摘 要：本文從工程檔案信息化管理現(xiàn)狀出發(fā)，查擺存在檔案資源建設(shè)不足、規(guī)范化程度不高、利用體系不健全、安全體系漏洞較多等問題。對標(biāo)數(shù)字中國建設(shè)要求，工程檔案信息化建設(shè)需要從加強檔案信息資源建設(shè)、發(fā)揮新技術(shù)支撐作用、加強數(shù)據(jù)分析與利用、防范化解安全風(fēng)險等方面努力。

關(guān)鍵詞：工程檔案；信息化；優(yōu)化策略

信息化轉(zhuǎn)型升級是新發(fā)展階段工程部門全面融入數(shù)字中國戰(zhàn)略、加快建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的具體行動，是撬動企業(yè)經(jīng)營領(lǐng)域改革戰(zhàn)略的重要抓手，也是現(xiàn)代企業(yè)競爭力的重大標(biāo)志性成果[1]。因此，必須深入分析工程檔案信息化建設(shè)管理的現(xiàn)狀，分析其存在的原因，深挖問題根源，對癥施策，以信息化轉(zhuǎn)型推動企業(yè)發(fā)展。

1 信息化背景下工程檔案信息化管理現(xiàn)狀

在新技術(shù)環(huán)境下，工程檔案信息化呈現(xiàn)新的特點，為轉(zhuǎn)型升級指明了方向。

1.1 從雙套制向單套制轉(zhuǎn)變

電子檔案單套制改革正在推行，有的工程施工單位基于工作效率的考量正逐步施行電子檔案單套制，即以電子檔案為唯一歸檔方式，將確有必要的紙質(zhì)原件以電子檔案附件形式歸檔的管理模式[2]。部分地方政府依托《電子檔案單套管理一般要求》，制定相關(guān)的標(biāo)準已逐步推行。如福建省制定《工程建設(shè)項目電子文件歸檔一體化管理技術(shù)要求》提出項目電子文件處理、歸檔、管理的技術(shù)要求以及歸檔格式、數(shù)據(jù)包結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)規(guī)范，為工程建設(shè)項目電子文件單套歸檔與管理提供可復(fù)制推廣的技術(shù)方案。

1.2 從靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變

檔案信息資源逐步從“幕后”走向“前臺”。以檔案信息為核心，利用云計算和大數(shù)據(jù)的力量實現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用，推動工程部門更好地運用數(shù)據(jù)，構(gòu)建以數(shù)據(jù)為導(dǎo)向的全新檔案數(shù)據(jù)生態(tài)范疇，更好地釋放檔案潛在價值。工程檔案作為新型生產(chǎn)要素，成為推動建設(shè)項目高質(zhì)量發(fā)展的新引擎。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)實時獲取與分析，工程建設(shè)可以憑借數(shù)據(jù)分析靈活調(diào)整措施。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用使工程建設(shè)的準確性增加，基于對實時數(shù)據(jù)的獲取與處理，在問題產(chǎn)生時快速響應(yīng)，減少損失的發(fā)生。傳統(tǒng)工程建設(shè)由于檔案信息獲取存在滯后性等方面的問題，導(dǎo)致缺乏前瞻性的預(yù)測，新技術(shù)的應(yīng)用則實現(xiàn)了從傳統(tǒng)經(jīng)驗治理向著數(shù)據(jù)精準治理的轉(zhuǎn)變[3]。

1.3 從單一向共享轉(zhuǎn)變

數(shù)據(jù)管理正從單一數(shù)據(jù)中心管理轉(zhuǎn)為跨域的共享與協(xié)同管理，檔案功能進一步拓展。檔案利用的“玻璃墻”被打破，共享制度的建立重塑信息管理流程，存在于各部門、各系統(tǒng)之間的“信息孤島”、數(shù)據(jù)煙囪、重復(fù)建設(shè)等問題得以解決。有的工程企業(yè)采用通過物理集中和邏輯集中的方式，搭建共享交換平臺，將檔案數(shù)據(jù)與企業(yè)管理數(shù)據(jù)融合，在不改變檔案數(shù)據(jù)歸屬權(quán)的前提下，提供和使用過程要可追溯，解決糾紛，明確責(zé)任，解決數(shù)據(jù)提供部門的后顧之憂。

1.4 從分散向協(xié)同轉(zhuǎn)變

長期以來，工程檔案主要服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部，檔案社會屬性未能充分發(fā)揮。隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段的快速發(fā)展，全社會檔案使用意識的提高，工程部門必須向社會全方面提供檔案信息，滿足公眾的實時檔案使用需求。工程檔案信息化建設(shè)打破限制，擴大檔案共享的范圍，基于互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建安全、可靠、高效的檔案共享環(huán)境，滿足全社會對工程檔案信息的使用需求[4]。工程部門與綜合檔案部門合作開展城市記憶工程，將工程建設(shè)的進度等向公眾展示，既提升工程建設(shè)的認知度，也起到良好宣傳效果。

2 信息化背景下工程檔案信息化管理存在的問題

2.1 檔案資源建設(shè)不足

工程檔案的多樣性、復(fù)雜性特點造成信息資源收集的困難，主要表現(xiàn)在：一是收集范圍狹窄。對文書、會計、勘測、施工、監(jiān)理等重視程度高，對影像、自媒體等新介質(zhì)檔案重視力度不夠，未能及時調(diào)整數(shù)據(jù)歸檔范圍，“三合一”制度體系未能有效建立起來。二是歸檔不系統(tǒng)。工程檔案具有成套性特點，參建單位往往比較重視工程建設(shè)的進度、質(zhì)量、資金等問題，不重視日常檔案數(shù)據(jù)的收集歸檔，待到工程要竣工驗收時，突擊進行歸檔整理，造成大量數(shù)據(jù)的不齊全、不系統(tǒng)，使工程檔案的成套性、準確性、真實性得不到保障，影響了日后查考和利用。

2.2 檔案規(guī)范化程度不高

《建筑項目檔案管理規(guī)范》對電子檔案和數(shù)字化做出了明確規(guī)定，但在實踐中仍然存在著標(biāo)準化規(guī)范化缺失的問題，主要表現(xiàn)在：一是電子檔案管理系統(tǒng)功能不齊全。系統(tǒng)權(quán)限控制和安全備份功能缺失，有的權(quán)限開放度過高，無法實現(xiàn)檔案利用分類和安全分級管理。檢索功能較為單一，檔案查詢系統(tǒng)性不強，模糊查詢能力落后，檔案利用效率較低。工程電子文件歸檔保存的文件格式不符合電子檔案長期保存的格式要求，有些文件沒有元數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法使用。二是檔案數(shù)字化標(biāo)準較低。檔案掃描、圖像處理與存儲、目錄建庫未能按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）進行加工，數(shù)據(jù)分辨率過低、目錄不齊全，整體數(shù)字化質(zhì)量不高。

2.3 檔案利用體系不健全

工程檔案利用機制缺失、開發(fā)利用不足，資源價值未能充分釋放。一是數(shù)據(jù)分析能力不足。未能根據(jù)工程檔案的復(fù)雜性和多樣性開展數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)能力的提升。比如對監(jiān)理檔案數(shù)據(jù)的分析，可系統(tǒng)總結(jié)質(zhì)量管理的好經(jīng)驗好做法等。二是個性化利用不足。多數(shù)工程建設(shè)單位是直接購買應(yīng)用軟件，未能結(jié)合工程特點開展區(qū)塊鏈、服務(wù)技術(shù)應(yīng)用，檔案管理數(shù)據(jù)化優(yōu)勢未能完全體現(xiàn)。三是開發(fā)利用不到位。人工智能等技術(shù)使檔案展示方式更加多樣化、鮮活化，檔案應(yīng)用場景更加多元，工程檔案開發(fā)程度較低，大多處于被動利用階段，查詢方式尚未拓展到線上，便捷利用最大效能無法顯現(xiàn)。

2.4 檔案安全體系漏洞較多

技術(shù)風(fēng)險是工程檔案面臨的新問題，新技術(shù)環(huán)境下檔案應(yīng)用技術(shù)日新月異，病毒入侵、非法侵害等風(fēng)險日益突出。工程檔案本身具有敏感性、獨有性、價值性的特點，極易受到外界的不法侵害，對于一些國家重點項目一旦泄露關(guān)鍵數(shù)據(jù)，將對國家、工程建設(shè)企業(yè)和項目造成無法挽回的損失。當(dāng)前，工程檔案管理防控安全風(fēng)險的能力較弱，缺少必要的安全防護網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)支撐。同時，有的企業(yè)過渡依賴信息技術(shù)，自主控制能力不足，為安全建設(shè)埋下隱患。

3 信息化背景下工程檔案信息化管理的對策

3.1 加強檔案信息資源建設(shè)

3.1.1構(gòu)建多元收集格局。工程檔案管理機構(gòu)作為牽頭部門，要轉(zhuǎn)變治理思維，建立多元協(xié)同的檔案管理格局。工程建設(shè)檔案部門要發(fā)揮引領(lǐng)優(yōu)勢，通過技術(shù)融合搭建數(shù)據(jù)管理平臺，打破信息壁壘，建立跨區(qū)域、部門、階段的檔案治理模式。

3.1.2延長檔案收集鏈。要完善“三合一”制度建設(shè)，對檔案門類齊不齊、歸檔范圍全不全、保管期限劃分準不準開展回頭看，圍繞工程建設(shè)大局，緊跟施工建設(shè)進度，將重點類型檔案、文件材料及時納入檔案分類方案和文件材料歸檔范圍，做好工程項目文件歸檔與工程建設(shè)同步進行。要拓展檔案收集范圍，采集和歸檔網(wǎng)頁、新媒體等資源，實現(xiàn)文本、圖片、音頻、視頻原版原貌歸檔和長久保存利用。比如以時間軸方式重現(xiàn)不同歷史時間點上采集下來的網(wǎng)站網(wǎng)頁等信息，所有資源可存儲到網(wǎng)頁電子文件管理系統(tǒng)中，并依據(jù)電子文件管理系統(tǒng)通用功能建設(shè)要求，將電子文件自動分類到檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網(wǎng)頁數(shù)據(jù)的歸檔。

3.1.3加強歸檔時效性建設(shè)。要提前介入，在工程開工時事前加強培訓(xùn)控制，提升歸檔意識；事中要靠前服務(wù)與指導(dǎo)，重點針對文書檔案、項目檔案、歸檔文件規(guī)范化整理、建設(shè)檔案分類方案制定、專門檔案行業(yè)標(biāo)準、檔案數(shù)字化質(zhì)量、檔案保管利用要求等方面進行指導(dǎo)服務(wù)；檔案管理機構(gòu)在驗收環(huán)節(jié)要積極精簡材料、壓縮時間，深化流程再造，創(chuàng)新優(yōu)簡管理模式，提升歸檔效能。

3.2 發(fā)揮新技術(shù)支撐作用

面對質(zhì)量異構(gòu)、數(shù)據(jù)龐大的檔案信息資源，需要引入以大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈等為代表的新一代信息技術(shù)，實現(xiàn)工程檔案的全生命周期管理。

3.2.1更“新”技術(shù)應(yīng)用。積極推動新技術(shù)與工程管理的融合應(yīng)用，打造功能強大且豐富的基礎(chǔ)設(shè)施平臺，實現(xiàn)為檔案“收、管、存、用”提供技術(shù)支撐。

3.2.2釋放“快”的優(yōu)勢。新技術(shù)在提升檔案傳輸效率、提升服務(wù)效能上具有獨特作用，特別是在數(shù)據(jù)實時采集、數(shù)實融合方面對數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要作用。要持續(xù)拓展應(yīng)用場景，釋放在圖像處理、知識圖譜、語義分析、文本挖掘上的潛能。

3.2.3持續(xù)加強資金支持。信息技術(shù)領(lǐng)域的投入高于一般傳統(tǒng)技術(shù)，但是新技術(shù)能夠有效支撐檔案治理需求，解決檔案治理過程中面臨的困境與挑戰(zhàn)，具有高投入、高產(chǎn)出的優(yōu)勢。工程建設(shè)部門要算大賬、長遠賬，深刻認識新技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展趨勢，在基礎(chǔ)設(shè)施投入上予以傾斜。

3.2.4加強數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)據(jù)中心是提升檔案信息化質(zhì)量和效能的重要抓手。要制定詳細的電子文件歸檔和檔案數(shù)字化工作方案，明確工作目標(biāo)、內(nèi)容、步驟和要求，建立完善的培訓(xùn)、監(jiān)督檢查驗收一體的外包管理機制，嚴格落實技術(shù)要求和各項規(guī)章制度，規(guī)范電子文件歸檔和檔案數(shù)字化提檔、加工、驗收、還檔等全過程監(jiān)督管理。工程管理人員與信息技術(shù)人員也要參與數(shù)字化成果的抽樣驗收，確保檔案數(shù)字化的準確性、完整性和可用性。

3.3 加強數(shù)據(jù)分析與利用

3.3.1強化數(shù)據(jù)挖掘。要實現(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化工程檔案的內(nèi)在價值挖掘和利用，利用大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù)將“死材料”變成“活資源”，釋放工程檔案中蘊藏的巨大價值。數(shù)據(jù)資源中施工檔案的實時歸檔監(jiān)管，可建立以數(shù)據(jù)中心為基石、以人工智能為引擎，將數(shù)據(jù)監(jiān)管貫穿管理各個工作環(huán)節(jié)，確保歸檔工作的規(guī)范性、嚴謹性，提高管理質(zhì)量與效率。

3.3.2加強個性化服務(wù)。工程檔案利用群體多樣，要積極收集分析不同人員的喜好，提供更為優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)服務(wù)。比如利用檔案查詢系統(tǒng)，識別查詢者的知識背景、資源偏好，對用戶進行精準畫像分析，將更多有價值的檔案信息提供給查詢者。

3.3.3強化信息研判?；谌斯ぶ悄?、大數(shù)據(jù)、射頻識別、智能感知等前沿技術(shù)，在數(shù)字檔案室基礎(chǔ)上分級設(shè)置查詢使用權(quán)限，通過精準檢索與綜合分析快捷了解工程檔案管理現(xiàn)狀，有效整合、分析勘察、監(jiān)理、施工等零散信息資源，為全面、辯證地評價工程建設(shè)提供實證。

四是拓寬服務(wù)場景。探索“數(shù)字+檔案”模式，撬動傳統(tǒng)“窗口服務(wù)”向“線上檔案”管理全面轉(zhuǎn)變，提供移動端查檔服務(wù)，實現(xiàn)“網(wǎng)上申請、遠程辦理”的在線檔案利用，打通檔案信息服務(wù)“最后一公里”。

3.3.4強化編研開發(fā)。要認真分析本地區(qū)規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、管理以及社會公眾對檔案信息的需求狀況，確定工程檔案信息資源的建設(shè)內(nèi)容，利用信息化建設(shè)的成果，發(fā)揮專題數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)的作用，通過知識手冊、新媒體視頻等形式，展示工程檔案的獨特魅力。

3.4 防范化解安全風(fēng)險

傳統(tǒng)的安全防御手段已經(jīng)無法滿足對抗日益復(fù)雜的數(shù)據(jù)安全威脅、無法處理海量的數(shù)據(jù)和應(yīng)對智能化攻擊，智能化的防御體系構(gòu)建成為應(yīng)對新型挑戰(zhàn)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)可管可控的必要舉措。

3.4.1深化密碼技術(shù)應(yīng)用。密碼已成為維護數(shù)據(jù)安全最有效、最可靠的關(guān)鍵核心技術(shù)。要創(chuàng)造良好的應(yīng)用環(huán)境，加強多方合作，推進密碼產(chǎn)品與檔案基礎(chǔ)軟硬件集成適配，防止身份冒充和未經(jīng)授權(quán)訪問。優(yōu)化訪問控制策略，規(guī)范用戶適用權(quán)限。

3.4.2深化加密技術(shù)應(yīng)用。區(qū)塊鏈技術(shù)具有去中心化、共識機制、不可篡改、可以追溯、規(guī)則透明等特點，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)要素的個體可識別、用途可追溯和價值可衡量，在數(shù)據(jù)安全領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。工程檔案要找好二者結(jié)合點，自由選擇、靈活接入需求，推動檔案數(shù)據(jù)跨鏈共享、安全監(jiān)管。

3.4.3強化制度建設(shè)。將“安全第一、預(yù)防為主”的理念貫穿信息化建設(shè)始終，強化信息化安全制度建設(shè)，落實安全責(zé)任，制定安全應(yīng)急預(yù)案，常態(tài)化開展信息安全風(fēng)險排查，及時消除安全漏洞。

3.4.4著力提升安全意識。要加強信息安全教育，運用線上線下相結(jié)合方式，從檔案數(shù)據(jù)安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全防范、突發(fā)事件應(yīng)對等方面進行檔案信息安全業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)等級保護等問題的解決措施，增強工作人員網(wǎng)絡(luò)安全防范意識、信息技術(shù)水平和應(yīng)急處置能力，提升檔案信息安全軟實力，構(gòu)筑堅強的安全屏障。

結(jié)語

工程檔案信息化建設(shè)要堅持改革精神和創(chuàng)新意識，積極適應(yīng)新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的要求和數(shù)字中國戰(zhàn)略，更新數(shù)字化工作理念、思路和方法，使工程檔案管理更好體現(xiàn)時代性、規(guī)律性、創(chuàng)造性。提高檔案治理能力和治理現(xiàn)代化，建立較為完備的數(shù)字檔案資源體系、利用體系和安全體系，實現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)協(xié)同。充分釋放工程檔案服務(wù)人民群眾、服務(wù)社會發(fā)展的潛能，加快推進檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供全面的工程檔案信息支持。

參考文獻

[1]林牡牡.浙江 搶抓數(shù)字化改革契機推動檔案工作整體智治[N].《中國檔案報》，2021（03）：14-15.

[2]李春偉.企業(yè)集團電子會計憑證“單套制”歸檔的研究與實踐[J].《機電兵船檔案》，2023（06）：15-16.

[3]馬白羽.借力政務(wù)大數(shù)據(jù)推動智慧電子政務(wù)創(chuàng)新發(fā)展[J].《電子元器件與信息技術(shù)》，2017（08）：19-20.

[4]劉婷婷.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和對策思索[J].《黑龍江檔案》，2023（04）：29-20.

作者簡介：張海妮（1983—）大學(xué)學(xué)歷，陜西省引漢濟渭工程建設(shè)有限公司館員，主要從事工程項目檔案管理工作。