張樹(shù)莉

（安徽省茨淮新河工程管理局，安徽 蚌埠 233000）

0 引言

水利工程是國(guó)家重要的基礎(chǔ)性工程，水利工程檔案是水利工程建設(shè)、維護(hù)保養(yǎng)以及相關(guān)水利工作的重要參考，在水利工程建設(shè)諸多方面發(fā)揮著重要作用。近年來(lái)，信息技術(shù)與檔案管理深度融合，顯著提升了檔案管理效率，降低了人工成本，得到業(yè)內(nèi)普遍認(rèn)可?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法（2020修訂版）》（以下簡(jiǎn)稱新《檔案法》）出臺(tái)，對(duì)檔案信息化管理明確要求：“加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全?！盵1]2023 年7 月，《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》修訂出臺(tái)，在驗(yàn)收組織、驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收程序等方面進(jìn)行了規(guī)定，對(duì)信息化管理方面也進(jìn)行了規(guī)定。[2]新時(shí)期，推動(dòng)檔案信息化管理已成為檔案部門一項(xiàng)重點(diǎn)工作任務(wù)，圍繞新《檔案法》等國(guó)家政策，進(jìn)一步加強(qiáng)水利檔案信息化管理工作，對(duì)于充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)、質(zhì)量管理、運(yùn)營(yíng)維護(hù)管理、技術(shù)參考借鑒等方面具有重要意義。

1 水利工程檔案信息化管理概述

新《檔案法》規(guī)定，檔案信息化是指應(yīng)用各類現(xiàn)代信息技術(shù)，開(kāi)展檔案收集、管理、開(kāi)發(fā)、利用等工作的過(guò)程。檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)性、全鏈條的工作，包括檔案信息化、數(shù)字化，硬件設(shè)施建設(shè)，軟件平臺(tái)開(kāi)發(fā)，安全管理保障，人才隊(duì)伍與政策法規(guī)等諸多方面。水利工程檔案信息化，特指水利工程領(lǐng)域各類檔案的信息化收集、管理以及開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程。

2 水利工程檔案管理的新形勢(shì)與新任務(wù)

當(dāng)前，隨著我國(guó)內(nèi)循環(huán)戰(zhàn)略的進(jìn)一步實(shí)施，國(guó)家對(duì)于基建工程投入進(jìn)一步加大，水利工程作為重要的清潔能源工程與安全保障工程，未來(lái)必將迎來(lái)新一輪建設(shè)發(fā)展熱潮，可以預(yù)料，未來(lái)水利工程檔案數(shù)量也將持續(xù)增加。信息化對(duì)于海量檔案信息管理具有明顯優(yōu)勢(shì)，不僅可以提高檔案信息化管理效率，降低人工成本，更能推動(dòng)檔案資源的進(jìn)一步交流共享與開(kāi)發(fā)利用。雙套制管理機(jī)制也有助于進(jìn)一步保障檔案安全。因此，新《檔案法》第三十五條，首次增加了“加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)”部分，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行了明確安排部署。

3 水利工程檔案信息化建設(shè)管理中存在的困難與問(wèn)題

3.1 軟硬件設(shè)施投入大，使用成本較高

檔案信息化管理工作，需要一整套完整的軟硬件設(shè)施進(jìn)行綜合保障。硬件方面主要包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)系統(tǒng)、恒溫恒濕系統(tǒng)、光纖網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，軟件方面則包括專門的管理平臺(tái)、防火墻、編譯軟件等，這些都需要較高的投入，后期的維護(hù)保養(yǎng)、人員培訓(xùn)、平臺(tái)服務(wù)費(fèi)用等運(yùn)營(yíng)維護(hù)成本也不低，這對(duì)于單位的財(cái)政壓力還是較大的。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)不足，系統(tǒng)性、協(xié)同性不夠

檔案信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，從前端收集、信息化采集，到系統(tǒng)的匯總、分類、存儲(chǔ)和編研，再到終端用戶的調(diào)用，需要一個(gè)高效閉環(huán)系統(tǒng)。目前在水利工程建設(shè)領(lǐng)域，各單位檔案格式、數(shù)據(jù)類型、歸檔和管理方式存在差異，同時(shí)由于機(jī)構(gòu)、人員、制度等方面原因，管理的系統(tǒng)性、協(xié)同性也略顯不足。這些都為水利工程檔案的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了難題。

3.3 外部風(fēng)險(xiǎn)持續(xù)加大，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題愈發(fā)凸顯

實(shí)施信息化管理后，各類數(shù)據(jù)、信息必然要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)流轉(zhuǎn)，其風(fēng)險(xiǎn)隱患也一并隨之而來(lái)。開(kāi)展防火墻、密鑰管理和物理防護(hù)研究已成為檔案信息化管理的重要課題。但無(wú)論是防火墻還是密鑰，再先進(jìn)的系統(tǒng)，都無(wú)法完全做到預(yù)防與屏蔽，而通過(guò)收緊入口管理等方式控制，則又會(huì)在一定程度上降低系統(tǒng)的整體運(yùn)行效率。

4 水利工程檔案信息化管理策略研究

4.1 加強(qiáng)軟硬設(shè)施建設(shè)，完善配套管理制度價(jià)值

新《檔案法》中明確要求，“企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)”，對(duì)于水利工程相關(guān)單位來(lái)說(shuō)，要堅(jiān)持“盡力而為、適度超前”的原則，加強(qiáng)檔案信息化設(shè)施建設(shè)，配齊計(jì)算機(jī)、掃描儀、紅外探測(cè)、存儲(chǔ)系統(tǒng)、傳感系統(tǒng)、RFID 系統(tǒng)等，為推動(dòng)檔案信息化管理奠定硬件基礎(chǔ)。[3]同時(shí)可采取第三方外包、合作研發(fā)的方式，打造適合水利工程檔案的管理平臺(tái)，并由第三方企業(yè)提供后臺(tái)維護(hù)等服務(wù)。此外，還要針對(duì)檔案信息化管理，進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度，明確檔案數(shù)字化范圍、管理權(quán)限、密級(jí)劃分、流轉(zhuǎn)移交、借用備份、電子簽章等制度，全面夯實(shí)檔案管理信息化工作基礎(chǔ)。

4.2 引入大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，提升檔案管理效率

新《檔案法》第三十八條規(guī)定：“推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和檔案資源利用網(wǎng)絡(luò)化?！毙聲r(shí)期，各水利工程單位要加快推進(jìn)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程，同時(shí)積極引用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等前沿技術(shù)，提升管理效能?？梢劳行畔⒒脚_(tái)系統(tǒng)，重新整合各類檔案信息資源，并按照邏輯關(guān)系進(jìn)行再排列、再整合，形成“標(biāo)簽化”信息資源，方便用戶查詢使用。針對(duì)所需要的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、關(guān)鍵內(nèi)容，通過(guò)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并利用GIS、VR 等方式可視化呈現(xiàn)，主動(dòng)向用戶推介。在保護(hù)隱私和保障安全的前提下，收集并分析搜索習(xí)慣、關(guān)鍵詞等數(shù)據(jù)，勾勒“用戶畫(huà)像”，致力于為用戶提供更加精準(zhǔn)和個(gè)性化的服務(wù)。

4.3 打造“辦公OA-檔案”歸檔一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通

新《檔案法》第三十六條規(guī)定：“推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！彼こ虣n案種類多、名目繁雜，一般情況下都是待工程完工后再移交相關(guān)檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，通過(guò)打通OA 辦公平臺(tái)與檔案線上管理平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)互通，各類檔案自動(dòng)歸檔，將大幅降低后期工作量，提高效率。[3]因此對(duì)于相關(guān)單位來(lái)說(shuō)，一是要統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式、類型，方便數(shù)據(jù)傳輸；二是實(shí)現(xiàn)各類檔案接收、辦理、流轉(zhuǎn)、入庫(kù)、出庫(kù)、移庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)等全過(guò)程信息化管理；三是連接辦公OA 系統(tǒng)與虛擬檔案室系統(tǒng)，將各類歸檔文件嵌入“文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、管理、利用”整個(gè)生命周期中，實(shí)現(xiàn)歸檔文件“增量電子化”“實(shí)時(shí)化”。

4.4 多種技術(shù)方式管控，提高檔案安全管理效能

一是加強(qiáng)檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)操作規(guī)范建設(shè)，全面落實(shí)電子簽章制度，明確各級(jí)管理者使用權(quán)限，建立全軌跡可追蹤、可回溯系統(tǒng)，確保安全。二是強(qiáng)化數(shù)據(jù)加密，使用AES、DSA、RSA 等加密方式，保障數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程安全，同時(shí)加強(qiáng)入口管理，攔截可疑的數(shù)據(jù)訪問(wèn)請(qǐng)求。三是利用分布式技術(shù)保障安全。分布式技術(shù)是依托區(qū)塊鏈技術(shù)形成的，主要特點(diǎn)是依托多個(gè)節(jié)點(diǎn)抵御外部攻擊，即當(dāng)某一節(jié)點(diǎn)收到攻擊時(shí)，其他節(jié)點(diǎn)依然可保障數(shù)據(jù)信息的完整和安全性。這種方式很適合于部門多、內(nèi)容繁雜的水利工程檔案。對(duì)于一個(gè)水利工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，勘察、設(shè)計(jì)、施工、倉(cāng)儲(chǔ)、后勤、驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)都可以形成獨(dú)立節(jié)點(diǎn)，一旦某個(gè)節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)遭到纂改，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)排出該節(jié)點(diǎn)而保障數(shù)據(jù)整體安全。

5 結(jié)論

新時(shí)期，推進(jìn)水利工程檔案的信息化工作任重而道遠(yuǎn)。廣大水利基層單位要嚴(yán)格按照新《檔案法》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》要求，積極轉(zhuǎn)變思維，聚焦自身短板不足，從軟硬件設(shè)施建設(shè)、大數(shù)據(jù)技術(shù)賦能管理、辦公檔案一體化建設(shè)、數(shù)字檔案安全等方面協(xié)同發(fā)力，全面提升水利工程檔案的信息化水平，以優(yōu)質(zhì)高效的檔案工作，服務(wù)助力新階段水利工作高質(zhì)量發(fā)展