龐 鵬

（天水興潤市政工程有限公司，甘肅 天水 741000）

1 水利工程檔案整理分類的相關(guān)要求

根據(jù)《水利部關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的通知》（水辦〔2021〕200號(hào)）中《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》，水利工程檔案主要分為以下幾類。

1.1 前期工作資料

此類資料一般為工程項(xiàng)目建設(shè)建議書及審批相關(guān)文件，項(xiàng)目評(píng)估、論證、咨詢文件，各階段環(huán)境影響、水土保持、水資源、地震安全、地質(zhì)災(zāi)害等專項(xiàng)評(píng)估報(bào)告及批復(fù)文件，壓覆礦產(chǎn)資源、勞動(dòng)安全與工業(yè)衛(wèi)生、職業(yè)健康等專項(xiàng)評(píng)價(jià)文件，可行性研究報(bào)告及設(shè)計(jì)圖紙、可研階段審批所需各類專題報(bào)告及圖件、各類批復(fù)文件、技術(shù)審查意見，初步設(shè)計(jì)報(bào)告及設(shè)計(jì)圖紙、初設(shè)階段審批所需各類專題報(bào)告及圖件、各類報(bào)批文件、技術(shù)審查意見、概算核定意見及審批文件等。

1.2 征地補(bǔ)償與移民安置資料

此類資料一般為建設(shè)用地預(yù)審材料及審查意見，建設(shè)用地組卷報(bào)批材料及審批文件，征遷協(xié)議、土地移交、臨時(shí)用地復(fù)墾及返還資料，建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國有土地使用證、林權(quán)證、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證，移民安置規(guī)劃及審批文件，移民安置協(xié)議、年度計(jì)劃，征地補(bǔ)償與移民安置項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收文件等。

1.3 建設(shè)實(shí)施資料

此類資料一般為工程建設(shè)管理文件，招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議文件，施工文件，設(shè)備制造、采購文件，信息系統(tǒng)開發(fā)文件，監(jiān)理（監(jiān)造）文件等。

1.4 生產(chǎn)準(zhǔn)備/試運(yùn)行資料

此類資料一般為試生產(chǎn)、試運(yùn)行方案、技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、技術(shù)培訓(xùn)、運(yùn)行記錄等。

1.5 竣工驗(yàn)收資料

此類資料一般為建設(shè)管理工作報(bào)告、設(shè)計(jì)工作報(bào)告、施工管理工作報(bào)告、監(jiān)理工作報(bào)告等各類工作報(bào)告，竣工驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及批復(fù)，項(xiàng)目后評(píng)價(jià)等。

1.6 竣工圖紙要求

竣工圖紙應(yīng)規(guī)范、清晰、準(zhǔn)確、完整，施工產(chǎn)生的修改應(yīng)及時(shí)修改并修改到位，并注明更改日期和依據(jù)，以及新增說明，竣工圖需要反映工程驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況。無變動(dòng)圖紙應(yīng)在圖紙空白處加蓋公章，包括以下信息：單位名稱、編制人、責(zé)任人、編制日期，需經(jīng)過行管人員簽字后才能整理歸檔，其中字體、字號(hào)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。同時(shí)，竣工圖中的內(nèi)容、數(shù)量等應(yīng)和工程實(shí)際情況、設(shè)計(jì)變更文件、施工圖紙一致，在檢查和歸檔中應(yīng)格外注意。

1.7 檔案歸檔、驗(yàn)收要求

水利工程檔案根據(jù)歸檔期限的不同分為短期、長期和永久三種，發(fā)包人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工程的情況，對(duì)歸檔分類和范圍進(jìn)行制定，收集和整理過程應(yīng)符合規(guī)定要求，歸檔時(shí)標(biāo)注時(shí)間、人員、地點(diǎn)等，對(duì)事故、重大階段等應(yīng)將完整的聲像資料一并歸檔。

工程檔案的驗(yàn)收應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步，對(duì)于其中未達(dá)到要求的檔案不能通過驗(yàn)收，驗(yàn)收組成員要根據(jù)單位制定的收集、保管規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行整理、檢查和抽查，保證資料的驗(yàn)收和歸檔在竣工三個(gè)月之內(nèi)能夠完成。

2 水利工程檔案整理歸檔的主要流程

2.1 立卷和組卷方式

在水利工程項(xiàng)目中，針對(duì)項(xiàng)目檔案通常會(huì)采取文件資料形成單位收集、整理立卷制度，也就是形成單位來負(fù)責(zé)針對(duì)有關(guān)檔案的立卷與組卷。工程項(xiàng)目的相關(guān)參建單位在工程管理工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的相關(guān)記錄，都需要嚴(yán)格依據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》和有關(guān)要求，做好對(duì)于檔案的分類、收集、整理以及歸檔工作。同時(shí)，項(xiàng)目法人需要在檔案驗(yàn)收工作之前確保資料能夠收集完全并實(shí)施統(tǒng)一管理。

檔案工作人員在組卷過程中，需要充分結(jié)合項(xiàng)目法人所制定的工程文件材料歸檔范圍來針對(duì)檔案資料進(jìn)行明確分類，根據(jù)資料的具體類型來實(shí)施相應(yīng)的組卷，與此同時(shí)，要確保各類檔案的獨(dú)立性以及整體性。在同類別檔案資料進(jìn)行組卷的過程中，相關(guān)單位或是分部工程需要依據(jù)相同的標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)實(shí)施中的施工文件資料就能夠根據(jù)項(xiàng)目或標(biāo)段來實(shí)施組卷，竣工圖則依據(jù)其專業(yè)或單位工程來組卷。

2.2 案卷內(nèi)文件資料排列

對(duì)于卷內(nèi)文件資料所進(jìn)行的排列，必須要做到整齊、有序，其排列要求和一般案卷比較相似，能夠根據(jù)實(shí)際情況先行組卷，之后再根據(jù)時(shí)間順序或資料的邏輯關(guān)系來對(duì)案卷中的文件資料進(jìn)行排列。無論是案卷的封面、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表的填寫、脊背的編制，還是對(duì)檔案盒的使用，都需要采取項(xiàng)目法人所要求的統(tǒng)一式樣，其中的內(nèi)容則是相關(guān)參建單位負(fù)責(zé)填寫，保證檔案資料的整齊與合理，從而方便日后的查找和使用。

2.3 驗(yàn)收和移交

在對(duì)水利工程項(xiàng)目的檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收的過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及監(jiān)理單位要把工程檔案管理工作報(bào)告、審核報(bào)告等提交到驗(yàn)收組，將此作為評(píng)定的主要依據(jù)。在開展檔案驗(yàn)收工作時(shí)，需要嚴(yán)格依據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》等的相關(guān)要求。在檔案驗(yàn)收工作中，需要落實(shí)等級(jí)評(píng)定的制度，一旦發(fā)現(xiàn)檔案工作存在不規(guī)范或是不符合要求的情況，就要及時(shí)根據(jù)驗(yàn)收組的要求整改。

各參建單位應(yīng)在合同工程完工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)將已整理完成的資料移交項(xiàng)目法人；項(xiàng)目法人在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收合格以后，并在竣工驗(yàn)收后半年內(nèi)向運(yùn)行管理單位辦理檔案移交。在移交檔案資料以前，相關(guān)參建單位必須在細(xì)致分析之后確定交接案卷，并對(duì)案卷目錄進(jìn)行編寫。在交接檔案的過程中，各方需認(rèn)真檢查實(shí)物檔案和目錄內(nèi)容是否存在差異，確保所有檔案都是完備的，之后在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行簽字確認(rèn)，填寫相關(guān)的憑證資料，在確認(rèn)沒有問題以后在其上蓋上單位公章。

3 水利工程檔案整理歸檔面臨的問題

3.1 檔案工作者的能力素質(zhì)相對(duì)較低

在水利工程項(xiàng)目中，相關(guān)參建單位的檔案工作者許多都是在剛工作不久的專業(yè)技術(shù)人員中臨時(shí)抽調(diào)，往往是兼職進(jìn)行檔案相關(guān)工作，日常很少參與檔案管理有關(guān)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)沒有太多的了解，一些檔案工作者流動(dòng)性較高，沒有及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行交接，并且也沒有嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)定的流程來辦理移交手續(xù)，導(dǎo)致檔案工作的前后出現(xiàn)了脫節(jié)。與此同時(shí)，部分兼職檔案工作者日常大部分的時(shí)間與精力都投入到了現(xiàn)場(chǎng)施工管理中，無法及時(shí)整理歸檔工程項(xiàng)目的有關(guān)資料，在很多時(shí)候都會(huì)在驗(yàn)收前突擊補(bǔ)充完善相關(guān)資料，這樣的情況就會(huì)致使水利工程的檔案管理的整體水平相對(duì)較低。

3.2 檔案資料整理歸檔缺乏規(guī)范性與完整性

在水利工程項(xiàng)目中，檔案收集歸檔工作涉及到了非常多的內(nèi)容，并且其還有著較長的時(shí)間跨度，整個(gè)過程中需要眾多人參與，資料的收集工作存在一定難度。在建設(shè)水利工程時(shí)，因?yàn)橐恍﹨⒔▎挝凰峁┑臋n案內(nèi)容和質(zhì)量不符合相關(guān)要求，監(jiān)理工程師未嚴(yán)格審核施工單位所提交的歸檔材料，從而導(dǎo)致參建單位所形成的檔案資料，通常會(huì)表現(xiàn)出文件不規(guī)范、資料不齊全以及分類不合理等各種問題。一些單位在上次驗(yàn)收中所存在的問題在下次驗(yàn)收過程中依舊會(huì)出現(xiàn)，沒有對(duì)問題的整改工作引起重視，也未對(duì)問題整改的情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，這就使得水利工程的檔案資料出現(xiàn)了不完整、不準(zhǔn)確等各種問題。

4 水利工程檔案整理歸檔的有效措施

4.1 明確相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)規(guī)范

在開展水利工程檔案整理歸檔工作的過程中，一定要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)的規(guī)范及文件要求來進(jìn)行相關(guān)工作。必須將《中華人民共和國檔案法》以及《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等法律、法規(guī)作為依據(jù)，保證各方面的工作都能夠在合法合規(guī)的前提下進(jìn)行。與此同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要結(jié)合工程特點(diǎn)及實(shí)際情況來建立起完善的檔案管理制度體系。在編制過程中需嚴(yán)格遵守《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等規(guī)范所提出的規(guī)定。在檔案管理體系當(dāng)中，主要涉及到了工程檔案的管理方式、分類方案以及保管期限等的相關(guān)要求，以此來為水利工程項(xiàng)目中的相關(guān)單位提供統(tǒng)一的規(guī)范，從而使水利工程項(xiàng)目檔案分類管理工作能夠更加規(guī)范，為后續(xù)的檔案移交和管理奠定基礎(chǔ)。

4.2 建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)

水利工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人和參建單位需要重視組織領(lǐng)導(dǎo)，建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)對(duì)其職責(zé)進(jìn)行明確，由分管領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)檔案工作作出正確的指導(dǎo)，由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人與檔案工作人員來負(fù)責(zé)實(shí)施。要想進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的整體水平，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就需要加強(qiáng)對(duì)于檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)工作，支持并要求所有檔案工作人員參與其中，同時(shí)在上級(jí)部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)之下合理進(jìn)行工作。與此同時(shí)，相關(guān)檔案管理部門需要積極主動(dòng)的和其他單位部門進(jìn)行合作，在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生更大的工作合力，從而為檔案工作的開展提供更好的條件。要嚴(yán)格依據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各司其職的原則，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和參建單位需要對(duì)自身的職責(zé)進(jìn)行明確。針對(duì)水利工程項(xiàng)目的檔案管理需要由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)總責(zé)，其工作內(nèi)容包括編制工程檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、收集并使用檔案等。所承擔(dān)項(xiàng)目的檔案工作則是由參建單位來負(fù)責(zé)，由技術(shù)負(fù)責(zé)人員來針對(duì)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量負(fù)相應(yīng)的責(zé)任，設(shè)計(jì)單位、施工單位以及監(jiān)理單位等需要盡可能地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的閉環(huán)管理，從而得到更加齊全且規(guī)范的工程檔案資料。

4.3 加強(qiáng)針對(duì)水利工程檔案的全過程管理

在水利工程檔案管理工作中，全過程管理就是要將檔案管理工作貫徹落實(shí)到工程項(xiàng)目的所有環(huán)節(jié)，從項(xiàng)目開始直到項(xiàng)目結(jié)束，整個(gè)過程中所形成的所有具有保存價(jià)值的資料都應(yīng)當(dāng)實(shí)施嚴(yán)格的管理與控制。在對(duì)水利工程進(jìn)行施工的過程當(dāng)中，檔案工作是影響工程質(zhì)量的關(guān)鍵性因素，而針對(duì)檔案所進(jìn)行的管理將會(huì)對(duì)工程整體的管理帶來直接影響，所以其也是評(píng)價(jià)工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)及監(jiān)理等工作的主要憑證，且在制定相關(guān)合同或協(xié)議的過程中，需要明確說明檔案資料的歸檔目標(biāo)及要求。除此之外，要想確保水利工程的檔案收集整理工作能夠和工程施工協(xié)調(diào)開展，應(yīng)當(dāng)制定合理的約束措施。如在申請(qǐng)撥付工程進(jìn)度款項(xiàng)的過程中，相關(guān)單位需要提供檔案收集整理自查報(bào)告，在其中明確說明工作的具體狀況。倘若未依據(jù)工程建設(shè)進(jìn)度來進(jìn)行相應(yīng)的檔案工作，或是監(jiān)理審核不合格，那么就不對(duì)其支付相應(yīng)的進(jìn)度款。

4.4 創(chuàng)新管理方式，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要將建設(shè)優(yōu)良工程與檔案作為主要目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上加大對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新力度，從而為檔案工作的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在先進(jìn)技術(shù)手段的支持下更好地開展電子檔案有關(guān)的工作，建立起更加完善的數(shù)據(jù)庫，從而使水利工程檔案管理工作的水平得到有效提高。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要重視對(duì)檔案的利用和管理，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工程的具體情況來編制軟件形式的檢索工具，從而使檢索的效率得到有效提高，降低檢索的難度。在硬件上，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和參加單位需要依據(jù)相關(guān)要求來配備符合現(xiàn)代化要求的檔案庫房、防潮防濕設(shè)備等等，從而為檔案的保存提供良好條件。除此之外，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人除了重視技術(shù)的現(xiàn)代化以外，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)組織管理的現(xiàn)代化水平。也就是要通過更加先進(jìn)的管理方式來針對(duì)所存在的問題展開深入的分析與處理，如進(jìn)一步豐富并完善組織機(jī)構(gòu)的管理功能，改變?cè)締我坏墓芾矸绞?，使之發(fā)展為包含行政、法律以及咨詢等在內(nèi)的綜合性的管理方式，從而有效推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

5 結(jié)語

總而言之，在水利工程建設(shè)的過程中，針對(duì)水利工程檔案所進(jìn)行的管理是非常重要的一項(xiàng)工作，針對(duì)檔案所進(jìn)行的管理將會(huì)對(duì)工程整體的管理帶來直接影響。在水利工程的檔案管理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行的整理歸檔是不可缺少的重要內(nèi)容，其對(duì)于水利工程的正常運(yùn)行以及規(guī)范性的提高有著重要意義，因此一定要對(duì)水利工程檔案的收集、整理及歸檔等的各個(gè)環(huán)節(jié)，引起高度重視，從而保證在水利工程竣工以后的使用及維護(hù)中可以最大程度地發(fā)揮出檔案的作用。但由于水利工程項(xiàng)目投資巨大，并且施工周期較長，因此針對(duì)水利工程檔案所進(jìn)行的管理存在一定的難度，在今后的工作中必須要不斷探究更加有效的檔案管理方式，解決當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，從而為新時(shí)期背景下水利事業(yè)的發(fā)展提供良好條件。