張競(jìng)予

摘 要：事業(yè)單位干部人事檔案在干部管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。它不僅為干部的選拔、培養(yǎng)提供了科學(xué)依據(jù)，還為國(guó)家戰(zhàn)略的制定和實(shí)施提供了有力支持。因此，加強(qiáng)干部人事檔案工作，實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化、科學(xué)化管理，對(duì)于提升組織效能、促進(jìn)國(guó)家發(fā)展具有重要意義。在這個(gè)信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，人事檔案管理作為組織人力資源管理的重要組成部分，正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代組織的需求。文章闡述現(xiàn)有人事檔案管理工作的重要性，分析其面臨的困境，并淺析未來(lái)的改革方向，以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展潮流。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理 數(shù)字化時(shí)代檔案管理 電算化改革 信用化改革

中圖分類號(hào)：F240 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）05-258-03

在體制內(nèi)單位中，干部人事檔案不僅僅是一堆靜態(tài)的文檔，它們是員工職業(yè)生涯的縮影，是組織寶貴的信息資源，有效的人事檔案管理能夠?yàn)榻M織提供決策支持，促進(jìn)人才的發(fā)展。

一、干部人事檔案的重要意義和傳統(tǒng)干部人事檔案的現(xiàn)狀

首先，我們必須認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理的核心價(jià)值。干部人事檔案作為一種特殊的信息資源，其規(guī)范化管理對(duì)于優(yōu)化管理流程、提升組織效能具有重要作用。人事檔案屬于國(guó)家機(jī)密，任何人都不能翻閱自己的人事檔案，檔案管理和查借閱人員不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。從延安時(shí)期開(kāi)始，我國(guó)干部人事檔案正式形成，為了推動(dòng)干部人事檔案工作健康發(fā)展，新中國(guó)成立后，1956年8月，中組部召開(kāi)了第一次全國(guó)人事檔案工作會(huì)議，標(biāo)志著干部人事檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段?！陡刹咳耸聶n案工作條例》強(qiáng)調(diào)新形勢(shì)下做好干部人事檔案工作要遵循“黨管干部、黨管人才”，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。干部人事檔案的歷史沿革反映了我國(guó)干部管理體系的不斷完善和發(fā)展。

從最初的手工記錄到現(xiàn)代的電子化管理，干部人事檔案工作始終圍繞著提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量的目標(biāo)不斷進(jìn)步。干部人事檔案工作不僅是對(duì)個(gè)人履歷的記錄，更是為國(guó)家和社會(huì)發(fā)展服務(wù)的重要工具。通過(guò)檔案中的信息，可以了解干部在國(guó)家重大戰(zhàn)略、重要工作中的貢獻(xiàn)和表現(xiàn)，從而為國(guó)家戰(zhàn)略的制定和實(shí)施提供有力的人才支持，其真實(shí)性和完整性對(duì)于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定至關(guān)重要;人事檔案管理的主要特點(diǎn)體現(xiàn)在真實(shí)、完整、動(dòng)態(tài)、統(tǒng)一，通過(guò)對(duì)每個(gè)干部的個(gè)人經(jīng)歷、工作能力、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等關(guān)鍵信息的記錄，可以為選拔、任用、培養(yǎng)和管理干部提供可靠的依據(jù)，減少主觀判斷的干擾，從而提升人力資源管理的效率和效果。

其次，我們需要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的現(xiàn)狀。在許多體制內(nèi)機(jī)構(gòu)中，人事檔案管理仍然依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和手工操作，同時(shí)逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變。據(jù)調(diào)查，我國(guó)有近70%的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案工作還停留在紙質(zhì)檔案管理階段，側(cè)重“三齡兩歷一身份”的機(jī)械管理，人事檔案信息化建設(shè)還處在初步階段，這嚴(yán)重影響組織的人力資源管理配置和職能作用合理發(fā)揮。在信息化時(shí)代背景下，電子檔案的應(yīng)用逐漸成為主流，大大提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，但這種并存狀態(tài)可能導(dǎo)致管理上的復(fù)雜性增加。即使一些組織開(kāi)始采用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，但仍有很多組織在技術(shù)上應(yīng)用不足，導(dǎo)致管理效率低下。一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位在干部人事檔案管理中也未對(duì)員工開(kāi)展充分的保密教育和安全意識(shí)培訓(xùn)，員工對(duì)于個(gè)人隱私信息的保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，也增加了檔案信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

另外，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和維護(hù)需要占用大量的物理空間和人力資源，這對(duì)于資源有限的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)是一個(gè)不小的負(fù)擔(dān)。隨著法規(guī)和政策的完善，人事檔案管理的規(guī)范化程度有所提高，但仍存在執(zhí)行力度不一、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題。不同部門(mén)或機(jī)構(gòu)之間的人事檔案信息共享不暢，導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象，影響了檔案的利用效率和價(jià)值發(fā)揮。舉例來(lái)說(shuō)，體制內(nèi)單位在招收應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生的過(guò)程中，查檔是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。有些學(xué)生的檔案存儲(chǔ)地偏遠(yuǎn)，當(dāng)?shù)赜稚形磁c上級(jí)縣市人才中心進(jìn)行同步的電子化管理，這就導(dǎo)致用人單位面臨交通成本和人工成本的雙重負(fù)擔(dān)。人事檔案管理還面臨著人才流失和知識(shí)更新的挑戰(zhàn)。在當(dāng)前激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，如何有效地管理和利用人才資源，防止人才流失，是每個(gè)機(jī)構(gòu)都必須面對(duì)的問(wèn)題。

二、干部人事檔案管理的局限性以及數(shù)字化時(shí)代面臨的挑戰(zhàn)

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，體制內(nèi)人事檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和困境，傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程存在如下幾個(gè)方面的局限性：

一是部分地區(qū)和單位對(duì)檔案管理的意識(shí)有待提升。在一些地區(qū)或組織中，由于資金、人力等資源的限制，人事檔案管理得不到足夠的重視和支持。不同的管理人員在專業(yè)素質(zhì)、工作態(tài)度和操作技能上存在差異，影響了人事檔案管理的整體水平。干部人事檔案管理存在“短板”，在實(shí)際工作中，干部檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)全部由專職管檔人員負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注和過(guò)問(wèn)偏少，檔案工作的安全性很大程度上取決于管檔人員的政治素質(zhì)和自律能力，尤其是檔案庫(kù)房和管檔人員辦公場(chǎng)所相對(duì)獨(dú)立，缺乏相互制約和相互監(jiān)督。隨著時(shí)間的推移，檔案中的信息需要不斷更新和完善，這對(duì)管理者的專業(yè)能力和責(zé)任心提出了更高的要求。

二是紙質(zhì)檔案本身的特性制約了管理效率的提升以及存在對(duì)檔案利用不足的情況。紙質(zhì)檔案容易受到物理?yè)p壞，如折痕、水漬、褪色等，這些都會(huì)降低檔案的保存質(zhì)量和使用壽命。紙質(zhì)檔案管理方式耗時(shí)耗力，且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，難以滿足快速查詢和高效管理的需求，在查找或轉(zhuǎn)移檔案時(shí)可能會(huì)導(dǎo)致檔案的破壞或丟失。由于流程繁瑣或資源限制，人事檔案的信息更新往往滯后于實(shí)際情況，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時(shí)效性受到影響。對(duì)于流動(dòng)人員來(lái)說(shuō)，如何妥善存放檔案也是一個(gè)問(wèn)題。雖然政策支持將檔案存到戶籍地，但實(shí)際操作中可能會(huì)遇到一些困難，如自持人事檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題以及統(tǒng)招和非統(tǒng)招學(xué)歷檔案的存檔問(wèn)題。

三是在對(duì)個(gè)人隱私保護(hù)和信息安全上也面臨困境。隨著個(gè)人信息泄露事件的頻發(fā)，如何在提高工作效率的同時(shí)確保檔案信息的安全成為了一個(gè)棘手的問(wèn)題。這不僅需要技術(shù)上的保障，更需要法律和道德上的約束。

隨著人事檔案的逐步電子化，如何確保檔案的安全性和保密性成為一個(gè)重要問(wèn)題，除此之外，數(shù)字化時(shí)代為干部人事檔案管理也帶來(lái)了一系列新的挑戰(zhàn)。一是技術(shù)更新與適應(yīng)性挑戰(zhàn)。數(shù)字化技術(shù)日新月異，人事檔案管理系統(tǒng)需要不斷更新升級(jí)以適應(yīng)新的技術(shù)環(huán)境，這不僅涉及到資金投入的問(wèn)題，還要求管理人員具備一定的技術(shù)知識(shí)和適應(yīng)性。二是法規(guī)政策滯后性挑戰(zhàn)。現(xiàn)有的法律法規(guī)可能難以完全適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的需求，需要相應(yīng)地進(jìn)行修訂和完善。然而，法規(guī)政策的更新往往滯后于技術(shù)發(fā)展，這可能導(dǎo)致在實(shí)踐中出現(xiàn)一些法律上的模糊地帶。三是跨部門(mén)協(xié)作與信息共享挑戰(zhàn)。數(shù)字化時(shí)代下，不同部門(mén)之間的信息共享和協(xié)同工作變得更加重要。由于各部門(mén)的信息系統(tǒng)可能存在不兼容或標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題，可能導(dǎo)致信息共享不暢或協(xié)作不順暢。四是人員培訓(xùn)與素質(zhì)提升挑戰(zhàn)。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，他們需要掌握更多的數(shù)字化技能和知識(shí)，如電子文檔管理、數(shù)據(jù)分析等，這就對(duì)管檔人員提出了更高的專業(yè)素質(zhì)要求，也需要組織進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)和教育。對(duì)于一些習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可能會(huì)遇到一些心理上的抵觸和不適應(yīng)。五是資源分配不均與資金壓力挑戰(zhàn)。在一些地區(qū)或組織中，由于資金、人力等資源的限制，可能難以支持人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這可能導(dǎo)致一些單位在技術(shù)上落后于其他單位，影響整體的管理效率和水平。

體制內(nèi)人事檔案管理的現(xiàn)狀和困境是一個(gè)復(fù)雜而嚴(yán)峻的問(wèn)題，它需要政策層面、管理層面和實(shí)踐層面共同努力，不斷創(chuàng)新和改進(jìn)，才能適應(yīng)新時(shí)代的要求，為個(gè)人職業(yè)發(fā)展和組織人才管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、數(shù)字化時(shí)代對(duì)人事檔案管理改革的策略淺談

面對(duì)上述挑戰(zhàn)，需要采取有效的策略和措施來(lái)積極應(yīng)對(duì)，從而推動(dòng)干部人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更高效、更規(guī)范、更透明的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。展望未來(lái)，人事檔案管理的改革可以圍繞以下幾個(gè)方面展開(kāi)：

首先，加快人事檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程和電算化管理是關(guān)鍵。從國(guó)家層面，這就要求政府和機(jī)構(gòu)加大投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，培養(yǎng)專業(yè)的IT人才，構(gòu)建安全高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。在組織層面，需要做好頂層設(shè)計(jì)，制定清晰的數(shù)字化目標(biāo)和規(guī)劃，明確數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體方向和預(yù)期成果;幫助領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到人事檔案數(shù)字化的重要性，制定相關(guān)政策并提供必要的支持。云存儲(chǔ)與共享的應(yīng)用將使得人事檔案的管理更加靈活和便捷，這就需要根據(jù)組織的實(shí)際需求，配備必要的資金和資源，建設(shè)穩(wěn)定可靠的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，選擇適合的數(shù)字化技術(shù)和平臺(tái)，如云計(jì)算服務(wù)、大數(shù)據(jù)分析工具等。借助人工智能技術(shù)，未來(lái)的人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)智能化分析。通過(guò)對(duì)員工檔案數(shù)據(jù)的深度學(xué)習(xí)和挖掘，系統(tǒng)可以自動(dòng)識(shí)別人才發(fā)展趨勢(shì)，為組織提供更加精準(zhǔn)的人才規(guī)劃和培養(yǎng)建議。

電算化改革可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享與傳輸，提供便捷的在線服務(wù)，節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間并大大提高操作的效率，同時(shí)更有利于利用電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行檔案的價(jià)值評(píng)估和鑒定，促進(jìn)檔案的研究和編纂工作。電算化改革既能夠提升用戶體驗(yàn)，又可以降低管理成本，為人事檔案管理帶來(lái)了諸多便利，是現(xiàn)代檔案管理工作的重要組成部分。

其次，加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)，確立嚴(yán)格的隱私保護(hù)和信息安全機(jī)制，以法律的形式規(guī)范管理行為，保護(hù)個(gè)人信息不被泄露或?yàn)E用。隨著人事檔案管理方式的變化，相關(guān)的法律法規(guī)也需要相應(yīng)更新。組織應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注政策動(dòng)態(tài)，確保人事檔案管理的改革與國(guó)家的法律法規(guī)保持一致。注重加強(qiáng)信息安全保障措施，建立健全的信息安全體系，包括數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、安全審計(jì)等，確保人事檔案的安全性和保密性。

再次，建立動(dòng)態(tài)的人才管理和檔案更新機(jī)制。強(qiáng)化人才管理，優(yōu)化檔案管理流程，拓寬檔案利用效果，吸收信息技術(shù)專業(yè)人才和社會(huì)力量，構(gòu)建有效的信息化管理體系，使其更適應(yīng)數(shù)字化操作，提高管理效率。針對(duì)檔案管理人員，開(kāi)展相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的數(shù)字化操作能力和業(yè)務(wù)理解能力。建立跨部門(mén)協(xié)作機(jī)制，促進(jìn)各部門(mén)之間的信息共享和協(xié)同工作，確保人事檔案信息的及時(shí)更新和準(zhǔn)確傳遞。強(qiáng)化用戶意識(shí)，增強(qiáng)員工對(duì)人事檔案數(shù)字化的認(rèn)識(shí)和參與度，讓他們了解其好處并積極參與其中。

然而，我們也需要認(rèn)識(shí)到，即使檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，但從目前實(shí)際來(lái)看，紙質(zhì)檔案與電子化檔案仍將保持很長(zhǎng)時(shí)間的并行狀態(tài)。在人事檔案管理電算化改革之后，紙質(zhì)檔案因其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和必要性，仍然需要被保留和維護(hù)。例如，在某些情況下，審計(jì)機(jī)構(gòu)或監(jiān)管機(jī)構(gòu)可能要求提供原始的紙質(zhì)文件，以進(jìn)行審計(jì)或檢查。干部人事檔案管理工作要找準(zhǔn)數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)人事檔案管理的結(jié)合點(diǎn)，提高干部人事檔案管理效率，采用規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化“三化一體”的工作方式，努力踐行新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字信息化發(fā)展道路，為促進(jìn)事業(yè)單位高質(zhì)量、高水平發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、數(shù)字化時(shí)代對(duì)人事檔案管理的未來(lái)展望

隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，未來(lái)的檔案管理將更加智能化、自動(dòng)化，更好地服務(wù)于人事管理和社會(huì)發(fā)展?！陡刹咳耸聶n案工作條例》中指出“干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有?！币虼?，通過(guò)建立完善的信用檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享和信用評(píng)價(jià)，從而有效提升干部管理的科學(xué)性、公正性和透明度，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的信用化改革是適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必然要求。

人事檔案中相當(dāng)一部分的內(nèi)容和個(gè)人信用狀況之間的關(guān)系緊密相連，就相當(dāng)于記錄了個(gè)人職業(yè)信用，實(shí)際上在一定程度上就可以將這部分內(nèi)容歸屬于信用檔案的范疇。對(duì)于信用評(píng)價(jià)結(jié)果不佳的干部，可以采取相應(yīng)的措施進(jìn)行約束和懲戒，同時(shí)，鼓勵(lì)干部積極參與信用修復(fù)活動(dòng)，提升自身信用水平。信用化改革可以幫助優(yōu)化干部人事管理流程，減少繁瑣的手續(xù)和環(huán)節(jié)，通過(guò)信用信息的共享和評(píng)價(jià)，提高工作效率;還可以助力提升公共服務(wù)水平，公眾可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢干部的信用信息，了解其工作表現(xiàn)和誠(chéng)信狀況。

五、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位干部人事檔案在干部管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用，加強(qiáng)干部人事檔案工作，實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化、科學(xué)化管理，對(duì)于提升組織效能具有重要意義。人事檔案管理是一個(gè)多維度的挑戰(zhàn)，也是一個(gè)復(fù)雜而又必要的過(guò)程。人事檔案管理的改革要求管理者不僅要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，還要具備前瞻性的思維和技術(shù)的應(yīng)用能力。它要求我們不僅要擁抱技術(shù)的進(jìn)步，還要注重法律的遵循，保護(hù)員工的隱私權(quán)益，只有這樣，我們才能構(gòu)建一個(gè)更加高效、智能、安全的人事檔案管理系統(tǒng)，為組織的持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人才支持。在（下轉(zhuǎn)第261頁(yè)）（上接第259頁(yè)）未來(lái)的征途上，讓我們攜手并進(jìn)，共同推動(dòng)人事檔案管理的改革，為構(gòu)建更加高效和人性化的管理體系打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，迎接人力資源數(shù)字化管理的新時(shí)代。

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（作者單位：中國(guó)科學(xué)技術(shù)館 北京 100000）

（責(zé)編：賈偉）