張美蓮

（煙臺文化旅游職業(yè)學(xué)院，山東 煙臺 264003）

引言

高職院校的人事檔案管理是人事部門負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)性服務(wù)工作，該工作的主要任務(wù)是協(xié)助高職院校進(jìn)行人員調(diào)度工作管理。高職院校在不斷地發(fā)展過程中，會頻繁對人員進(jìn)行調(diào)度，相應(yīng)地對人事檔案管理工作提出更高的要求。為了適應(yīng)高職院校的人員調(diào)度需求，人事檔案管理在充分結(jié)合實際情況的基礎(chǔ)上，從人員、理念、技術(shù)等方面進(jìn)行創(chuàng)新，實現(xiàn)高職院校人事檔案管理的新發(fā)展。

1 高職院校人事檔案管理的意義

1.1 記錄人員完整信息

高職院校人事檔案管理的主要內(nèi)容為教職工的檔案，教職工的檔案信息內(nèi)容為截至進(jìn)入高職院校工作全階段的學(xué)習(xí)信息、工作信息、社會活動信息等。高職院校通過人事檔案管理，對在校人員的各階段信息進(jìn)行管理，更新人員檔案，以此記錄人員的完整信息［1］。

1.2 提供準(zhǔn)確人員信息

高職院校人事檔案管理需要對在校人員信息的變動進(jìn)行跟蹤、記錄、調(diào)整，將變動信息錄入檔案中，由此形成可靠的原始檔案資料。高職院校人事檔案管理有助于提升人員檔案信息的真實性、可靠性，為高職院校人員變動提供信息支持。需要注意的是非特殊情況下禁止對檔案信息進(jìn)行改動，在必要情況下需要在獲取相關(guān)信息的基礎(chǔ)上對檔案信息進(jìn)行改動，改動完成后對檔案加密保存［2］。

1.3 人員調(diào)動重要依據(jù)

高職院校因工作需要對人員進(jìn)行調(diào)動時，需要調(diào)取相關(guān)人員的檔案信息作為支持。高職院校人事檔案管理在確保檔案信息精準(zhǔn)的前提下，為人員調(diào)動提供重要的信息依據(jù)。需要注意的是在日常的人事檔案管理中，對人員信息進(jìn)行變更時應(yīng)注重所記錄信息的均衡性，使高職院校結(jié)合相關(guān)人員的全面信息，制定準(zhǔn)確的調(diào)動決策［3］。

2 現(xiàn)階段高職院校人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案管理制度滯后原因

高職院校人事檔案管理為人員變動、信息查閱提供支持，以此最大限度上滿足高職院校相關(guān)工作的需求，因此人事檔案管理工作的管理制度需要順應(yīng)院校相關(guān)工作需求的變動進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以此確保人事檔案管理的有效性?，F(xiàn)階段部分高職院校的人事檔案管理存在滯后現(xiàn)象，未及時根據(jù)高職院校相關(guān)工作需求的變動進(jìn)行調(diào)整，致使現(xiàn)有的制度與人事檔案管理工作不匹配、人事檔案管理與院校相關(guān)需求不匹配。為了進(jìn)一步了解高職院校管理制度滯后的真實原因，本次研究中對D 學(xué)校的人事檔案管理工作人員進(jìn)行調(diào)查分析，經(jīng)過調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段D 學(xué)校人事檔案管理制度滯后的主要原因包括信息溝通不及時、缺少制度調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)、檢查工作不到位［4］。

1.信息溝通不及時

學(xué)校其他工作部門開展涉及人員信息變更的活動時，未能與檔案管理部門及時進(jìn)行溝通，致使人事檔案管理更新滯后。

2.缺少制度調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)

學(xué)校尚未制定明確的人事檔案信息制度調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)，致使人事檔案管理在日常工作中缺少制度調(diào)整依據(jù)，導(dǎo)致人事檔案與學(xué)校相關(guān)工作需求出現(xiàn)不匹配，造成人事檔案管理制度滯后。

3.檢查工作不到位

人事檔案管理部門因未能及時與其他部門進(jìn)行信息溝通而不能獲取制度調(diào)整相關(guān)信息，而學(xué)校未定期對人事檔案管理制度進(jìn)行檢查，致使人事檔案管理制度滯后于學(xué)校其他活動的進(jìn)度。

2.2 人員工作意識落后

高職院校人事檔案管理問題除制度滯后外，部分檔案管理工作人員存在意識落后的情況，致使自身的工作能力難以適應(yīng)人事檔案管理工作需求，由此對高職院校人事檔案管理工作效率造成負(fù)面影響。本次研究對D 學(xué)?，F(xiàn)階段人員意識落后的原因進(jìn)行分析。

1.身份觀念依舊

① 部分高職院校人事檔案管理人員在日常工作中，會根據(jù)檔案所屬人身份的不同而采取不同的態(tài)度，例如對于校領(lǐng)導(dǎo)、骨干教師的檔案認(rèn)真對待，而對于后勤人員的檔案隨意對待，致使校領(lǐng)導(dǎo)、骨干教師的檔案高度完整，而后勤人員的檔案易出現(xiàn)缺失的情況；② 工作意識淡薄。部分高職院校人事檔案管理人員處于被動、消極的工作狀態(tài)，需要在督查、檢查時才“認(rèn)真工作”。在工作中缺少主動學(xué)習(xí)意識，表現(xiàn)為不能主動、積極地了解、學(xué)習(xí)前沿的人事檔案管理理念與技術(shù)，對人事檔案管理的重要性缺少深層次認(rèn)知，致使人事檔案資料不能及時更新，不利于高職院校相關(guān)工作的開展。

2.缺少全面認(rèn)知

部分高職院校人事檔案管理人員未能從多角度認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，表現(xiàn)為對人事檔案管理工作缺少深刻、全面地認(rèn)知，造成檔案內(nèi)容更新不及時、歸檔不及時等現(xiàn)象。

3.崗位競爭意識薄弱

部分高職院校人事檔案管理人員認(rèn)為，檔案管理的工作流程、內(nèi)容相對固定，通常情況下不會出現(xiàn)難以解決的問題，因此在日常工作、生活中不會主動學(xué)習(xí)前沿的檔案管理理念，致使人事檔案管理人員的崗位競爭意識薄弱，在一定程度上影響高職院校人事檔案管理工作效率。

3 高職院校人事檔案管理工作發(fā)展

3.1 完善工作制度

鑒于現(xiàn)階段大部分高職院校的人事檔案管理工作制度存在滯后現(xiàn)象，因此各高職院校應(yīng)當(dāng)高度重視人事檔案管理工作制度的及時完善與更新。為了確保人事檔案管理工作制度完善與更新的及時性，各高職院校應(yīng)主要解決信息溝通不及時、缺少制度調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)、檢查工作不到位的問題［5］。

1.完善部門間信息溝通流程。高職院校應(yīng)結(jié)合實際情況完善部門間信息溝通流程，使各部門形成信息溝通閉環(huán)，各部門開展與人事信息變動相關(guān)的活動前，首先應(yīng)到人事檔案管理部門進(jìn)行報備，由人事檔案管理部門開具人事信息變動憑證，隨后相應(yīng)的部門可開展活動，活動完成后持憑證與人員變動信息到人事檔案管理部門進(jìn)行歸檔，以此兼顧各部門間信息及時溝通與人員檔案的及時更新。

2.明確制度調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)。高職院校結(jié)合人事信息變動情況與人事檔案管理工作情況，明確相應(yīng)的制度調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)，以此確保人事檔案管理制度與實際工作情況相適應(yīng)，最大限度上提升人事檔案管理工作與學(xué)校其他工作的匹配程度，充分發(fā)揮人事檔案管理制度的優(yōu)勢。

3.2 強化工作意識

1.增強崗位意識。高職院校應(yīng)強化人事檔案管理人員的崗位意識，使人事檔案管理人員能清楚意識到自身的責(zé)任，在工作中認(rèn)真完成任務(wù)。通過增強人事檔案管理人員的崗位意識，使其在實際工作中拋開對人員檔案信息的身份差異對待的思想，平等對待所有的檔案信息，并在日常工作中收集、整理人員檔案信息，并上報領(lǐng)導(dǎo)申請歸檔，為高職院校人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升提供支持。

2.組織專業(yè)培訓(xùn)。人事檔案管理具有較強的專業(yè)性、技術(shù)性、政策性，高職院校人事檔案管理人員是負(fù)責(zé)人事檔案工作的主體，其思想政治水平與工作能力直接決定了人事檔案管理工作的效果。為了進(jìn)一步提升人事檔案管理人員的思想政治水平、職業(yè)素養(yǎng)水平、工作能力水平，高職院校應(yīng)定期組織培訓(xùn)活動，人事檔案管理人員通過參與培訓(xùn)活動，了解前沿的思想政治動態(tài)，進(jìn)一步明確人事檔案管理工作的重要性，并在培訓(xùn)人員的指導(dǎo)下進(jìn)一步提升專業(yè)工作能力水平。

3.增強競爭意識。為了提高人事檔案管理人員的崗位競爭意識，避免相關(guān)人員在日常工作中存在消極怠工的現(xiàn)象，高職院?？稍谌耸聶n案管理工作中引入競爭機制，例如高職院校通過社會招聘的方式引入更多的人事檔案管理優(yōu)秀人才，配合業(yè)績獎勵機制，充分激發(fā)人事檔案管理人員的工作積極性、增強人員崗位競爭意識。

3.3 注重信息化建設(shè)

1.搭建大數(shù)據(jù)管理平臺

鑒于高職院校人事檔案數(shù)量相對龐大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式難以適應(yīng)高職院校人事檔案管理需求與社會發(fā)展形勢，表現(xiàn)為紙質(zhì)檔案不能根據(jù)學(xué)生情況變動而及時更新、精準(zhǔn)投遞，同時紙質(zhì)檔案不利于存儲，當(dāng)人員信息發(fā)生變動時，人事檔案管理人員需要篩選檔案并逐一核對、調(diào)整，在一定程度上增加了人事檔案管理人員的工作壓力。

2.搭建大數(shù)據(jù)信息庫

高職院校將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用到人事檔案管理工作中，以實際情況為切入點搭建人事檔案大數(shù)據(jù)信息管理平臺，通過大數(shù)據(jù)信息管理平臺了解教職工變動信，。高職院校在大數(shù)據(jù)人事檔案信息管理平臺的基礎(chǔ)上，搭建人事檔案管理大數(shù)據(jù)信息庫，將紙質(zhì)檔案錄入大數(shù)據(jù)信息庫，實現(xiàn)對人事檔案信息的快速檢索，并根據(jù)檔案信息變動及時更新信息。

3.4 推進(jìn)安全管理

為充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)在高職院校人事檔案管理中的優(yōu)勢，高職院校應(yīng)高度重視人事檔案安全管理工作，避免非法入侵行為對人事檔案造成的損害，為保障人事檔案管理工作質(zhì)量提供安全保障。

1.轉(zhuǎn)變安全意識

工作人員在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，不丟失、不損壞檔案即保障人事檔案信息的安全，在大數(shù)據(jù)人事檔案管理背景下，部分工作人員仍認(rèn)為不丟失、不損壞檔案是保障檔案安全的重點。為了轉(zhuǎn)變工作人員的檔案管理安全意識，高職院校在組織人事檔案管理人員培訓(xùn)活動中，需要將檔案安全作為重點內(nèi)容，由培訓(xùn)人員組織檔案管理人員對安全風(fēng)險事件進(jìn)行分析，引導(dǎo)人員學(xué)習(xí)檔案管理安全應(yīng)急措施，幫助人事檔案管理人員逐漸轉(zhuǎn)變檔案管理安全意識，并掌握檔案安全管理技術(shù)。將檔案安全管理納入人員考核范圍，重點對人員的安全意識、安全防范措施等進(jìn)行考核，以此全面強化人事檔案管理人員的安全能力、提升人事檔案管理工作的安全水平。

2.硬件更新

高職院校應(yīng)順應(yīng)科技發(fā)展的趨勢，結(jié)合檔案管理需求及時更新人事檔案管理硬件。通過更新服務(wù)器，提升服務(wù)器信息處理速度，使信息處理速度最大限度上滿足人事檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上對硬件運行維護(hù)流程進(jìn)行調(diào)整，在更新硬件的同時確保數(shù)據(jù)同步，防止在硬件更新的過程中發(fā)生信息丟失的情況。

結(jié)束語

高職院校從實際情況出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)階段人事檔案管理工作存在的問題，從人員、技術(shù)、理念等角度出發(fā)，為人事檔案管理工作的發(fā)展制定方案。高職院校通過完善并調(diào)整人事檔案管理工作制度，使各部門彼此間及時溝通信息，確保人事檔案管理與相關(guān)工作需求相適應(yīng)，實現(xiàn)檔案的及時更新與高效管理，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)檔案管理信息平臺，提升檔案管理的效率，全面推進(jìn)高職院校人事檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。