張家玥
(北京市科學(xué)技術(shù)研究院,北京 100089)
作為單位內(nèi)部管理的核心,科研事業(yè)單位通過開展內(nèi)部控制,能夠為實現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展提供穩(wěn)固的基礎(chǔ)。 同時,還能夠幫助單位及時發(fā)現(xiàn)自身發(fā)展環(huán)節(jié)存在的各類問題,最大限度地規(guī)避風(fēng)險,以便于在所處的市場競爭環(huán)境中占據(jù)更為穩(wěn)固的地位,維持自身發(fā)展。 但目前,仍然存在部分地區(qū)的科研事業(yè)單位在內(nèi)部控制建設(shè)方面有待完善,存在較為嚴(yán)重的滯后性弊端,對科研工作的開展產(chǎn)生了阻礙,需要引起相關(guān)人員的重視。
隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展,科研事業(yè)單位在不斷拓寬自身的工作職能,這就要求其應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化和升級自身現(xiàn)有的內(nèi)部控制工作制度,積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化建設(shè),利用信息技術(shù)高效的數(shù)據(jù)收集、分析和處理能力,減輕內(nèi)部控制人員的工作壓力,減少簡單重復(fù)的工作量,以便于將更多的精力放在信息數(shù)據(jù)分析方面,為管理人員提供充足的決策依據(jù),提高整體的內(nèi)部控制工作效率。
在內(nèi)部控制工作實際開展過程中,科研事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)確保各部門共同參與,并在各部門間建立良好的信息溝通機制,以便于各項數(shù)據(jù)信息在單位內(nèi)部高效共享,避免“信息孤島”現(xiàn)象發(fā)生。 同時,通過開展內(nèi)部控制工作,事業(yè)單位還能夠及時獲取各項外部信息,提高與外部各機構(gòu)間的信息溝通效率,提高數(shù)據(jù)信息共享效率[1]。
內(nèi)部控制工作能夠幫助科研事業(yè)單位高效地分析和管理其內(nèi)部各項經(jīng)營活動的實際運營狀況,精準(zhǔn)地找出其中的風(fēng)險點,并根據(jù)風(fēng)險等級制訂合理的防范措施,最大限度地降低風(fēng)險發(fā)生概率,提升科研事業(yè)單位整體內(nèi)部控制風(fēng)險防范水平。
科學(xué)技術(shù)研究是科研事業(yè)單位日常工作的主要目標(biāo),因此其在開展內(nèi)部控制工作時,應(yīng)當(dāng)以此為目標(biāo),以期為科研工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 科研工作在實際開展過程中需要不斷創(chuàng)新,黨的十九大報告也重點強調(diào)了創(chuàng)新是我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的第一生產(chǎn)力,能夠為推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力的支撐這一理念指出了科研事業(yè)單位在發(fā)展過程中需要承擔(dān)的社會使命。 通過加強內(nèi)部控制工作建設(shè),能夠不斷提高單位的創(chuàng)新能力,加大對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制力度,以便于更好地履行自身的社會使命。 在內(nèi)部控制制度建設(shè)過程中,科研事業(yè)單位需要遵循的原則主要包含全面性原則、制衡性原則、重要性原則、成本效益原則以及適應(yīng)性原則等五項基本原則。
第一,全面性原則是指內(nèi)部控制活動開展應(yīng)當(dāng)覆蓋單位各項決策、監(jiān)督和執(zhí)行的全過程,包含全部工作事項,并能夠加大對員工的控制力度,確保員工行使權(quán)力時都在內(nèi)部控制范圍內(nèi)進(jìn)行。 在建設(shè)內(nèi)部控制系統(tǒng)時,科研事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)站在業(yè)務(wù)活動的層面,識別其中存在的風(fēng)險,優(yōu)化各項業(yè)務(wù)流程,與各部門建立良好的溝通關(guān)系,積極推動業(yè)財融合,堅持不相容崗位相分離的原則,提升科研事業(yè)單位的整體管理水平。
第二,制衡性原則是指科研事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對部分重要崗位以及權(quán)力集中的領(lǐng)域,設(shè)置完善的制衡機制,明確制度制訂、執(zhí)行和監(jiān)督各環(huán)節(jié)的工作職責(zé),形成相互制約、相互分離的關(guān)系。 針對單位內(nèi)部的各關(guān)鍵崗位,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)保證管采、管辦、管審工作相互分離,健全各崗位的工作職責(zé)。 同時,還可以根據(jù)權(quán)責(zé)對等、權(quán)力制衡和提高效率的原則明確劃分各部門權(quán)責(zé),實現(xiàn)單位內(nèi)部的分級管理、決策和審批。
第三,重要性原則是指內(nèi)部控制工作開展應(yīng)當(dāng)加強對各項關(guān)鍵業(yè)務(wù)、事項中存在的風(fēng)險的關(guān)注。不同領(lǐng)域的科研事業(yè)單位,業(yè)務(wù)內(nèi)容也會存在極大的差別,因此各單位應(yīng)當(dāng)綜合考量自身的實際狀況以及發(fā)展需求,對關(guān)鍵環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險加強管控,制訂適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險防范措施。 同時,還可以堅持“三重一大”的原則,制訂科學(xué)的內(nèi)部控制制度規(guī)范,避免科研腐敗以及權(quán)力過于集中[2]。
第四,成本效益原則是指科研事業(yè)單位在開展內(nèi)部控制建設(shè)工作時應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循成本效益原則,在綜合考量成本效益因素的前提下制訂合理的內(nèi)部控制制度。 但在實際使用過程中,效益在科研事業(yè)單位中具有更為廣泛的定義,能夠有效提升事業(yè)單位的科研創(chuàng)新能力以及社會價值。
第五,適應(yīng)性原則是指科研事業(yè)單位在設(shè)計內(nèi)部控制制度時應(yīng)當(dāng)確保其與自身的規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍等內(nèi)容相適應(yīng),并根據(jù)外部市場環(huán)境變動需求,及時優(yōu)化和調(diào)整,使內(nèi)部控制制度能夠充分適應(yīng)科研事業(yè)單位的發(fā)展需求。
現(xiàn)階段,部分科研事業(yè)單位內(nèi)部管理人員逐步認(rèn)識到了內(nèi)部控制工作的重要作用,但在實際實施過程中仍然未能形成正確的內(nèi)部控制意識。 部分單位的管理層人員籠統(tǒng)地將內(nèi)部控制管理工作定義為財務(wù)部門的一項工作內(nèi)容,未委派專門的人員負(fù)責(zé)管理和實施。 但財務(wù)人員受自身專業(yè)能力等方面因素限制,無法支撐內(nèi)部控制建設(shè)工作正常開展。 內(nèi)部控制的目標(biāo)無法順利實現(xiàn),在內(nèi)部控制工作開展過程中仍然存在諸多漏洞。 這些問題若不能得到根本解決,極有可能會在一定程度上阻礙科研事業(yè)單位內(nèi)部控制工作開展[3]。
人員的專業(yè)水平以及綜合素質(zhì)都會影響內(nèi)部控制工作的實際開展效果,因此,單位應(yīng)當(dāng)確保其內(nèi)部控制以及風(fēng)險評估方面的人才儲備充足。 但現(xiàn)階段受人員編制方面的限制,絕大多數(shù)科研事業(yè)單位現(xiàn)有的內(nèi)部控制人員較少,專業(yè)性不足,大多是從其他崗位調(diào)任或兼任。 由于其未能系統(tǒng)地學(xué)習(xí)內(nèi)部控制方面的知識,對內(nèi)部控制工作的要點缺乏詳細(xì)的了解,無法推動單位內(nèi)部控制工作開展。 這主要表現(xiàn)在以下兩個方面:一方面,部分單位現(xiàn)有的內(nèi)部控制人員都是直接由財務(wù)部門調(diào)任,其雖然具備財務(wù)管理方面的專業(yè)水平,但對內(nèi)部控制知識缺乏了解,在工作開展過程中不具備前瞻性,導(dǎo)致內(nèi)部控制工作無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。 另一方面,現(xiàn)有的內(nèi)部控制人員受自身知識結(jié)構(gòu)限制,對近年來飛速發(fā)展的大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)方面的知識缺乏了解,不能全面掌握信息系統(tǒng)的操作方法,導(dǎo)致其內(nèi)部控制工作開展效果不佳,且單位內(nèi)部有關(guān)信息技術(shù)方面的人才較為欠缺,工作人員的整體綜合實力仍然有待進(jìn)一步提升。
現(xiàn)階段,科研事業(yè)單位已經(jīng)逐步建成了一定的內(nèi)部控制評價體系,并需要每年將基礎(chǔ)性內(nèi)部控制評價報告報送至有關(guān)部門。 首先,單位評價報告的編制工作主要由相關(guān)管理人員負(fù)責(zé),但部分單位管理人員由于對內(nèi)部控制報告的編制工作不夠重視,且未能及時將報告的內(nèi)容全面披露,僅根據(jù)既定的程序上報,報告內(nèi)容并未全面反映單位現(xiàn)階段實際的內(nèi)部控制狀況,未深度剖析內(nèi)部控制工作中存在的問題,內(nèi)部控制評價工作流于形式。 其次,未能根據(jù)內(nèi)部控制報告中的數(shù)據(jù)分析自身現(xiàn)階段內(nèi)部控制存在的問題,無法充分發(fā)揮報告的價值作用。 最后,部分科研事業(yè)單位目前在開展內(nèi)部控制報告評價時,過多地將關(guān)注點放在了內(nèi)部的自評方面,受各類因素影響,很難站在客觀的角度得出評價結(jié)果,而外部第三方審計機構(gòu)開展的審計工作由于受時間和人員等方面限制,更多是僅對各類科研經(jīng)費的使用以及預(yù)算執(zhí)行情況等內(nèi)容進(jìn)行審計,缺乏對單位內(nèi)部控制工作開展效果的關(guān)注[4]。
部分事業(yè)單位受傳統(tǒng)思維觀念影響,對內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作缺乏重視,所投入的經(jīng)費和資源無法滿足單位內(nèi)部控制工作的需求,雖然在各部門建立了一定的信息系統(tǒng),但由于未能加強各系統(tǒng)間的整合,缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)口徑,單位發(fā)展環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息碎片化問題較為嚴(yán)重,各部門在傳遞信息時仍然需要工作人員人工操作,存在較為嚴(yán)重的“信息孤島”現(xiàn)象,不利于提高內(nèi)部控制工作效率。部分單位未能站在長期發(fā)展的角度設(shè)計信息系統(tǒng),導(dǎo)致系統(tǒng)缺乏一定的后續(xù)可延展性,無法滿足單位不斷擴(kuò)大的業(yè)務(wù)需求。
一方面,科研事業(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)樹立良好的內(nèi)部控制以及風(fēng)險防范意識,全面了解大數(shù)據(jù)信息化方面的知識,樹立先進(jìn)的內(nèi)部控制理念,為內(nèi)部控制質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)。 另一方面,管理人員要在各部門重點宣傳內(nèi)部控制的重要性,幫助各部門人員形成良好的內(nèi)部控制意識,并積極提出對內(nèi)部控制管理工作優(yōu)化的建議,推動自身內(nèi)部控制工作優(yōu)化和完善,提升風(fēng)險防范水平,推動科研事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。
首先,科研事業(yè)單位在組建內(nèi)部控制管理團(tuán)隊時應(yīng)當(dāng)確保其具備較高的專業(yè)水平和職業(yè)道德,并通過定期開展內(nèi)外部培訓(xùn)的方式,進(jìn)一步提升內(nèi)部控制人員的專業(yè)水平和職業(yè)道德,確保其能夠全面掌握各項政策方針。 其次,應(yīng)當(dāng)建立一定的考核和激勵政策,督促相關(guān)人員積極參與內(nèi)部控制管理,更為高效地完成其內(nèi)部控制方面的目標(biāo),確保內(nèi)部控制工作的質(zhì)量。 最后,應(yīng)當(dāng)積極培養(yǎng)現(xiàn)有內(nèi)部控制人員對先進(jìn)的信息系統(tǒng)的掌握程度,熟練使用并掌握內(nèi)部控制系統(tǒng)中的功能以及操作流程,保障內(nèi)部控制質(zhì)量,以便于推動事業(yè)單位的健康發(fā)展[5]。
內(nèi)部控制評價工作主要包含外部評價和內(nèi)部評價兩方面內(nèi)容。 外部評價是指有權(quán)對單位實際的內(nèi)部控制運行情況開展監(jiān)督的部門,其能夠及時發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位目前在內(nèi)部控制方面存在的問題,分析內(nèi)部控制的效果,并給出合理的優(yōu)化和改進(jìn)建議;內(nèi)部監(jiān)督則更多是單位內(nèi)部的自我監(jiān)督和評價工作。 這兩種評價方式都能夠?qū)蒲惺聵I(yè)單位內(nèi)部控制工作開展起到一定的監(jiān)督作用,且二者相互促進(jìn),相互影響。
通常情況下,內(nèi)部控制評價標(biāo)準(zhǔn)主要分為一般標(biāo)準(zhǔn)和具體標(biāo)準(zhǔn)兩種。 一般標(biāo)準(zhǔn)更多的是在對科研事業(yè)單位內(nèi)部控制活動全過程評價工作中使用的評價標(biāo)準(zhǔn),其評價標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與單位的內(nèi)部控制評價目標(biāo)相吻合,并全面落實。 具體標(biāo)準(zhǔn)主要是針對內(nèi)部控制工作中某一具體環(huán)節(jié)評價時所制訂的標(biāo)準(zhǔn),其又分為業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及內(nèi)部控制要素標(biāo)準(zhǔn)。 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是通過分析科研事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動開展過程中存在的各項風(fēng)險點,對所采取的風(fēng)險防范措施的有效性開展全面的評價,并審查其業(yè)務(wù)活動是否合規(guī)的一項標(biāo)準(zhǔn)。 內(nèi)部控制要素標(biāo)準(zhǔn)則是通過分析內(nèi)部控制五要素,評價內(nèi)部控制工作開展中其環(huán)境目標(biāo)的設(shè)定是否合理;內(nèi)部控制活動是否合理運行;是否及時評估和識別其中存在的重大風(fēng)險;是否建立了高效的信息互通和共享機制,以便于日常工作中高效的信息互通;是否具備高效獨立的內(nèi)部控制監(jiān)督機制等內(nèi)容。 在內(nèi)部控制工作中,具體標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行應(yīng)當(dāng)以一般標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ),而一般標(biāo)準(zhǔn)通常又會在具體標(biāo)準(zhǔn)中得到全面的體現(xiàn)。 各項內(nèi)部控制評價標(biāo)準(zhǔn)的制訂,其最終目的是及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制工作中存在的問題,并采取有效的措施,盡快改善。
信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及在各行業(yè)內(nèi)的普及促使科研事業(yè)單位也不斷加強了對內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作的重視。 單位通過建立完善的內(nèi)部控制信息系統(tǒng),能夠?qū)崿F(xiàn)各部門應(yīng)用軟件的高度集成,為內(nèi)部控制人員工作的開展提供全面的數(shù)據(jù)支撐。 同時,還應(yīng)當(dāng)在各部門間建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,打破部門間的信息壁壘,提高數(shù)據(jù)共享效率,實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)流程的高效銜接,內(nèi)部管理的協(xié)同。 在構(gòu)建內(nèi)部控制信息系統(tǒng)時,單位應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)我國政府部門頒布的最新的事業(yè)單位內(nèi)部控制工作建設(shè)方面的最新要求和標(biāo)準(zhǔn),綜合考慮自身的實際需求,確保內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的構(gòu)建符合各項規(guī)范,規(guī)避人為操作風(fēng)險。隨著單位不斷發(fā)展,其內(nèi)部存在新增業(yè)務(wù)或原有業(yè)務(wù)發(fā)生變動時,內(nèi)部控制信息系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)及時改善,使之與業(yè)務(wù)的實際開展吻合,對各項業(yè)務(wù)活動起到良好的監(jiān)管作用。 此外,在建設(shè)信息系統(tǒng)時還應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)其兼容性、功能性以及拓展性功能,確保系統(tǒng)能夠及時升級和擴(kuò)充,降低科研事業(yè)單位的沉沒成本[6]。
綜上所述,科研事業(yè)單位想要順利開展內(nèi)部控制管理,就要盡快完善內(nèi)部控制體系,樹立科學(xué)的內(nèi)部控制意識,推動各項制度落實,并利用信息技術(shù)高效的信息處理能力,加大對內(nèi)部控制工作的監(jiān)管力度,充分發(fā)揮內(nèi)部控制工作的價值,為推動科研事業(yè)單位各項工作開展創(chuàng)建良好的內(nèi)部環(huán)境。