譚健榮

（廣州地鐵集團(tuán)有限公司，廣東 廣州 510330）

1 知識(shí)管理與傳統(tǒng)檔案編研服務(wù)

在傳統(tǒng)的檔案編研服務(wù)中，工作方法通常為：①按照編研方向?qū)n案進(jìn)行收集、分類；②將收集到的內(nèi)容編成冊(cè)，放入各檔案中，供收藏保管和利用；③對(duì)它們進(jìn)行分類和整合，以便能夠?yàn)樽x者提供更有價(jià)值的信息。傳統(tǒng)的檔案匯編和研究工作主要通過(guò)紙質(zhì)文件和電子材料傳遞信息并加以保存。知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)的收集、傳遞、儲(chǔ)存和應(yīng)用的綜合管理，即圍繞知識(shí)的形成和獲取、傳遞和交換過(guò)程進(jìn)行的一系列管理活動(dòng)。知識(shí)管理是組織中所有人掌握的有關(guān)知識(shí)或技能的信息的挖掘、分類、集成和共享。目前學(xué)術(shù)界比較認(rèn)可的定義是：知識(shí)管理是指一個(gè)組織將其所有的信息資產(chǎn)和資源轉(zhuǎn)化為以新產(chǎn)品、新服務(wù)為導(dǎo)向的創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的過(guò)程。知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)的形成、傳播和共享等活動(dòng)的全面管理。

1.1 知識(shí)管理以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)

目前，新技術(shù)的出現(xiàn)，如人工智能、云存儲(chǔ)技術(shù)等，為知識(shí)管理提供了良好的技術(shù)基礎(chǔ)。此外，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)的應(yīng)用，也在很大程度上改變了人們傳統(tǒng)的信息獲取方式，使人們能夠方便地搜索和傳輸知識(shí)資源。因此，在傳統(tǒng)的檔案編研工作中，利用新興技術(shù)不僅可以對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件和各種原始資料的高效管理。

1.2 知識(shí)管理推動(dòng)信息技術(shù)的發(fā)展

知識(shí)管理在我國(guó)已經(jīng)確立為國(guó)家戰(zhàn)略，國(guó)家發(fā)改委也將發(fā)展知識(shí)管理作為促進(jìn)企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的重要措施之一。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的存儲(chǔ)、處理和傳輸方式發(fā)生了很大的變化，如： 從傳統(tǒng)的集中式存儲(chǔ)模式到分布式存儲(chǔ)，從單向傳輸模式到雙向交互模式，從以模擬電路技術(shù)為核心的模擬時(shí)代，到以數(shù)字電路技術(shù)為核心的數(shù)字時(shí)代。在此過(guò)程中，開(kāi)發(fā)了知識(shí)管理。在檔案編研服務(wù)中實(shí)施知識(shí)管理，可以提高檔案編研信息化水平，也可以促進(jìn)檔案編研工作的不斷完善。比如我國(guó)許多著名高校和科研院所，科研實(shí)力相對(duì)雄厚，學(xué)術(shù)水平和專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備豐富，擁有眾多優(yōu)秀的科研人員和高素質(zhì)人才。在檔案編研工作中整合這些資源，可以有效提高檔案編研工作的質(zhì)量和效率，使之為科研人員提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。

1.3 知識(shí)管理具有較強(qiáng)的創(chuàng)新性和開(kāi)放性

知識(shí)管理活動(dòng)是一個(gè)完整的系統(tǒng)，不僅包括知識(shí)的收集、加工和存儲(chǔ)，還包括知識(shí)的學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新。在傳統(tǒng)的檔案編研工作中，涉及的主要內(nèi)容有：檔案信息資源、檔案編研成果、檔案信息資源與社會(huì)發(fā)展和讀者需求的關(guān)系等?？梢哉f(shuō)，檔案信息資源是指能夠反映歷史發(fā)展進(jìn)程和社會(huì)文明進(jìn)步的文字資料、圖像、視聽(tīng)等多媒體資料和各種數(shù)據(jù)資料，以及反映客觀世界及其規(guī)律的各種數(shù)據(jù)資料，以及其他與檔案相關(guān)的結(jié)果、作品。編研成果是指檔案工作者加工整理原始文獻(xiàn)形成的各種研究報(bào)告、專著或論文。然而，在現(xiàn)實(shí)中，一些單位為了體現(xiàn)自身的職能，在編制和研究工作中，往往只注重一些重要成果的編寫(xiě)和展示。但是，過(guò)時(shí)或無(wú)效、難以重用或無(wú)法直接使用的信息資源沒(méi)有得到充分利用?？梢哉f(shuō)，這類問(wèn)題缺乏完善有效的解決辦法。因此，要使知識(shí)管理成為傳統(tǒng)檔案科研服務(wù)體系的組成部分，充分發(fā)揮其作用和價(jià)值，就必須重視對(duì)知識(shí)管理理念和方法的理解和運(yùn)用。

知識(shí)管理的目標(biāo)之一是能夠與讀者進(jìn)行交流，并在傳統(tǒng)的檔案匯編和研究中為他們提供相關(guān)信息。在新形勢(shì)下，只有充分認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理理論對(duì)傳統(tǒng)檔案編研服務(wù)的積極影響及其對(duì)推動(dòng)傳統(tǒng)編研工作發(fā)展的重要意義，才能更好地利用這一理論提升傳統(tǒng)檔案編研服務(wù)能力。

2 國(guó)內(nèi)知識(shí)管理與傳統(tǒng)檔案編研服務(wù)的現(xiàn)狀情況

2.1 關(guān)于知識(shí)管理的理論研究

目前，我國(guó)對(duì)知識(shí)管理的研究主要集中在其概念、特征和類型上，尚未形成較為系統(tǒng)的理論體系。此外，知識(shí)管理理論對(duì) “知識(shí)庫(kù)” 和 “信息系統(tǒng)”的理論探討還存在很大的不足。在當(dāng)前“知識(shí)庫(kù)”的研究背景下，知識(shí)管理理論研究在整體上取得了一定的成果，但在實(shí)際應(yīng)用中仍存在諸多不足。例如，很少有關(guān)于“知識(shí)庫(kù)”的文獻(xiàn)進(jìn)行深入討論。二是缺乏對(duì)信息系統(tǒng)中知識(shí)管理與信息系統(tǒng)關(guān)系的研究。值得注意的是，在將知識(shí)管理理念融入檔案研究服務(wù)工作時(shí)，還應(yīng)明確以下幾點(diǎn)：首先，要明確檔案研究服務(wù)本身屬于知識(shí)管理工作的范疇之一，而不是將知識(shí)管理和檔案研究工作完全分開(kāi)。其次，在創(chuàng)新檔案研究服務(wù)時(shí)，有必要考慮對(duì)社會(huì)環(huán)境的影響。最后，要重視對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源的合理整合，重視對(duì)其知識(shí)價(jià)值的開(kāi)發(fā)和利用。

2.2 傳統(tǒng)編研方式與當(dāng)前用戶需求之間存在較大差異

目前，我國(guó)傳統(tǒng)的編研方式與當(dāng)前的用戶需求存在較大差異，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，用戶需求呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)，呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)性特征。由于檔案信息資源是一種靜態(tài)資源，難以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)變化，因而不能滿足用戶多樣化、動(dòng)態(tài)性的要求。在這種情況下，需要對(duì)傳統(tǒng)的編研方法進(jìn)行創(chuàng)新；其次，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用缺乏科學(xué)性。目前，用戶對(duì)知識(shí)管理的理解和重視程度不夠，將對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用產(chǎn)生一定的影響。例如：有的單位不重視知識(shí)管理或錯(cuò)誤地應(yīng)用知識(shí)管理的思想和方法，有的單位把知識(shí)管理當(dāng)作是錦上添花的一種；最后，檔案研究工作缺乏主動(dòng)性。由于我國(guó)尚未形成比較完善的制度體系和組織結(jié)構(gòu)，編輯科研人員的主動(dòng)性較低，對(duì)編輯科研事業(yè)的發(fā)展起到了一定的阻礙作用。

2.3 傳統(tǒng)編研方式仍有較大缺陷

由于檔案沒(méi)有完全掌握檔案信息資源，只能根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理和匯總。由于檔案在不同階段的編研存在差異，傳統(tǒng)的 “后編”服務(wù)方式不能完全滿足當(dāng)前用戶的需求。其次，傳統(tǒng)的檔案編研服務(wù)往往存在一定的滯后性，使得無(wú)法及時(shí)跟蹤用戶需求的變化，更新完善信息資源，進(jìn)一步探索創(chuàng)新產(chǎn)品。最后，由于傳統(tǒng)的檔案編研工作受時(shí)間因素影響較大，導(dǎo)致編研產(chǎn)品也存在一定的局限性，難以滿足當(dāng)前新形勢(shì)下的用戶需求。根據(jù)對(duì)上述情況的分析可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案的編研主要存在兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是難以充分挖掘和利用當(dāng)前的用戶需求。由于現(xiàn)階段對(duì)信息資源的控制力度越來(lái)越大，一些深層次的信息沒(méi)有得到充分利用；二是知識(shí)的價(jià)值不能得到充分利用。由于編研工作中使用的內(nèi)容相對(duì)單一，局限性較強(qiáng)，知識(shí)的價(jià)值不能得到充分發(fā)揮?？傊?，傳統(tǒng)的檔案編研工作雖然存在重大缺陷，但在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展背景下具有很強(qiáng)的優(yōu)越性。因此，有必要對(duì)傳統(tǒng)的檔案編研工作進(jìn)行創(chuàng)新利用，以更好地發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。

3 知識(shí)管理在檔案編研中的優(yōu)勢(shì)

在檔案編制和研究過(guò)程中，知識(shí)管理被廣泛應(yīng)用，包括文獻(xiàn)管理、檔案信息資源管理、知識(shí)倉(cāng)庫(kù)管理等。這些方法和理論可以在檔案匯編和研究中發(fā)揮良好的作用。在新時(shí)期，創(chuàng)新運(yùn)用知識(shí)管理也成為檔案研究的發(fā)展趨勢(shì)。首先，從技術(shù)層面看，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，為知識(shí)管理提供了更為廣闊的舞臺(tái)。例如，知識(shí)共享平臺(tái)和信息終端都可以成為知識(shí)管理過(guò)程中使用的重要方法。其次，從人員層面看，檔案編輯、研究人員在以往的工作中，主要是把文字資料作為匯編、研究資料。在新的形勢(shì)下，檔案編研工作者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)整合和關(guān)聯(lián)各種編研資源，可以大大提高檔案編研工作的效率。再次，從知識(shí)共享的角度來(lái)看，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)資源共享，可以為用戶提供更好、更便捷的服務(wù)。這一優(yōu)勢(shì)還體現(xiàn)在傳統(tǒng)的檔案編輯和研究服務(wù)上，例如能夠在互聯(lián)網(wǎng)上檢索相應(yīng)的匯編和研究文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)庫(kù)和其他信息。此外，通過(guò)上述兩個(gè)層次所需資源的整合和關(guān)聯(lián)，也可以實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息、技術(shù)信息等資源的共享。最后，從創(chuàng)新的角度來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案編研工作存在一定的弊端，如全過(guò)程重復(fù)勞動(dòng)，會(huì)導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。另一方面，知識(shí)管理可以為傳統(tǒng)工作帶來(lái)創(chuàng)新價(jià)值。通過(guò)檔案信息資源的整合與關(guān)聯(lián)，可以在一定程度上提高工作效率。最后，它還可以滿足用戶對(duì)定制內(nèi)容和個(gè)性化內(nèi)容的需求。這在一定程度上避免了重復(fù)勞動(dòng)和資源浪費(fèi)的問(wèn)題。

4 將知識(shí)管理應(yīng)用于檔案編研中的必要性

在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，檔案編研工作的服務(wù)對(duì)象發(fā)生了變化，對(duì)檔案編研工作人員的要求也隨之提高。目前，傳統(tǒng)的檔案編研工作存在著效率低、效果差等問(wèn)題。知識(shí)管理可以幫助檔案編輯和研究工作者在原有知識(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，使其獲得更高的效率和質(zhì)量，對(duì)提高檔案編研質(zhì)量具有重要作用。此外，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)的背景下，知識(shí)管理與傳統(tǒng)檔案研究服務(wù)之間的聯(lián)系正在逐漸增加。兩者相輔相成，可以互相促進(jìn)和完善。因此，在新形勢(shì)下將知識(shí)管理運(yùn)用到檔案編研工作中，有利于促進(jìn)傳統(tǒng)檔案編研服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變和現(xiàn)代編研服務(wù)模式的形成，從而進(jìn)一步提高我國(guó)檔案編研工作的效果和水平。

5 創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案編研工作模式提升服務(wù)質(zhì)量

5.1 加強(qiáng)對(duì)檔案編研工作人員素質(zhì)能力的培養(yǎng)

檔案編研工作主要表現(xiàn)為一種檔案利用服務(wù)，提高檔案編研工作人員素質(zhì)能力是關(guān)鍵。在實(shí)操的過(guò)程中，存在很多檔案編研人員缺乏相應(yīng)專業(yè)知識(shí)的情況，為保證知識(shí)管理能與檔案編研結(jié)合，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案編研隊(duì)伍素質(zhì)能力的建設(shè)。一是要從實(shí)際考慮，制定關(guān)鍵崗位人員和崗位職責(zé)，明確責(zé)任范圍，并對(duì)其進(jìn)行相關(guān)能力的培訓(xùn)；二是要將知識(shí)管理與傳統(tǒng)檔案編研工作相互結(jié)合，組織相關(guān)人員調(diào)研學(xué)習(xí)與同行討論交流；三是要鼓勵(lì)檔案編研工作人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和最新的行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)等。

5.2 創(chuàng)新編研服務(wù)模式

大多數(shù)檔案編研者對(duì)傳統(tǒng)的檔案編研工作都沒(méi)有形成較為完善的知識(shí)體系并進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的共享或進(jìn)行業(yè)務(wù)工作的交流，為此建議在實(shí)際檔案編研工作的過(guò)程中應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)資源或信息資源進(jìn)行共享。通過(guò)將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案編研服務(wù)相結(jié)合，構(gòu)建一個(gè)便捷、有效的互聯(lián)平臺(tái)。通過(guò)使用人工智能的功能，分析相關(guān)資源情況，聯(lián)通關(guān)聯(lián)信息與數(shù)據(jù)，從而使用戶能通過(guò)需求的特征進(jìn)行檔案編研，形成個(gè)性化編研成果，并且能夠達(dá)到動(dòng)態(tài)更新。

當(dāng)前，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案編研服務(wù)模式已不能滿足當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求。在新形勢(shì)下，知識(shí)管理已成為提高檔案編研服務(wù)能力的主要手段。與傳統(tǒng)檔案編研工作的有機(jī)結(jié)合，可以大大提高檔案編研工作的效率、質(zhì)量和效果。創(chuàng)新運(yùn)用知識(shí)管理，可以有效提高檔案編研服務(wù)能力，將知識(shí)管理融入檔案編研服務(wù)之中，可以在一定程度上改善傳統(tǒng)檔案編研服務(wù)模式存在的問(wèn)題，充分發(fā)揮知識(shí)管理的作用。因此，相關(guān)人員應(yīng)高度重視和加強(qiáng)創(chuàng)新運(yùn)用知識(shí)管理的研究力度，以提升傳統(tǒng)檔案編研服務(wù)能力，切實(shí)保證新形勢(shì)下通過(guò)運(yùn)用知識(shí)管理提高檔案編研服務(wù)質(zhì)量和效率。同時(shí)，要確保知識(shí)管理在具體實(shí)施過(guò)程中能夠得到充分的發(fā)揮，真正實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和運(yùn)用知識(shí)管理提高傳統(tǒng)檔案科研服務(wù)能力的目標(biāo)。需要注意的是，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，要保證知識(shí)管理與傳統(tǒng)的檔案編研服務(wù)模式之間不發(fā)生矛盾。只有這樣，兩者才能有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展、共同進(jìn)步。