文/雙遼市人社局 鄧軍

事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作是保證事業(yè)單位正常運(yùn)行的關(guān)鍵，相關(guān)管理人員須充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，并且在日常工作中積極總結(jié)檔案工作存在的問(wèn)題，在綜合分析問(wèn)題后采取有效的解決措施，使文書(shū)檔案管理工作能夠滿足事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展要求。因此，在大數(shù)據(jù)背景下對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理進(jìn)行詳細(xì)分析具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、大數(shù)據(jù)的基本概述

大數(shù)據(jù)是指規(guī)模巨大、類型多樣的數(shù)據(jù)集合，這些數(shù)據(jù)集合通常難以用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理工具進(jìn)行處理和管理。大數(shù)據(jù)的基本概念包括以下幾方面：第一，大數(shù)據(jù)的規(guī)模通常非常龐大，體量一般達(dá)到TB、PB 甚至EB 級(jí)別。第二，大數(shù)據(jù)不僅來(lái)自傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包含半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如XML、JSON 等格式的數(shù)據(jù)）和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如圖片、音頻、視頻等）。第三，大數(shù)據(jù)的更新速度非?？?，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理速度。第四，大數(shù)據(jù)的處理過(guò)程通常涉及數(shù)據(jù)清洗、融合、挖掘等多個(gè)環(huán)節(jié)，涉及的技術(shù)和算法非常復(fù)雜。第五，大數(shù)據(jù)包含了大量的有用信息和知識(shí)，有助于企業(yè)和組織做出更準(zhǔn)確、更智能的決策。第六，大數(shù)據(jù)的安全性非常重要，需要保護(hù)數(shù)據(jù)的隱私和完整性，并防止數(shù)據(jù)泄露和濫用[1]。

綜上所述，大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用使得事業(yè)單位的檔案管理工作需要處理的數(shù)據(jù)越來(lái)越復(fù)雜，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，只有利用大數(shù)據(jù)技術(shù)才能夠?qū)ξ臅?shū)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，因此，管理人員需要充分了解大數(shù)據(jù)的基本概念和實(shí)際價(jià)值，使文書(shū)檔案管理工作全面展開(kāi)。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中發(fā)揮的重要作用

（一）提高事業(yè)單位檔案信息的利用率。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠充分利用檔案信息數(shù)據(jù)，事業(yè)單位作為公共機(jī)構(gòu)，通常需要保留大量的檔案信息，包括歷史檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，這些檔案信息對(duì)于事業(yè)單位具有非常重要的意義，不僅是對(duì)過(guò)往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也是未來(lái)決策的重要參考。然而，由于人工檢索效率低下，信息的管理和利用一直存在諸多問(wèn)題，巧妙利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提高檔案信息的利用率，主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，高效識(shí)別和分類檔案信息。管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)檔案信息進(jìn)行快速的識(shí)別和分類，使檔案信息可以更快速地入庫(kù)和歸類。第二，搭建智能檢索系統(tǒng)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以搭建智能檢索系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行全文檢索，實(shí)現(xiàn)快速查找和查詢，提高檢索效率和準(zhǔn)確性，節(jié)約時(shí)間成本。第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息可視化。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以將大量的檔案信息轉(zhuǎn)化為圖表、報(bào)表等形式，使得信息更加可視化和易于理解，利于決策者進(jìn)行各種類型的數(shù)據(jù)分析和洞察，從而更好地理解事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)狀況。第四，制定預(yù)測(cè)模型。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，結(jié)合歷史檔案信息和其他數(shù)據(jù)，可以制定出預(yù)測(cè)模型，用于預(yù)測(cè)未來(lái)的業(yè)務(wù)量、收入、支出等重要指標(biāo)，從而幫助事業(yè)單位制定更為科學(xué)和精準(zhǔn)的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算方案。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的廣泛化。在大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的情況下，檔案管理工作模式也隨之發(fā)生改變，工作人員能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的工作模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，這不僅能夠讓檔案管理工作機(jī)制得到有效完善，還能讓檔案管理工作內(nèi)容更加豐富。信息時(shí)代下，檔案管理工作已經(jīng)不再是檔案管理部門(mén)的專職任務(wù)，而需要各部門(mén)之間的共同配合來(lái)完成對(duì)文書(shū)檔案的管理，只有這樣才能夠?qū)n案信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄和妥善保存。而大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的全面應(yīng)用能夠使各部門(mén)的管理觀念有效轉(zhuǎn)變，進(jìn)而滿足檔案管理工作的開(kāi)展需求。

（三）推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展。目前，我國(guó)十分重視各行業(yè)的信息化發(fā)展，事業(yè)單位要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持健康持續(xù)地發(fā)展勢(shì)頭，就需要不斷向信息化方向邁進(jìn)。事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠使事業(yè)單位有更多的發(fā)展機(jī)遇，有效提升事業(yè)單位的信息化管理水平，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理人員專業(yè)水平缺乏。當(dāng)前，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作需要有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展工作，這就需要文書(shū)檔案管理人員能夠有效使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，具備相對(duì)專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備。但從事業(yè)單位目前文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，一些老員工具有相對(duì)專業(yè)的文書(shū)檔案管理知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是在工作過(guò)程中無(wú)法流暢使用計(jì)算機(jī)，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的理解也不夠全面，僅僅停留在Excel表格中的數(shù)據(jù)處理，而新入職的員工雖然能夠充分理解大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵，也可以熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，但是新員工往往缺乏足夠的文書(shū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，這就使得目前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作雖然有大數(shù)據(jù)技術(shù)的介入，但是無(wú)法有效提升文書(shū)檔案管理水平，自然也就無(wú)法推動(dòng)事業(yè)單位信息化發(fā)展[2]。

（二）信息化檔案管理制度不完善。大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理應(yīng)用雖然能夠有效提升事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理效率，但是在使用過(guò)程中如果缺乏完善的信息化檔案管理制度，同樣會(huì)嚴(yán)重影響文書(shū)檔案管理質(zhì)量，給文書(shū)檔案安全造成威脅。目前，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，部分單位還沒(méi)有完善的信息化檔案管理制度，受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，許多檔案管理人員在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)不重視信息化檔案管理制度建設(shè)，在管理工作中大多是憑工作經(jīng)驗(yàn)，使得文書(shū)檔案管理工作流程不夠規(guī)范，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)無(wú)法利用制度來(lái)解決問(wèn)題，進(jìn)而阻礙事業(yè)單位的信息化發(fā)展。

（三）安全管理力度不足。事業(yè)單位的文書(shū)檔案通常包括單位數(shù)據(jù)、對(duì)未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃等重要信息，所以在文書(shū)檔案管理過(guò)程中其安全性也同樣受到關(guān)注。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文書(shū)檔案會(huì)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介變?yōu)殡娮訖n案存儲(chǔ)，其安全管理工作內(nèi)容也會(huì)發(fā)生改變，不只需要保證紙質(zhì)媒介的安全管理，還需要建立防火墻避免黑客入侵使電子檔案信息泄露。但從目前的管理現(xiàn)狀來(lái)看，許多單位還沒(méi)有重視電子文書(shū)檔案的安全管理工作，在利用大數(shù)據(jù)手段對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理時(shí)有著嚴(yán)重的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生信息泄露，不僅會(huì)影響事業(yè)單位的正常運(yùn)行，還會(huì)對(duì)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展造成一定影響[3]。

四、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

（一）加大管理檔案人員的培訓(xùn)力度。管理人員要在當(dāng)前的時(shí)代背景下推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，需要不斷對(duì)管理人員進(jìn)行針對(duì)性地培訓(xùn)，有效提升工作人員的工作能力和理論知識(shí)，轉(zhuǎn)變管理人員的管理觀念，具體要求如下：第一，增加專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，組織相關(guān)的培訓(xùn)班和學(xué)習(xí)課程，讓文書(shū)檔案管理人員能夠更加深入地了解相關(guān)知識(shí)和技術(shù)，提高其專業(yè)素質(zhì)。第二，建立規(guī)范的管理機(jī)制，完善管理制度和流程，確保文書(shū)檔案管理人員的工作具有規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，避免因?yàn)楣ぷ魅藛T的離職造成檔案管理工作陷入癱瘓，影響檔案管理工作信息化發(fā)展。第三，強(qiáng)化管理者的領(lǐng)導(dǎo)力和能力，提高管理者的各項(xiàng)能力，營(yíng)造良好的工作氛圍和文化，激發(fā)文書(shū)檔案管理人員的工作熱情和耐性。第四，加強(qiáng)協(xié)作和交流。各部門(mén)之間要加強(qiáng)協(xié)作和交流，提高溝通效率和工作配合度，確保文書(shū)檔案管理人員的工作順利進(jìn)行。第五，管理人員需要起到模范帶頭作用，引導(dǎo)文書(shū)檔案管理人員對(duì)制定的管理制度進(jìn)行全面學(xué)習(xí)，使管理人員具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，在日常工作中積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)。第六，為了檢驗(yàn)培訓(xùn)的成果，管理人員還需建立完善的評(píng)估系統(tǒng)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面且嚴(yán)格的考核，這樣不僅能夠全面了解管理人員的專業(yè)水平，還能激發(fā)檔案管理人員參與培訓(xùn)的積極性。第七，為了讓文書(shū)檔案管理人員有更多的學(xué)習(xí)渠道，相關(guān)管理者還應(yīng)建立線上學(xué)習(xí)平臺(tái)，在平臺(tái)內(nèi)部推送文書(shū)檔案管理相關(guān)知識(shí)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用方法，讓文書(shū)檔案管理人員能夠利用碎片化的時(shí)間來(lái)提升自身的專業(yè)水平。

（二）建立完善的信息化檔案管理制度。1.建立檔案管理信息化系統(tǒng)。檔案管理信息化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)全面電子化檔案管理的基礎(chǔ)，它能通過(guò)數(shù)字化分類、檢索等方式，管理、利用、傳承和保護(hù)各類檔案信息。該系統(tǒng)應(yīng)該是自主研發(fā)，并且在系統(tǒng)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等方面具備完善的功能，如文件存儲(chǔ)、查詢、備份及災(zāi)備恢復(fù)等，保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性，提高文書(shū)檔案管理的效率和精度。2.建立數(shù)據(jù)歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位的檔案信息通常呈多樣性和大量性，歸檔時(shí)需要制定一些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以減少不必要的重復(fù)工作和信息重復(fù)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)制定有序，根據(jù)文件類型、機(jī)構(gòu)、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人等信息進(jìn)行分類歸檔，確保檔案信息的統(tǒng)一性和可持續(xù)性。3.制定檔案信息管理制度與保密措施。檔案信息具有極高的安全性需求，需要嚴(yán)格控制信息的訪問(wèn)和分享，確保檔案信息的保密性。制定檔案信息管理制度與保密措施，規(guī)范用戶操作、權(quán)限設(shè)置、加密保護(hù)、備份、遷移等操作流程，防止檔案信息被泄露或損壞。4.注重維護(hù)和修復(fù)工作。檔案信息的保存和維護(hù)是常規(guī)工作，對(duì)于歷史性檔案，還需要考慮其修復(fù)工作。建立檔案的修復(fù)與維護(hù)機(jī)制，對(duì)于重要檔案信息，應(yīng)定期進(jìn)行備份、檢查和修復(fù)，以保證檔案信息的完整性和可持續(xù)性。5.提高檔案信息利用價(jià)值。檔案信息是事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，提高其利用價(jià)值是信息化檔案管理制度建設(shè)的關(guān)鍵。建立檔案信息交流、共享和傳統(tǒng)平臺(tái)，推廣數(shù)字化閱讀等方式，提高檔案信息的利用效率和方便性，增加檔案信息的應(yīng)用范圍和價(jià)值[4]。

（三）加大對(duì)檔案信息的安全管理力度。事業(yè)單位檔案的安全管理工作是保證其穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵，這是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有一定的開(kāi)放性，使得檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，這就需要相關(guān)管理人員加大對(duì)檔案信息的安全管理力度，具體要求如下：第一，檔案管理人員需要在日常管理工作中嚴(yán)格按照事業(yè)單位制定的安全防護(hù)制度開(kāi)展工作，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，盡可能避免因?yàn)槿藛T操作失誤產(chǎn)生的檔案損毀和信息泄露情況。第二，檔案管理人員在開(kāi)展工作時(shí)需要對(duì)現(xiàn)有的安全防護(hù)等級(jí)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，建立完善的防火墻系統(tǒng)，提升計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)能力，避免因?yàn)楹诳腿肭衷斐傻臋n案管理系統(tǒng)癱瘓。第三，為了提升檔案信息的保密程度，管理人員要使用安全保密技術(shù)，比如指紋識(shí)別、數(shù)字證書(shū)等，有效提升檔案信息系統(tǒng)的防護(hù)能力，保證文書(shū)檔案的信息安全[5]。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位如果不能做到檔案資源的共享，就無(wú)法發(fā)揮檔案資源的真正作用和價(jià)值，所以，相關(guān)管理人員需要利用大數(shù)據(jù)手段在保證安全的前提下實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，具體要求如下：第一，各事業(yè)單位之間要加強(qiáng)合作，建立開(kāi)放型共享平臺(tái)，讓數(shù)據(jù)資源能夠更好地發(fā)揮其作用。第二，為了提升檔案信息共享效率，管理人員要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，不斷拓展檔案資源的共享范圍，進(jìn)而擴(kuò)大檔案信息的影響力，推動(dòng)事業(yè)單位信息化建設(shè)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效提升自身的管理效率和管理質(zhì)量，推動(dòng)事業(yè)單位的信息化建設(shè)。相關(guān)管理人員也須重視目前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作面臨的問(wèn)題，制定科學(xué)合理的解決方案，進(jìn)而保證文書(shū)檔案管理工作信息化建設(shè)的有效開(kāi)展。