之中出現(xiàn)需要進(jìn)行多次修改的情況，有效控制招標(biāo)工作進(jìn)度，確保招標(biāo)活動(dòng)按照既定計(jì)劃規(guī)范開展。

(三)實(shí)現(xiàn)企業(yè)招標(biāo)信息化管理目標(biāo)

目前，多數(shù)的企業(yè)在物資采購(gòu)過程中，按照內(nèi)部控制相關(guān)要求，采用逐級(jí)上報(bào)統(tǒng)一采購(gòu)模式，首先由物資使用部門提交采購(gòu)申請(qǐng)，再由采購(gòu)部門集中各使用部門申請(qǐng)后，向管理層提交申請(qǐng)，批準(zhǔn)后進(jìn)行公開招標(biāo)采購(gòu)。這種模式的最大弊端就是容易使一些業(yè)務(wù)部門為了滿足部門利益，造成重復(fù)采購(gòu)、重復(fù)領(lǐng)取物資，造成企業(yè)資金浪費(fèi)。因此，企業(yè)應(yīng)將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息化技術(shù)與物資采購(gòu)招標(biāo)管理相結(jié)合，貫通拓展采購(gòu)時(shí)間和資金效率。

改變以往單一式的領(lǐng)取模式，先由下屬分支機(jī)構(gòu)指定專人負(fù)責(zé)錄入信息化平臺(tái)相關(guān)物資申請(qǐng)、采購(gòu)信息，這樣可以使物資采購(gòu)部門可以及時(shí)了解業(yè)務(wù)部門物資采購(gòu)申請(qǐng)，及時(shí)準(zhǔn)確判定采購(gòu)實(shí)際需求，規(guī)范采購(gòu)流程，使物資采購(gòu)成本有效節(jié)約，避免出現(xiàn)物資堆積的現(xiàn)象。此外，在探索基于信息化的采購(gòu)一體化管理時(shí)，還應(yīng)注意做好各環(huán)節(jié)信息滯后問題的處理、內(nèi)部溝通信息壁壘的消除，充分發(fā)揮采購(gòu)一體化管理的優(yōu)勢(shì)。

(四)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高招標(biāo)工作效率

企業(yè)應(yīng)將物資公開招標(biāo)管理與大數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)合，通過定量與定性雙重分析，對(duì)不同供應(yīng)商資質(zhì)、同類商品價(jià)格與品質(zhì)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)分析與評(píng)價(jià)，不斷提高企業(yè)物資招標(biāo)管理工作效率。例如，通過對(duì)供應(yīng)商提供的商品質(zhì)量進(jìn)行定性分析，使物資招標(biāo)管理流程通過大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)價(jià)值分析，使數(shù)據(jù)更加具有適用性、準(zhǔn)確性。而對(duì)于定量分析來說，它主要通過對(duì)歷次物資采購(gòu)的數(shù)量、價(jià)格與實(shí)際需求進(jìn)行分析，觀察各種因素之間形成的聯(lián)系。

(五)企業(yè)管理層應(yīng)重視物資招標(biāo)采購(gòu)管理工作

為了保證物資采購(gòu)招標(biāo)管理工作順利實(shí)施，企業(yè)管理層應(yīng)重視物資采購(gòu)招標(biāo)管理，通過招標(biāo)管理制度規(guī)范各業(yè)務(wù)部門在物資采購(gòu)中的流程，不斷創(chuàng)新物資公開招標(biāo)管理模式。即在內(nèi)部建立起科學(xué)、規(guī)范的物資招標(biāo)采購(gòu)管理制度，并引入一些詢價(jià)、比價(jià)管理模式來規(guī)范采購(gòu)行為。首先，企業(yè)在物資采購(gòu)招標(biāo)管理過程中，采購(gòu)人員應(yīng)深入地分析物資采購(gòu)的質(zhì)量影響因素，使物資采購(gòu)招標(biāo)管理決策更加規(guī)范、準(zhǔn)確，并促使業(yè)務(wù)部門工作人員真正參與到物資采購(gòu)招標(biāo)方案的編制中，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門之間、業(yè)務(wù)部門與采購(gòu)部門之間的有效溝通與深入交流。其次，物資采購(gòu)人員還要在總結(jié)之前物資使用經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，積極與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，咨詢供應(yīng)商相關(guān)資質(zhì)、物資種類及相關(guān)參數(shù)，為下一步公開招標(biāo)、評(píng)價(jià)提供素材。再次，采購(gòu)人員在編制物資采購(gòu)招標(biāo)管理方案前，應(yīng)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃，并征求倉(cāng)庫(kù)管理部門有關(guān)庫(kù)存余額及生產(chǎn)部門需求等相關(guān)信息，以保證采購(gòu)的數(shù)量具有經(jīng)濟(jì)效益。

(六)為物資招標(biāo)采購(gòu)培訓(xùn)、引進(jìn)合理的人才

物資招標(biāo)公開管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，它需要企業(yè)擁有綜合業(yè)務(wù)能力過硬的人才，應(yīng)在內(nèi)部建立一支物資采購(gòu)人才隊(duì)伍，這是實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資公開招標(biāo)順利實(shí)施的關(guān)鍵因素。目前，企業(yè)物資采購(gòu)管理人員在專業(yè)能力、學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)等方面存在較大的差異，與與公司現(xiàn)代化發(fā)展的管理形式還不相適應(yīng)。企業(yè)必須要充分認(rèn)清加強(qiáng)高素質(zhì)物資采購(gòu)人才隊(duì)伍建設(shè)的必要性，加快人才培養(yǎng)，加速知識(shí)更新，不斷加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高進(jìn)物資采購(gòu)管理質(zhì)量，提高物資采購(gòu)管理水平。

(七)對(duì)物資招標(biāo)方案進(jìn)行嚴(yán)格的審核

成功的公開招標(biāo)需要企業(yè)采購(gòu)部門前期進(jìn)行廣泛的調(diào)研，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際的采購(gòu)需求對(duì)供應(yīng)商市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，主要考核投標(biāo)人的資信、商業(yè)信譽(yù)、口碑、市場(chǎng)占有份額、主管部門處罰、法律訴訟等信息，不斷完善公開招標(biāo)方案。同時(shí)，采購(gòu)人員在對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行審核時(shí)，首先，應(yīng)對(duì)招標(biāo)文件是否符合《招投標(biāo)法》進(jìn)行復(fù)核，避免因存在歧視性條款而受到主管單位否決或處罰。其次，還要對(duì)投標(biāo)人響應(yīng)文件中設(shè)備參數(shù)、技術(shù)條款進(jìn)行審核，并檢查其是否與招標(biāo)文件存在調(diào)整，避免影響招標(biāo)質(zhì)量。

(八)強(qiáng)化物資采購(gòu)人員風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)

采購(gòu)人員不僅在專業(yè)技能上影響公開招標(biāo)管理工作的質(zhì)量，其職業(yè)道德素養(yǎng)也是影響企業(yè)物資采購(gòu)法律風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵因素，因此，企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化對(duì)物資采購(gòu)人員的管理和教育。首先，通過制定招標(biāo)管理制度、責(zé)任落實(shí)機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制等獎(jiǎng)懲機(jī)制并嚴(yán)格落實(shí)，對(duì)采購(gòu)人員業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行約束。其次，企業(yè)應(yīng)通過加強(qiáng)內(nèi)部控制、內(nèi)部審計(jì)等工作來對(duì)采購(gòu)準(zhǔn)備、采購(gòu)實(shí)施、采購(gòu)結(jié)果落實(shí)等階段進(jìn)行全過程監(jiān)督，明確把控招標(biāo)采購(gòu)的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，及時(shí)糾正采購(gòu)人員在物資公開招標(biāo)管理中的漏洞及存在的問題。此外，企業(yè)應(yīng)重視采購(gòu)人才隊(duì)伍的多形式警示教育工作，以觀看警示教育片、參觀廉政教育館、常態(tài)化開展廉政約談等，及時(shí)了解員工思想動(dòng)態(tài)，強(qiáng)化震懾效應(yīng)，有效構(gòu)筑員工的思想防線，對(duì)采購(gòu)領(lǐng)域“服務(wù)大局、保障供應(yīng)、理性采購(gòu)、務(wù)實(shí)清廉”的職責(zé)定位不斷深化認(rèn)識(shí)，踐行“誠(chéng)實(shí)做人、干凈做事”行為要求，為提高企業(yè)采購(gòu)質(zhì)量做好堅(jiān)實(shí)保障。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)物資采購(gòu)工作是內(nèi)部管理中的重要組成部分，企業(yè)應(yīng)重視物資公開招標(biāo)管理，并通過建立健全物資采購(gòu)管理制度來規(guī)范公開招標(biāo)工作流程，不斷降低企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該重視對(duì)采購(gòu)人員在專業(yè)能力、職業(yè)道德素養(yǎng)、廉政警示教育等方面的工作，促使采購(gòu)人員做到廉潔自守，堅(jiān)決扎緊拒腐防變的道德藩籬，為企業(yè)健康發(fā)展并實(shí)現(xiàn)效益規(guī)?；龊帽Ｕ?，最終推動(dòng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。■