李春梅

摘 要：隨著數(shù)字中國(guó)理念的不斷普及，各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化傳遞已成為主流趨勢(shì)，民政檔案作為國(guó)家及社會(huì)對(duì)于民生管理的重要內(nèi)容，與人民群眾有著極為密切的關(guān)系，對(duì)其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型及信息化模式的科學(xué)應(yīng)用，進(jìn)而提高檔案服務(wù)效率，乃是各民政部門當(dāng)前需要重點(diǎn)面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)。本文在數(shù)字中國(guó)視野下對(duì)民政檔案的服務(wù)能力建設(shè)進(jìn)行深入探究，在思想建設(shè)、組織建設(shè)、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、人才建設(shè)等方面對(duì)新時(shí)代民政檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)行分析，并提出可行性建議，希望對(duì)民政檔案服務(wù)的實(shí)際發(fā)展有所裨益。

關(guān)鍵詞：數(shù)字中國(guó)；民政檔案；服務(wù)能力

民政部門是主管社會(huì)中各項(xiàng)行政事務(wù)的重要政府職能部門，對(duì)于調(diào)節(jié)社會(huì)矛盾、維持社會(huì)穩(wěn)定、為政府分憂、為群眾解愁承擔(dān)著極為關(guān)鍵的角色。尤其隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)療保健、教育培訓(xùn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等事業(yè)也逐漸納入民政系統(tǒng)管理范疇，民生工作難度與復(fù)雜度逐漸加大，隨之也產(chǎn)生了數(shù)量龐大、門類繁雜的民政檔案，廣大群眾對(duì)民政部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)也有著較大的期待與需求。如何利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)推動(dòng)民政檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，進(jìn)行有效有序的管理，進(jìn)而提高檔案開發(fā)利用率來(lái)進(jìn)一步改善民生顯得尤為重要。作為民政部門更要確立走數(shù)字化、信息化道路，為社會(huì)提供多元化民政服務(wù)，確保民政檔案價(jià)值得以充分發(fā)揮。

1 數(shù)字中國(guó)視野下提高民政檔案服務(wù)能力水平的重要性及意義

1.1 當(dāng)前民政檔案信息化建設(shè)的必要性

在政策上，2021年國(guó)家發(fā)布的《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》中提出了數(shù)字中國(guó)，對(duì)于數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府以及數(shù)字生態(tài)等進(jìn)行了詳細(xì)闡述。2023年2月，中辦國(guó)辦印發(fā)了《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》，再次強(qiáng)調(diào)了建設(shè)數(shù)字中國(guó)對(duì)推進(jìn)中國(guó)式現(xiàn)代化的重要性，要夯實(shí)數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)據(jù)資源體系“兩大基礎(chǔ)”，強(qiáng)化數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新體系和數(shù)字安全屏障“兩大能力”。與此同時(shí)，國(guó)家檔案局印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也對(duì)于新時(shí)代檔案信息化建設(shè)做出了明確規(guī)定，強(qiáng)調(diào)推動(dòng)新技術(shù)與檔案工作深度融合，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，要深入挖掘檔案資源，積極探索知識(shí)管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用，提升檔案利用服務(wù)能力。在政策層面上為民政檔案服務(wù)能力建設(shè)提供了良好的發(fā)展環(huán)境。在技術(shù)上。隨著以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的信息化水平快速發(fā)展，給各行各業(yè)帶來(lái)了巨大轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)終端、移動(dòng)終端的普及運(yùn)用，也為人們的工作、生活方式帶來(lái)了巨大的變革，對(duì)于民政部門，在技術(shù)與管理模式上與時(shí)俱進(jìn)，充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)來(lái)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理效能，提高對(duì)民政檔案信息的共享和流通，進(jìn)而促進(jìn)檔案利用服務(wù)提質(zhì)增效，已成為主流發(fā)展方向。

1.2 新時(shí)期民政檔案信息化建設(shè)工作的意義

一是提高管理效率。徹底破除了傳統(tǒng)管理模式下工作量大、效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力的弊端，真正達(dá)到自動(dòng)化征集、實(shí)時(shí)化更新、網(wǎng)絡(luò)化管理利用。同時(shí)在信息化技術(shù)加成下使民政檔案檢索查詢方便。數(shù)據(jù)錄入后，管理員可從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，用極少的時(shí)間定位關(guān)鍵信息并形成報(bào)表，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)[1]。二是最大程度地保護(hù)檔案原件。眾多檔案資料長(zhǎng)時(shí)間存放于庫(kù)房，難免會(huì)出現(xiàn)紙張脆弱、字跡模糊、蟲蛀潮濕等問(wèn)題，再加上頻繁查閱利用，大大增加了原始文件的損壞率。在數(shù)字中國(guó)背景下將紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型為電子檔案，建立全類型民政檔案數(shù)字資源庫(kù)，改變了檔案的儲(chǔ)存載體，減小了檔案存儲(chǔ)空間的同時(shí)，也有效避免了翻閱復(fù)印造成檔案損壞的風(fēng)險(xiǎn)。三是提供良好的利用服務(wù)。隨著民政檔案文件呈幾何級(jí)速度增加，依靠過(guò)去的管理模式無(wú)法達(dá)到全面利用的效果，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用下，系統(tǒng)可自動(dòng)匯總、分類、著錄并提取關(guān)鍵詞，使檔案利用突破時(shí)空界限，進(jìn)一步拓寬利用范圍，便于檔案管理人員的二次利用和開發(fā)，真正意義上實(shí)現(xiàn)了民政部門檔案由被動(dòng)管理轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)。

2 數(shù)字中國(guó)視野下民政檔案服務(wù)能力建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 思想意識(shí)較為薄弱

對(duì)于數(shù)字中國(guó)視角下的民政部門而言，信息化建設(shè)整體規(guī)劃較為滯后，數(shù)字化改革推進(jìn)力度較為遲緩，源頭上在于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)不強(qiáng)、信息化意識(shí)不強(qiáng)、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)國(guó)家針對(duì)信息化管理業(yè)務(wù)提出的法律不熟悉，仍然處于被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，無(wú)法利用現(xiàn)代信息化技術(shù)為群眾提供精準(zhǔn)化、高質(zhì)量的檔案服務(wù)，難以有效發(fā)揮民政檔案資源的利用價(jià)值。即使開展信息化工作也只是形式主義、應(yīng)付檢查，在頂層設(shè)計(jì)上對(duì)于民政檔案信息化管理、智慧化服務(wù)的政策支持、資金幫扶、人力投入缺乏必要的支持和配合，進(jìn)而影響整體進(jìn)程。

2.2 管理體系較為松散

一是目前大多數(shù)民政部門沒有在內(nèi)部專門設(shè)置檔案管理業(yè)務(wù)科室。相關(guān)工作大多由辦公室代辦，職能職責(zé)設(shè)置不夠清晰，任務(wù)分工不夠細(xì)化，工作人員往往處于兼職狀態(tài)，經(jīng)常會(huì)因其他工作而忽視檔案管理工作，在整體上使得檔案事業(yè)長(zhǎng)期處于較為邊緣化的狀態(tài)，無(wú)法投入足夠的人力物力財(cái)力助力其快速發(fā)展。二是管理規(guī)范程度不夠。在數(shù)字中國(guó)背景下的民政檔案信息化管理工作對(duì)于民政部門而言是全新實(shí)踐，傳統(tǒng)模式下的管理制度已無(wú)法沿用。民政部門單位在實(shí)際工作開展前尚未制定科學(xué)合理的檔案管理存放、開發(fā)利用服務(wù)等制度文件，在全流程管理及服務(wù)過(guò)程中缺乏規(guī)范性、可行性標(biāo)準(zhǔn)體系，容易出現(xiàn)檔案收集不齊全、利用流程不規(guī)范、對(duì)外服務(wù)有漏洞、數(shù)字格式不統(tǒng)一等問(wèn)題，其科學(xué)性、完整性、實(shí)用性較差，也在一定程度上加大了檔案工作的潛在風(fēng)險(xiǎn)，產(chǎn)生的社會(huì)效益較小，無(wú)法真正意義上發(fā)揮民政檔案的利用價(jià)值[2]。

2.3 信息化管理較為滯后

一是基礎(chǔ)設(shè)施不完善。由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度及財(cái)政資金限制等因素，使得大多民政部門沒有對(duì)檔案管理配置較為專業(yè)的軟硬件設(shè)備，計(jì)算機(jī)終端專業(yè)度及數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到實(shí)際工作需求，此現(xiàn)象在基層民政部門尤為明顯。同時(shí)對(duì)于操作系統(tǒng)平臺(tái)開發(fā)、數(shù)據(jù)庫(kù)搭建、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用力度不足，無(wú)法發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。二是數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作滯后。民政部門開展數(shù)字資源建設(shè)工作不充分，大多檔案資源仍是紙質(zhì)檔案，結(jié)構(gòu)單一、管理難度大，即使轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募惨驓w檔治理能力不足出現(xiàn)“歸不全，歸不好”的問(wèn)題，不利于維護(hù)應(yīng)歸檔的民政檔案資源的齊全完整與長(zhǎng)期可用性，不利于將來(lái)檔案服務(wù)工作的順利開展。三是共享水平較低。電子檔案歸檔時(shí)效性低、部門內(nèi)外業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性不足等問(wèn)題日益凸顯。雖然我國(guó)各個(gè)行業(yè)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)全覆蓋，但由于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理平臺(tái)存在制度與技術(shù)層面上的限制，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)設(shè)各業(yè)務(wù)科室、部門單位間互聯(lián)互通，海量民政檔案資源無(wú)法達(dá)到共建共享高度，各自為政、信息“孤島”現(xiàn)象尤為明顯，檔案資源開發(fā)利用僅限于現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案信息，民政檔案利用服務(wù)大打折扣，效果不佳。

2.4 干部隊(duì)伍較為業(yè)余

目前，民政部門信息化專業(yè)管理力量較為薄弱，即使具備先進(jìn)的設(shè)備及系統(tǒng)也難以在實(shí)際工作中提高服務(wù)水平。一是大多檔案管理人員年齡較大。部分為即將退休或者退居二線的老干部，其學(xué)歷水平與信息化意識(shí)難以在短時(shí)間內(nèi)接受并熟練運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)開展民政檔案服務(wù)工作，甚至有些檔案管理人員沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)理論培訓(xùn)便“倉(cāng)促”上崗，專業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平難以達(dá)到新時(shí)代發(fā)展需求，仍然停留在傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)檔案整理、手工方式查詢的水準(zhǔn)上，嚴(yán)重制約了檔案服務(wù)水平的提高。二是干部隊(duì)伍架構(gòu)不完整。檔案管理人員穩(wěn)定性較差、人員流動(dòng)性大、崗位更換頻繁。民政部門對(duì)外人才引進(jìn)力度不夠，沒有定期向檔案隊(duì)伍補(bǔ)充符合時(shí)代發(fā)展的人才。同時(shí)，民政部門開展檔案人員繼續(xù)教育、后期培訓(xùn)活動(dòng)較少，對(duì)民政檔案的工作精力投入不足。大多數(shù)人員沒有全面了解新形勢(shì)下數(shù)字化檔案管理流程，計(jì)算機(jī)操作技能始終停留在初級(jí)階段，在操作時(shí)也往往會(huì)出現(xiàn)失誤，給檔案信息化管理進(jìn)程的穩(wěn)步推進(jìn)造成了一定阻礙。

3 數(shù)字中國(guó)視野下民政檔案服務(wù)能力提升優(yōu)化路徑

在數(shù)字中國(guó)背景下，民政部門領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，積極探索可操作性強(qiáng)的優(yōu)化方案，針對(duì)檔案管理、服務(wù)模式進(jìn)行全面的改革和創(chuàng)新，激活民政檔案工作的民生屬性、文化屬性，充分彰顯其社會(huì)效益及利用價(jià)值。

3.1 牢固樹立檔案意識(shí)，增強(qiáng)信息化管理觀念

一是樹立檔案意識(shí)。民政部門要自覺履行新時(shí)代民政檔案工作者的職責(zé)和使命，牢牢把握檔案工作政治方向，始終貫徹落實(shí)總書記對(duì)檔案工作的重要指示批示精神，自覺踐行“民政為民、民政愛民”的工作理念，把民政檔案保管好、利用好，充分重視檔案工作產(chǎn)生的社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、文化價(jià)值。在頂層設(shè)計(jì)層面為檔案服務(wù)建設(shè)提供政策支持、制度支持、財(cái)政資金支持、人力資源支持。扎實(shí)推進(jìn)民政檔案資源體系、服務(wù)體系建設(shè)，努力開創(chuàng)新時(shí)期民政檔案工作新局面。二是樹立信息化意識(shí)。在思想上破除傳統(tǒng)管理模式的禁錮，在行為上改變傳統(tǒng)的管理工作模式，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，依托“互聯(lián)網(wǎng)+民政”，建設(shè)改革優(yōu)化民政檔案管理新思路與新手段。引導(dǎo)行業(yè)內(nèi)外實(shí)現(xiàn)以電子檔案文件為主的民政檔案信息化管理與主動(dòng)服務(wù)，營(yíng)造工作人員認(rèn)識(shí)、重視、支持檔案工作的良好氛圍。

3.2 健全完善組織體系，出臺(tái)科學(xué)化管理制度

一是成立工作組織。民政部門要設(shè)置檔案管理工作指導(dǎo)委員會(huì)或者專職檔案管理業(yè)務(wù)科室，負(fù)責(zé)制度標(biāo)準(zhǔn)制定、檔案平臺(tái)功能開發(fā)、日常工作監(jiān)督、重難點(diǎn)問(wèn)題解決等任務(wù)，將檔案管理職能職責(zé)集中化，高位推動(dòng)各項(xiàng)工作順利開展。二是民政部門領(lǐng)導(dǎo)者要會(huì)同業(yè)務(wù)科室根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理?xiàng)l例》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》 等法律法規(guī)，結(jié)合如《婚姻登記條例》《婚姻登記規(guī)范》等民政工作專業(yè)制度標(biāo)準(zhǔn)，制定適應(yīng)新時(shí)期信息化建設(shè)的管理制度。在新的發(fā)展環(huán)境下進(jìn)一步健全完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，從而以深化民政檔案治理體系和服務(wù)社會(huì)民生需求為落腳點(diǎn)，改革創(chuàng)新管理體制機(jī)制，全面提升民政檔案綜合管理走向科學(xué)化、制度化、合理化、規(guī)范化[3]。

3.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，融入專業(yè)化現(xiàn)代技術(shù)

一是檔案數(shù)字資源建設(shè)。定期開展民政檔案內(nèi)部集中歸檔及數(shù)字化加工工作，以“存量數(shù)字化、增量電子化”為目標(biāo)，不斷提高現(xiàn)存檔案數(shù)字化率，尤其對(duì)于民生需求高、查閱利用頻繁的檔案更要優(yōu)先數(shù)字化加工、確保加工質(zhì)量，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)其信息化管理提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)工作現(xiàn)狀及發(fā)展需求，積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，爭(zhēng)取專項(xiàng)資金配備符合檔案管理現(xiàn)代化的服務(wù)器、存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等系統(tǒng)完備、高效實(shí)用、安全可靠的檔案信息化硬件基礎(chǔ)設(shè)施。三是構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)。要加速通用系統(tǒng)軟件的研究與開發(fā)，以“數(shù)字民政”建設(shè)為依托加速信息化處理步伐，充分利用數(shù)據(jù)挖掘、人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)構(gòu)建民政檔案資源管理利用平臺(tái)，并加大各類民政信息資源的融合力度，推動(dòng)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，逐步實(shí)現(xiàn)以檔案管理系統(tǒng)為主的多個(gè)平臺(tái)對(duì)民政電子文件數(shù)據(jù)的網(wǎng)格化采集與自動(dòng)歸檔，做到高度集成與無(wú)縫銜接，在一定程度上推動(dòng)數(shù)據(jù)信息資源的匯聚、整合和共享[4]。同時(shí)，在此基礎(chǔ)上面向社會(huì)積極拓展“網(wǎng)辦、掌辦、自助辦”的經(jīng)辦途徑，為廣大群眾查閱檔案、調(diào)用檔案提供便利服務(wù)，不斷提升民政部門的社會(huì)影響力及群眾滿意度，以信息化技術(shù)引領(lǐng)民政檔案管理走在前列。

3.4 打造優(yōu)秀管理團(tuán)隊(duì)，建立常態(tài)化培訓(xùn)方案

實(shí)現(xiàn)民政檔案管理信息化，為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，人才是第一要素。新時(shí)期檔案工作的創(chuàng)新與改革，也為管理人員提出了更高要求，作為民政部門要注重人才培養(yǎng)，打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)[5]。一是大力引才，提高人才數(shù)量。要面向社會(huì)多渠道、多方式選拔掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、檔案現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才，不斷優(yōu)化干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，進(jìn)而為推進(jìn)民政檔案服務(wù)建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)人力資源保障。二是著力育才。把握民政檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化干部人才培養(yǎng)列入年度工作目標(biāo)計(jì)劃，做到有目標(biāo)、有任務(wù)、有考核、有措施。組織開展相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高一線檔案管理人員專業(yè)能力和數(shù)字化素養(yǎng)，引導(dǎo)全體干部職工提高檔案管理能力與信息化應(yīng)用能力，主動(dòng)將民政檔案信息化管理與數(shù)字化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)充分對(duì)接融合，積極培養(yǎng)大膽探索與改革的發(fā)展思維，為民政檔案事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大助力。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著數(shù)字中國(guó)建設(shè)的不斷推進(jìn)，利用信息技術(shù)開展民政檔案管理利用，提高服務(wù)水平已成為數(shù)字時(shí)代民政事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新命題。這就需要民政部門立足當(dāng)下、著眼未來(lái)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展規(guī)律和趨勢(shì)，采取多種措施加快信息化建設(shè)步伐，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，以標(biāo)準(zhǔn)化檔案歸檔、科學(xué)化檔案管理賦能精準(zhǔn)化檔案服務(wù)，為打造數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略新引擎貢獻(xiàn)檔案力量。

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（作者單位：洮南市社會(huì)福利事業(yè)管理中心）