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摘 要：新《檔案法》對檔案管理工作提出更高要求。本文基于新《檔案法》提出數(shù)字化的檔案管理開放要求，結(jié)合檔案館的檔案館數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，認清新形勢下檔案館開展數(shù)字化管理工作的意義，厘清檔案管理事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的必然趨勢和要求，提出轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念、創(chuàng)新人才隊伍建設(shè)和進一步提升檔案管理服務(wù)的現(xiàn)代化水平的具體實現(xiàn)路徑。

關(guān)鍵詞：新《檔案法》；檔案；數(shù)字化

當下，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、人工智能、5G等越來越多的高新技術(shù)深入檔案管理等各個方面，催生檔案管理模式產(chǎn)生新的變化，數(shù)字化管理成為檔案館工作的重要部分[1]。新《檔案法》明確檔案數(shù)字化建設(shè)在檔案工作中的重要地位，檔案館應(yīng)該緊緊依托國家區(qū)域數(shù)字化建設(shè)環(huán)境，增強檔案信息化管理建設(shè)、推動檔案資源數(shù)字化、提高數(shù)字化管理效率和水平。

1 檔案館數(shù)字化建設(shè)的重要意義

1.1 新《檔案法》更加明確加強檔案數(shù)字化管理建設(shè)

新《檔案法》實施已兩年，為檔案事業(yè)發(fā)展指明了新時代發(fā)展的方向，突出了依法治檔、依法歸檔的新要求。與原《檔案法》比較，新《檔案法》設(shè)專章“檔案信息化建設(shè)”，提出五點新要求：第一，“三要求”。電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合理。第二，“四性檢測”。確保電子檔案的真實性、完整性、可用性以及安全性。第三，通過安全的網(wǎng)絡(luò)和載體移交檔案館。第四，重要電子檔案要異地備份保管。第五，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等效力，可做憑證使用。要推進傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，原件妥善保管，檔案館要負責檔案數(shù)字資源的收集、保存以及提供利用，要逐步建設(shè)數(shù)字檔案館，推進“檔案信息資源共享服務(wù)平臺”建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源的跨區(qū)域、跨部門共享利用。

1.2 檔案管理數(shù)字化是促進檔案事業(yè)發(fā)展的必要途徑

1.2.1檔案館數(shù)字化管理體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、無紙化的突出特點。在海量電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的情況下，需要檔案管理工作進一步提高處理能力，強化數(shù)字化檔案資源收集與存儲，改變傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案信息的接收與整理為主的檔案管理方式，有效滿足檔案信息化建設(shè)的整體要求，更好地服務(wù)于檔案館的檔案收集、整理、統(tǒng)計、開發(fā)利用等各項工作[2]。

1.2.2檔案館檔案數(shù)據(jù)總量大、門類廣泛，是領(lǐng)導決策、科學技術(shù)與項目研究等項工作的重要參考依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案工作關(guān)注實體管理，采取坐等的被動式模式。這個被動的模式不僅效率低而且會造成檔案信息資源的浪費。在當今數(shù)字化管理模式下，檔案館應(yīng)該利用高效的數(shù)字化優(yōu)勢，發(fā)揮檔案信息資源的價值，更好地管好檔案、服務(wù)社會。

1.2.3檔案數(shù)字化是社會各方面獲取信息的重要、快捷途徑。隨著新《檔案法》的廣泛宣傳和貫徹落實，對我國檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型將產(chǎn)生重要影響。以新修訂檔案法為依據(jù)，大力推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理論研究與工作實踐刻不容緩。

1.3 檔案數(shù)字化建設(shè)是社會和檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求

1.3.1檔案數(shù)字化極大提高檔案管理效能?？偨Y(jié)近幾年來檔案館的檔案建設(shè)管理工作，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理越來越信息化、數(shù)字化，在大數(shù)據(jù)、云計算背景下，檔案管理數(shù)字化的一個突出優(yōu)勢就是能夠有效提升檔案管理效率[3]。目前，紙質(zhì)檔案還是檔案的主體。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理既占用大量空間、又需要大量專職人員經(jīng)常在檔案庫房中反復核實，勞心還費力，調(diào)檔時間長、勞動強度高、效率低。檔案數(shù)字化可以利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等先進技術(shù)來提高檔案接收、整理、分類和利用的效率。

1.3.2將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，能夠快速準確及時滿足檔案利用者的要求。因此，對檔案進行數(shù)字化處理，建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案利用服務(wù)體系，不斷增強檔案信息社會共享和遠程服務(wù)功能。統(tǒng)籌檔案利用服務(wù)、政府公開信息服務(wù)和其他公共服務(wù)，開展檔案信息在線檢索、調(diào)閱、傳輸?shù)热袒献鳎峁┎闄n一站式服務(wù)和遠程服務(wù)，由傳統(tǒng)利用方式向現(xiàn)代利用方式轉(zhuǎn)變，形成面向公眾、便捷高效的檔案信息服務(wù)利用體系[4]，此舉可以大大減輕檔案管理工作者的工作量，有效保護傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。

2 檔案館數(shù)字化管理現(xiàn)狀和問題

2.1 未充分認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

2.1.1一些檔案館的領(lǐng)導和管理者管理觀念落后，管理模式陳舊。有些檔案工作者只重視傳統(tǒng)檔案管理，沒有跟上檔案建設(shè)的快速發(fā)展，沒有關(guān)注和探索相關(guān)目前最新的數(shù)字化檔案館建設(shè)的信息，忽視學習檔案數(shù)字化知識，檔案管理和數(shù)字化相互分離。檔案管理數(shù)字化建設(shè)是檔案館的一項重要工作，既需要檔案館領(lǐng)導加強頂層設(shè)計，更需要檔案管理工作者轉(zhuǎn)變思維模式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。

2.1.2管理封閉，思想落后。目前仍有部分檔案管理處于封閉狀態(tài)，這源于思想觀念的落后。通過了解得知，某部分檔案館的檔案管理工作者認為：檔案管理無非就是檔案的日常收集、整理和保管等工作，傳統(tǒng)的工作模式足夠應(yīng)付的過來，數(shù)字化的檔案管理建設(shè)是沒有必要的，因此在踐行數(shù)字化檔案管理工作時出現(xiàn)走形式的現(xiàn)象。

2.2 檔案數(shù)字化管理設(shè)施不完善

一些檔案館在網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)方面投入力度還是比較大的，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)、防火墻、網(wǎng)站、軟硬件方面舍得投入，為數(shù)字化建設(shè)提供了特定的硬件和軟件支持[5]。但不可否認的是，由于我國經(jīng)濟水平差異比較大，所以還有很多檔案館現(xiàn)階段在檔案數(shù)字化建設(shè)方面投入的力度不足，數(shù)字化建設(shè)水平偏低，達不到檔案數(shù)字化管理的要求，一度影響檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作的開展。

2.3 檔案數(shù)字化建設(shè)制度尚不完善，缺乏實用性

有些檔案館雖然都加大了檔案數(shù)字化建設(shè)力度，但并沒有制定一套完善的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)章制度，數(shù)據(jù)管理不規(guī)范、標準化指標不明確、相關(guān)工作無章可循，制約檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展進程。

2.4 檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才不足

人才是促進檔案館數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵。許多檔案館的專職管理人員配備不足，有些是兼職人員來參與此項工作，不能全身心進行檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案管理人員普遍存在所學專業(yè)不對口，又缺乏專業(yè)培訓，沒有掌握檔案數(shù)字化的知識和相關(guān)技能。由此可見，高素質(zhì)的檔案信息化管理人才是制約檔案館數(shù)字化發(fā)展的重要因素之一。

3 進一步加強和完善檔案館數(shù)字化建設(shè)

新《檔案法》為檔案信息化建設(shè)、檔案館數(shù)字化建設(shè)提供了有力的法律法規(guī)支持。從國家層面提出由國家推進“檔案信息資源共享服務(wù)平臺”的建設(shè)，推動檔案館數(shù)字資源庫建設(shè)與利用。在新形勢下，各級檔案館可以應(yīng)用信息技術(shù)，探索構(gòu)建高度自動化的檔案管理系統(tǒng)、開發(fā)具有實用性的功能模塊，優(yōu)化工作流程，完善配套制度體系，推動數(shù)字檔案資源的共建共享[6]，可以全方位、多層次、多角度地為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。

3.1 加快轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，推進檔案數(shù)字化建設(shè)

3.1.1轉(zhuǎn)變理念是做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作前提。檔案管理工作人員理念要與時俱進，管理理念落后是阻礙檔案館數(shù)字化建設(shè)的一個重要因素。在各級檔案館，普遍存在人員接受新事物、新方法較慢，習慣于傳統(tǒng)思維和傳統(tǒng)管理模式，服務(wù)意識、創(chuàng)新意識不強等問題。沒有真正做到以人為本，真正把檔案數(shù)字化管理工作和服務(wù)社會相結(jié)合。因此，對高層的管理工作者而言，應(yīng)在培訓檔案管理工作者的知識和技能上下功夫，強化他們的管理理念和服務(wù)意識，幫助管理人員不斷提升對檔案數(shù)字化建設(shè)的認識，提升他們的專業(yè)技能和服務(wù)理念，進一步推進檔案的數(shù)字化發(fā)展進程。

3.1.2轉(zhuǎn)變理念、更新管理模式是加快檔案館數(shù)字化建設(shè)的根本保證。推進數(shù)字化檔案建設(shè)，必須實現(xiàn)檔案管理工作人員的理念轉(zhuǎn)變，同時要具有和掌握業(yè)務(wù)一體化管理的理念與模式。要利用新技術(shù)，建立閉環(huán)思維，牢固樹立周期管理理念，將檔案館業(yè)務(wù)工作視為一個具有完整生命周期的閉環(huán)系統(tǒng)，充分發(fā)揮基礎(chǔ)性作用，從而使得整個檔案館業(yè)務(wù)工作形成一個閉環(huán)。

3.2 完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

進一步完善檔案部門硬件和軟件設(shè)施建設(shè)，在保證網(wǎng)絡(luò)安全的情況下，信息管理系統(tǒng)有序?qū)崿F(xiàn)端口開放和互聯(lián)互通，逐步實現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下的互聯(lián)網(wǎng)+的平臺共享。檔案館應(yīng)根據(jù)實際情況，加大檔案館數(shù)字化投入占比，購買軟硬件系統(tǒng)、多項檔案信息化管理設(shè)備以及相關(guān)的配套服務(wù)，完善檔案管理一體化系統(tǒng)，來支持檔案館數(shù)字化工作的建設(shè)和發(fā)展。

3.3 加強檔案館數(shù)字化工作的制度化和規(guī)范化建設(shè)

檔案館數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，涉及范圍廣，需要相關(guān)部門從制度層面給予保障，制定一套切實可行的標準規(guī)范[7]。標準規(guī)范建設(shè)是對電子文件的形成、歸檔以及電子檔案信息資源網(wǎng)上傳輸、交換、存儲等方面，制定相關(guān)的標準和要求，并指導實施的過程。這些標準規(guī)范對于明確崗位職責，確保各個環(huán)節(jié)工作開展的規(guī)范性，具有重要意義。新《檔案法》是開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作的首要依據(jù)，在此框架下，各大檔案館要以本單位的實際發(fā)展情況為切入點，加快檔案信息資源管理標準規(guī)范的制定和推行，主要包括管理性標準規(guī)范建設(shè)、業(yè)務(wù)性標準規(guī)范建設(shè)以及技術(shù)性標準規(guī)范建設(shè)[8]。

3.4 創(chuàng)新人才隊伍建設(shè)，提升專業(yè)人員水平

檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)是新時期檔案工作的重要保障，建立一支素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)精湛、知識全面、服務(wù)高效的隊伍至關(guān)重要。高素質(zhì)的檔案專業(yè)技術(shù)人才不僅要具備過硬的專業(yè)檔案管理知識和技能，還應(yīng)具備一定的計算機信息技術(shù)和法律等知識。各大檔案管理部門應(yīng)從整體提高檔案數(shù)字化管理水平的角度，考慮人才隊伍的建立。做好頂層規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃好各類人才隊伍的建設(shè)，加強檔案數(shù)字化管理人才隊伍的培養(yǎng)，通過引進、培養(yǎng)等多種方式解決人才短缺的問題。在檔案數(shù)字化專業(yè)人才引進方面，要明確選人的素質(zhì)和能力標準，盡可能細化選人細則，選擇具有較豐富的檔案管理經(jīng)驗或背景，以及具有較高計算機專業(yè)技能的人才。在人才培養(yǎng)方面，檔案館可以鼓勵檔案工作者積極參加專業(yè)知識和技能培訓、專業(yè)檔案信息化課程、講座等活動，提升自己的檔案知識技能儲備。

3.5 統(tǒng)籌推進查詢專業(yè)服務(wù)平臺建設(shè)

依據(jù)《檔案法》第四十一條：“國家推進檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用?！比珖鴻n案查詢利用服務(wù)平臺作為國家近年來的重點項目，在2019年建成啟動至今已具備基本的接入條件。各級各類檔案館（室）應(yīng)重點思考如何與該平臺接軌，實現(xiàn)全國的檔案查詢轉(zhuǎn)移服務(wù)。首先，主動對接全國檔案查詢利用服務(wù)平臺，共享檔案資源，實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的網(wǎng)上查檔。其次，建立檔案查詢服務(wù)APP，并與政務(wù)服務(wù)平臺對接，利用網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢開展云檔案服務(wù)[9]。最后，大力推進專業(yè)目錄和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。新《檔案法》規(guī)定：“檔案館應(yīng)當通過其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄?！遍_展專題目錄和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，貫徹落實這一規(guī)定，應(yīng)重點考慮在保證安全性和標準化的基礎(chǔ)上，擴大其可擴展性和公共服務(wù)性，提高檔案服務(wù)的效果，提升檔案的利用效率。

結(jié)語

隨著“數(shù)字中國”工程的持續(xù)推薦，檔案館檔案工作也發(fā)生深刻的變化。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是我國檔案工作的內(nèi)在需求，也是檔案部門迎來的重要機遇和挑戰(zhàn)。因此，各地檔案館（室）應(yīng)根據(jù)實際情況，結(jié)合新《檔案法》宣貫、切實落實好《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的要求，針對檔案數(shù)字化建設(shè)工作出現(xiàn)的問題，將檔案數(shù)字化建設(shè)立足實際，統(tǒng)籌規(guī)劃，循序漸進，快速實現(xiàn)檔案館數(shù)字化建設(shè)，將更有利于檔案資源的高效合理利用，推動機關(guān)事業(yè)單位檔案工作持續(xù)有效發(fā)展，為社會提供更優(yōu)質(zhì)、更個性化的服務(wù)[10]。

參考文獻

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（作者單位：靖宇縣交通運輸綜合行政執(zhí)法大隊；長白朝鮮族自治縣住房管理中心）