王小曼

摘 要：新時代背景下，數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展給事業(yè)單位的檔案資源管理帶來前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案資源管理方式已無法滿足現(xiàn)代社會的需求，數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢。數(shù)字化技術(shù)為檔案管理提供了高效、便捷的手段，使得海量信息得以完整、永久保存。但與此同時，信息安全、技術(shù)更新迭代以及人員素質(zhì)等問題也凸顯出來。因此，事業(yè)單位需審慎應(yīng)對，確保數(shù)字化進(jìn)程平穩(wěn)推進(jìn)，以更好地服務(wù)于各項工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：新時代；事業(yè)單位；檔案資源；數(shù)字化

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為各行各業(yè)變革的驅(qū)動力。對于事業(yè)單位而言，檔案資源的管理與利用同樣面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求。在新時代背景下，檔案資源的數(shù)字化應(yīng)用不僅為事業(yè)單位帶來前所未有的機(jī)遇，還帶來諸多挑戰(zhàn)。如何有效把握機(jī)遇，從容應(yīng)對挑戰(zhàn)，成為事業(yè)單位檔案管理工作面臨的重要課題。本文旨在深入探討事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的現(xiàn)狀、機(jī)遇與挑戰(zhàn)，以期為事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有益的思路與建議。

一、研究背景

隨著科技的飛速進(jìn)步，數(shù)字化技術(shù)已逐漸應(yīng)用到各個領(lǐng)域，成為推動社會發(fā)展的重要力量。檔案資源作為事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，其數(shù)字化應(yīng)用不僅是一個技術(shù)趨勢，還是提高管理效率和提升服務(wù)質(zhì)量的必要手段。在新時代背景下，事業(yè)單位檔案資源的數(shù)字化應(yīng)用不僅是適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，還是推動事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新、提高公共服務(wù)水平的內(nèi)在要求。

1.檔案資源數(shù)字化的發(fā)展趨勢

近年來，全球范圍內(nèi)的檔案資源數(shù)字化進(jìn)程不斷加速，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式正逐步被數(shù)字化管理模式所取代。數(shù)字化技術(shù)不僅使檔案資源的存儲、檢索和利用更加便捷，還大幅提高了檔案管理的效率和安全性。事業(yè)單位作為社會服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，其檔案資源的數(shù)字化應(yīng)用不僅有助于提高檔案的管理效率，還能為社會公眾提供更加高效、便捷的檔案信息服務(wù)。

2.事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的重要性

一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式不僅效率低下，還容易造成信息的丟失或損壞。通過數(shù)字化技術(shù)的加持，檔案信息可以永久保存并隨時快速檢索，大幅提高了檔案的利用效率。一方面，檔案資源的數(shù)字化管理有助于加強(qiáng)檔案信息的保密性，減少因人為因素導(dǎo)致的檔案被遺失或泄密的風(fēng)險；另一方面，數(shù)字化檔案管理有助于實現(xiàn)檔案資源的共享和遠(yuǎn)程利用，打破了傳統(tǒng)檔案管理模式下的時空限制，提高了檔案的利用價值和社會效益。此外，事業(yè)單位檔案資源的數(shù)字化應(yīng)用還有助于提升單位形象和服務(wù)質(zhì)量，有利于事業(yè)單位樹立現(xiàn)代化、高效的管理形象，更好地履行社會服務(wù)職能。

二、事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的意義

1.提高檔案管理效率

（1）簡化檔案存儲與檢索流程。傳統(tǒng)的檔案存儲方式往往依賴于實體材料，檢索過程費時費力。而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息可以被便捷地存儲于電子媒介中，不僅節(jié)省大量的物理空間，還極大地提高了檢索速度。通過關(guān)鍵詞、日期或分類等多種方式，檔案信息可以迅速被定位和獲取，提高了工作效率。

（2）實現(xiàn)檔案信息快速傳遞。在以往的檔案管理模式下，信息傳遞受限于物理距離和傳輸介質(zhì)。而數(shù)字化檔案則可以實現(xiàn)即時傳遞，不受地域限制，使得異地查閱、調(diào)檔等操作變得簡單易行，加強(qiáng)了信息的流動性。此外，通過互聯(lián)網(wǎng)或內(nèi)部局域網(wǎng)，事業(yè)單位還可以實現(xiàn)檔案信息的共享，增強(qiáng)了部門間的溝通與合作。

（3）提升檔案信息利用率。數(shù)字化檔案的優(yōu)勢在于其可編輯性和可復(fù)制性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在利用時往往面臨原件受損或被遺失的風(fēng)險，而數(shù)字化檔案則可以通過復(fù)制或備份輕松解決這一問題。此外，數(shù)字化檔案還支持多媒體內(nèi)容，如圖片、音頻、視頻等，豐富了檔案信息的表現(xiàn)形式，使得檔案信息能夠更好地服務(wù)于單位決策和公共服務(wù)，提高了檔案的社會價值。

2.促進(jìn)檔案信息資源共享

（1）易于備份和異地存儲。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在存儲和備份方面存在諸多不便，而數(shù)字化的檔案信息則可以通過云存儲、硬盤備份等多種方式展開異地存儲，在確保檔案信息安全的同時，能夠?qū)崿F(xiàn)備份和復(fù)制，不僅保證了檔案存儲的安全性，還降低了檔案丟失的風(fēng)險。

（2）提升信息協(xié)同效應(yīng)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了巨大的便利，有利于檔案信息資源的共享。傳統(tǒng)的檔案管理方式由于受到存儲介質(zhì)的限制，信息的傳播和使用受到很大的約束。而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用打破了這一限制，使得檔案信息可以輕松地在網(wǎng)絡(luò)上展開傳播和分享，不僅提高了信息的使用效率，還有助于推動信息的交流。也就是說，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用打破了傳統(tǒng)檔案管理中的信息孤島現(xiàn)象，提升了不同部門、不同地區(qū)之間的信息協(xié)同效應(yīng)，使檔案信息能夠在更廣的范圍內(nèi)發(fā)揮其價值。

（3）提升檔案信息的社會價值。事業(yè)單位的檔案信息不僅是對單位工作的記錄，還是對社會歷史的重要記錄。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使得這些檔案信息能夠更加廣泛地傳播和使用，進(jìn)一步提升了其社會價值。而對于事業(yè)單位來說，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案信息可以更加方便地被檢索、利用和傳播，從而更好地滿足社會對檔案信息的需求，提升了檔案信息的社會價值，使事業(yè)單位的檔案信息能夠更好地服務(wù)于社會公眾，提升事業(yè)單位的公共服務(wù)形象。

3.保證檔案信息安全

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在長期保存過程中，容易受到物理因素（溫濕度、光照等）和人為因素（誤操作、盜竊等）的影響，導(dǎo)致檔案損壞或丟失。而數(shù)字化檔案則可以通過數(shù)據(jù)加密、備份、恢復(fù)等多種技術(shù)手段，確保檔案信息的完整性。對于一些涉及敏感信息的檔案，數(shù)字化技術(shù)可以通過設(shè)置訪問權(quán)限、加密存儲、動態(tài)監(jiān)控等方式，有效防止信息被泄露，不僅保護(hù)了檔案的安全，還維護(hù)了事業(yè)單位的聲譽和利益。

三、事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的挑戰(zhàn)

1.技術(shù)難題

（1）黑客攻擊與病毒侵害威脅。在這個信息爆炸的時代，數(shù)據(jù)成為寶貴的資源，黑客利用系統(tǒng)漏洞或惡意攻擊，竊取或破壞檔案數(shù)據(jù)。檔案信息一旦遭到攻擊，輕則導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露，重則導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)損壞或丟失，不僅對事業(yè)單位的正常運作造成嚴(yán)重影響，還可能涉及國家安全問題。

（2）數(shù)據(jù)被泄露、損壞或丟失的風(fēng)險。檔案資源數(shù)字化的過程涉及大量數(shù)據(jù)的遷移、存儲與處理。在這個過程中，任何一個環(huán)節(jié)的疏忽都可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失或損壞。同時，由于數(shù)據(jù)的高度集中、易復(fù)制性和易傳輸性，一旦管理不善或出現(xiàn)技術(shù)故障，可能會導(dǎo)致重要檔案信息被泄露、損壞或丟失，造成的后果不堪設(shè)想。因此，事業(yè)單位需要建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制以及實施嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問控制和審計機(jī)制，以確保數(shù)據(jù)的完整性。

（3）技術(shù)更新與維護(hù)成本。為了確保檔案資源的有效管理與利用，事業(yè)單位需不斷更新技術(shù)與設(shè)備設(shè)施。技術(shù)的更新?lián)Q代意味著更高的成本投入。此外，設(shè)備設(shè)施的日常維護(hù)與數(shù)據(jù)備份也需要持續(xù)的資金支持，對于一些經(jīng)費有限的事業(yè)單位來說是一個不小的挑戰(zhàn)。

2.管理難題

（1）檔案管理流程需要調(diào)整。傳統(tǒng)的檔案管理流程往往基于實體檔案的管理，而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案的存儲、檢索和使用方式發(fā)生了深刻變化。因此，事業(yè)單位需要重新審視并優(yōu)化檔案管理流程，確保數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用進(jìn)程中檔案的完整性、安全性和可追溯性。

（2）檔案管理人員素質(zhì)不高。 過去，檔案管理人員開展工作可能主要依賴于經(jīng)驗和對實體檔案的熟悉程度。但現(xiàn)在，他們需要掌握相關(guān)的信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)管理、信息安全等，以應(yīng)對數(shù)字化技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)。檔案管理人員不僅需要具備基本的檔案管理知識，還需要具備一定的信息技術(shù)素養(yǎng)，如數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識。此外，管理人員還需要不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)，以應(yīng)對數(shù)字化檔案管理中的新挑戰(zhàn)。因此，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育成為事業(yè)單位必須重視的環(huán)節(jié)。

（3）管理制度不完善。數(shù)字化檔案管理涉及多個環(huán)節(jié)和多方利益相關(guān)者。因此，事業(yè)單位需要建立一套完整的管理制度來規(guī)范各方的行為和責(zé)任。管理制度應(yīng)包括檔案的收集、存儲、檢索、利用、安全等方面，以確保數(shù)字化檔案管理的規(guī)范化和有效性。

3.法律與道德難題

（1）數(shù)字檔案信息的隱私保護(hù)問題。對于事業(yè)單位來說，在將實體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過程中，如何確保個人或組織的隱私不被泄露成了一個亟待解決的問題。一旦信息被非法獲取或濫用，后果不堪設(shè)想，不僅涉及法律層面的責(zé)任，還是對事業(yè)單位道德底線的考驗。

（2）數(shù)字檔案信息的真實性保障問題。事業(yè)單位檔案資源的數(shù)字化應(yīng)用是一個復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，需要在推進(jìn)過程中始終保持清醒的頭腦，既要充分利用數(shù)字化技術(shù)帶來的便利，也要時刻警惕其中的風(fēng)險。其中，檔案信息被篡改或偽造的風(fēng)險非常大，會影響到檔案信息的真實性和可信度。因此，如何確保數(shù)字化檔案的真實性、完整性，防止信息被惡意篡改，是事業(yè)單位在檔案數(shù)字化過程中必須面對的挑戰(zhàn)。

四、事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的策略與建議

1.技術(shù)方面

（1）加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新。加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新是事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化的重要保障。當(dāng)前，數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)緊跟技術(shù)發(fā)展步伐，不斷探索新技術(shù)、新方法在檔案資源數(shù)字化中的應(yīng)用。例如，利用人工智能技術(shù)展開檔案分類、索引和檢索，提高檔案查詢的效率和準(zhǔn)確性。利用云計算技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的分布式存儲和高效管理，確保數(shù)據(jù)安全可靠。通過不斷的技術(shù)創(chuàng)新，事業(yè)單位可以更好地應(yīng)對數(shù)字化帶來的挑戰(zhàn)，推動檔案資源數(shù)字化的深入發(fā)展。同時，事業(yè)單位還需要建立健全數(shù)字化技術(shù)管理制度，規(guī)范技術(shù)應(yīng)用和操作流程，保證數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的可靠性。

（2）提高技術(shù)應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)性。提高技術(shù)應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)性也是事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化過程中必須考慮的問題。在推進(jìn)檔案資源數(shù)字化的過程中，事業(yè)單位應(yīng)充分考慮數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用成本以及帶來的效益，合理配置資源，避免浪費。例如，在選擇數(shù)字化設(shè)備設(shè)施時，應(yīng)充分比較不同設(shè)備設(shè)施的性能、價格和后期維護(hù)成本，選擇性價比最高的。在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的過程中，優(yōu)化工作流程，提高工作效率，降低人工成本。通過提高技術(shù)應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)性，事業(yè)單位才能實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的可持續(xù)發(fā)展。

2.管理方面

（1）調(diào)整檔案管理流程，優(yōu)化管理方法。事業(yè)單位需要全面審視傳統(tǒng)的檔案管理流程，優(yōu)化或重構(gòu)不適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境的管理環(huán)節(jié)。同時，不斷優(yōu)化管理方法，采用科學(xué)的管理工具和技術(shù)，提高檔案管理的效率和保證檔案呈現(xiàn)的準(zhǔn)確性。例如，在檔案分類上，應(yīng)充分考慮數(shù)字化檔案的特點，制定更為細(xì)致、科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)；在檔案存儲上，應(yīng)加強(qiáng)云存儲、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性；在檔案的利用上，應(yīng)積極探索智能檢索、數(shù)據(jù)挖掘等手段，提高檔案的利用效率。

（2）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)與引進(jìn)。數(shù)字化檔案管理對從業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們掌握數(shù)字化檔案管理的基本技能與知識，如計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)安全防護(hù)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使用等。同時，事業(yè)單位也應(yīng)積極引進(jìn)具備數(shù)字化技術(shù)背景的專業(yè)人才，為檔案管理隊伍注入新的血液。

（3）完善檔案管理制度，強(qiáng)化制度執(zhí)行力度。事業(yè)單位應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確數(shù)字化檔案的收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的具體要求，做到有章可循。此外，事業(yè)單位還應(yīng)加大制度的執(zhí)行力度，通過定期檢查、內(nèi)部審計等方式，確保各項制度落到實處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.法律與道德方面

（1）加強(qiáng)數(shù)字檔案信息的隱私保護(hù)。在推進(jìn)檔案資源數(shù)字化的過程中，事業(yè)單位應(yīng)充分尊重和保護(hù)個人隱私。除了在法律層面采取措施外，事業(yè)單位還應(yīng)在日常操作中加強(qiáng)對員工的隱私保護(hù)意識培訓(xùn)，確保每一位員工都能將尊重和保護(hù)個人隱私內(nèi)化為自己的行為準(zhǔn)則。在檔案資源數(shù)字化過程中，相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，對涉及個人隱私的檔案信息展開特殊處理，確保個人隱私不受侵犯。同時，事業(yè)單位應(yīng)建立完善的檔案信息保密制度，采取加密、水印等技術(shù)手段，防止檔案信息被非法獲取和濫用。

（2）建立數(shù)字檔案信息真實性保障機(jī)制。其一，通過采取一系列技術(shù)手段和管理措施，如數(shù)字簽名、時間戳、版本控制等，確保數(shù)字檔案在生成、傳輸、保管和利用過程中的真實性。此外，對于涉及法律效力的數(shù)字檔案，應(yīng)定期展開第三方公證或認(rèn)證；其二，采用加密技術(shù)加密處理數(shù)字檔案信息，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。同時，合理設(shè)置數(shù)字檔案的訪問權(quán)限，控制信息訪問范圍，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問；其三，加強(qiáng)與相關(guān)部門的合作與溝通，共同制定數(shù)字檔案信息的真實性保障標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，推動行業(yè)的健康發(fā)展。

五、結(jié)語

新時代背景下，事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用既帶來了諸多機(jī)遇，也面臨著一些挑戰(zhàn)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理和服務(wù)提供了更為便捷、高效的方式，促使檔案信息實現(xiàn)了資源共享、備份、協(xié)同操作等，極大提升了檔案的價值和影響力。然而，技術(shù)難題、管理難題、法律和道德難題等隨之浮現(xiàn)。事業(yè)單位需全面審視這些挑戰(zhàn)，不斷優(yōu)化管理流程，完善制度，提高人員素質(zhì)，并充分利用數(shù)字化技術(shù)，推動檔案管理的持續(xù)創(chuàng)新和發(fā)展。

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作者單位：棗莊市衛(wèi)生健康服務(wù)中心