田 苗,武 巖

(遼寧省交通規(guī)劃設計院有限責任公司 沈陽市 110166)

隨著信息化的發(fā)展,高速公路檔案電子化整理與管理工作愈加重要。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式逐漸不能滿足高速公路行業(yè)信息化的需要。數(shù)字化技術為高速公路檔案電子化整理提供了新的解決方案。文章旨在探討當前數(shù)字化技術在高速公路檔案電子化整理與管理中面臨的問題和挑戰(zhàn),并結合實際提出數(shù)字化技術應用方法,以期促進高速公路檔案電子化整理與管理工作不斷發(fā)展。

1 高速公路檔案電子化整理與管理模式概述

1.1 高速公路檔案電子化整理的定義

高速公路檔案電子化整理是指將高速公路檔案資料以數(shù)字化形式進行整理、存儲、管理和利用的過程,包括將傳統(tǒng)紙質檔案轉換成電子文檔,利用數(shù)字化技術進行數(shù)據(jù)處理和管理。通過數(shù)字化整理,檔案工作可以高效便捷地獲取和使用檔案信息。

1.2 檔案管理工作的重要性

高速公路檔案記錄著高速公路建設、發(fā)展和運營過程中的重要信息,如設計方案、施工記錄、工程變更記錄等。通過電子化管理,檔案以數(shù)字化形式得到整理和保存,可以更方便地訪問和利用,降低紙質檔案磨損和損壞風險,實現(xiàn)長期保存。

高速公路設計、施工和維護過程中,檔案記錄著關鍵信息和數(shù)據(jù),如結構設計參數(shù)、材料使用情況、安全檢修記錄等。通過電子化整理和管理,可以追溯分析關鍵環(huán)節(jié),為運營維護、改擴建、事故調查、法律訴訟和監(jiān)管審計提供準確的支持和依據(jù)。通過電子化整理和管理,可以更方便地進行搜索、檢索和分析,提供高速公路規(guī)劃、運營和維護相關的數(shù)據(jù)和信息,支持管理者進行科學準確的決策,了解過去的經(jīng)驗教訓,評估運營狀況和制定改進措施,提高管理決策的質量和效果。數(shù)字化檔案能夠實時共享給行業(yè)部門、研究機構等相關單位,促進信息傳遞和共享,加強各方協(xié)同合作,提高高速公路建設運營的效率和質量。

1.3 目前存在的問題與挑戰(zhàn)

數(shù)字化技術在高速公路檔案電子化整理與管理中也面臨著一些問題和挑戰(zhàn)。高速公路檔案產(chǎn)生大量的紙質文件,也有復雜的技術處理要求,將其轉換為電子形式需要解決掃描、識別、分類等技術問題。掃描的準確性、文檔內容識別的正確率以及電子檔案分類和索引的合理性等方面仍是數(shù)字化管理工作面臨的挑戰(zhàn)。整理與管理過程中,因檔案紙質原件質量參差不齊,可能發(fā)生損壞、模糊或遺失,需要及時采取修復或恢復措施。

電子化檔案存儲在計算機系統(tǒng)中,也面臨著數(shù)據(jù)泄露、受篡改和損壞的風險。不同地區(qū)和單位應用需求不同,缺乏統(tǒng)一的檔案電子化整理與管理標準,給檔案信息共享交流帶來障礙,限制了數(shù)字化檔案的高效利用[1]。此外,盡管當前數(shù)字化技術在檔案工作中發(fā)揮著重要作用,但一些檔案工作人員仍缺乏必要的數(shù)字化技能和意識。

2 數(shù)字化技術在高速公路檔案電子化整理與管理中的應用

2.1 數(shù)據(jù)采集和數(shù)字化處理技術

數(shù)據(jù)采集和數(shù)字化處理技術是高速公路檔案實現(xiàn)電子化的關鍵技術,為高速公路檔案數(shù)字化轉換提供技術基礎,主要包括掃描設備、光學字符識別(OCR)、圖像處理等。

掃描設備可以將紙質檔案轉換為數(shù)字圖像,從而取代傳統(tǒng)的紙質存檔方式。掃描設備可以高效掃描大量文件,且準確性較高。檔案管理人員可以隨時隨地訪問和使用電子檔案,無需翻閱大量紙質文件。

光學字符識別(OCR)是數(shù)字化處理過程中的重要環(huán)節(jié)。OCR系統(tǒng)會自動識別圖像中的文字,將掃描圖像轉換為計算機可讀、可編輯的文本數(shù)據(jù)。自動化的文本提取和識別過程極大地提高了數(shù)字化處理的速度和準確性。借助OCR技術,大量的紙質文檔被迅速轉換為可編輯、可檢索的數(shù)字文本,方便后續(xù)管理和使用。掃描得到的圖像可能存在模糊、噪點、邊緣不清等問題,圖像處理技術可以修復和改善圖像,確保數(shù)字化檔案的質量。通過清晰度增強算法,可以使模糊的圖像更加清晰;通過噪點去除算法,可以減少掃描圖像的干擾點;通過邊緣檢測算法,可以提取文檔的邊界信息等。上述圖像處理操作保證了數(shù)字化結果的可讀性和可用性。

2.2 信息存儲與管理系統(tǒng)

信息存儲與管理系統(tǒng)是實現(xiàn)高速公路檔案電子化的核心。系統(tǒng)通過建立專門的數(shù)據(jù)庫,可以高效地存儲、管理和利用電子化檔案,提供便捷的訪問、檢索和管理功能。

系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫管理軟件或專門的檔案管理系統(tǒng)存儲和管理電子化檔案。數(shù)據(jù)庫是一個結構化的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng),可以將檔案數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則和關系進行組織和存儲[2]。檔案管理系統(tǒng)是針對檔案特點設計的管理軟件,作為專業(yè)化的管理工具,能夠滿足檔案數(shù)字化管理的需求。系統(tǒng)將電子化檔案以結構化的方式存儲,如采用表格、字段等數(shù)據(jù)結構進行組織,使檔案信息存取更加方便和高效。信息存儲和管理系統(tǒng)提供各類查詢和檢索功能,用戶可以快速準確地找到所需的檔案信息。系統(tǒng)通過索引、分類、標簽等方式組織和管理檔案。索引根據(jù)檔案的關鍵詞、日期、文件類型等重要屬性建檔,方便用戶搜索關鍵字,進行條件查詢。系統(tǒng)還可以根據(jù)檔案的特點分類,設置標簽,使檔案信息的組織更加有序可控。基于上述操作,用戶可以根據(jù)自己的需求快速找到目標檔案,并進行查閱、復制等操作。信息存儲與管理系統(tǒng)的集成能力有助于實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交換,通過與其他系統(tǒng)連接,不同部門和團隊可以共享存儲在信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),解決“信息孤島”問題,并促進組織內部協(xié)同,提高工作效率。集成能力促進信息流通和交互,通過與企業(yè)內部系統(tǒng)集成,信息存儲與管理系統(tǒng)可以自動傳遞和更新數(shù)據(jù)。當一個部門進行了文件更新,其他部門可以即時獲得最新的版本,無需手動發(fā)送或請求數(shù)據(jù)。這樣的鏈式操作可以加快信息傳播速度,降低溝通成本,并確保相關人員接觸最新信息。

2.3 數(shù)據(jù)安全和保護措施

在數(shù)字化檔案管理中,數(shù)據(jù)安全和保護措施至關重要。數(shù)字化檔案存在數(shù)據(jù)泄露、被篡改和被損壞的風險,因此需要采取加密防護措施確保檔案數(shù)據(jù)的安全完整。

確保儲存設備和服務器的物理安全,包括采取通用的物理防護措施,如安裝監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)、防火墻等,防止未經(jīng)授權的人員進入存儲區(qū)域。需要對服務器和儲存設備進行定期檢查和維護,確保設備正常運行并提供穩(wěn)定的存儲環(huán)境。采用加密技術對敏感數(shù)據(jù)進行保護。加密是通過將數(shù)據(jù)轉換為密文形式,防止未經(jīng)授權的訪問者讀取或修改數(shù)據(jù)[3]。數(shù)字化檔案管理中,可以使用對稱加密或非對稱加密算法來保證檔案數(shù)據(jù)的機密性,確保加密算法符合相關安全標準和現(xiàn)實需要。通過建立用戶身份驗證和授權機制,設置未授權人員對檔案數(shù)據(jù)的訪問權限,該機制可以通過用戶名和密碼、雙因素身份認證等方式實現(xiàn)。根據(jù)用戶角色和權限設置不同的訪問級別,確保只有具備合法權限的人員才能獲取敏感檔案信息。定期備份數(shù)據(jù)可以防止數(shù)據(jù)意外損壞或刪除丟失,并提供可靠的數(shù)據(jù)恢復手段。建立災難恢復計劃可以預防應對自然災害、硬件故障或人為損害等突發(fā)情況,實現(xiàn)損失最小化。數(shù)字水印和數(shù)字簽名等技術手段也可應用于數(shù)字化檔案管理中,用于身份認證和防篡改處理。數(shù)字水印是通過將不可見的標識嵌入到電子檔案中,以驗證其來源和真實性[4]。數(shù)字簽名則是使用加密技術生成一個唯一的標識符,用于驗證檔案的完整性和數(shù)據(jù)的不可篡改性。

3 結語

數(shù)字化技術的應用對高速公路檔案電子化整理與管理產(chǎn)生積極影響。通過數(shù)字化技術,檔案管理人員能夠更高效地開展數(shù)據(jù)采集和整理工作,提供方便快捷的信息存儲與管理系統(tǒng),確保檔案數(shù)據(jù)安全完整。然而,在推廣檔案數(shù)字化的過程中,仍然面臨著數(shù)據(jù)質量、隱私保護等方面的問題和挑戰(zhàn),需要結合行業(yè)工作實際需要,不斷改進和完善數(shù)字化技術,從而更好地滿足高速公路各相關方需求,促進檔案工作現(xiàn)代化、高效化發(fā)展。