王敏

［摘 要］電算化是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等應(yīng)用到業(yè)務(wù)處理中的簡(jiǎn)稱(chēng)。會(huì)計(jì)電算化不僅是使用電子計(jì)算機(jī)代替原本人工的部分工作，還是將原本以會(huì)計(jì)工作人員為核心的會(huì)計(jì)工作轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訒?huì)計(jì)平臺(tái)為基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)管理模式。電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生了重要影響，同樣在會(huì)計(jì)電子檔案管理方面也有極大影響。基于此，文章分析電算化對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理的影響，并提出電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)電子檔案管理的對(duì)策，以維護(hù)會(huì)計(jì)檔案的安全。

［關(guān)鍵詞］電算化；會(huì)計(jì)電子檔案；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.14.019

［中圖分類(lèi)號(hào)］F232；G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）14-0058-03

0? ? ?引 言

新時(shí)期，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，電算化平臺(tái)為會(huì)計(jì)電子檔案管理提供了新契機(jī)，會(huì)計(jì)檔案管理的電算化也成為會(huì)計(jì)領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢(shì)。在這一形勢(shì)下，無(wú)論是企業(yè)還是行政單位、事業(yè)組織機(jī)構(gòu)等，又或者是會(huì)計(jì)從業(yè)人員，均須根據(jù)行業(yè)的發(fā)展變化需求進(jìn)行必要的調(diào)整。但縱觀國(guó)內(nèi)各社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案管理狀況，會(huì)計(jì)檔案管理仍然以傳統(tǒng)方式為主。相對(duì)而言，在會(huì)計(jì)檔案管理中，電算化平臺(tái)的運(yùn)用程度有限，甚至許多工作人員沒(méi)有掌握電算化平臺(tái)的運(yùn)用技巧，這就導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案管理效果不理想?；诖?，本文主要從電算化視角出發(fā)，分析其對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理的影響，提出會(huì)計(jì)電子檔案管理的路徑，希望能提供一些新的參考。

1? ? ?電算化對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理的影響

1.1? ?對(duì)會(huì)計(jì)人員工作的影響

對(duì)于會(huì)計(jì)崗位工作人員而言，崗位的基本工作內(nèi)容是會(huì)計(jì)相關(guān)內(nèi)容，會(huì)計(jì)檔案管理同樣屬于會(huì)計(jì)崗位的基本工作之一。電算化未普及之前，會(huì)計(jì)相關(guān)的檔案大都以實(shí)體的形式保存。這個(gè)階段，會(huì)計(jì)工作人員進(jìn)行檔案管理的重點(diǎn)包括如下幾個(gè)方面：保證本企業(yè)或者本單位的會(huì)計(jì)檔案完整，并且所有收錄的會(huì)計(jì)檔案均符合會(huì)計(jì)檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)；建立檔案的保存及管理體系，所有處于保存時(shí)間內(nèi)的檔案均能夠被快速查詢(xún)，并且能夠在更長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)保持完整。而檔案實(shí)現(xiàn)電子化后，檔案管理工作將出現(xiàn)巨大的變化。首先，在電子檔案要求較為明確的情況下，會(huì)計(jì)工作人員無(wú)須對(duì)收錄的檔案進(jìn)行檢查，一般情況下，通過(guò)平臺(tái)審核的所有檔案均屬于符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案。另外，與傳統(tǒng)的實(shí)體類(lèi)型檔案相比，會(huì)計(jì)電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)更長(zhǎng)時(shí)間、更為完整的保存，實(shí)體檔案在長(zhǎng)期保存過(guò)程中可能出現(xiàn)損壞等情況，但在信息存儲(chǔ)設(shè)備并未受到損壞，或信息存在備份的情況下，電子檔案的安全性能夠得到更充分的保證［1］。因此，會(huì)計(jì)人員無(wú)須定期到檔案室查看，減少了工作量。

1.2? ?對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的影響

傳統(tǒng)以實(shí)體為主的會(huì)計(jì)檔案在保存過(guò)程中不易出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)，即使出現(xiàn)，安全風(fēng)險(xiǎn)能夠形成的影響相對(duì)較小，主要原因在于傳統(tǒng)的實(shí)體檔案查詢(xún)相對(duì)較為困難，即便存在刻意盜竊會(huì)計(jì)檔案的行為，盜竊行為本身不僅需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，行為發(fā)生過(guò)程中被發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較高。同時(shí)，由于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案本身的實(shí)體性特征，其被大量盜竊的風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較低。而會(huì)計(jì)電子檔案則不同，電子檔案占據(jù)的空間相對(duì)較小，一旦發(fā)生信息泄露，則可能導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)及信息流出。會(huì)計(jì)電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)在日常工作中主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：①用于存儲(chǔ)信息的設(shè)備存在相對(duì)較高的損壞風(fēng)險(xiǎn)，一旦設(shè)備損壞，則可能導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)信息消失，甚至?xí)蛟O(shè)備損壞，檔案信息無(wú)法完全復(fù)原，可以說(shuō)，依托設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案信息發(fā)生不可逆遺失的風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較高，且影響更大［2］。②電子檔案的安全需要以信息及時(shí)及完整備份為基礎(chǔ)，每日產(chǎn)生的全新電子檔案在企業(yè)或單位規(guī)范備份的情況下，安全性能夠得到較為充分的保證，但從實(shí)際工作情況來(lái)看，大部分財(cái)務(wù)管理人員并未對(duì)會(huì)計(jì)檔案的備份情況進(jìn)行每日及時(shí)檢查，而檔案錄入相關(guān)人員同樣經(jīng)常出現(xiàn)信息錄入、備份不及時(shí)的情況，大大增加了信息安全隱患。③部分企業(yè)或單位進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞輹r(shí)，采用的備份方式是完全手動(dòng)備份，這種手動(dòng)備份的方式可能導(dǎo)致備份數(shù)據(jù)并不準(zhǔn)確，不準(zhǔn)確的信息保存效果無(wú)法得到

保證［3］。

1.3? ?對(duì)電子檔案信息遷移的影響

電算化對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的信息遷移有顯著影響。電子檔案的信息遷移是指電子檔案信息由指定平臺(tái)或系統(tǒng)向其他應(yīng)用系統(tǒng)導(dǎo)入，目的是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的更好保存和利用。當(dāng)前，很多電子信息平臺(tái)已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)平臺(tái)中所有數(shù)據(jù)的完整導(dǎo)出，因此在信息導(dǎo)出階段完整性方面問(wèn)題相對(duì)較少。而信息遷移的主要問(wèn)題出現(xiàn)在信息導(dǎo)入新平臺(tái)階段。信息導(dǎo)入時(shí)選擇標(biāo)簽錯(cuò)誤及存儲(chǔ)位置錯(cuò)誤等情況，均可能使原本數(shù)據(jù)在新平臺(tái)當(dāng)中無(wú)法正常使用。平臺(tái)調(diào)整產(chǎn)生的信息轉(zhuǎn)換及使用問(wèn)題需要由更為有效的監(jiān)督及管理手段予以避免，因此，在信息平臺(tái)調(diào)整或者大量信息整體整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)由具有專(zhuān)業(yè)能力的管理人員進(jìn)行整體性把控。但是，很多企業(yè)及組織的財(cái)務(wù)管理工作人員在信息管理方面的專(zhuān)業(yè)能力較為欠缺，管理人員本身專(zhuān)業(yè)能力不足，加之管理標(biāo)準(zhǔn)及制度的欠缺，使得信息進(jìn)行大幅度遷移時(shí)可能出現(xiàn)信息完整性受損的

問(wèn)題［4］。

2? ? ?電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)電子檔案管理的對(duì)策

2.1? ?培養(yǎng)復(fù)合型人才

隨著科技的進(jìn)步，會(huì)計(jì)電子檔案管理成為大勢(shì)所趨，這要求會(huì)計(jì)檔案管理人員既熟悉檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又掌握一定的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、法律等相關(guān)知識(shí)，還要具備一定的文字綜合能力、口頭表達(dá)能力及問(wèn)題分析能力［5］。然而，許多單位財(cái)務(wù)部門(mén)人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)單一，缺乏復(fù)合型財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人才，尤其缺少計(jì)算機(jī)管理、檔案專(zhuān)業(yè)等方面的高級(jí)人才，現(xiàn)有的員工隊(duì)伍存在知識(shí)面窄的問(wèn)題，無(wú)法滿(mǎn)足電算化時(shí)代會(huì)計(jì)檔案管理的電子化需求。另外，會(huì)計(jì)電算化時(shí)代，會(huì)計(jì)工作人員不僅需要掌握會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)能力，還需要掌握該崗位其他必備的知識(shí)和技能，包括管理學(xué)、檔案學(xué)以及電子信息相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能［6］。基于此，企業(yè)或其他單位就需要加強(qiáng)復(fù)合型會(huì)計(jì)人才培養(yǎng)，在人才培養(yǎng)方面應(yīng)堅(jiān)持內(nèi)部培訓(xùn)、外部合作教育相結(jié)合的原則。其中，在內(nèi)部培訓(xùn)方面，單位需要面向會(huì)計(jì)檔案管理人員開(kāi)展計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)、信息系統(tǒng)應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，還可以聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜疫M(jìn)單位給檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)工作，面對(duì)面?zhèn)魇跁?huì)計(jì)檔案管理技能、檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用技能等，為其提供學(xué)習(xí)資料，鼓勵(lì)其自學(xué)，提升其專(zhuān)業(yè)能力。在外部合作培養(yǎng)方面，單位可以與高校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等建立起合作關(guān)系，組織會(huì)計(jì)檔案管理人員前往高校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案信息化管理技能等［7］。此外，在開(kāi)展好崗位培訓(xùn)基礎(chǔ)上進(jìn)行培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)，評(píng)估出優(yōu)秀的會(huì)計(jì)檔案管理者，組建起全新的會(huì)計(jì)電子檔案管理隊(duì)伍，實(shí)行專(zhuān)崗專(zhuān)責(zé)，確保會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量，更好地順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化趨勢(shì)。

2.2? ?增強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性和安全防范意識(shí)

首先，用于會(huì)計(jì)電子檔案存儲(chǔ)的設(shè)備必須具有較強(qiáng)的安全性，能夠在長(zhǎng)期使用過(guò)程中保持設(shè)備本身的穩(wěn)定性，并且即便設(shè)備出現(xiàn)使用方面的問(wèn)題，設(shè)備內(nèi)部的信息安全應(yīng)當(dāng)依然能夠得到保證，能夠在符合規(guī)范的基礎(chǔ)上較為完整地導(dǎo)出［8］。會(huì)計(jì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合如下3項(xiàng)基本要求。①會(huì)計(jì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的主要使用特征在于設(shè)備使用的頻率較低，一般需要進(jìn)行長(zhǎng)期存儲(chǔ)，并且大量存儲(chǔ)會(huì)計(jì)電子檔案的設(shè)備需要在同一空間中存放，因此，根據(jù)上述使用特點(diǎn)，用于存儲(chǔ)會(huì)計(jì)電子檔案的設(shè)備需要具有耐腐蝕、耐磨損、防潮防火以及防蟲(chóng)等功能，即在長(zhǎng)期存儲(chǔ)的情況下，設(shè)備依然能夠維持較強(qiáng)的穩(wěn)定性，同時(shí)在環(huán)境變化的情況下，設(shè)備的物理屬性同樣能夠保持基本的穩(wěn)定。②會(huì)計(jì)電子檔案同樣屬于會(huì)計(jì)檔案，即屬于企業(yè)機(jī)密類(lèi)型的檔案，因此在檔案保存過(guò)程中必須保證電子檔案的安全性，考慮到該種要求，一般情況下應(yīng)當(dāng)避免使用泄漏風(fēng)險(xiǎn)更高的電子平臺(tái)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案，而應(yīng)當(dāng)使用專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)用于存放存儲(chǔ)設(shè)備的空間需要提高安保等級(jí)，保證空間24 h均處于全面監(jiān)控當(dāng)中，從而避免出現(xiàn)信息泄露等問(wèn)題。③即便是質(zhì)量較好、穩(wěn)定性較高的存儲(chǔ)設(shè)備，在長(zhǎng)期使用后，介質(zhì)的存儲(chǔ)效果同樣會(huì)有一定程度的降低，部分存儲(chǔ)設(shè)備外觀雖然并未發(fā)生較大改變，但內(nèi)部結(jié)構(gòu)已經(jīng)發(fā)生較大的變化，甚至在外觀正常的情況下，內(nèi)部的部分信息已經(jīng)出現(xiàn)部分遺失的現(xiàn)象，因此長(zhǎng)期保存的設(shè)備必須定期更換，所有設(shè)備均應(yīng)當(dāng)明確使用時(shí)間及使用周期，并根據(jù)使用周期定期更換［9］。

對(duì)于使用次數(shù)相對(duì)較少的會(huì)計(jì)檔案，一般主要通過(guò)實(shí)體的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，但依然會(huì)有大量使用頻率較高的檔案需要通過(guò)電子平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)。與并不對(duì)外開(kāi)放的存儲(chǔ)設(shè)備相比，電子平臺(tái)存儲(chǔ)面臨的安全問(wèn)題更為突出［10］?？紤]到電子平臺(tái)存儲(chǔ)信息時(shí)存在的安全風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)或其他單位在電子平臺(tái)使用過(guò)程中必須符合如下基本要求。①不斷提高電子平臺(tái)的操作要求，如登錄平臺(tái)、使用平臺(tái)以及修改信息均需要提供相應(yīng)的密碼。較為先進(jìn)的平臺(tái)不僅需要使用者提供密碼，還需要使用者在使用過(guò)程中提供生物密碼，未經(jīng)企業(yè)或者單位授權(quán)的人員嚴(yán)禁登錄會(huì)計(jì)相關(guān)平臺(tái)，且任何群體一旦未經(jīng)授權(quán)登錄會(huì)計(jì)平臺(tái)，平臺(tái)不僅應(yīng)當(dāng)直接阻止未經(jīng)授權(quán)的操作，同時(shí)應(yīng)當(dāng)向管理中心提供相應(yīng)的警報(bào)，促使管理人員進(jìn)一步提高操作的安全性。②電子平臺(tái)存在一定的被外來(lái)入侵的風(fēng)險(xiǎn)，因此對(duì)電子平臺(tái)而言，需要定期自檢，避免出現(xiàn)被植入外來(lái)指令等情況，與一般功能的電子平臺(tái)相比，用于會(huì)計(jì)電子檔案管理的電子平臺(tái)必須提高自檢的頻率，并且系統(tǒng)的自檢相對(duì)一般系統(tǒng)需要更加深入，且平臺(tái)本身對(duì)終端操作應(yīng)當(dāng)能夠進(jìn)行一定程度的自我管理，平臺(tái)的監(jiān)控模塊能夠?qū)K端的操作情況進(jìn)行主動(dòng)的檢測(cè)與記錄。

2.3? ?建立起精細(xì)化的會(huì)計(jì)電子檔案管理制度

現(xiàn)實(shí)情況表明，隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)檔案管理中不斷發(fā)揮作用，會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制正朝著精細(xì)化方向發(fā)展。目前，我國(guó)許多企事業(yè)單位及行政單位已經(jīng)開(kāi)始開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理制度革新工作，引入精細(xì)化的會(huì)計(jì)檔案管理理念，避免出現(xiàn)各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，確保會(huì)計(jì)電子檔案管理朝著穩(wěn)定目標(biāo)前進(jìn)［11］?；诖?，我國(guó)一些企業(yè)、行政事業(yè)單位等應(yīng)大力引進(jìn)精細(xì)化管理理念，率先開(kāi)展會(huì)計(jì)電子檔案精細(xì)化管理工作，形成新的檔案管理制度。其主要可遵循四步走戰(zhàn)略，具體如下：一是引進(jìn)“6S”管理理念，注重整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全等六要素。二是重點(diǎn)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案安全保障，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案記錄著單位的重要信息，必須將檔案安全工作作為重中之重。比如，做好硬件設(shè)備安全保障，引入先進(jìn)的高端服務(wù)器、數(shù)據(jù)交換機(jī)、路由器、光纖設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備等。三是注重軟件設(shè)備安全建設(shè)，構(gòu)建起基于檔案信息安全保護(hù)的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)網(wǎng)、信息安全監(jiān)控系統(tǒng)等，從而確保數(shù)字檔案館檔案信息的安全性。四是推動(dòng)會(huì)計(jì)電子檔案管理工作的考核，健全考核指標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)工作過(guò)程考核與結(jié)果考核相關(guān)聯(lián)。五是注重會(huì)計(jì)檔案的交接管理，確保檔案移交流程精細(xì)化、規(guī)范化，同時(shí)建立起可追溯機(jī)制。例如，移交會(huì)計(jì)檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年份、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容，移交時(shí)做好工作責(zé)任人簽名，方便責(zé)任

追溯［12］。

3? ? ?結(jié)束語(yǔ)

會(huì)計(jì)信息是保證單位財(cái)務(wù)管理有效開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，而為了保證單位會(huì)計(jì)信息真實(shí)、準(zhǔn)確，就要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視。使用電算化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化、數(shù)字化、電子化，不僅需要前臺(tái)的跟進(jìn)和努力，更加需要后臺(tái)的優(yōu)化及提升。單位在制定會(huì)計(jì)工作人員崗位要求及崗位規(guī)則時(shí)，需要根據(jù)當(dāng)前電算化平臺(tái)以及系統(tǒng)發(fā)展的基本情況對(duì)會(huì)計(jì)崗位工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，并建立新的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，盡快建立起復(fù)合型會(huì)計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性和管理人員安全防范意識(shí)，建立起精細(xì)化的會(huì)計(jì)檔案管理制度，更好地推動(dòng)會(huì)計(jì)電子檔案管理工作高質(zhì)量開(kāi)展。

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［收稿日期］2023-01-08