田白雪

摘要：檔案“三合一”制度是當(dāng)前檔案管理的一項基本制度。本文旨在探討事業(yè)單位參照編制實行機關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（“三合一”制度）的產(chǎn)生背景、編制路徑、注意事項、意義作用等，以期為提高事業(yè)單位檔案管理水平和效能提供參考與建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；“三合一”制度；安徽省美術(shù)館

引言

安徽省美術(shù)館嚴(yán)格遵照國家檔案局在2022年印發(fā)的關(guān)于推行檔案“三合一”制度的文件精神要求，經(jīng)過兩年時間摸索，較為科學(xué)合理地編制了符合美術(shù)館特色的本館檔案“三合一”制度。此舉對于夯實檔案管理基礎(chǔ)，提升檔案信息化建設(shè)水平，優(yōu)化全館檔案資源體系，進一步維護檔案完整和安全具有里程碑意義。

一、“三合一”制度的定義與實行背景

（一）“三合一”制度的定義

所謂“三合一”制度，是以實踐為發(fā)展基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案分類方案、保管期限表以及歸檔范圍三者的融合，使得檔案形成更規(guī)范，順利完成檔案的收集、整理、歸檔等工作，是目前我國檔案管理的一項基本制度［1］。

（二）實行“三合一”制度背景

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳于2021年印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》），《規(guī)劃》聚焦高質(zhì)量發(fā)展主題，創(chuàng)新性地提出全面推進檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系“四個體系”建設(shè)［2］。為貫徹落實《規(guī)劃》中關(guān)于檔案資源建設(shè)的相關(guān)要求，國家檔案局于2022年5月印發(fā)文件《關(guān)于全面推行機關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》（以下簡稱《通知》）。《通知》要求，“各地區(qū)各部門要結(jié)合實際做好三合一制度的編制和審查工作，不斷提升機關(guān)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，到‘十四五末期在機關(guān)全面實行三合一制度”。安徽省檔案局迅速響應(yīng)，于2022年6月初轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局《通知》，要求尚未制修訂文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表的機關(guān)單位，按照新要求編制本單位“三合一”制度。

2022年，安徽省美術(shù)館迎來了建成開放，一切從“新”出發(fā)。機構(gòu)成立后，各項管理制度相繼出臺，檔案管理也不例外。自籌備建設(shè)時期開始，省美術(shù)館上下始終將檔案管理工作放在非常重要的位置上。在咨詢省檔案局相關(guān)處室并了解到國家及我省檔案部門最新指示精神后，編制屬于美術(shù)館自己的“三合一”制度提上了日程。

二、“三合一”制度編制路徑

（一）確定實施范圍

作為實行“三合一”制度的依據(jù)，2006年國家檔案局發(fā)布的第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱“8號令”）和2019年國家檔案局發(fā)布的第13號令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱“13號令”）都對實施范圍作了明確說明，“規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體，軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行”。安徽省美術(shù)館作為安徽省文化和旅游廳所屬公益一類事業(yè)單位，屬于獨立立檔單位，需單獨編制本館檔案分類方案、各門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，其工作性質(zhì)、管理模式與機關(guān)較為相似，應(yīng)當(dāng)納入實施范圍。

（二）制定檔案分類方案

實行“三合一”制度，應(yīng)對本館文件材料歸檔范圍做全面系統(tǒng)梳理。按照《通知》精神，本館在公務(wù)活動中形成的各種載體、各種形式的全部檔案均應(yīng)納入范疇。通過詳細梳理開館至今已經(jīng)產(chǎn)生的檔案種類，結(jié)合安徽省美術(shù)館實際情況，最終確定省美術(shù)館一級檔案門類9個、二級門類6個。一級檔案門類包括文書、科技、會計、人事、專業(yè)、照片、錄音、錄像、實物；二級檔案門類包括科研、基建、設(shè)備、藏品、征集、展覽。

除了劃分門類，還需要對分類方法和檔號結(jié)構(gòu)進行設(shè)置。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》及相應(yīng)國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)之規(guī)定，結(jié)合安徽省美術(shù)館內(nèi)設(shè)機構(gòu)情況及每年產(chǎn)生的檔案數(shù)量規(guī)模，確定主要按照年度、機構(gòu)、保管期限等分類項相結(jié)合的方式進行分類。以文書檔案為例，采取以“件”為單位開展整理歸檔，檔號結(jié)構(gòu)為“全宗號－檔案門類代碼·年度－保管期限代碼－機構(gòu)代碼－件號”。

（三）界定文件材料歸檔范圍

《通知》羅列了十余項制度規(guī)范，涉及文書、科技、紀(jì)檢、照片、錄音、錄像、實物等，為確定文件材料歸檔范圍提供了基本遵循。安徽省美術(shù)館的“三定方案”對單位職能定位、內(nèi)設(shè)機構(gòu)、主要職責(zé)范圍作了明確的規(guī)定。在制度規(guī)范和單位“三定方案”的框架下，安徽省美術(shù)館梳理出包括文書檔案在內(nèi)的各門類檔案保管期限表，以表格的形式逐條列出。文書檔案數(shù)量在全部檔案中所占比重最大，各部門都會產(chǎn)生，情況也最為復(fù)雜。工作人員將文書檔案按部門職能活動逐條進行歸納羅列，一條為一組類型相同的文件名稱或標(biāo)題。條目表述盡量做到明晰準(zhǔn)確可執(zhí)行，能夠反映出一組文件的來源、內(nèi)容和形式。同時，采用分層編號法劃分層次，一般為2至4層，“1”表示第一層，“1.1”表示第二層，“1.1.1”表示第三層，編制層次普遍為2至3層。

（四）劃分文件材料保管期限

保管期限標(biāo)注在保管期限表每一條款之后，按照該組文件材料應(yīng)當(dāng)保存的期限進行編制。劃分保管期限應(yīng)全面分析和鑒別文件材料在利用、查考、憑證等方面的價值，綜合判定文件材料的現(xiàn)實作用與歷史作用，這也是編制“三合一”制度的難點［3］。保管期限劃分過長，會擠占本就有限的存儲空間；相反，劃分期限過短，會導(dǎo)致本應(yīng)長期保存的檔案早早地被銷毀，無法繼續(xù)發(fā)揮其價值。安徽省美術(shù)館參照8號令文書檔案等相關(guān)規(guī)定，將全部檔案保管期限定為兩種，永久和定期，其中定期分為30年和10年。此外，會計檔案和人事檔案參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，保管期限表中不編列。

（五）征求各部門意見

“三合一”制度初步定稿后，安徽省美術(shù)館以辦公室名義下發(fā)通知，面向各部門征詢意見，得到全館職工的積極回應(yīng)。各部門圍繞本部門職能和工作實際，提出合理化建議，每位職工無論是否有意見建議均需書面回復(fù)。此舉也有助于加強全體干部職工的檔案意識，提示工作人員在日常工作的點滴中要注意安全保管和主動移交經(jīng)手的文件材料，養(yǎng)成自覺愛檔護檔的優(yōu)良習(xí)慣。辦公室共收集意見建議近20條，經(jīng)過安徽省美術(shù)館辦公會議討論研究，最終采納了一半以上的建議。

（六）上報檔案主管部門審核備案并印發(fā)

在對“三合一”制度內(nèi)容修改完善并報館分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦公室聯(lián)系省檔案局（館）相關(guān)處室再次征求意見并審核把關(guān)。在反復(fù)修改確認后，安徽省美術(shù)館將制度定稿以正式公文形式報送安徽省檔案局審核備案。需注意，未經(jīng)同級檔案主管部門審查或者審查未同意的“三合一”制度是不能作為單位檔案工作執(zhí)行依據(jù)的。在收到省局的函復(fù)同意“三合一”制度印發(fā)施行后，安徽省美術(shù)館歷時兩年時間編制的“三合一”制度終于得以以單位正式文件（紅頭）形式印發(fā)給全館各部門貫徹執(zhí)行。

三、編制實行中需特別注意的幾點事項

（一）歸檔范圍宜齊全完整

8號令為安徽省美術(shù)館文件材料歸檔范圍作了明確指示，這些文件材料包含以下幾種情形：（1）能反映本單位主要職能活動、基本歷史面貌的，對本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的；（2）日常工作活動中形成的，在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的；（3）本單位需要貫徹執(zhí)行上級單位、同級單位的；（4）其他對本單位工作具有參考價值的。根據(jù)美術(shù)館的職能定位，主要承擔(dān)美術(shù)作品的收藏、保管、陳列、展覽，學(xué)術(shù)研究、交流合作與公共服務(wù)相關(guān)職責(zé)。因此，在確定檔案歸檔范圍時，要在歸檔行政管理類檔案的同時，應(yīng)特別關(guān)注核心業(yè)務(wù)類檔案的收集歸檔。安徽省美術(shù)館履行本行業(yè)特有職能形成的專業(yè)檔案主要包括典藏部形成的藏品檔案、征集檔案，展覽部形成的展覽檔案等。在關(guān)注紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上，也要加強對實物檔案的收集，包括但不限于獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、印章、名人題詞和簽名等。此外，還要關(guān)注以數(shù)字形式存在的檔案，包括數(shù)碼照片、錄音、錄像等電子文件。

（二）保管期限宜從長設(shè)置

在劃分檔案的保管期限時，應(yīng)踐行以人民為中心的思想，堅持“以我為主”、歸檔從寬、期限從長原則，力求劃分準(zhǔn)確。例如，對本館召開的重大會議、制發(fā)的正式文件、組織的重點工作、舉辦的重要展覽等所形成的文件材料，以及涉及館內(nèi)干部職工切身利益的工資、行政關(guān)系文件等，都應(yīng)列入歸檔重點，并盡可能給予最長保管期限。同時，考慮到本館的檔案庫房保管條件較好、面積尚充裕等現(xiàn)狀，對一些文件價值把握存在模棱兩可的情況下，可適當(dāng)把30年的定為永久，以充分保證檔案的價值和保存期限。

（三）推廣實行宜培訓(xùn)宣貫

“三合一”制度不能“一發(fā)了之”，推廣實行的過程中需要做好宣貫落實，推進制度在單位落實落細落地，真正發(fā)揮作用。安徽省美術(shù)館在“三合一”制度以正式文件（紅頭）下發(fā)給各部門后，為確保各部門兼職檔案管理員能夠理解并落實相關(guān)要求，采取了“自學(xué)了解制度內(nèi)容－分部門針對性指導(dǎo)－實際操作發(fā)現(xiàn)問題－集中學(xué)習(xí)答疑解惑”的工作流程。由館辦公室組織年度文件材料收集歸檔工作，各部門檔案員通過自學(xué)熟悉“三合一”制度內(nèi)容后自行開展本部門文件材料歸檔；館辦公室檔案管理人員針對各部門產(chǎn)生檔案情況的不同，逐個部門進行一對一針對性指導(dǎo)；館辦公室組織召開檔案專題工作會議，對各部門檔案員進行宣傳培訓(xùn)，細致講解文件的精神實質(zhì)、條款的正確理解及落實的具體要求［4］，開展業(yè)務(wù)交流，回復(fù)各部門關(guān)切，針對共性和個性問題，解疑釋惑。

（四）制度內(nèi)容宜及時修訂

值得注意的是，“三合一”制度的編制受當(dāng)時單位職能定位、業(yè)務(wù)范圍、編制人員業(yè)務(wù)水平等多方面因素影響，在推廣實行過程中，會遇到各種各樣新的問題。誠然，隨著時代發(fā)展、機構(gòu)改革、單位自身職能定位等變化的發(fā)生，單位產(chǎn)生的檔案種類、類型也相應(yīng)會做出調(diào)整，“三合一”制度應(yīng)注意及時組織修訂，建議距上次編制或修訂滿5年，應(yīng)重新修訂完善。

四、編制推行“三合一”制度的意義與作用

編制和實行三合一制度，對于事業(yè)單位有著重要的意義與作用，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）統(tǒng)領(lǐng)全局，確保檔案齊全完整

確定分類方案，能夠了解單位檔案的整體框架；編制歸檔范圍，能夠充分梳理單位工作全部職能；界定保管期限，能夠充分體現(xiàn)單位檔案的保存價值。三者彼此銜接、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，為單位檔案工作構(gòu)成一個完整而詳細的資源管理體系，從源頭上確保本單位檔案的齊全完整，為單位的長遠發(fā)展提供了堅實的保障。

（二）科學(xué)制定，強化檔案管理合規(guī)性

通過制定一套完整、科學(xué)、規(guī)范的檔案“三合一”制度，實現(xiàn)了將原本分散在個人或者不同部門的檔案進行統(tǒng)一科學(xué)地收集管理，避免了檔案重復(fù)、遺漏等情況發(fā)生，提升了檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

（三）促進共享，打破部門間信息壁壘

豐富而全面的檔案資源為美術(shù)館事業(yè)發(fā)展、學(xué)術(shù)研究、藝術(shù)交流打牢了信息資源基礎(chǔ)，可以滿足各類人員的檔案研究和利用需求，提高檔案的可利用性，充分發(fā)揮檔案的查考、利用價值。各部門對館內(nèi)產(chǎn)生檔案種類、內(nèi)容有了具體了解，能夠促進各部門間的信息交流與共享。

（四）堅實基礎(chǔ)，加快單位信息化進程

實施檔案“三合一”制度，通過科學(xué)的檔案管理理念，完善單位的檔案資源建設(shè)。下一步，可以此為基礎(chǔ)，推動事業(yè)單位的信息化、數(shù)字化和智能化進程，運用信息技術(shù)手段，推進全館檔案的數(shù)字化和智能化管理，進一步提高事業(yè)單位綜合管理水平。

（五）服務(wù)資政，促進檔案事業(yè)健康發(fā)展

編制和實施“三合一”制度，進一步促進構(gòu)建覆蓋面廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣、結(jié)構(gòu)優(yōu)化的檔案資源體系，對于維護檔案資源安全和完整，推動國家檔案事業(yè)健康長遠發(fā)展，建設(shè)檔案強國具有重要意義。

結(jié)語

2025年是我國“十四五”規(guī)劃的收官之年。根據(jù)國家檔案局《通知》要求，到2025年底，機關(guān)單位和事業(yè)單位要全面實行“三合一”制度。2024年1月底，在北京召開了全國檔案工作暨表彰先進會議，會議主題為“全面提高檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平，為推進強國建設(shè)民族復(fù)興偉業(yè)貢獻力量”。會上，對做好2024年檔案工作提出了具體要求，專門提及要“全面推進檔案資源體系建設(shè)”?！叭弦弧敝贫茸鳛樨瀼芈鋵崣n案資源體系建設(shè)要求的一項基本檔案制度，勢必會列入各級檔案主管部門的年度重點工作，要求各單位編制、修改完善并實行。希望本文能夠?qū)μ岣邌挝粰n案管理水平和效能提供有益的參考與幫助。

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[4]舒欣.科學(xué)合理編制機關(guān)檔案“三合一”制度[J].檔案記憶，2022（9）：56-57.

（作者單位：安徽省美術(shù)館）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）