楊雨桐

（中石化石油化工科學研究院有限公司，北京 100083）

1 引言

項目管理是20 世紀50 年代發(fā)展起來的一門管理科學，因其先進的理念、規(guī)范的過程和科學的方法得到了世界上185 個國家和地區(qū)的認可。其應用領域由最初的國防軍工領域逐漸拓展到各行各業(yè)，同時其在應用過程中產生的巨大價值得到了各行業(yè)廣泛的認可，所以其逐漸成為企業(yè)管理工作中不可或缺的管理方法。

本文以B 企業(yè)項目經理培訓項目為例，展示項目管理體系在B 企業(yè)培訓項目管理工作中的應用。

2 項目管理與企業(yè)培訓項目管理

2.1 B 企業(yè)培訓項目管理現(xiàn)狀

B 企業(yè)為了保證培訓項目能夠平穩(wěn)有效運行，制定了一系列管理制度及對應的管理流程，其中培訓項目管理機制為“立項審批—需求調研—課程設計—組織實施—評估考核—結項”，通過一系列管理制度和業(yè)務流程的有效落實，企業(yè)培訓項目管理工作才能為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供強有力的支撐。表1 是B 企業(yè)涉及的培訓管理相關制度。

表1 B 企業(yè)涉及的培訓管理制度

2.2 B 企業(yè)培訓項目管理工作現(xiàn)存問題

企業(yè)培訓項目管理效果不能達到預期的原因主要是培訓項目管理的過程控制出現(xiàn)了問題。企業(yè)培訓項目效果不具針對性原因如下：需求不清晰、需求與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃嚴重脫節(jié)，培訓目的、目標設立模糊不清，培訓效果無法達到預期，培訓項目之間安排沖突，導致培訓項目推遲或取消；培訓成本控制超標，導致培訓項目高投入低產出；部門或跨部門培訓項目組成員責任分工不明確、溝通不順暢、風險分析不清等導致培訓項目出現(xiàn)重大風險，培訓項目延期或取消。

2.3 項目管理理念及項目管理工具在B 企業(yè)的應用情況

企業(yè)培訓項目管理過程為需求收集分析、計劃制訂、項目實施、項目評估四部分，培訓全流程管理實際上也是項目全流程整合管理。圖1 為項目全流程整合管理示意圖。

圖1 項目全流程整合管理

第一，培訓項目范圍管理。項目范圍的定義是做且僅做完成項目所需的全部工作。培訓項目管理中培訓計劃的基礎就是確定培訓需求、策劃培訓方案以及確定培訓方案項目范圍，故培訓項目范圍管理直接決定了培訓計劃實施的難易程度。

一是培訓需求收集。培訓項目范圍管理中最重要的一環(huán)就是培訓需求收集，通過需求收集才能確定培訓方案進而確定培訓項目范圍。企業(yè)日常培訓管理中用到的需求收集方法為訪談法、問卷法、資料分析法、工作任務分析法等，需求收集工具為思維導圖、親和圖等。B 企業(yè)為項目經理開展項目管理培訓，通過對B 企業(yè)200 名參訓學員使用訪談法、問卷法，發(fā)現(xiàn)大部分學員從未接受過相關培訓，對項目基礎知識以及相關工具了解較少。B 企業(yè)人力資源部以此為依據(jù)，結合B 企業(yè)自身行業(yè)特點，進行了相關課程開發(fā)設計。圖2 為B 企業(yè)項目經理培訓部分調研結果，表2 是各種培訓需求收集方法的優(yōu)缺點對比。

圖2 B 企業(yè)項目經理培訓部分調研結果

表2 培訓需求收集方法對比

二是工作分解。工作分解的定義是把項目工作分解成較小的、更易于管理的組成部分。工作分解結構是項目管理工作的基礎。通過工作分解結構，可以使項目組人員對項目有更清晰的認識，更易于明確項目工作界面進而便于責任劃分、落實以及建立完整的項目保障體系。

B 企業(yè)日常培訓項目管理通常使用WBS、Excel等軟件進行工作分解結構圖制作。工作分解結構圖的制作應注意：主體工作要逐步細化分解，最底層的工作任務可直接分派給個人去完成；每個工作任務原則上要分解到不能再細分為止。圖3是B 企業(yè)項目經理培訓工作包。

圖3 B 企業(yè)項目經理培訓工作包

第二，培訓項目時間管理。時間管理是項目管理中的關鍵，是項目按時完成、資源合理分配、工作效率有效發(fā)揮的重要保障。時間管理工作應該在項目范圍管理工作結束后進行，否則會產生額外的時間浪費。

在企業(yè)日常培訓項目管理中，時間管理通常要按照如下步驟進行：首先，確定培訓項目各步驟之間的依賴關系；其次，估算單個工作包工時及制作七格圖（表）和緊前關系圖（表）確定浮動時間；最后，用關鍵路徑法制作關鍵路徑圖，用相關軟件繪制甘特圖。

一是緊前關系圖（表）與七格圖（表）。通過緊前關系圖（表）與七格圖（表）的繪制，可以確定項目各活動單元之間的依賴關系以及完成各活動單元之間的用時和浮動時間。表3 是B 企業(yè)項目經理培訓緊前關系表，表4 是B 企業(yè)項目經理培訓案例設計七格表。

表3 B 企業(yè)項目經理培訓緊前關系表

表4 B 企業(yè)項目經理培訓案例設計七格表

二是關鍵路徑法（CPM）與甘特圖。關鍵路徑是決定培訓項目工期的進度活動序列，是培訓項目中最長且浮動時間為0 的路徑，即使很小的浮動也可能直接影響整個培訓項目的最早完成時間，所以關鍵路徑的工期決定了整個培訓項目的工期。企業(yè)在培訓項目工作開展中，通過尋找關鍵路徑以及制作甘特圖，可以迅速找到培訓項目高效率完成的關鍵點。圖4 是B 企業(yè)項目經理培訓關鍵路徑，圖5 是B 企業(yè)項目經理培訓甘特圖。

圖4 B 企業(yè)項目經理培訓關鍵路徑

圖5 B 企業(yè)項目經理培訓甘特圖

第三，培訓項目成本管理。培訓項目成本管理要重點關注完成培訓項目所需資源以及資源成本，但同時也要考慮培訓管理者決策對培訓項目交付成果、培訓項目服務、維護成本和支持成本帶來的影響。表5 為B 企業(yè)項目經理培訓成本構成表。

表5 B 企業(yè)項目經理培訓成本構成表

第四，培訓項目質量管理。培訓項目質量管理對培訓項目至關重要，是培訓目的、目標是否能達到預期的關鍵。培訓項目質量管理工作應該遵從PDCA 循環(huán)，即以“計劃—執(zhí)行—檢查—改進”的步驟來持續(xù)往復進行，其中應用最多的方法為繪制魚骨圖。

第五，培訓項目人力資源管理。在企業(yè)培訓項目管理中，培訓項目通常以項目組的形式來運行，項目組成員可以來自同一部門或不同部門，合理的人力資源管理策略是項目高質量、高效率運轉的關鍵，通過使用責任分配矩陣（RACI）可以讓項目組成員明晰各自的工作內容及工作權限，進而對項目進行合理管控。

第六，培訓項目溝通管理。培訓項目溝通管理的目的是通過有效信息的交換來保證項目及相關方的信息需求得到充分滿足。

在企業(yè)培訓項目管理中，通常按照工作分解后的工作包進度安排進行溝通計劃安排，在有明確里程碑工作包溝通管理中，應遵循質量控制原則，采用會議形式并以會議管理手段進行高效溝通管理，溝通應有明確的產出方案和定性的結果。

第七，培訓項目風險管理。企業(yè)培訓項目多為臨時性的項目，在實際管理中會產生許多不確定風險并造成不確定的影響。運用合理的風險管理手段可以降低或避免風險的發(fā)生，使培訓項目按期完成。

企業(yè)風險管理應先進行風險識別，然后繪制風險矩陣圖，最后制定風險管理策略。常見風險管理策略為接受、緩解、轉移或避免。

第八，培訓項目采購管理。企業(yè)培訓項目采購管理通常按照企業(yè)相關采購制度執(zhí)行，資金審批、使用嚴格按照企業(yè)內控流程進行監(jiān)管。培訓主管部門只對供應商提供的教學資源、服務內容、服務質量、后期運營維護進行比對、篩選并確定中標單位。

第九，培訓項目干系人管理。培訓項目管理中決定項目能否及時推進和按期完成的關鍵要素之一是項目干系人對項目的介入程度，不同干系人對項目工期的影響不同，所以干系人管理同樣是項目管理中重要的一環(huán)。

企業(yè)培訓管理工作中，一般按照權利影響高低和利益高低對干系人進行劃分，然后針對干系人的分類制訂不同的溝通計劃來保證其期望符合預期。

第十，成果。項目管理方法在B 企業(yè)項目經理培訓中取得了一些成果，達到了預先設定的培訓目標，主要表現(xiàn)在培訓項目滿意度提升、學員考試通過率達到100%和培訓成本節(jié)約等方面。

一是滿意度提升。培訓項目管理輸出的產品為課程，質量管理輸出的結果以滿意度為主，B企業(yè)通過在培訓課程開發(fā)設計中加強案例設計深度和廣度、更新研討模式等，提升了參訓學員對培訓項目的滿意度及考試的通過率。

二是培訓成本節(jié)約。 B 企業(yè)項目經理培訓項目采用線上線下相結合的授課模式，開發(fā)了課程直播、回看服務，充分利用了職工閑暇時間，降低了培訓項目的部分人工成本。

以B 企業(yè)職工日平均工時費A 元為例，會服人員日平均工時費B 元，通過收看某培訓項目直播和錄播的人數(shù)為C，則節(jié)約的人工成本為A×C 元。

3 結語

項目管理是解決培訓項目過程管理存在問題的關鍵途徑和手段，是減少或避免培訓項目風險的重要抓手，是培訓項目高質量、高效率運行的重要保障。企業(yè)項目管理水平是企業(yè)綜合管理水平的體現(xiàn)，企業(yè)管理者只有不斷完善企業(yè)項目管理體系建設，出臺配套項目管理制度，并充分發(fā)揮“文化”和“績效考核”一軟一硬兩支指揮棒的作用，才能發(fā)揮項目管理最大價值。