文/寶雞文理學(xué)院檔案館 朱偉

高校辦公室檔案是高校日常管理中產(chǎn)生的重要資料，包括各種文件、文書檔案、會(huì)議記錄等。這些檔案不僅具有重要的歷史價(jià)值和研究?jī)r(jià)值，而且還可以為高校的決策提供重要的參考。高校辦公室檔案管理的主要目的是確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和可用性，確保檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化。高校辦公室檔案管理是一項(xiàng)重要工作，需要具備一定的管理能力和專業(yè)知識(shí)，才能保障檔案信息的真實(shí)性、完整性和可用性。

高校辦公室檔案管理是否有序、完整，直接影響高校檔案管理工作的開展。隨著高校教學(xué)、科研工作的日漸繁重，必須加強(qiáng)辦公室檔案管理，助力學(xué)校各項(xiàng)工作的順利完成。

一、辦公室檔案管理工作的重要性

（一）輔助相關(guān)工作順利開展。在高校教育事業(yè)發(fā)展過程中，檔案作為記錄性資料，對(duì)高校各項(xiàng)工作的開展具有重要作用。嚴(yán)格意義上講，學(xué)校屬于事業(yè)單位，所以對(duì)檔案有保密性要求，其中部分重要文件會(huì)直接影響到學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展。這就需要辦公室檔案管理工作發(fā)揮作用，確保工作人員正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理，更好地推動(dòng)學(xué)校的正常運(yùn)行。比如學(xué)校的人事檔案，由于檔案內(nèi)容涉及學(xué)校內(nèi)部職工個(gè)人信息、崗位現(xiàn)狀等情況，加強(qiáng)管理才能為學(xué)校后期人事聘用提供可靠的資料支持。

（二）完善檔案資料管理工作。在辦公室檔案管理工作中，辦公室檔案資料屬于指導(dǎo)性、指令性文件，學(xué)校各部門在開展各項(xiàng)工作過程中可以根據(jù)檔案資料調(diào)整工作方式、革新思路，在辦公室檔案管理的作用下，可以進(jìn)一步提高學(xué)校相關(guān)工作的有序性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采用有效的解決措施。

高校辦公室檔案資料管理需要有明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。例如，檔案資料的歸檔、整理、使用、保存等環(huán)節(jié)都需要有明確的規(guī)定和流程，以確保資料的準(zhǔn)確和完整。此外，高校辦公室還應(yīng)該定期檢查和更新文件材料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，以保持檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。高校辦公室應(yīng)該采用信息化管理手段來提高檔案信息的管理效率和精度[1]。例如，可以使用計(jì)算機(jī)軟件來輔助檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，從而提高信息管理的效率和精度。此外，高校辦公室還應(yīng)該建立檔案信息系統(tǒng)，便于師生查詢和使用檔案信息。同時(shí)，還需要定期檢查和更新文件材料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，以保持信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)更新和準(zhǔn)確。高校辦公室需要為師生提供高效、便捷的服務(wù)。包括收集、整理、歸檔、查詢等環(huán)節(jié)都需要有便捷的服務(wù)流程和工具，以提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。此外，提高辦公室檔案管理水平，落實(shí)各類檔案管理工作，能夠?yàn)閷W(xué)校各崗位人員查閱資料提供幫助，滿足各類工作需求。

（三）保證檔案資料安全性。完善辦公室檔案管理工作，可以開展更具層次性、針對(duì)性的檔案管理工作。同時(shí)，在辦公室檔案管理過程中，可以將學(xué)校的重要資料、數(shù)據(jù)集中化管理，不僅保證各類資料的完整性，還可以確保各類重要數(shù)據(jù)的安全性，做好保密工作，進(jìn)而更好地服務(wù)學(xué)校各部門開展工作，做好辦公室檔案管理工作，可以促使學(xué)校整體工作效率得以提升，對(duì)推進(jìn)學(xué)校發(fā)展具有重要作用。

二、目前高校辦公室檔案管理工作存在的問題

目前，高校黨政辦公室缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作受到影響，整體水平不高，不利于學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展。

（一）檔案管理意識(shí)不足。從辦公室檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)看，大部分檔案管理人員是以兼職身份存在，這類人員缺乏對(duì)辦公室管理檔案工作的正確認(rèn)識(shí)[2]。此外，由于是非專業(yè)人員，缺乏對(duì)學(xué)校辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的深入了解，以至于管理時(shí)難以分辨、判斷各類因素，甚至還有些人員并未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，片面地認(rèn)為只是一些基礎(chǔ)性整理工作，直接影響了學(xué)校辦公室檔案管理工作效率的提升。

（二）管理手段模式陳舊。高校辦公室檔案管理工作涉及大量?jī)?nèi)容，并且工作程序性復(fù)雜，需要管理人員把控好各個(gè)環(huán)節(jié)，細(xì)心、耐心地落實(shí)各項(xiàng)工作內(nèi)容，并且隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將其應(yīng)用到檔案管理工作中可以提高工作效率。但從寶雞文理學(xué)院黨政辦公室的實(shí)際情況看，辦公室管理人員管理意識(shí)薄弱，再加上學(xué)校在檔案管理工作上的資金投入非常有限，導(dǎo)致目前辦公室檔案管理工作仍舊沿用以往的書面管理，與OA辦公系統(tǒng)難以真正融合，沒有與檔案館的信息化檔案系統(tǒng)有效銜接，這明顯不符合現(xiàn)代化辦公的需求。學(xué)校日漸增多的檔案內(nèi)容和資料文件必須引入更加高效、準(zhǔn)確的管理方式，不然極容易出現(xiàn)檔案遺漏、檔案編輯錯(cuò)誤等情況，不利于日后各項(xiàng)工作的正常開展。

（三）專業(yè)管理人員匱乏。寶雞文理學(xué)院檔案館目前還未形成完善、獨(dú)立的人力資源體系，導(dǎo)致檔案管理人員主要以兼職人員為主，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，加之檔案管理人員崗位變動(dòng)頻繁，在很大程度上影響了辦公室檔案管理工作的有序展開。由于缺乏專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性規(guī)劃，容易出現(xiàn)管理專業(yè)性不足，甚至檔案資源缺失等情況，與學(xué)校發(fā)展不相適應(yīng)[3]。此外，學(xué)校不重視檔案管理工作，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理手段、先進(jìn)管理設(shè)備的引進(jìn)不足，不利于高校其他工作的順利開展。

三、有效提升高校辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策

新時(shí)代，高校教育事業(yè)不斷發(fā)展，檔案資料越來越多，辦公室檔案管理工作必須迎合新時(shí)代的發(fā)展需求，不斷優(yōu)化改善、改進(jìn)現(xiàn)有模式，切實(shí)提高高校檔案服務(wù)質(zhì)量，使高校獲得可持續(xù)發(fā)展的推動(dòng)力。對(duì)此，高校應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建現(xiàn)代化辦公室檔案管理模式，促使檔案管理發(fā)揮其獨(dú)特的價(jià)值。為提高辦公室檔案管理工作效率，需要明確其基本要素：首先，應(yīng)保證辦公室相關(guān)資料保存完整。在實(shí)施辦公室檔案信息化管理過程中，能夠彌補(bǔ)以往紙質(zhì)管理工作方式的不足，用電子文檔的方式保證檔案內(nèi)容的完整性，進(jìn)而更好地提高檔案管理水平與管理質(zhì)量。其次，應(yīng)用信息化技術(shù)手段，簡(jiǎn)化以往檔案管理的煩瑣程序，進(jìn)而更好地提高工作效率[4]。傳統(tǒng)的以人工為主的辦公室檔案管理、分類、匯總、查找等方式，不僅浪費(fèi)大量時(shí)間，也容易損壞檔案資料，而引入現(xiàn)代化管理模式，可以借助信息化方式找出檔案登記和實(shí)際不符之處，提高管理質(zhì)量，同時(shí)也減少了不必要的檔案管理程序，切實(shí)提高了檔案管理效率。最后，引入現(xiàn)代化管理方式方法，能夠提高辦公室檔案管理工作效率，進(jìn)而更好地服務(wù)于高校各項(xiàng)工作。

（一）建立健全完善的檔案管理制度體系。要著重提升管理層的管理意識(shí)，制定出符合本校實(shí)際發(fā)展需求的管理制度體系。

首先，學(xué)校可以結(jié)合內(nèi)部情況與實(shí)際需求，設(shè)置獨(dú)立運(yùn)行的檔案資料管理室，主要職責(zé)是歸納整理所有學(xué)校辦公室的檔案資料，做好分類與規(guī)劃。其次，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定檔案資料的存放、歸納工作要求，確保檔案內(nèi)容的安全性、完整性。管理人員應(yīng)當(dāng)針對(duì)學(xué)校一些重要的保密性文件制定相應(yīng)的文件，為檔案保密工作提供支持，并在此過程中及時(shí)更新保密期限[5]。最后，需要明確限制進(jìn)出檔案室的人數(shù)，無論是存檔還是取檔，都要保證在場(chǎng)人數(shù)超過兩人，防止發(fā)生問題后無人證明。除此之外，學(xué)校應(yīng)當(dāng)在檔案室樓層、檔案管理室內(nèi)部安裝一定數(shù)量的監(jiān)控設(shè)備，保證對(duì)檔案資料的實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案管理工作的安全。

（二）借助現(xiàn)代化管理設(shè)備優(yōu)化管理模式。為進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作效率，應(yīng)當(dāng)積極引入現(xiàn)代化設(shè)備，構(gòu)建電子信息化檔案管理模式，從而有效提高檔案管理效率，與此同時(shí)，也可以加強(qiáng)管理風(fēng)險(xiǎn)的控制，降低管理成本。引入現(xiàn)代化設(shè)備后，需要及時(shí)更新現(xiàn)代化管理理念，徹底打破以往的傳統(tǒng)管理模式，與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新辦公室管理模式，切實(shí)提高整體工作效率。以寶雞文理學(xué)院檔案館為例，在引進(jìn)現(xiàn)代化辦公室檔案管理設(shè)備后，檔案館館員要不斷轉(zhuǎn)變工作思路，致力于在管理工作中融入計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，從以往傳統(tǒng)手工記錄方式脫離出來，嘗試通過線上進(jìn)行檔案存儲(chǔ)、記錄，通過與同事不斷探究、學(xué)習(xí)，最終實(shí)現(xiàn)了線上檔案搜索、整理、分類、查找等工作。有效降低了工作量，切實(shí)提高了檔案管理工作整體效率[6]。除此之外，微縮技術(shù)、影像技術(shù)等也在辦公室管理工作中發(fā)揮著重要作用，學(xué)校檔案館可以根據(jù)自身實(shí)際情況引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，為辦公室檔案管理各項(xiàng)工作的推進(jìn)提供支持，全面優(yōu)化管理模式，提高整體工作質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)專業(yè)人才培訓(xùn)。高校辦公室檔案管理工作質(zhì)量、工作效率的提升與檔案管理人員專業(yè)化水平存在直接關(guān)聯(lián)，因此，學(xué)校檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)人才培訓(xùn)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定完善的人才培訓(xùn)體系，組建專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，保證辦公室檔案管理工作的順利完成。在具體實(shí)踐中，首先，學(xué)校檔案館可以積極引進(jìn)外來人才，切實(shí)提升整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合水平，保證他們的能力滿足工作要求。其次，聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理老師對(duì)學(xué)?，F(xiàn)有辦公室檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)，結(jié)合工作實(shí)際提升檔案管理工作人員的整體能力。比如寶雞文理學(xué)院檔案館會(huì)不定期安排一些活動(dòng)、競(jìng)賽等，幫助檔案管理人員提高工作能力。最后，檔案館還可以實(shí)施內(nèi)部輪崗交流機(jī)制，不但能夠讓檔案管理人員更加了解各種檔案管理工作的流程，還能夠讓其更清晰地認(rèn)識(shí)到自己工作中存在的問題。通過輪崗交流，檔案館可以讓不同崗位的工作人員在一起工作，了解不同崗位的工作內(nèi)容和要求，同時(shí)也可以讓檔案館工作人員了解其他崗位的工作流程和技巧，從而提高綜合素質(zhì)和管理能力。

此外，檔案館還可以制定合理的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)勵(lì)制度，鼓勵(lì)員工積極參與檔案管理工作，提高員工的工作積極性和責(zé)任感。通過內(nèi)部輪崗交流機(jī)制，檔案館可以培養(yǎng)員工對(duì)檔案信息管理的興趣和熱情，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，提高檔案管理能力。另外，在人員培訓(xùn)過程中，為了更好地取得培訓(xùn)成效，發(fā)揮培訓(xùn)作用，學(xué)校檔案館可以引進(jìn)第三方評(píng)估機(jī)構(gòu)開展專業(yè)性考核，通過公平公正、客觀地評(píng)估，促使檔案管理人員全面認(rèn)識(shí)自我，更加關(guān)注提升自身能力，為學(xué)校辦公室檔案管理工作效率的提升提供人力支持。

（四）制定完善的意見反饋機(jī)制。高校辦公室檔案管理工作在不斷優(yōu)化改進(jìn)過程中，應(yīng)當(dāng)提高對(duì)反饋機(jī)制的重視，合理利用有效的反饋機(jī)制，促使高校辦公室檔案管理工作朝著正確方向的發(fā)展，在實(shí)踐中不斷改進(jìn)、完善。對(duì)此，在開展辦公室檔案管理工作過程中，不僅要提高工作效率，也需要逐步強(qiáng)化、改善管理制度，將反饋機(jī)制落到實(shí)處，并及時(shí)檢查問題并解決。反饋機(jī)制的實(shí)施需要結(jié)合辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況，及時(shí)反饋問題，管理人員收集相關(guān)意見，而后針對(duì)性地整改、優(yōu)化[7]。在實(shí)際落實(shí)的過程中，辦公室檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極參與到反饋機(jī)制的建設(shè)過程中，大力支持和配合反饋工作，在工作實(shí)踐中及時(shí)反饋意見，進(jìn)一步改善工作，切實(shí)提高工作效率，提升工作質(zhì)量水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在高校辦公室檔案管理工作中，提高整體工作質(zhì)量，必須樹立正確思想，嚴(yán)格按照工作規(guī)范和要求落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作。通過本文的分析和探討不難發(fā)現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度體系、完善管理制度，優(yōu)化檔案管理方法，同時(shí)也要借助現(xiàn)代化管理設(shè)備優(yōu)化管理模式，為檔案管理工作效率的提升創(chuàng)造良好條件，發(fā)揮檔案管理工作價(jià)值。此外，還要加強(qiáng)專業(yè)人才培訓(xùn)，充分發(fā)揮人才作用，構(gòu)建意見反饋機(jī)制，形成工作反饋效應(yīng)，助力檔案管理工作的順利開展。