王言倫

（作者單位：國網遼寧省電力有限公司沈陽供電公司）

隨著增值稅電子發(fā)票的試行，電子發(fā)票開始逐漸取代傳統(tǒng)紙質發(fā)票，財務記賬方式也由此發(fā)生變化，推動了會計檔案保管方式變革。電網企業(yè)通過優(yōu)化會計檔案管理，應用電子會計檔案，可以在原有的基礎上降低企業(yè)財務管理成本，規(guī)避資源浪費問題，大幅提升整體工作效率，做到信息資源共享最大化，進而增強電網企業(yè)核心競爭力。

一、電子會計檔案與傳統(tǒng)紙質檔案之間的差異

（一）儲存方式

電子會計檔案與傳統(tǒng)紙質檔案最大的區(qū)別在于存儲形式不同。傳統(tǒng)紙質檔案存儲介質為紙張，主要包括印制憑證、會計憑證與財務賬簿等，由人力負責裝訂與存檔，整體工作效率較為低下，而且容易產生錯誤。而電子會計檔案具有多樣化的存儲形式，除傳統(tǒng)模式的文字與數字外，還包括音頻與錄像等，可以全面化和系統(tǒng)化地記錄電網企業(yè)的各項經濟活動[1]。

（二）信息共享

在信息共享層面，傳統(tǒng)紙質檔案表現為獨占性，而電子會計檔案則具有良好的共享性。當紙質檔案被借閱后，在未歸還期限內，他人無法使用，整體使用效率低下，所涉及的信息內容只能獨享，經濟價值受限。而電子會計檔案則具有良好的數據傳輸功能，可以在同一時間內滿足各部門與人員的使用需求，提高檔案信息的共享化水平，促使電網企業(yè)會計信息更具有經濟價值。

（三）原始單據采集

在原始單據采集層面，傳統(tǒng)紙質檔案具有滯后性，電子會計檔案則更具便利性。傳統(tǒng)紙質檔案中的后附原始單據一般為打印件或圖片，報銷人員從拿到原始單據到去企業(yè)財務部門報銷，整個過程需要耗費較長時間，無法在有限的時間內完成財務信息合并，導致財務數據滯后。而電子會計檔案的原始憑證為電子憑證，加之我國目前大力鼓勵和支持使用電子發(fā)票，提高了獲取電子原件的便利程度，只需要幾秒鐘即可簽發(fā)和傳輸，極大地節(jié)省了相關資源，且電子會計數據歸檔效率更高。

二、電網企業(yè)深化落實電子會計檔案的重要性

隨著電子會計檔案的出現，傳統(tǒng)模式下的紙質檔案管理模式已經無法滿足當前電網企業(yè)實際的檔案管理需求，需要積極創(chuàng)新和有效使用電子會計檔案管理模式，以此盡可能規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理模式的不足之處，最大化發(fā)揮電子會計檔案管理優(yōu)勢。

（一）促使財務信息呈現方式更加多元

在電網企業(yè)以往采取的傳統(tǒng)紙質會計檔案模式下，由于財務數據具有獨立性，找到財務數據之間隱含的內在聯系，需要投入大量人力與物力資源，不僅會耗費過長時間，還非常容易出現誤差。電子會計檔案是以大數據和云平臺為基礎，能夠快速捕捉財務數據之間的聯系，并與非財務數據建立良好關系，自動生成帶有圖表的財務報表，十分清晰直觀地反映電網企業(yè)財務會計信息，為企業(yè)的財務管理決策提供重要支持。

（二）減少信息傳遞成本投入

在傳統(tǒng)紙質檔案管理模式下，電網企業(yè)內部組織結構中每一部門使用財務信息需要提交紙質書面申請，通過審批后才可去找財務人員，財務人員則需要在大量繁雜的庫房中尋找其所需財務信息，不僅工作量巨大，而且易出現誤差。電網企業(yè)通過采取電子會計檔案管理模式，只需要在互聯網中的電子會計檔案云平臺中輸入所需財務信息，就可以快速自動檢索出所需資料，大大節(jié)省信息檢索時間，并且可以為財務信息在電網企業(yè)中各個部門間的傳遞與分享提供便利，由此會計信息的經濟價值被不斷強化，能夠為電網企業(yè)的長遠穩(wěn)定發(fā)展提供服務。

（三）提高檔案管理流程規(guī)范化水平

電網企業(yè)落實電子會計檔案管理，可實現會計憑證數據數字化，利用大數據技術準確匹配電子憑證和原始附件，完成會計賬簿和財務報表的自動化編制。合理應用電子會計檔案，能夠使電網企業(yè)傳統(tǒng)的人工會計信息分類方式向信息集成系統(tǒng)管理轉變。在信息集成系統(tǒng)中，財務人員只需要操作計算機即可高質高效地完成電子會計檔案從裝訂到存儲的所有工作步驟，完整的檔案會均勻地分散在管理系統(tǒng)中，計算機可以在指令下合理調整工作目標設置和類目調整，使財會工作從傳統(tǒng)密集型向現代化轉型，使檔案管理流程更加科學化與規(guī)范化。

三、電網企業(yè)開展電子會計檔案管理的不足之處

（一）不夠重視電子會計檔案管理

電網企業(yè)通常對電子會計檔案管理重視不足，而是將更多的關注點集中在會計核算層面，投入較多的人力與物力資源。而且，電網企業(yè)檔案管理人員不具備電子會計檔案管理意識，未充分了解該工作的重要性和發(fā)展前瞻性，沒有對此項工作給予足夠的資源支持，導致電子會計檔案管理工作仍處于起步階段。

（二）基礎條件較差

電子會計檔案管理是一項需要長期堅持的綜合性工作，這就要求電網企業(yè)內部的各個部門之間要保持良好的配合，最大化發(fā)揮其優(yōu)勢[2]。但現階段，由于電網企業(yè)內部含有海量財務會計信息，各部門之間的配合不夠順暢，導致電子會計檔案管理缺少基礎支持。再加上電網企業(yè)不具備充足的配套基礎設施、軟硬件設施設備和局域網絡，所配備使用的計算機和軟件系統(tǒng)過于老舊，不利于電子會計檔案管理工作落實。

（三）無法保證會計信息安全

電網企業(yè)深化落實電子會計檔案管理，有助于提高財務管理質量與效率，但是不可避免地會帶來一定的風險，特別是難以保證會計信息的安全。電子會計檔案管理中的核心問題在于信息安全，信息技術高速發(fā)展帶來便利的同時，所面臨的信息安全環(huán)境風險性更高，電網企業(yè)在開展此項工作的過程中容易被網絡攻擊，造成數據信息泄露或被盜，面臨較大風險。

（四）未合理應用大數據技術

雖然部分電網企業(yè)已經開始開展電子會計檔案管理工作，但是由于未合理應用大數據技術，不具備良好的內部數據信息收集能力，仍有部分會計檔案以紙質版形式存在，不論是使用登記還是保存都需要消耗較長時間，不利于保障電子會計檔案管理的整體效率與質量，并且會對電網企業(yè)內部管理的標準規(guī)范化程度產生不良影響。

（五）缺少相關專業(yè)人才

現階段，電網企業(yè)開展電子會計檔案管理工作中還缺少相應的專業(yè)人才[3]。企業(yè)未配備專職的會計檔案管理人員，一般是由會計人員兼顧此項工作，而且傳統(tǒng)模式下的紙質會計檔案管理工作無須計算機操作，只需要手工整理即可，對相關人員的綜合能力要求較低。而電子會計檔案管理則要求相關人員掌握財務會計知識、檔案管理知識、網絡安全知識以及計算機操作維護知識，若會計人員不了解這些知識，則會造成電子會計檔案管理專業(yè)化程度不高，檔案管理效果不理想。

四、電網企業(yè)優(yōu)化電子會計檔案管理的有效措施

（一）進一步強化基礎設施建設

電網企業(yè)優(yōu)化電子會計檔案管理，首先要進一步完善基礎設施建設，重點集中在軟硬件設施引進和改善，電網企業(yè)應立足于自身實際情況和未來發(fā)展戰(zhàn)略要求來購買現代化的軟硬件設備，為電子會計檔案管理的有效落實打好堅實基礎。其次，電網企業(yè)還要營造穩(wěn)定且良好的電子化財會環(huán)境，以保障電子會計檔案信息的安全。具體來說，在建設電子會計檔案機房時，必須嚴格遵守相關標準和規(guī)范，確保機房內部的網絡設施與軟硬件設備合乎要求，且可靠性和安全性過關。從服務器與檔案存儲器件層面來說，電網企業(yè)應大力引入虛擬化技術，利用虛擬化服務器對會計檔案實施虛擬化管理，提高檔案使用的安全性與便利性。除此之外，電網企業(yè)還應借助先進技術構建完善的電子會計檔案數據庫，用于存儲相關檔案信息，之后可以更好地統(tǒng)一管理電子會計檔案。

（二）構建檔案分類檢索體系

電網企業(yè)不同于普通企業(yè)，具有一定的特殊性，其電子會計檔案管理需要做到精細化分類管理，以提高管理的清晰化程度，確保后續(xù)應用更加高效。因此，構建檔案分類檢索體系是電子會計檔案管理的重中之重。電網企業(yè)的檔案分類管理要能夠達到行業(yè)標準，高質高效地完成電子會計檔案收集與存儲各個環(huán)節(jié)的工作，進一步提高檔案數據利用率。第一，構建高質量的檢索體系，幫助檔案人員快速捕捉與定位所需的檔案信息，為滿足電網企業(yè)生產建設中對財會數據的需求提供支持，進而為電網企業(yè)的長遠穩(wěn)定發(fā)展做好基礎保障工作。第二，組建管理小組。電網企業(yè)開展電子會計檔案管理，需要根據不同的方面與層次對檔案進行全面分類，為后續(xù)一體化管理做好準備，提高檔案管理的規(guī)范化程度，進一步推動企業(yè)檔案電子化建設。因為檔案有著眾多分類方式，所以電網企業(yè)在進行檔案分類整理的過程中，應立足于檔案信息時間和區(qū)域等層面，并且考慮到會計人員的檔案使用習慣與實際情況，在原先的基礎上增添設定更多類別的檢索圖，預留一定的空間，用于后續(xù)添加同類別的檔案資料。第三，根據檔案管理檢索體系分類標準與方法成立專門的檔案管理小組，負責全面記錄企業(yè)的實際電子會計檔案數量與狀態(tài)等基本情況，高質量完成檔案專題分類工作。第四，為方便檔案后續(xù)的查詢與使用，電網企業(yè)進行電子會計檔案管理時，還要有針對性地增加設定相匹配的檔案屬性模塊，以持續(xù)提高檔案管理規(guī)范化程度[4]。

（三）保證會計檔案存儲掃描工作質量

電網企業(yè)實施電子會計檔案管理會涉及眾多內容與環(huán)節(jié)，其中，存儲掃描是核心部分。因此，優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，需要保證電子會計檔案存儲掃描工作質量。第一，將會計檔案正式錄入管理系統(tǒng)之前，需要使用專業(yè)化工具，遵循檔案數字化管理規(guī)定的要求，及時高效開展檔案掃描處理工作，如可以使用掃描儀和射頻識別技術來全面掃描與整理老舊檔案資料。第二，企業(yè)應考慮到自身的具體情況，科學選取電子會計檔案存儲媒介，挑選出匹配程度最高的存儲媒介，通過專項工具完成存儲工作，進而延長電子會計檔案的保存期限，同時保證內部數據信息的安全。第三，為確保檔案存儲掃描工作質量過關，電網企業(yè)檔案管理人員要樹立良好的責任意識，組織構建管理責任獎懲機制，促使其能夠正確看待檔案存儲掃描工作。同時，根據崗位職責，明確界定每位檔案管理人員的工作權限，具體包括掃描權限、查閱權限以及管理權限等。

（四）組織構建電子會計檔案信息化系統(tǒng)

為進一步提升電網企業(yè)內部電子會計檔案應用水平，需要構建電子會計檔案系統(tǒng)。在互聯網技術的支持下，企業(yè)可以將內部組織架構中業(yè)務部門所形成的各種電子會計文檔和其他數據信息，動態(tài)性地轉移至企業(yè)電子會計文檔體系中。信息化管理系統(tǒng)是借助網絡技術和B/S 結構創(chuàng)建的，具備動態(tài)追蹤功能與事后監(jiān)督功能。第一，當產生經濟業(yè)務后，相關人員要在此系統(tǒng)中填寫上傳報銷憑證，將發(fā)票單據轉化成影像資料，之后再歸類存檔。第二，在完成基本的記賬流程后，檔案管理人員能夠按照經濟業(yè)務憑證統(tǒng)一整理電子影像和會計信息，生成與之對應的電子憑證索引，實現企業(yè)經濟業(yè)務與電子會計檔案相關聯，方便后續(xù)信息查詢與監(jiān)督。充分發(fā)揮此系統(tǒng)各個模塊的功能，能夠確保電子會計檔案歸檔及時，應用便利。

（五）強化電子會計檔案安全管理

電網企業(yè)優(yōu)化電子會計檔案管理，應重點強化安全管理，采取得當的安全管理防護措施，定期升級相關設備，并完善安全管理制度，有效監(jiān)控電子會計檔案數據信息從搜集到存儲的整個過程。第一，電網企業(yè)要積極使用現代化的先進技術來組織構建電子會計檔案安全防護模型，用于監(jiān)管和判別檔案是否出現過修改的情況，及時高效地標識修改位置，提高檔案的安全性。第二，實施電子會計檔案管理的過程中，對企業(yè)檔案管理人員加強保密培訓是檔案安全管理的重要一環(huán)。電網企業(yè)可以通過多元化的培訓方式，針對檔案保管室和檔案庫安全、檔案傳輸與移動安全以及檔案電子化管理安全開展培訓，強化檔案人員的數據保密意識與安全意識，促使檔案管理人員掌握加密傳輸和數據備份等技術，進而有效規(guī)避檔案數據信息泄露所帶來的嚴重后果[5]。第三，電網企業(yè)應將安全防護的重點集中在網絡布設層面，有針對性地設置網絡訪問權限，提高檔案安全水平。各崗位的檔案管理人員登錄電子會計檔案管理系統(tǒng)時要輸入賬戶與密碼，且訪問權限要有所差異，只能進入被允許訪問的區(qū)域。同時，企業(yè)還要著重控制網絡鏈接訪問，也就是說，要控制服務器登錄用戶，以便在第一時間準確識別并驅逐非法用戶。第四，應用電子會計檔案專用網絡，盡可能避免外部干擾，從源頭上避免病毒侵害。電網企業(yè)需要在網絡系統(tǒng)中實施動態(tài)監(jiān)管、安裝殺毒軟件和建立高安全性防火墻，每隔一段時間就進行檔案系統(tǒng)升級，避免電子會計檔案數據信息發(fā)生泄露。另外，及時高效地開展備份工作，也是保證電子會計檔案安全性必不可少的環(huán)節(jié)。

五、結語

進入信息化時代，電網企業(yè)應深化落實電子會計檔案管理，采取行之有效的管理措施，包括進一步強化基礎設施建設、構建檔案分類檢索體系、保證會計檔案存儲掃描工作質量、組織應用電子會計檔案管理系統(tǒng)以及重點強化電子會計檔案安全管理，以此推動電子會計檔案管理工作朝著數智化方向穩(wěn)定發(fā)展，促使其服務能力得以增強。