〔摘 要〕以菲律賓某冶煉廠改造工程為例，介紹了該海外工程總承包項目的綜合部（國內(nèi)部分）的崗位設置及其職責范圍，分析了海外EPC項目綜合部工作與國內(nèi)EPC項目管理的類似部分和不同部分，總結了該項目實施過程中的經(jīng)驗，并針對該項目綜合管理過程中遇到的問題給出了優(yōu)化建議。

〔關鍵詞〕海外EPC項目； 項目管理；綜合管理

中圖分類號：F426 ? 文獻標志碼：B文章編號：1004-4345（2023）05-005１-04

Analysis on the Optimization of Integrated Management of Overseas Engineering

General Contract Project

LIANG Xiaowen

（China Nerin Engineering Co.， Ltd.， Nanchang， Jiangxi 330038， China）

Abstract? Taking the renovation project of a smelter in the Philippines as an example， this paper introduces the job setting and scope of responsibilities of the general affairs department （domestic sector） of the overseas general contract project， analyzes the similar and different works of the general affairs department of the overseas EPC project and the project management of the domestic EPC project， summarizes the experience in the project implementation period， and provides optimization suggestions for the problems encountered in the integrated management? of the project.

Keywords? overseas EPC project; project management; integrated management

在經(jīng)濟全球化的今天，中國在世界經(jīng)濟中的地位日漸重要。作為實施“走出去”戰(zhàn)略的主要形式之一，我國海外承包工程發(fā)展迅猛。由于海外總承包項目的實施地在國外，這使得項目管理綜合事務的內(nèi)容更為廣泛，且涉及國內(nèi)、國外兩地。國內(nèi)事務的管理職責除包含一般項目常見的工作外，還包括對外聯(lián)絡、翻譯、協(xié)助報建、護照簽證、保險購買、出入境行程、視頻會議、云儲存管理、公共關系、國內(nèi)物資采買及分配等。因此，充分重視并做好海外工程總承包項目綜合事務（國內(nèi)）職責，對項目順利推進具有重要意義。本文擬以某海外項目為例，對該項目綜合部國內(nèi)部分的工作進行分析，從而總結經(jīng)驗，優(yōu)化類似海外EPC項目項目管理綜合管理部分的工作流程和工作效率。

1? ?某國外項目綜合部工作概況

1.1? 項目概況

菲律賓某銅冶煉廠于1983年建成投產(chǎn)，設計陰極銅的年產(chǎn)量為138 kt。經(jīng)過多次改造，目前該廠銅精礦處理能力為720 kt/a，年產(chǎn)陰極銅176 kt。2013年，中國瑞林工程技術股份有限公司（以下簡稱“中國瑞林”）與該冶煉廠簽定工程總承包合同，將銅精礦處理能力提高到約1 330 kt/a。

1.2? 綜合部工作基本情況

該項目總承包合同簽訂生效組建項目部伊始，綜合部即作為項目部的重要組成部分設立，主要負責項目管理綜合事務。綜合部全程參與了該項目的實施全過程，包括自組建起至投料生產(chǎn)、調試保駕全周期約為2年8個月。綜合部的工作內(nèi)容分為國內(nèi)（Off-shore）和國外（On-shore）兩部分，本文主要針對國內(nèi)部分進行討論。

1.3? 綜合部（國內(nèi)部分）人力資源情況

按工作內(nèi)容劃分，綜合部（國內(nèi)部分）先后確定崗位16個，包括指定聯(lián)系人、圖紙管理、文件歸檔、RFI管理、云儲存管理、協(xié)助報建、文字翻譯、出境組團、簽證辦理、機票預訂、物資分配、費用統(tǒng)計、國內(nèi)采買、人員招聘、會議接待和日常后勤。

在項目周期內(nèi)，國內(nèi)綜合部的工作強度不斷變化，所需人力資源也不同。因此，崗位設定隨現(xiàn)場施工進度時增時減，并非一定同時存在。每個崗位工作內(nèi)容往往不止一項，必要時也存在一人身兼數(shù)個工作量較小的崗位情況。另外，由于該項目屬海外EPC項目，文字翻譯工作量大，本單位翻譯資源不足以應對，因此還有部分翻譯工作外委給了合作的翻譯公司。全周期國內(nèi)綜合部人員及外協(xié)單位（翻譯公司）數(shù)量見圖1。

由圖1可以看出，在基本設計收尾階段及施工高峰期，綜合部對人力資源有較大需求。

2? ?海外EPC項目綜合部工作特點

海外EPC項目綜合管理工作，與國內(nèi)EPC項目的綜合管理部分有類似的部分，也包含不同的內(nèi)容。

2.1? 與國內(nèi)EPC項目管理類似部分

海外EPC項目與國內(nèi)EPC項目的綜合管理部分類似的工作內(nèi)容包括圖紙管理、文件歸檔、RFI管理、協(xié)助報建、人員招聘、會議接待和日常后勤等。但是，海外項目的特殊屬性使上述工作仍體現(xiàn)出與國內(nèi)項目不同的特點：1）圖紙管理。給業(yè)主發(fā)送圖紙通常以傳送單形式通過郵件發(fā)送，業(yè)主檔案員會仔細核查圖名、圖號及版本號后電子簽收。2）信息請求（Request? For? Information，以下簡稱“RFI”）管理。RFI功能與國內(nèi)項目的外部聯(lián)絡函類似，是甲、乙雙方對工作事項的溝通工具。但國外項目的RFI功能要求，一旦一方發(fā)出RFI需求，另一方必須響應，并不斷澄清直至雙方意見一致，或一方提出終止并得到對方同意后，通道才會關閉。3）協(xié)助報建。菲律賓的建設項目須向政府報建以取得建筑許可，但報建內(nèi)容與國內(nèi)有較大不同。該項目綜合部經(jīng)與業(yè)主長時間溝通，歷時6個月最終完成了49個子項的報建。提交內(nèi)容包括說明書、圖紙、計算書、機械設備表、機械分析設計、材料統(tǒng)計表、費用統(tǒng)計表等。4）會議接待。涉外項目的會議接待須注重外方的宗教信仰、風俗習慣、忌諱、飲食起居等多方面情況。

2.2? 與國內(nèi)EPC項目管理不同部分

海外EPC項目的綜合管理內(nèi)容還包括大量與國內(nèi)項目管理完全不同的內(nèi)容。

1）指定聯(lián)系人。為避免信息從多個途徑發(fā)出而造成對方困惑，與外方約定由某個特定郵箱發(fā)出的郵件均真實有效。項目部須明確指定聯(lián)系人管理該郵箱，并限定有權限使用該郵箱的內(nèi)部人員數(shù)量。

2）文字翻譯。在海外項目中，有大量的翻譯工作量，包括中外雙方日常溝通的往來郵件、視頻會議、語音通話等。尤其在文件交付期，需集中大量的文字翻譯資源。在公司資源不足時，可將翻譯公司作為合作伙伴，但其交付的成果。仍需公司專業(yè)翻譯把關質量。

3）云儲存管理。海外項目雙方交流一般通過郵件進行。當雙方有大容量文件傳輸或多文件集中傳送時，可將文件傳輸?shù)皆贫斯Ψ较螺d。

4）出境組團。按照項目進度，不同單位不同工種的項目人員需陸續(xù)抵達現(xiàn)場。綜合部需統(tǒng)一協(xié)調各方人員出入境時間，確?，F(xiàn)場所需人員按時到位。綜合部還要協(xié)調各分包商、供應商按總包方的要求組織人力現(xiàn)場服務，并配備有外語交流能力的人員帶隊分批前往。

5）簽證辦理。本次項目采用了比旅游簽證時效更長的商務簽證，但商務簽證要提供更多資料，如業(yè)主邀請函和單位派遣函等。此時可選擇長期與各國領事館往來，對辦簽程序和要求更熟悉的資深旅行社，代為集中辦理。但若辦理多次往返的商務簽證，仍需本人前往領事館面簽。

6）機票預定。海外機票預定為實名制，須提供乘機人的身份證、護照以及住宿預訂單等文件。一般情況下可通過與資深的旅行社票務中心建立長期合作關系，預訂、取消、改簽機票都會更為方便。

7）物資分配。負責通知國內(nèi)人員（包括公司內(nèi)部及分包商、供應商等）赴菲、采購PPE（含訂做）及分發(fā)、安全教育、分發(fā)離境入境資料，協(xié)助采購部安排離境人員攜帶少量現(xiàn)場急需的物質。

8）國內(nèi)采買。菲律賓日常物資供應匱乏，采購周期長，有些物資采用的標準與國內(nèi)有不同，故部分后勤物資需在國內(nèi)采買，比如PPE、藥品、食品調料、IT設備、廚房用品等，通過物流渠道送至現(xiàn)場。

3? ?經(jīng)驗和建議

3.1? 綜合管理工作經(jīng)驗總結

1）優(yōu)化分工合作，完善工作流程。海外項目涉及的關聯(lián)方、流程環(huán)節(jié)眾多，隨著項目進展的深入，綜合部的工作量會逐步增大，工作內(nèi)容也會逐步龐雜。這就需要綜合部建立完整的流程和規(guī)范的程序文件對一般性事務給出詳盡的處理辦法，并根據(jù)具體需求不斷優(yōu)化、調整分工，從而提升工作效率。

2）明確職責，知人善任。工作之前，應明確綜合部各崗位職責，同時根據(jù)公司選派人員的性格和能力，安排與其相適應的崗位。確保每個崗位的員工都能充分了解上游條件和下游需求，使他們能在各自的職責范圍內(nèi)及時做出標準響應。

3）信息動態(tài)管理，力求準確細致。一個項目的內(nèi)外狀態(tài)本身是處在不斷變化的動態(tài)中的，尤其是海外項目，涉及的情況更為復雜，各種信息瞬息萬變，因此尤其需要通過動態(tài)的管理使各項工作得到統(tǒng)籌安排，保證資源的優(yōu)化配置，以簽證辦理崗位為例，該崗位人員須將所有辦理簽證人員的各項信息及時整理，分類整理成表格并每日更新，以便查閱。同時，還需及時關注項目建設人員護照的有效期，確保護照有富裕的半年期限。

4）合理利用社會合作提高工作效率。海外EPC項目的綜合管理涉及面廣，工作繁重，而企業(yè)的崗位人員設置有限，因此工作壓力極大。此時可以考慮通過社會合作的方式減輕管理部的工作負擔，同時通過與社會專業(yè)化團隊的協(xié)作，提高工作效率，保障工作質量。例如，海外項目的參與人員較多，且需要分批次出入境，辦理簽證手續(xù)繁多，因此選擇交給大使館或領事館所在地的資深旅行社代為辦理會會的更高效的結果。

5）外委翻譯應做足準備，掌控翻譯質量。該項目是冶煉項目，涉及的專業(yè)詞匯眾多，外委的翻譯公司或兼職翻譯，可能存在對專業(yè)技術詞匯不熟悉的情況，從而導致翻譯質量出現(xiàn)問題。因此，外委翻譯時，應事先整理好專業(yè)詞匯表，并通過中途解答問題、詢問進行情況、及時調整出現(xiàn)問題、加強后期校對等手段，掌控外委譯文的質量。

6）做好物資的統(tǒng)籌協(xié)調。赴現(xiàn)場團隊在途中需幫助項目現(xiàn)場攜帶緊急物資，各專業(yè)均認為本專業(yè)的物資重要，當物資較多團隊人員無法完全攜帶時，極有可能因領隊困惑而造成緊急物資滯留國內(nèi)的現(xiàn)象。因此須由現(xiàn)場負責人確認，攜帶指令由現(xiàn)場采購人員發(fā)出，其他物資視緊急程度由其他批次團隊攜帶或安排空運。

7）費用清晰，精打細算。根據(jù)合同制作各分包商、供應商費用分攤表，明確各自在項目中應承擔的費用。項目過程中發(fā)生的費用，包括為分包商和供應商墊付的旅途費、裝備購置費，及時分項處理備案。同時，費控人員還需要對往返現(xiàn)場不同路線所發(fā)生的費用做統(tǒng)計，以便清晰對比各路線費用差別，且便于其他首次前往現(xiàn)場人員預估需準備的外幣費用。

3.2? 優(yōu)化建議

1）做好風險評估，事后積極做好公關工作。項目伊始即應根據(jù)項目所在國的政治風險、環(huán)境風險、社會風險等進行逐一評估。例如，該項目初期，項目部對東南亞國家臺風等自然災害可能引起的緊急狀態(tài)認識不足，導致在人員撤離過程中有所延誤。當時正確的決定應該是提前將在臺風可能經(jīng)過路徑上的現(xiàn)場員工盡快撤離。在風險過后，還需積極應對項目運作過程中可能引發(fā)的其他公共危機。如，臺風過后項目所在地造成巨大損失，中方企業(yè)沒能第一時間向當?shù)鼐栀Y賑災，引起了一定的公關危機，后在業(yè)主的提示下，中方企業(yè)才進行了捐款。除此之外，在項目關鍵的對接期前，菲律賓駐廈門領事館突然暫停了項目赴菲人員的簽證辦理，致使近200人的簽證延誤，綜合部后續(xù)一系列的出境準備工作都十分被動。此類問題可通過公司和業(yè)主的法務部門向領事館總領事發(fā)函以尋求快速解決該問題的方法。

2）確保主要崗位人員相對穩(wěn)定。綜合管理部事務繁多，但在項目初期，存在人員不穩(wěn)定的情況。崗位人員的頻繁調動，極容易導致工作交接脫節(jié)，影響工作的有序推進。因此，非常有必要保證部門主要崗位人員相對穩(wěn)定。

3）加強與設備供應商的溝通。部分設備供應商缺乏海外服務經(jīng)驗，服務人員既無能力單獨出境，又不服從總包方統(tǒng)一安排，甚至拒絕派人，造成服務人員派遣延誤。菲律賓簽證辦理周期長，而現(xiàn)場工作又千變?nèi)f化，當人員派遣時間出現(xiàn)調整時，設備供應商服務人員頗多怨言?，F(xiàn)場服務時間不確定導致駐留時間過長，部分設備供應商回國后對再次前往現(xiàn)場有極大的抵觸情緒，需多方面、多層級催促才有所行動。

4）準確預測重點時間段工作量。盡管現(xiàn)場情況多變，但是對基本工作進程是能夠基本掌握的。綜合部應及時、準確地預測重點時間段工作量以及對出境工作人員的需求，掌握可能會影響到項目進度的關鍵人員的工作狀況，提前做好預案。例如在新舊設備對接期到來前，是現(xiàn)場施工最繁忙的時候，此時綜合部應對赴菲人員的數(shù)量以及大批人員處境所需的簽證辦理工作量有充足的估計，提前安排崗位人員，極力跟進、解決出境人員的實際困難，避免因簽證因素影響關鍵人員到達現(xiàn)場的時間。

6）做好外方來訪的各項準備工作。在外方來中國之前，應與其確認簽證時長，即了解其簽證有效期是否滿足在中國境內(nèi)活動時長的要求，以免影響后續(xù)來訪計劃。外國人在中國境內(nèi)簽證延期手續(xù)繁瑣，需多方配合出示多種材料，應盡量避免簽證延期。安排外方前往相關工廠參觀時，應做到事先溝通，最大化利用參觀時間，減少臨時協(xié)調留下遺憾。提前將外方擬定的參觀計劃與工廠溝通，也將工廠在參觀期間的相關作業(yè)情況提前告知外方，如某些區(qū)域不方便參觀或某些要求無法實現(xiàn)。與外方在會議、現(xiàn)場交流中達成的未納入紀要的任何約定，需事后補發(fā)郵件進行確認，亦作文字證據(jù)保留使用。

7）掌握云存儲的主動權。在雙方文件交流因容量過大而不暢時，中方的解決方案是FTP，但使用效果不佳。外方后期推出了采用云儲存的方式，但要求登陸修改的權利掌握在他們手中?；诖?，中方迅速推出了相應的備份措施，避免云儲存的資料湮滅風險。

4? ?結論

近年來，隨著我國建筑企業(yè)海外業(yè)務的不斷擴展，越來越多的建筑企業(yè)走出國門承建國際工程項目。國際工程承包項目涉及的相關方眾多，不確定因素和風險因素比國內(nèi)項目復雜，因此做好項目的綜合管理工作，是提高、控制施工建設過程的效率，促進項目順利健康地進行的保障。本文結合國外某EPC項目實踐經(jīng)驗，對國外EPC項目綜合管理部的工作特點進行了分析，并總結了從事海外EPC項目的綜合管理工作經(jīng)驗，提出了優(yōu)化國外項目綜合管理的建議，可為類似項目提供參考。

參考文獻

[1] 中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設部.建設項目工程總承包管理規(guī)范： GB/T50 358—2017 [S].北京：中國建筑工業(yè)出版社，2017.

收稿日期：2023-01-23

作者簡介：梁曉文（1967—），男，高級工程師，主要從事項目管理和總圖運輸。