趙征

摘 要：文章梳理了新時代背景下，公立醫(yī)院檔案管理工作的特點、意義、存在的問題，提出了推進新時代公立醫(yī)院檔案管理工作的方法以及疫情防控檔案信息資源的開發(fā)利用。深刻闡述了新時代背景下要充分利用信息技術(shù)把公立醫(yī)院復(fù)雜而數(shù)量龐大的資料轉(zhuǎn)化成電子文檔，通過人工智能技術(shù)對采集的檔案信息數(shù)據(jù)進行深度分析，構(gòu)建相應(yīng)智能模型，在預(yù)防、診斷、咨詢和病理分析等方面為公立醫(yī)院提供全面、精準分析，為公立醫(yī)院在行政管理、醫(yī)療資源配置、醫(yī)療人才培養(yǎng)等方面提供科學依據(jù)，科學開發(fā)和利用檔案資源助推公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時代背景下；公立醫(yī)院；檔案管理 ；信息技術(shù)；開發(fā)利用

新時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)、5G、VR、大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等高新技術(shù)不斷應(yīng)用于醫(yī)療領(lǐng)域，使公立醫(yī)院的醫(yī)療水平持續(xù)提升，相應(yīng)的醫(yī)院檔案管理工作也面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。公立醫(yī)院的檔案保管范疇不斷拓展，大體可分為業(yè)務(wù)類檔案和管理類檔案。其中，業(yè)務(wù)類檔案涉及病例、設(shè)備、科研、教學、音視頻和照片等檔案；管理類檔案涉及文書、人事、財務(wù)、基建等檔案。對公立醫(yī)院來說，尤其是遇到突如其來的重大疫情，如何快速準確篩選出對當前疫情防控和治療有借鑒價值的檔案，積極發(fā)揮公立醫(yī)院的主導(dǎo)作用，新時代背景下，更是擺在公立醫(yī)院檔案管理者面前的重要課題。筆者在內(nèi)蒙古自治區(qū)中醫(yī)醫(yī)院多年從事檔案管理工作，就新時代背景下如何做好公立醫(yī)院檔案管理和疫情防控檔案的開發(fā)利用工作做以下思考。

1 新時代公立醫(yī)院檔案管理工作的特點

1.1 具有高效性

新時代公立醫(yī)院檔案管理工作將依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和信息化處理技術(shù)對檔案信息數(shù)據(jù)進行收集、整理、存儲以及使用，并構(gòu)建相應(yīng)的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理者通過采取新的錄入和存儲方式，將大部分檔案信息資源轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)信息，為使用者提供迅速、精準的檢索服務(wù)，并推送所需背景資料和相應(yīng)聯(lián)想內(nèi)容，以更全面的內(nèi)容和更直接的服務(wù)方式，充分展現(xiàn)公立醫(yī)院檔案所帶來的全面、便捷的服務(wù)。

1.2 具有主動性

新時代公立醫(yī)院檔案管理工作要積極引進和學習人工智能技術(shù)，對采集的檔案信息數(shù)據(jù)進行深度挖掘，將其中的價值運用于醫(yī)療行政管理和診療工作中。通過人工智能對以往大量的診療數(shù)據(jù)進行篩選，構(gòu)建相應(yīng)智能模型，在預(yù)防、診斷、咨詢和病理分析等方面提供全面、精準的分析。通過對管理類檔案進行數(shù)據(jù)分析，得到醫(yī)院管理領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，為醫(yī)院行政管理、醫(yī)療資源配置、醫(yī)療人才培養(yǎng)等方面提供科學依據(jù)。

2 新時代公立醫(yī)院檔案管理工作的意義

2.1 有助于信息資源的保存

公立醫(yī)院檔案管理最重要的價值在于信息資源的無差錯、無遺漏保存。在當今信息化時代，數(shù)據(jù)的重要性和價值愈發(fā)突出，要適應(yīng)信息化條件下醫(yī)療環(huán)境的變化，必須構(gòu)建以數(shù)據(jù)信息為中心的發(fā)展模式，推動醫(yī)院實現(xiàn)信息化、智能化轉(zhuǎn)型。其中，醫(yī)院檔案管理起著基礎(chǔ)性、支撐性的作用。公立醫(yī)院檔案管理不是簡單的信息收集和存檔，而是基于在完善的管理體系和管理制度下，由專業(yè)的管理人員有針對性地篩選收集信息、高質(zhì)量地核查整理信息、有目的地分析利用信息，進而使信息資源得到完整的保存和充分的利用。

2.2 有助于信息資源的利用

公立醫(yī)院檔案管理的價值在于信息資源的加工和利用。以往由于技術(shù)受限，數(shù)據(jù)中潛在的價值信息被忽略，醫(yī)藥中的規(guī)律、醫(yī)院發(fā)展中的決策等往往通過價格高昂、費時耗力的科學試驗和深入實際的調(diào)查研究等方式進行探索和驗證。在信息化條件下，大數(shù)據(jù)技術(shù)和相應(yīng)的軟件技術(shù)可以快速專業(yè)地對醫(yī)院檔案中的數(shù)據(jù)進行分析處理，形成科學準確的規(guī)律和結(jié)論，從而提升醫(yī)院的科學研究水平，提高醫(yī)院的科學決策能力。與此同時，通過醫(yī)院間信息平臺共享、創(chuàng)建個人健康檔案、提供個性化治療方案等推動公立醫(yī)院業(yè)務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展。

3 推進新時代公立醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

3.1 檔案管理的意義未得到重視

受制于醫(yī)院“重業(yè)務(wù)輕管理”的舊觀念，公立醫(yī)院檔案管理工作一直處于邊緣地位，缺少對檔案管理工作的有效指導(dǎo)和研究。檔案管理投入的資金和設(shè)備不足，限制了檔案的信息化建設(shè)和檔案數(shù)據(jù)的分類整合加工，增加了后期調(diào)用檔案的困難，阻礙了檔案信息在醫(yī)院工作中的高效利用。

3.2 檔案管理工作沿用傳統(tǒng)模式

醫(yī)院檔案管理缺乏規(guī)范化的管理體系和管理制度，一直沿用傳統(tǒng)的工作模式，不能根據(jù)醫(yī)院新的發(fā)展需求及時更新管理模式和管理方式，檔案的完整性、準確性、可用性難以判斷。醫(yī)院檔案管理缺少專業(yè)的人才隊伍。信息化能力水平不足，缺少構(gòu)建檔案信息平臺和數(shù)據(jù)加工處理維護的技術(shù)。醫(yī)院檔案管理缺少先進的管理技術(shù)和設(shè)備，仍使用落后的管理和技術(shù)維持醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)。檔案管理設(shè)備陳舊老化，不利于檔案管理信息化建設(shè)，影響檔案管理的工作質(zhì)量。

3.3 檔案數(shù)據(jù)未能得到充分利用

公立醫(yī)院檔案管理除了儲備醫(yī)院基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還應(yīng)包括數(shù)據(jù)的加工總結(jié)，從而指導(dǎo)業(yè)務(wù)開展和戰(zhàn)略決策。醫(yī)院檔案管理存在信息化程度較低、數(shù)據(jù)錄入更新遲延、信息系統(tǒng)運行維護不善等問題，導(dǎo)致建立面向居民個人的健康檔案、實現(xiàn)醫(yī)療健康信息互通共享等健康數(shù)據(jù)工作進展緩慢。醫(yī)院檔案管理還存在檔案數(shù)據(jù)分析軟硬件落后、分析技術(shù)欠缺等問題，使得檔案數(shù)據(jù)還僅僅停留于為醫(yī)療活動提供依據(jù)支持，不能從檔案數(shù)據(jù)中科學總結(jié)規(guī)律，不能充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在醫(yī)院科學研究和戰(zhàn)略部署上的價值。

4 結(jié)合醫(yī)院事業(yè)發(fā)展，推進新時代公立醫(yī)院檔案管理工作

4.1 提高思想認識，重視檔案管理

檔案管理實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵在于單位領(lǐng)導(dǎo)班子的重視，因此，必須把檔案管理作為公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展中的短板高度重視。把醫(yī)院檔案管理作為統(tǒng)籌醫(yī)院發(fā)展和安全的重要組成部分，充分認識檔案管理工作的重要性，加大對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。要及時收集、整理檔案，保證業(yè)務(wù)類和管理類檔案及時歸檔、分類保存。要認真核查、統(tǒng)計檔案，保證檔案的真實性、完整性。要充分認識到信息化技術(shù)的優(yōu)勢，提高運用信息化技術(shù)整理檔案的意識，不斷提升信息化服務(wù)能力，以適應(yīng)檔案管理信息化改革的需要。

4.2 完善管理體系和制度，規(guī)范檔案工作流程

科學規(guī)范的管理體系和制度是檔案資源質(zhì)量的有效保障。要強化檔案管理部門建設(shè)，配齊配強管理機構(gòu)和人員，完善管理責任分工機制，明確管理人員的工作責任和工作內(nèi)容，確保檔案管理覆蓋全面、流程暢通；要規(guī)范檔案管理流程，在檔案的收集、整理、存儲、使用、銷毀等方面建立嚴格的管理制度和工作流程，確保檔案內(nèi)容完整、工作流程規(guī)范、交接手續(xù)齊全；要做好檔案統(tǒng)計總結(jié)工作，對收集的檔案及時分類整理、登記在案，定期對檔案數(shù)量進行統(tǒng)計，對檔案內(nèi)容進行總結(jié)，更好地掌握檔案總體情況，及時發(fā)現(xiàn)問題；要健全考核監(jiān)督機制，加強對檔案管理工作的考核評價，以評促改，推動檔案管理工作持續(xù)完善；要健全對檔案工作的監(jiān)督機制，保證檔案工作開展的高效有序，以保障檔案內(nèi)容的完整準確。

4.3 細化疫情防控檔案管理，科學推進檔案開發(fā)利用

2020年以來，面對新冠疫情，內(nèi)蒙古中醫(yī)院積極借鑒各方信息資源，在抗擊新冠疫情過程中積累了豐富而寶貴的經(jīng)驗，尤其是采用中醫(yī)、中藥治療不同情況的患者效果顯著，并積累了豐富的臨床經(jīng)驗和大量的數(shù)據(jù)信息。這些信息資源至關(guān)重要，通過對疫情防控檔案信息資源開發(fā)利用，進一步推進新時代公立醫(yī)院檔案建設(shè)。

4.3.1新冠肺炎疫情防控檔案信息資源開發(fā)利用的重要意義。隨著新冠的流行，內(nèi)蒙古中醫(yī)院積極調(diào)取非典時期形成的檔案，篩取有價信息，并針對新冠的特殊性采取有效防控和治療措施。通過篩查密切接觸者、擴大檢測、充分隔離等措施不僅為新冠，也為其他傳染病預(yù)防治療提供借鑒。中醫(yī)藥在打贏新冠疫情防控阻擊戰(zhàn)中功不可沒，也是內(nèi)蒙古中醫(yī)院經(jīng)驗的一大亮點，進一步推動內(nèi)蒙古中醫(yī)院醫(yī)學創(chuàng)新發(fā)展，這些都離不開中醫(yī)藥檔案資源的開發(fā)利用。檔案使得中醫(yī)藥診療規(guī)律得到總結(jié)，通過數(shù)字化技術(shù)，中醫(yī)藥服務(wù)成為數(shù)字化醫(yī)學，通過檔案信息利用，研究人員對中醫(yī)藥進一步優(yōu)化，使古老的中醫(yī)藥歷久彌新，借助信息技術(shù)煥發(fā)出更大生機活力。因此，做好醫(yī)學創(chuàng)新成果收集整理工作，再經(jīng)過科學加工處理后，實現(xiàn)信息共享，滿足醫(yī)學研究人員的信息需求，對實現(xiàn)檔案價值、進一步推動醫(yī)學創(chuàng)新發(fā)展具有重要意義。公立醫(yī)院做好疫情防控檔案信息資源的建設(shè)，為建立有效應(yīng)對新流行病的體系和能力，推動公共衛(wèi)生系統(tǒng)的進步具有重要的參考價值。

4.3.2新冠疫情防控檔案開發(fā)利用的難點。首先是缺乏重要性認識。大多檔案專業(yè)人員觀念落后，習慣于原有的檔案管理模式，“重管輕用”思想根深蒂固，對新冠疫情防控檔案的巨大價值認識不足，紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化率不高，調(diào)取和甄選檔案極不方便，使新冠疫情防控檔案信息資源無法發(fā)揮其應(yīng)有作用。其次是信息量大且橫向交流不足。新冠肺炎疫情防控檔案包含方方面面，如政策文件、醫(yī)學研究、新聞報道和社會綜合，既包括文件資料，也包括電子資料，數(shù)量龐大，收集和整理較為困難，很難及時將這些信息開發(fā)加工并加以利用。新冠疫情波及面廣，信息來源分散，各部門掌握的信息資源內(nèi)向性強，缺乏橫向交流。政府、公共衛(wèi)生部門、醫(yī)療機構(gòu)和新聞媒體各自控制的信息資源難以流通，很難做到資源共享。最后是投入不足。許多公立醫(yī)院檔案部門在檔案開發(fā)利用方面投入不足，軟硬件更新速度慢，信息化、智能化管理水平低，開發(fā)利用方式較為落后。加之現(xiàn)有檔案開發(fā)人員信息化管理水平普遍不高，無法熟練運用計算機和人工智能等技術(shù)，限制了疫情防控檔案的開發(fā)利用水平。

4.3.3新冠疫情防控檔案信息資源開發(fā)利用策略。要充分認識疫情防控檔案開發(fā)利用的重要意義，樹立“一盤棋”思想，將疫情防控檔案開發(fā)利用工作與疫情防控工作同謀劃、同部署、同推進、同落實、形成工作合力，把疫情防控檔案開發(fā)作為一項重要政治任務(wù)做實做細。要深入挖掘疫情防控檔案信息資源，形成科學、系統(tǒng)、有序、便于利用的檔案信息資源；要充實檔案信息服務(wù)的內(nèi)容。圍繞新冠疫情?重要文件、防控工作經(jīng)驗積極開展檔案信息的深度加工和專題編研工作，建立重要專題數(shù)據(jù)庫；要全面推動檔案信息化建設(shè)。新冠疫情防控檔案具有原始性、數(shù)量大、分散性的特點，檔案工作者要迅速且準確地為利用者提供所需要的檔案信息，必須對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息做數(shù)字化和智能化的加工處理，并以此為契機推動檔案信息化建設(shè)；要強化基礎(chǔ)建設(shè)，培養(yǎng)人才隊伍，利用信息化手段建立電子信息數(shù)據(jù)庫，將收集到的全部資料做數(shù)字化處理，統(tǒng)一分類存儲，既可以將新冠疫情防控檔案長久保存，又可以方便信息查閱，通過檔案網(wǎng)站和移動終端實現(xiàn)更高水平的精準、便捷服務(wù)。

4.4 加強人才隊伍建設(shè)，提高人才專業(yè)素養(yǎng)

新時代公立醫(yī)院檔案管理對人才隊伍建設(shè)提出了更高要求，管理人員不僅要具備基本的檔案管理知識，還要具備信息技術(shù)的知識和創(chuàng)新性的思路。因此，要加強人才培養(yǎng)體系建設(shè)，提供全面的培養(yǎng)渠道，科學的考核體系和透明的晉升機制，建設(shè)能力強、素質(zhì)高的人才梯隊；要加大醫(yī)院檔案管理專業(yè)人才的引進，特別是信息技術(shù)人才的引進，確保管理隊伍的知識結(jié)構(gòu)適應(yīng)新時代檔案管理的需要；要加強對檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，結(jié)合管理人員的崗位職責和工作內(nèi)容有針對性地開展培訓活動，通過外派交流學習、邀請專家指導(dǎo)等方式不斷增強檔案管理人員的技術(shù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，提高公立醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量和效率。

4.5 建立健全保密制度，保障檔案安全

檔案保密工作是公立醫(yī)院檔案管理中必不可缺的環(huán)節(jié)，檔案管理人員要強化保密意識，加強對涉密載體和涉密信息設(shè)備的管理，嚴格保密工作程序，保障檔案信息安全。與此同時，醫(yī)院要加大對保密設(shè)備和保密技術(shù)的資金投入，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，避免出現(xiàn)信息泄漏或遭受攻擊的不良問題出現(xiàn)。

4.6 引入信息化技術(shù)，推動檔案管理改革創(chuàng)新

信息化建設(shè)是公立醫(yī)院檔案管理發(fā)展的大趨勢，也是推動醫(yī)院智能化轉(zhuǎn)型的重要抓手。在醫(yī)院檔案管理中要積極引入信息化系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的桎梏，促進檔案管理向信息化、電子化方向發(fā)展。要運用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的收集、整理和存儲，并建立檔案的查詢、檢索等功能，便于工作人員隨時調(diào)取和使用檔案；在檔案信息資源庫的建設(shè)上要拓展檔案信息的應(yīng)用渠道，推動健康信息共享互通平臺建設(shè)，加強醫(yī)院與醫(yī)院、醫(yī)院與醫(yī)療機構(gòu)之間的科研合作；要面向個人開放電子健康檔案，方便群眾看病就醫(yī)和進行個人健康管理；醫(yī)院要購置功能強大的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，對檔案信息進行分析研究，為業(yè)務(wù)開展、學術(shù)研究和戰(zhàn)略決策提供可靠、充足的理論依據(jù)。

（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)中醫(yī)醫(yī)院）