王海琴

[摘 要]隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、信息化。然而，檔案信息化管理中保密與安全管理問題一直是管理者和用戶關(guān)注的重點(diǎn)。如何平衡檔案資源的共享利用與安全保密，是當(dāng)前檔案管理面臨的一大挑戰(zhàn)。文章圍繞檔案管理安全保密及信息化檔案管理，探討了檔案管理安全保密的重要性，并提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議，以供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；安全保密；信息化檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2024）09-0034-03

檔案是記錄歷史、傳承文明的重要載體，也是國家和社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，檔案管理是其他工作開展的重要基礎(chǔ)與前提，在社會(huì)整體發(fā)展中占據(jù)重要地位。

信息化的發(fā)展，尤其是檔案管理工作的信息化發(fā)展，讓檔案管理與保密工作變得困難。信息化發(fā)展提高了檔案管理效率，豐富了檔案資源的開發(fā)利用方式，但與此同時(shí)，檔案信息化管理中的安全保密問題也日益凸顯。如何在確保檔案信息安全的前提下，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，成為當(dāng)前亟待解決的問題。

一、檔案管理工作的特點(diǎn)

專業(yè)性：檔案管理需要具備專業(yè)的知識(shí)和技能，包括檔案分類、編目、整理、保存、利用等。管理人員需要經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，才能有效地管理和保護(hù)檔案。

規(guī)范性：檔案管理工作必須遵循一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的分類方法、保存方式、保密規(guī)定等[ 1 ]。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。

歷史性：檔案是歷史的記錄，具有重要的歷史價(jià)值。檔案管理不僅是對(duì)檔案的保存，更是對(duì)歷史的尊重和保護(hù)。

系統(tǒng)性：檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了完整的檔案管理體系。

保密性：許多檔案涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私，因此檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案的安全。

服務(wù)性：檔案管理的最終目的是為社會(huì)和公眾提供服務(wù)。管理人員需要積極開發(fā)檔案資源，為利用者提供便捷、高效的檔案服務(wù)。

二、檔案管理安全保密及信息化檔案管理的意義

檔案管理作為企業(yè)和組織運(yùn)營中的重要環(huán)節(jié)，安全保密及信息化管理對(duì)于維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和可用性具有至關(guān)重要的作用。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)和組織的需求，實(shí)施信息化檔案管理成為必然選擇[ 2 ]。

（一）檔案管理安全保密的意義

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄價(jià)值的固化信息。檔案管理安全保密工作對(duì)于維護(hù)國家安全、保障社會(huì)穩(wěn)定、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。

首先，檔案管理安全保密是維護(hù)國家安全的重要組成部分。檔案中往往包含國家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等方面的重要信息，一旦泄露，就可能對(duì)國家的安全造成嚴(yán)重威脅。因此，加強(qiáng)檔案管理安全保密工作是保障國家安全的重要舉措[ 3 ]。

其次，檔案管理安全保密對(duì)于保障社會(huì)穩(wěn)定具有重要意義。檔案是社會(huì)歷史發(fā)展的重要見證，是維護(hù)社會(huì)公平正義的重要依據(jù)。如果檔案管理不善，導(dǎo)致檔案丟失、損毀或篡改，就可能產(chǎn)生不穩(wěn)定因素，甚至引發(fā)社會(huì)動(dòng)蕩。

最后，檔案管理安全保密對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展也具有重要意義。檔案中往往包含企業(yè)的商業(yè)秘密、技術(shù)研發(fā)成果等重要信息，是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。加強(qiáng)檔案管理安全保密工作，保障企業(yè)核心信息的安全，對(duì)于維護(hù)企業(yè)利益、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要作用。

檔案管理安全保密工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，需要全社會(huì)的共同努力。全社會(huì)應(yīng)增強(qiáng)檔案管理安全保密意識(shí)，建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)技術(shù)防范和人才隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)保障檔案的安全和保密。

（二）信息化檔案管理的意義

信息化檔案管理具有深遠(yuǎn)的意義，它不僅改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，還極大地提高了檔案管理的效率和安全性。

首先，提高效率。傳統(tǒng)的檔案管理通常依賴于紙質(zhì)文檔和人工操作，查找、存儲(chǔ)和分享信息的過程煩瑣且耗時(shí)。而信息化檔案管理通過數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，實(shí)現(xiàn)了快速、準(zhǔn)確的信息檢索和共享，極大地提高了工作效率，節(jié)省了時(shí)間和人力成本。

其次，保護(hù)檔案安全[ 4 ]。紙質(zhì)檔案容易受到自然因素（如火災(zāi)、水災(zāi)）和人為因素（如損壞、丟失）的影響，電子檔案通過數(shù)據(jù)備份和加密技術(shù)等手段，能夠更好地保護(hù)檔案的安全。此外，信息化檔案管理系統(tǒng)還可以設(shè)置權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問或修改檔案，確保檔案的安全性和保密性。

最后，推動(dòng)綠色環(huán)保。通過減少紙質(zhì)文檔的使用，信息化檔案管理有助于減少樹木砍伐和紙張浪費(fèi)，減輕對(duì)環(huán)境的壓力。同時(shí)，電子檔案的存儲(chǔ)和處理過程中產(chǎn)生的碳排放也相對(duì)較低，有利于實(shí)現(xiàn)綠色辦公和可持續(xù)發(fā)展。在信息化時(shí)代，各級(jí)組織和機(jī)構(gòu)應(yīng)積極推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

三、檔案管理安全保密及信息化檔案管理的對(duì)策

（一）開展信息化資源建設(shè)

信息化資源建設(shè)實(shí)際上就是以檔案信息內(nèi)容為基礎(chǔ)，將其轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源，從政治、經(jīng)濟(jì)、人文、歷史等多層面出發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)劃與控制，確保檔案資源得到科學(xué)的開發(fā)利用，完成檔案管理的輸入與輸出工作[ 5 ]。檔案管理的輸入與輸出工作是檔案工作的核心部分，只有保證這兩項(xiàng)工作的有效實(shí)施，才能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。在輸入過程中，要加強(qiáng)信息的收集和儲(chǔ)備，通過多種渠道獲取有價(jià)值的檔案信息，進(jìn)行有效監(jiān)控和管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。在輸出過程中，要注重檔案編目的專題整合與檢索服務(wù)的深化，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。

檔案信息的價(jià)值體現(xiàn)在多個(gè)方面，包括行政作用和社會(huì)價(jià)值。在行政作用方面，檔案可以為政府部門提供決策支持，促進(jìn)政府工作的有效實(shí)施。在社會(huì)價(jià)值方面，檔案可以為社會(huì)各界提供歷史研究、文化傳承、宣傳教育等方面的服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

（二）完善管理制度

建立健全檔案管理制度體系對(duì)于一個(gè)組織來說至關(guān)重要。檔案是組織記憶和歷史的載體，是決策、研究和日常工作的基礎(chǔ)。為了確保檔案的安全、完整和有效利用，必須明確各級(jí)檔案管理部門的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)和使用流程[ 6 ]。

首先，檔案管理部門應(yīng)承擔(dān)起檔案收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)和提供利用等職責(zé)。不同層級(jí)的檔案管理部門應(yīng)有明確的權(quán)責(zé)界限，確保檔案管理工作無縫對(duì)接，避免權(quán)責(zé)不清導(dǎo)致的管理混亂。例如，基層檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的初步收集和整理，而上級(jí)檔案管理部門則負(fù)責(zé)檔案的鑒定、保存和提供利用。

其次，檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)和使用流程需要嚴(yán)格規(guī)范。收集檔案時(shí)應(yīng)確保信息的真實(shí)性、完整性和可用性；整理檔案應(yīng)遵循科學(xué)的原則和方法，保持檔案之間的歷史聯(lián)系和邏輯關(guān)系；存儲(chǔ)檔案應(yīng)提供適宜的環(huán)境和設(shè)施，確保檔案的安全和長(zhǎng)期保存；使用檔案則應(yīng)依法依規(guī)，確保檔案的機(jī)密性和安全性。

最后，為了加強(qiáng)檔案保密宣傳教育，組織應(yīng)利用多種形式和渠道，提升全體人員的保密意識(shí)?？梢酝ㄟ^開展專題培訓(xùn)、制作宣傳資料、舉辦知識(shí)競(jìng)賽等方式，普及檔案保密知識(shí)，使全體人員充分認(rèn)識(shí)到檔案保密的重要性，掌握基本的保密技能和方法。同時(shí)，可以結(jié)合典型案例進(jìn)行宣傳教育，使全體人員更加直觀地了解檔案泄密的危害和后果。

總之，建立健全檔案管理制度體系并加強(qiáng)檔案保密宣傳教育，對(duì)于保障組織信息安全、促進(jìn)組織發(fā)展具有重要意義。各級(jí)檔案管理部門應(yīng)切實(shí)履行職責(zé)，全體人員應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)，共同維護(hù)檔案的安全性和機(jī)密性。

（三）依法依規(guī)推進(jìn)檔案管理信息化

為了確保檔案管理工作在法治軌道上穩(wěn)步前行，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。檔案管理涉及國家安全、社會(huì)穩(wěn)定和公民個(gè)人隱私等重要方面，因此必須始終保持高度警惕，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范監(jiān)管。

首先，檔案管理的法治化是不可或缺的[ 7 ]。隨著《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的出臺(tái)，檔案管理工作的法律依據(jù)更加明確。應(yīng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定，確保檔案的收集、整理、保管及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都符合法律要求。對(duì)于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，更應(yīng)加密保管，防止信息泄露。

其次，加強(qiáng)檔案管理部門與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)對(duì)于檔案管理也至關(guān)重要。檔案管理工作不是孤立的，它需要多個(gè)部門的協(xié)同合作。在實(shí)際工作中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取政策支持和資源保障。比如，檔案管理部門可與財(cái)政部門溝通，爭(zhēng)取到必要的經(jīng)費(fèi)支持，用于檔案的維護(hù)、保管和信息化建設(shè)，將檔案管理經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政預(yù)算，確保檔案管理工作有足夠的資金支持。

同時(shí)，檔案管理部門還可以與信息化管理部門合作，可以將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率、便捷性和安全性。舉例來說，可以采用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化和共享化，可以減少紙質(zhì)檔案的使用和存儲(chǔ)成本，方便用戶隨時(shí)隨地查詢和使用檔案信息，提高檔案信息的利用價(jià)值?？梢圆捎脭?shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，深度挖掘和分析檔案信息，發(fā)現(xiàn)其中蘊(yùn)含的歷史、文化和科學(xué)價(jià)值，為學(xué)術(shù)研究和社會(huì)發(fā)展提供有力支持。

（四）組建信息化檔案管理人才隊(duì)伍

信息化檔案管理是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)，而檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)水平及業(yè)務(wù)能力則是影響信息化檔案管理水平的關(guān)鍵因素[ 8 ]。為了確保信息化檔案管理的有效推廣和應(yīng)用，必須注重組建專業(yè)的信息化檔案管理隊(duì)伍，不斷提高管理人員的信息化技術(shù)水平。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。在這一轉(zhuǎn)變過程中，檔案管理人員的角色和職責(zé)也發(fā)生了顯著的變化。他們不僅需要具備扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，而且需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)處理、信息安全、云計(jì)算等。在專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)方面，檔案管理人員應(yīng)具備多元化的知識(shí)體系。除了掌握檔案管理的基本理論和方法外，檔案管理人員還應(yīng)了解相關(guān)學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí)，如歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)、信息科學(xué)等。這些知識(shí)能夠幫助管理人員更好地理解和分析檔案內(nèi)容，提高檔案管理和利用的效率。

在專業(yè)知識(shí)水平方面，檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)和更新自己的知識(shí)庫。隨著信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，新的管理理念和技術(shù)層出不窮。管理人員應(yīng)積極參加各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，了解最新的檔案管理技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，確保自己始終站在行業(yè)前沿。

在業(yè)務(wù)能力方面，檔案管理人員需要具備高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神。檔案管理工作涉及大量珍貴的歷史資料和文化遺產(chǎn)，任何疏忽都可能造成不可挽回的損失。因此，管理人員應(yīng)時(shí)刻保持警惕，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。為了提高管理人員的信息化技術(shù)水平，可以采取多種措施。同時(shí)，可以鼓勵(lì)管理人員參加相關(guān)認(rèn)證考試，如全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、信息安全水平考試等，提升他們的信息化素養(yǎng)和綜合能力。加強(qiáng)信息化檔案管理的推廣和應(yīng)用，需要高度重視檔案管理人員的培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)[ 9 ]。只有不斷優(yōu)化他們的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高他們的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，才能確保信息化檔案管理的有效實(shí)施和持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

加強(qiáng)檔案管理安全保密及信息化檔案管理，是當(dāng)前檔案管理工作的重要任務(wù)。只有不斷完善技術(shù)防護(hù)體系，建立健全管理制度，促進(jìn)多方面措施齊頭并進(jìn)，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理利用和保護(hù)，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。在這個(gè)過程中，應(yīng)始終堅(jiān)持以用戶為中心的原則，在確保檔案信息安全的同時(shí)，為用戶提供更加便捷、高效的服務(wù)，滿足用戶的需求，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

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