李永妮 王偉寧 張 夢 王西山

（中車青島四方機(jī)車車輛股份有限公司，山東青島 266111）

0 引言

時(shí)代的發(fā)展使信息資源越來越豐富，在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，信息的傳播速度越來越快，人們的日常生活也開始受到影響。先進(jìn)技術(shù)使數(shù)字資源的存取速度得到提高，各行業(yè)的檔案數(shù)字資源保存開始面臨重大挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我國各行業(yè)利用較為廣泛的一種信息資源為數(shù)字資源，而結(jié)合先進(jìn)技術(shù)對數(shù)字信息資源進(jìn)行保存與備份是各企業(yè)必須落實(shí)的一項(xiàng)工作。各行各業(yè)都已經(jīng)認(rèn)識到檔案數(shù)字資源長久保存與備份的重要價(jià)值，但在相關(guān)工作實(shí)際開展過程中依然存在一定問題，提高檔案數(shù)字資源保存與備份的效率與質(zhì)量至關(guān)重要，對相關(guān)問題展開研究和探討具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案數(shù)字資源長久保存和備份概述

1.1 檔案數(shù)字資源

1.1.1 定義

檔案數(shù)字資源是一種新型檔案形態(tài)，是在信息化時(shí)代下檔案資源呈現(xiàn)出的新態(tài)勢。檔案數(shù)字資源需要在計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段的推動(dòng)下實(shí)現(xiàn)，伴隨我國科技水平的不斷提高與現(xiàn)代化技術(shù)的深入應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫技術(shù)已經(jīng)基本在各行各業(yè)得到完善，這為檔案數(shù)字資源的形成提供了關(guān)鍵條件。數(shù)字檔案資源指的是將傳統(tǒng)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)形式的信息，通過互聯(lián)網(wǎng)或計(jì)算機(jī)等載體對這些無形的信息展開儲(chǔ)存、管理、讀取、利用，并在此過程中形成完整的信息資源庫，使用檔案數(shù)字資源的人員可以直接借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源調(diào)取，并實(shí)現(xiàn)資源共享，與傳統(tǒng)檔案形式相比，使用檔案數(shù)字資源更加便利，且服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)。

1.1.2 內(nèi)涵

在進(jìn)行檔案數(shù)字資源管理過程中需要對檔案數(shù)字資源進(jìn)行篩選、長期保存以及備份，應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字資源的重要性與實(shí)用性調(diào)整保存時(shí)間[1]。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源保存形式相比，數(shù)字化形態(tài)的檔案資源保存時(shí)間更長，且安全性與穩(wěn)定性更高，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行傳播與使用過程中容易受到外界因素的影響，出現(xiàn)受損或丟失等不良現(xiàn)象，若未對相關(guān)檔案資源進(jìn)行合理備份，就可能會(huì)導(dǎo)致檔案損毀無法利用。而數(shù)字資源主要是利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行傳播，不僅具有較強(qiáng)的時(shí)效性特征，還能保證傳播不受外界因素的影響。只有做好網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)措施，才能保證檔案數(shù)字資源的安全性與實(shí)用性。由此可見，檔案數(shù)字資源長期保存與備份需要充分考量其真實(shí)性與完整性，并保證其安全性與實(shí)用性。

1.2 長久保存

對檔案數(shù)字資源展開長久保存的主要目的是維護(hù)檔案數(shù)字資源的真實(shí)性，避免檔案數(shù)字資源在保存過程中受到各種外界因素的侵害與影響。與傳統(tǒng)檔案保存的體系相比，檔案數(shù)字資源長久保存體現(xiàn)出了明顯的差異，檔案數(shù)字資源保存的信息并非傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，而是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)信息，利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行儲(chǔ)存。這種形式的檔案資源保存時(shí)間更長，對這些資源的儲(chǔ)存時(shí)長取決于使用機(jī)構(gòu)的基本需求，單位可以根據(jù)不同信息的重要性，設(shè)定數(shù)字資源保存時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，重要文件甚至可以保存幾百年。

1.3 數(shù)字資源備份

數(shù)字資源備份指的是對數(shù)據(jù)信息的備用儲(chǔ)存，是一種技術(shù)與解決方案結(jié)合的產(chǎn)物。隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷滲透，檔案管理的重要性開始在各行各業(yè)得到體現(xiàn)，在這一大背景下如何在檔案管理過程中充分發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)的價(jià)值開始受到關(guān)注。檔案數(shù)字資源備份有利于保證檔案資源的安全，對防止檔案丟失起到關(guān)鍵作用，是檔案管理信息化建設(shè)未來發(fā)展的主要方向。檔案數(shù)字資源備份是一種將數(shù)字資源信息從主要位置復(fù)制或粘貼到其他介質(zhì)的過程，這一行為的主要目的是防止主文件被自然災(zāi)害、人為因素等意外損害，以避免這種現(xiàn)象對單位發(fā)展造成的影響[2]。

2 影響檔案數(shù)字資源長久保存與備份的主要因素

2.1 網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全是影響檔案數(shù)字資源長久保存與備份的重要因素之一，檔案數(shù)字資源保存主要依靠互聯(lián)網(wǎng)展開，若網(wǎng)絡(luò)安全無法得到保障，就會(huì)對檔案數(shù)字信息的安全性造成影響。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，越來越多的病毒、網(wǎng)絡(luò)漏洞等問題開始對網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境展開攻擊，會(huì)給檔案數(shù)字資源的保存與備份造成巨大損害，若不對檔案數(shù)字資源進(jìn)行安全保護(hù)與加密，就容易被這些不法分子侵害，造成檔案數(shù)字信息丟失或損壞等問題，甚至對企業(yè)或單位的信息系統(tǒng)造成重大安全威脅，因此加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)中的信息網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境治理至關(guān)重要。

2.2 儲(chǔ)存介質(zhì)自身

檔案數(shù)字資源保存體系雖然能為檔案信息的利用帶來諸多好處，但也會(huì)受眾多因素的影響。儲(chǔ)存介質(zhì)自身存在的局限性也是影響檔案數(shù)字信息儲(chǔ)存質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一，常見的檔案數(shù)字資源儲(chǔ)存介質(zhì)大多為磁盤、光盤、磁帶等。伴隨先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字資源的儲(chǔ)存介質(zhì)開始實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化，而這種轉(zhuǎn)化也給儲(chǔ)存介質(zhì)自身帶來一定影響，若儲(chǔ)存介質(zhì)的保存效果不良，就會(huì)對檔案數(shù)字資源長期儲(chǔ)存的安全性造成影響。當(dāng)前，我國檔案數(shù)字資源儲(chǔ)存介質(zhì)大多是通過人為進(jìn)行控制的，若人為處理不當(dāng)，就可能會(huì)影響儲(chǔ)存介質(zhì)的使用壽命，從而對檔案數(shù)字資源保存造成影響[3]。

2.3 缺乏管理體系

若要長久保存檔案數(shù)字資源，并保證檔案數(shù)字資源的安全性與有效性，相關(guān)部門必須完善檔案數(shù)字資源儲(chǔ)存管理體系，并嚴(yán)格依照相關(guān)體系開展檔案數(shù)字資源管理工作。當(dāng)前，我國相關(guān)部門已經(jīng)針對檔案數(shù)字資源管理制定了有效的管理制度，但在相關(guān)制度落實(shí)過程中依然存在一定問題。部分單位在展開檔案數(shù)字資源管理時(shí)，無法依據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況進(jìn)行管理制度的調(diào)整與優(yōu)化，導(dǎo)致檔案數(shù)字資源管理體系的價(jià)值無法發(fā)揮、檔案損壞無法恢復(fù)等問題依然頻繁發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字資源長久保存與備份的實(shí)現(xiàn)。

2.4 頂層設(shè)計(jì)不到位，經(jīng)濟(jì)投入不足

導(dǎo)致檔案數(shù)字資源儲(chǔ)存與備份無法達(dá)到預(yù)期效果的原因還包括頂層設(shè)計(jì)不到位以及經(jīng)濟(jì)投入不充足等。首先，部分單位針對檔案數(shù)字資源儲(chǔ)存與備份技術(shù)建設(shè)的頂層戰(zhàn)略不夠明確，沒有強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字資源長期保存與備份的重要意義，導(dǎo)致檔案數(shù)字資源儲(chǔ)存意識不足，影響了檔案數(shù)字資源保存效果。部分單位存在資金限制，數(shù)字資源的保存需要單位引進(jìn)大量先進(jìn)技術(shù)，若單位缺乏檔案數(shù)字資源的專項(xiàng)資金，就不能引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，使檔案數(shù)字資源安全性無法得到保障，從而對檔案數(shù)字資源長久保存與備份技術(shù)的落實(shí)造成不良影響[4]。

3 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源長久保存與備份的路徑

3.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，構(gòu)建安全防范措施

為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源長久保存與備份，需要改善網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)工作，構(gòu)建信息安全防范措施。首先，應(yīng)建設(shè)實(shí)時(shí)監(jiān)控體系，掌握數(shù)字檔案儲(chǔ)存平臺(tái)的日常運(yùn)行情況，針對檔案數(shù)字資源儲(chǔ)存系統(tǒng)建設(shè)防火墻，利用防火墻隔離內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)，避免出現(xiàn)非法訪問等現(xiàn)象。同時(shí)，應(yīng)為防火墻技術(shù)安裝入侵檢測系統(tǒng)，加大對訪問IP 的監(jiān)控力度，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)非法入侵IP，及時(shí)發(fā)出警報(bào)。其次，還應(yīng)針對檔案數(shù)字資源建設(shè)加密系統(tǒng)，使用密度更高且破解難度大的加密技術(shù)。若出現(xiàn)強(qiáng)制破解，則應(yīng)及時(shí)發(fā)出警報(bào)，以防止檔案數(shù)字資源丟失或被盜取的現(xiàn)象。再次，應(yīng)加強(qiáng)訪問控制，建立授權(quán)制度，要求單位內(nèi)部人員使用自身工作權(quán)利進(jìn)行數(shù)字資源的訪問，并在登錄過程中識別人員身份，由管理員給予權(quán)限后方可登錄。最后，應(yīng)加強(qiáng)日常管理與行為監(jiān)管，積極向內(nèi)部人員宣傳維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境的重要性，使單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范水平得到提高。

3.2 制定數(shù)字資源管理體系與標(biāo)準(zhǔn)

針對檔案數(shù)字資源管理建設(shè)相關(guān)的管理體系與標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范。首先，應(yīng)建立完善的組織架構(gòu)，打造專門的檔案數(shù)字資源長久儲(chǔ)存隊(duì)伍，明確相關(guān)部門人員職責(zé)，在充分劃分責(zé)任后，落實(shí)文件或制度形式的數(shù)字資源管理、組織架構(gòu)、主體責(zé)任、管理制度等，要求各崗位人員嚴(yán)格按照相關(guān)制度展開工作，以保障單位數(shù)字檔案資源管理的有效性。其次，加強(qiáng)對單位內(nèi)部檔案數(shù)字資源保存與備份相關(guān)技術(shù)設(shè)備的管理，針對儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行管理，與傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存介質(zhì)相比，數(shù)字檔案儲(chǔ)存介質(zhì)存在一定特殊性，需要使用特定的技術(shù)，對儲(chǔ)存介質(zhì)的安全性進(jìn)行防護(hù)[5]。最后，規(guī)范檔案數(shù)字資源保存技術(shù)與規(guī)范，以保證檔案數(shù)字資源長久保存，展開檔案數(shù)字資源的管理工作。嚴(yán)格把控相關(guān)技術(shù)與設(shè)備的性能，加強(qiáng)對設(shè)備的維護(hù)與檢修，確保設(shè)備使用能夠滿足單位檔案數(shù)字資源保存標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字資源的安全。

3.3 完善頂層設(shè)計(jì)，提高人員相關(guān)保護(hù)意識

不斷完善頂層設(shè)計(jì)，并在落實(shí)檔案數(shù)字資源長久保存與備份的過程中，強(qiáng)調(diào)提高人員相關(guān)認(rèn)知與意識。首先，構(gòu)建檔案數(shù)字資源長久保存系統(tǒng)，并根據(jù)單位自身實(shí)際需求對檔案數(shù)字資源保存系統(tǒng)進(jìn)行完善和調(diào)整，制定科學(xué)合理且能夠滿足自身發(fā)展的檔案數(shù)字資源長久保存計(jì)劃，明確規(guī)定檔案數(shù)字資源的保存與備份形式，保證檔案數(shù)字資源能夠得到有效使用，避免出現(xiàn)檔案數(shù)字資源信息冗余和丟失的情況。同時(shí)，還應(yīng)建設(shè)數(shù)據(jù)庫對大量的檔案數(shù)字資源進(jìn)行長期保存。其次，提高單位內(nèi)部各層級人員的檔案數(shù)字資源長久保存意識，強(qiáng)調(diào)展開檔案數(shù)字資源保存工作的重要性，使內(nèi)部各崗位人員能夠清晰了解檔案數(shù)字資源對單位發(fā)展的重要價(jià)值，并在展開檔案數(shù)字資源長久保存工作的過程中，注重維護(hù)資源的使用價(jià)值，為檔案數(shù)字資源使用提供便利條件，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源長久保存與備份打下基礎(chǔ)[6]。

3.4 加大資金投入，科學(xué)選擇保存?zhèn)浞莘桨?/h3>

加大對檔案數(shù)字資源長久保存的資金投入，引進(jìn)更多先進(jìn)技術(shù)，提高檔案數(shù)字資源長久保存的有效性，為提升檔案數(shù)字資源利用價(jià)值提供保障。首先，國家相關(guān)部門應(yīng)為相關(guān)單位提供專項(xiàng)資金，并引導(dǎo)相關(guān)部門合理分配資金，爭取財(cái)政支持，以確保檔案數(shù)字資源長久保存。其次，科學(xué)合理地選擇檔案數(shù)字資源長久保存與備份方案，根據(jù)自身情況科學(xué)合理地選擇檔案數(shù)字資源儲(chǔ)存方式與儲(chǔ)存介質(zhì)，根據(jù)不同儲(chǔ)存方式的優(yōu)點(diǎn)與單位自身發(fā)展情況，合理選擇能夠維持單位穩(wěn)定并有利于推動(dòng)單位發(fā)展的儲(chǔ)存模式，建設(shè)合理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對體系，避免外界環(huán)境對檔案數(shù)字資源保存與備份造成不良影響，防止其給單位發(fā)展帶來巨大損失[7]。

4 結(jié)語

檔案信息是社會(huì)發(fā)展與企業(yè)發(fā)展的重要記錄，在現(xiàn)代化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，結(jié)合先進(jìn)技術(shù)對數(shù)字資源展開長期保存與備份具有重要價(jià)值。檔案數(shù)字形態(tài)的出現(xiàn)給數(shù)據(jù)信息帶來了新的生機(jī)，也在一定程度上推動(dòng)了檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。針對檔案數(shù)字資源長久保存與備份進(jìn)行探討與研究，有利于為檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)長期可讀提供保障，助推行業(yè)進(jìn)步，促使社會(huì)發(fā)展。各企業(yè)應(yīng)不斷加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，構(gòu)建安全防范措施，制定數(shù)字資源管理體系與相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，完善頂層設(shè)計(jì)，提高相關(guān)人員認(rèn)知與意識，加大對數(shù)字資源保存與備份的資金投入，科學(xué)合理地選擇數(shù)字資源保存與備份方案，做好數(shù)字資源的儲(chǔ)存與備份工作，推動(dòng)檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。