從晨晨?劉晨

摘 要：數字化轉型賦予了檔案工作新的發(fā)展動能，探究檔案數字化轉型能夠為檔案工作開拓與數字時代發(fā)展相適應的檔案管理新路徑提供參考。通過分析檔案數字化轉型的概念和邏輯來闡釋檔案數字化轉型的必要性，并指出信息技術在檔案數字化轉型過程中所帶來的潛在風險，基于此，提出重塑信息技術的內在價值、發(fā)揮信息技術優(yōu)勢、建構適宜數字生態(tài)的實踐進路。

關鍵詞：檔案數字化轉型；價值理性；技術理性

基金項目：河南省哲學社會科學規(guī)劃項目“數智驅動下檔案公共服務均等化問題研究”（項目編號：2022BZH007）。

自21世紀以來，以人工智能、大數據等為代表的數字技術對整個社會的形態(tài)產生了顛覆性的影響，促使整個社會步入數字化時代，檔案領域的數字化轉型也將成為必然趨勢。中共十九屆五中全會提出：“加快建設數字經濟、數字社會、數字政府，以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革?！痹谛乱淮畔⒓夹g的廣泛應用下，加快檔案數字化轉型是應對新形勢、新任務和新要求的必要決策，對提高檔案治理能力和水平具有重要意義。

1 檔案數字化轉型的概念闡釋

“數字化轉型”是近年來政府、企業(yè)等所關注的一個熱點問題，而將其與檔案領域相結合，對其進行闡釋，似乎又有一定的難度。本文嘗試從檔案信息化、檔案數字化和檔案數字化轉型關聯方面出發(fā)，以更好詮釋檔案數字化轉型的本質和內涵。首先，檔案信息化和檔案數字化并不等同于數字化轉型。檔案信息化注重單個系統(tǒng)或局部的優(yōu)化，以信息技術為支撐，用信息系統(tǒng)代替人工處理以實現信息的自動處理及檔案無紙化操作，提高檔案工作的效率。而檔案數字化則是通過數字技術對檔案數據深入挖掘和分析，從數據層面實現數據融合、數據標準化，將檔案數據轉化為一種全新的“隱形資產”。但信息化和數字化并不能與數字化轉型之間劃等號，前者側重于技術的作用方式和手段，后者則是通過充分利用新方法和數字技術從根本上重塑整個系統(tǒng)的內部要素關系、系統(tǒng)與外部環(huán)境的關系。其次，檔案信息化、檔案數字化與檔案數字化轉型之間是有順序關系的。檔案信息化本質上仍停留在信息層面，而檔案數字化的重點在“數字”上，且隨著檔案管理對象由“信息”細化至“數據”，從而造就檔案工作由信息化邁入數字化的局面。而數字化技術是生產力工具，生產力工具是促進業(yè)務轉型的基石，因而檔案數字化工具的建設是第一步，而后才是實現檔案數字化轉型的目標。因此，檔案數字化轉型不僅僅是一種硬件技術的迭代升級，更重要的還是檔案工作與信息技術之間的連接和滲透，前者是利用信息技術將檔案工作實體、數據等元素相互連接起來，后者是信息技術與檔案工作全面融合，二者共同促進了檔案工作的智能轉型。

2 檔案數字化轉型的價值邏輯

2.1 檔案工作發(fā)展的客觀要求

中華人民共和國國民經濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠景綱要提出，要“加快建設數字經濟、數字社會、數字政府，以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革”[2]。社會數字化轉型已是必然之勢。因此，檔案工作進行數字化轉型是應對時代發(fā)展和社會變化的必然選擇。與此同時，新一代數字技術與檔案工作的深度融合，促使其工作內容、工作環(huán)境及工作對象發(fā)生驟變，人們對檔案文化、檔案信息的要求也日益增長，檔案工作需加快全面數字化轉型是當前亟待解決的問題。

2.2 檔案現代化治理的有效手段

數字化轉型對檔案工作的影響不僅體現在技術賦能上，同時還是促進檔案治理現代化的積極實踐。有學者指出，檔案數字化轉型的本質是檔案治理的場域映射，是推動檔案治理體系建設的路徑選擇[3]。數字化轉型之所以能夠有效推動檔案治理體系建設主要表現在三個方面：一是促進治理主體向網絡化演進。多元協同治理是目前學者研究檔案治理認可度較高的一種治理方式，它的推進需要涉及多方主體的參與，以數字化轉型所帶來的組織結構的變革能夠有效促進檔案治理主體向網絡化演進。二是促進檔案治理客體向價值化發(fā)展。數字化轉型通過應用數字技術，加速檔案資源轉型，為進一步實現檔案數據挖掘、整理、可視化等提供基礎。三是促進檔案治理手段向智能化發(fā)展。數字技術的應用實現了檔案資源的自動著錄、智能編研以及智慧服務等智能化工作手段，檔案數據治理能力將大幅提升。

2.3 檔案事業(yè)高質量發(fā)展的現實路徑

數字化轉型的目標指向于檔案事業(yè)高質量發(fā)展。數字化轉型依托信息技術與檔案工作的深度融合使得技術理性在檔案工作中得以體現，為現代化的檔案工作提供數據和資源供給，為檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供支撐。數字化轉型的技術理性與檔案事業(yè)高質量發(fā)展的價值理性高度耦合，檔案數字化轉型主要通過信息技術的賦能作用來實現檔案工作全要素、全流程的重塑，同時，檔案事業(yè)高質量發(fā)展價值理性的實現需要信息技術的嵌入來改革傳統(tǒng)體制和運行機制。因此，檔案工作需要數字化轉型帶來的“數字化”思維和“現代化”改善，這不僅能夠使信息技術深度嵌入檔案工作，還拓展了檔案工作原有的思維和發(fā)展空間，是檔案事業(yè)走向高質量發(fā)展的現實路徑。

3 檔案數字化轉型的技術邏輯

3.1 信息技術衍生數字檔案新形態(tài)

在生產力發(fā)展和信息技術進步的催化下，檔案的形態(tài)演進可分為三個階段。第一個階段是以實物形式存在的檔案，如甲骨、金文、紙張、照片等，該階段人們對檔案的關注多聚焦在載體的管理和保護上。而隨著計算機和現代通信技術的發(fā)展，檔案的形態(tài)進入電子檔案階段，大量的信息以原生或派生方式進入檔案信息系統(tǒng)，人們對檔案的研究重點也由載體保護過渡到信息內容開發(fā)。隨后以“大云物智”為代表的數字技術的興起，數據成為新的生產要素，促使檔案形態(tài)向第三個階段數據態(tài)演變[4]，在此階段，如何發(fā)揮數據價值，使數據成為檔案工作發(fā)展的動力引擎是關鍵所在。

3.2 信息技術助推檔案工作降本增效

當前，信息技術與檔案資源、檔案工作以及檔案主體之間的相互滲透已顯著加深，依托新技術手段來提升檔案工作效率是新的常態(tài)取向。首先，大數據、人工智能等技術的愈加成熟，使得傳統(tǒng)的檔案工作中一些標準化、程度化較高的工作勢必會被取代，如智能化數據采集、檔案資源智能收集、分類與檢索等技術的應用，極大地提升了檔案工作效率，節(jié)約了人力、物力成本[5]。其次，5G技術因其高速率、低時延、大連接等特性，不僅大幅減少了檔案數字化處理和存儲的時間，同時也為檔案交流和合作提供了更為便捷的方式，促進了檔案資源的共享和利用。因此，新型技術在檔案工作中的廣泛應用，能夠加快檔案工作的重構，助推檔案部門高效工作。

3.3 信息技術驅動檔案治理模式創(chuàng)新

以人工智能、大數據等為代表的信息技術的蓬勃發(fā)展，為檔案治理模式的創(chuàng)新以及檔案治理能力的提升提供了新的思維和手段。有學者提出了“檔案智治”的觀點，較為準確地指出了檔案治理在數字化轉型階段的新發(fā)展方向 [6]。要點有三：一是治理的數字化轉型，即通過信息技術的應用來推動治理對象的變革、治理方式的改進、治理機制的重構等；二是治理過程的整體性與協同性特征，即依托信息技術的應用來打通不同部門間或不同主體間的信息壁壘，為促進檔案數據整合集成、共享利用提供支撐；三是治理效能的高效化和精準化，即借助信息技術作為工具輔助來及時實現在線化服務、精準化回應等特定主體治理需求。

4 檔案數字化轉型的潛在風險

4.1 價值理性缺失的風險

檔案數字化轉型的實現需以信息技術作為支撐，這也導致檔案數字化轉型過程中過分依賴技術，重“技”輕“人”的局面極易呈現。技術工具被當作人類的延伸，它只能是人類工作或生活中的“代具”，不可因其實用、創(chuàng)新及高效的特性而“美化”技術，致使檔案工作的發(fā)展規(guī)律被忽視。有學者所言，“目前，過度強調檔案的技術工具理性是工作中存在的一種現象，導致在檔案實踐中過分追求數字化、實用化和技術化等，而忽視了檔案的人文價值”[7]，這是檔案數字化轉型過程中需要警惕的。

4.2 用戶權利被侵蝕的風險

信息技術的標準是統(tǒng)一的，而用戶的信息需求是多元的。信息技術在檔案信息推送中的應用體現在它的智能決策能夠影響推送給用戶的信息類型。檔案智能決策系統(tǒng)會根據用戶瀏覽痕跡進行關聯和分析，主動向用戶推送可能引起他們興趣的主題信息，但由于用戶主動權受限，所接收的檔案信息主題大致相同，便會導致檔案用戶有選擇地排除不感興趣的內容，加強自身的喜好和偏見，從而構筑起一個信息內容固化的“繭房”[8]。由于用戶在接收檔案信息時處于被動地位，檔案智能決策系統(tǒng)所推送的檔案信息就可能無法匹配用戶的需求取向，從而限制了用戶追求檔案信息的主觀能動性，削弱了檔案用戶的信息權利。

4.3 技術-組織-制度不兼容的風險

檔案組織結構和制度的調整優(yōu)化能否跟得上新技術的應用是檔案數字化轉型的關鍵所在。有學者指出，“技術的應用需要組織，同時信息技術也能重塑組織和制度，使之更好地適應技術的發(fā)展”[9]。從本質上看，信息技術具有標準化程度高，行業(yè)共通性等特點，是檔案數字化轉型的主要抓手，但隨著信息技術的轉型逐步開展，檔案組織結構和制度規(guī)范處于另外一個不相干的領域，那么工作難以推進、數字化設施利用率低等問題就會顯而易見。

5 檔案數字化轉型的實踐進路

5.1 重塑信息技術在檔案數字化轉型中的內在價值

信息技術對檔案數字化轉型尤其重要，已成為檔案數字化轉型中最為關建的因素，但也不能忽略信息技術在檔案數字化轉型中的潛在風險。對檔案工作而言，需重塑信息技術在檔案數字化轉型中的內在價值，厘清檔案工作發(fā)展規(guī)律和技術發(fā)展規(guī)律的邏輯關系。一方面，檔案數字化轉型過程中要避免以技術為中心的工作導向。信息技術并不能完全替代檔案人員的角色，檔案數字化轉型過程中應始終遵循真實、客觀、公平等原則，加強檔案工作人員自身責任意識。此外，還需增強用戶對新技術應用的了解，如在為用戶提供檔案服務過程中，通過讓用戶了解智能決策技術推送檔案信息的原理，并建立信息反饋機制，掌握用戶的知識接收情況，不斷優(yōu)化檔案信息推送方式，以增強檔案用戶的信息甄別與選擇能力。另一方面，重塑信息技術在檔案數字化轉型中的內在價值應當聚焦信息技術的兩個認知：包容性認知和適應性認知[10]。隨著檔案數字化轉型逐漸開展，技術理性牽制“人”的工具理性、“技術-組織-制度”不兼容以及技術侵蝕檔案用戶權利的潛在風險逐漸顯現出來，為消除業(yè)界對新技術應用的質疑和顧慮，利用信息技術實現檔案數字化轉型的目標就需要包容性和適應性認知。

5.2 發(fā)揮信息技術在檔案數字化轉型中的技術優(yōu)勢

信息技術的優(yōu)勢通過賦能檔案工作，實現全方位、全要素、全流程的檔案數字化轉型來彰顯。一方面，完善信息技術在檔案數字化轉型中的頂層設計。一是要突出新技術應用的整體性，以新《檔案法》和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》為行動指南，設計不同層面下推進檔案數字化轉型的總體方案與具體規(guī)劃，推動新技術應用理念、方法和模式與應用過程的整體性和連貫性。二是突出新技術應用的協同性，以檔案機構為中心，在明確檔案機構與相關利益機構之間權責關系的基礎上，協同其他部門共建數據共同體，構建起檔案機構和其他行業(yè)之間協同共治的數字化常態(tài)機制。另一方面，以信息技術推動檔案數字化平臺架構升級。一是加快數字檔案館建設，推動檔案數字化與各行各業(yè)信息化發(fā)展水平相適應，實現原始電子數據的全過程管理；二是加快系統(tǒng)集成平臺建設，在已有的技術架構和應用系統(tǒng)的基礎上，推動異構系統(tǒng)之間的集成，實現檔案信息管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的交互。

5.3 建構適宜數字生態(tài)為檔案數字化轉型提供體系保障

數字化轉型為新時代檔案工作帶來發(fā)展機遇的同時也滋生了相應的風險與挑戰(zhàn)，此時重塑理念、組織和制度，為檔案工作建構適宜的數字生態(tài)尤為重要。首先是以理念轉型引領檔案數字化轉型健康發(fā)展。檔案數字化轉型不能拒絕與技術融合，也不能徹底的以技術工具代替人，而應辯證地看待信息技術在檔案數字化轉型中的應用，把握“變”與“不變”的內在要求，在遵循檔案工作發(fā)展規(guī)律的原則下，重塑信息技術在檔案數字化轉型中的內在價值。其次是通過組織變革強化檔案數字化轉型組織保障。在檔案數字化轉型過程中，組織會變得愈發(fā)“開放”和“復雜”，工作協同和共同目標將會成為組織結構創(chuàng)新的關建要素，柔性組織的打造、扁平化組織管理模式，能夠提高組織的感知能力、轉化能力以及整合能力，最大限度地保障轉型實踐的深入與實現。最后是重塑良好的制度環(huán)境。制度設計對于檔案數字化轉型的重要性是不容忽視的，它主要是為了實現轉型過程中的規(guī)范化管理，解決可能會出現的問題，如檔案系統(tǒng)運維與安全管理問題、部門職責分工以及獎懲問題、數字檔案資源安全問題、數字技術倫理問題等，這就需要重塑檔案數字化轉型的制度環(huán)境，進一步規(guī)范檔案管理工作整個流程，為數字化新時代檔案工作的全面轉型提供保障。

參考文獻

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作者簡介：從晨晨，鄭州航空工業(yè)管理學院碩士研究生，研究方向：檔案信息化。劉晨，黃河科技學院副教授，研究方向：檔案法規(guī)。