俞 蕾

（安徽省引江濟淮集團有限公司，安徽 合肥 230000）

引江濟淮工程以城鄉(xiāng)供水和發(fā)展江淮航運為主，結(jié)合農(nóng)業(yè)灌溉補水、改善巢湖及淮河水生態(tài)環(huán)境、排澇等綜合利用，跨流域、跨省的重大戰(zhàn)略性水資源配置工程。一期工程基本完成建設任務，二期工程2022 年底也已開工。工程項目點多線長、建設單位多，形成的檔案種類多、數(shù)量大，檔案管理復雜程度高。安徽省引江濟淮集團公司高度重視檔案管理工作的科學決策與實踐，加強檔案管理頂層設計，完善管理制度體系、推進信息化建設等各項措施，取得了一系列成果。

1 扛起“一號工程”檔案管理職責擔當

引江濟淮一期工程是全國172 項節(jié)水供水重大水利工程之一，二期工程納入國家150 項重大水利工程之一，是安徽省基礎設施建設“一號工程”，也是集供水、航運、生態(tài)于一身的千年工程、民生工程、德政工程。引江濟淮工程立足“一河清泉水、一道風景線、一條經(jīng)濟帶”的美好愿景，按照“雙線引江、三湖調(diào)蓄、四路北上、八大樞紐”的總體布局，集供水、航運、生態(tài)效益于一身，是國內(nèi)最具綜合效益的跨流域調(diào)水工程。引江濟淮工程檔案承載著大量基礎性、戰(zhàn)略性信息資源，將在后續(xù)的工程建設、管理、運行和開發(fā)利用等方面發(fā)揮重要的作用。為此必須履行好“為黨管檔、為國守史、為民服務”的職責使命，為安徽“一號工程”存檔留史，充分彰顯政治擔當。

2 加強工程檔案管理，不斷推動檔案管理現(xiàn)代化

2.1 以項目為導向，落實建管“一體”

2.1.1 項目檔案工作與項目建設相融合

以工程項目為檔案管理導向，將檔案工作納入項目管理程序，納入項目建設考核體系，納入合同管理和崗位責任制。把工程檔案管理的要求落實到項目招投標、設計、施工、監(jiān)理、試運行和竣工的各個環(huán)節(jié)之中,落實到項目實施的全過程。

2.1.2 統(tǒng)籌檔案建設、管理與考核三位一體

一是在招標文件中將檔案管理納入合同條款中，明確檔案收集、整理、歸檔范圍，提出紙質(zhì)、電子檔案數(shù)量及質(zhì)量的要求。二是組織開展檔案專項檢查，對參建單位等進行全面檢查，對存在的問題下發(fā)檢查記錄單和評分表，提出具體整改要求，形成閉環(huán)管理。三是工程建設與工程檔案同步管理。根據(jù)分部工程為控制節(jié)點同步檔案預歸檔工作，嚴把工程檔案收集關，對文件不完整不齊全、檔案管理整改不到位的單位，不予支付合同工程款和履約保證金。四是將檔案管理工作納入年度KPI 考核和市場信用評價，充分發(fā)揮考核的約束、監(jiān)督和保護的作用。

2.2 創(chuàng)新檔案管理，推進“兩化”建設

2.2.1 推動檔案管理標準化、規(guī)范化體系建設

按照“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則，成立檔案管理工作領導小組，建立健全檔案管理體系。組建工程檔案管理社交軟件群，確保檔案管理工作有力有序落實。依據(jù)國家檔案局以及水利、交通行業(yè)檔案管理相關規(guī)定，結(jié)合項目實際制定集團公司檔案內(nèi)控管理的相關制度。主要包括《安徽省引江濟淮集團有限公司檔案管理辦法》《安徽省引江濟淮集團有限公司聲像、實物檔案管理辦法》《引江濟淮工程（安徽段）檔案管理實施細則》《引江濟淮工程（安徽段）合同完工項目法人檔案驗收管理辦法（試行）》等制度，為規(guī)范開展項目檔案工作奠定了良好的基礎。

2.2.2 推動信息化和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設

集團公司檔案管理信息系統(tǒng)于2019 年12 月正式上線運行，檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)與各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)銜接，并涵蓋所有參建單位工程檔案管理，實現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件雙套制管理。在引江濟淮二期工程（水利部分）選取合肥水源工程實施電子文件歸檔和電子檔案管理單軌制試點。利用數(shù)字引江濟淮集成平臺部署，實現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用率。推進數(shù)字引江濟淮工程建設和檔案信息化建設，利用信息化技術在檔案管理系統(tǒng)中設置監(jiān)控管理和考核模塊，對各參建單位進行全過程管控和預立卷在線管理，做到工程檔案與工程建設同步管理，實現(xiàn)并創(chuàng)新了水利工程項目檔案在線整編、自動檢測、在線管控和歸檔模式，推進利用信息化技術進行檔案管理全過程管控，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

2.3 促進成果轉(zhuǎn)化、運用與共享“三同步”

2.3.1 同步轉(zhuǎn)化

積極參加國家檔案局創(chuàng)新案例和建設項目檔案微課征集活動。2021 年申報的《信息化檢測技術背景下引江濟淮工程檔案監(jiān)控管理的研究探討》案例，被國家檔案局甄選為全國經(jīng)濟科技檔案工作創(chuàng)新二等獎；2022 年申報的《四方四審一平臺》被國家檔案局甄選為建設管理檔案微課三等獎作品。

2.3.2 同步運用

為促進創(chuàng)新成果運用，由水利部辦公廳推薦國家科研課題《水利工程建設項目檔案管理監(jiān)測的研究——以引江濟淮工程（安徽段）H004 標亳州供水為例》獲得立項并于2022 年6 月28 日通過國家檔案局驗收，在《中國檔案報》頭版刊登。課題研究過程中同時取得軟件著作專利權和實用新型專利。該研究成果在引江濟淮工程一期主體工程選取25 個代表性標段進行創(chuàng)新成果推廣運用，后期積極在全省水利、交通等其他行業(yè)進行推廣運用。

2.3.3 同步共享

為推動數(shù)字引江濟淮建設，圍繞加強信息技術在檔案工作中的應用、創(chuàng)新檔案管理研究與實踐等內(nèi)容，開展了多項科研課題研究，并推動多項成果運用到檔案管理的日常實踐中，促進成果與更多企事業(yè)單位共享交流。

3 提高檔案信息化管理創(chuàng)新模式成效

3.1 加強檔案全過程監(jiān)控管理

以引江濟淮工程為例，現(xiàn)建設項目高達到100多個標段，且分布在安徽省多個區(qū)域，開展現(xiàn)場檢查至少需要三個月時間，全覆蓋、高頻次地開展檔案專項檢查工作存在一定難度，檢查過程中只能抽查部分案卷，無法做到全面檢查。通過檔案管理信息系統(tǒng)開展目錄數(shù)據(jù)和電子文件的檢查工作，覆蓋率能達到100%，而且大大縮短了檢查時間。

3.2 提高各參建單位檔案管理水平

各參建單位均配備檔案管理人員，大部分沒有檔案管理經(jīng)驗，通過檔案管理工作進行考核，制訂實施細則，促進提高檔案管理水平。對各單位檔案管理制度及組織機構、庫房建設、設施設備等進行檢查考核，是保障工程檔案安全、完整的前提條件。通過檔案管理信息系統(tǒng)檢查和考核模塊進行在線考核，形成考核記錄和結(jié)果，既提高了考核工作的效率，也便于被考核單位進行整改閉環(huán)管理。同時系統(tǒng)對各參建單位考評結(jié)果進行匯總和分析，便于建設單位全面了解工程檔案管理現(xiàn)狀，更好地立典型、抓重點、補短板、強監(jiān)管，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作。

3.3 檔案管理創(chuàng)新模式具有推廣性

檔案管理工作在線檢查和考核功能不僅適用于工程檔案管理工作，也適用于其他行業(yè)檔案管控工作，具有普適性、可推廣性。集團公司檔案管理按照“統(tǒng)一領導、分級管理”原則，每年定期對各子公司進行檢查，普遍以現(xiàn)場抽查為主，很難對各子公司進行全面檢查。通過在線檢查和考核功能開展檔案工作檢查，可提高檔案檢查效率，加強檔案工作在線監(jiān)管。通過檔案信息管理系統(tǒng)在線檢查參建單位檔案收集和整理情況，一方面可以促進各參建單位及時開展檔案預立卷整理，有效縮短工程完工驗收后檔案移交時間；另一方面檔案管理人員可通過系統(tǒng)開展檔案在線檢查和監(jiān)督，對各參建單位要求限期整改落實，確保滿足工程檔案專項驗收要求。初步推算，通過在線檢查各參建單位檔案，工作效率可提高80%以上，檔案檢查覆蓋率達到100%，可適用于各類工程建設項目檔案全過程監(jiān)控管理